高校數字圖書館項目管理研究

[摘 要]數字圖書館的研究與建設水平將直接關系到我國圖書館在未來信息時代的地位和作用。把項目管理這種科學的管理方法和手段融合在數字圖書館建設的過程中將給圖書館的發展注入新的內容和活力，促進數字圖書館建設更快、更好的發展。

[關鍵詞]數字圖書館;項目管理;成本管理;質量管理;風險管理

[中圖分類號]G251 [文獻標識碼]A [文章編號]1008-0821(2010)05-0030-04

Research on Project Management in the Digital Library of UniversityPan Hui

(Library，South China University of Technology，Guangzhou 510640，China)

[Abstract]The level of digital library researching and building will directly affect libraries status and role in the future of the information age.The project management of such scientific management methods and means of fusion in the process of building digital libraries will inject new vigor and vitality in the development of library， promote the building of digital library faster and better development.

[Keywords]digital library;project management;cost management;quality management;risk management

目前，項目管理作為管理科學的重要分支已經日漸滲透到圖書館領域，成為當前國內外數字圖書館領域所采用的較為普遍、先進的科學管理方法。在數字圖書館的資源建設在國內外如火如荼的開展的同時，采用何種方法來加強和完善數字圖書館的資源建設管理已成為迫在眉睫的問題。

1 數字圖書館的定義及發展

11 數字圖書館的定義

數字圖書館(Digital Library)是用數字技術處理和存儲各種圖文并茂文獻的圖書館，實質上是一種多媒體制作的分布式信息系統。它把各種不同載體、不同地理位置的信息資源用數字技術存貯，以便于跨越區域、面向對象的網絡查詢和傳播。它涉及信息資源加工、存儲、檢索、傳輸和利用的全過程。

12 數字圖書館的發展

美國最早開始數字圖書館理論研究和建設。1991年俄亥俄州政府投資建立州內圖書館網絡中心，開始了數字圖書館的嘗試。1994年6月，在德克薩斯召開了以“數字圖書館理論與實踐”為主題的第一次數字圖書館的理論研究會議。同年9月，美國國家科學基金會(NSF)、國家宇航局(NASA)和國防部高級研究署(AKPA)聯合發布《數字圖書館啟動計劃》，領導、組織和資助美國的數字圖書館研究和開發。繼美國之后，英、法、德、日等國也先后提出各自的數字圖書館計劃。1995年2月25-26日，在比利時布魯塞爾召開了全球信息社會研討會，大會明確指出全球數字圖書館計劃與數字博物館計劃是全球信息社會化的兩個重要組成部分。

在中國，數字圖書館建設也已納入國家的發展戰略。1999年6月中國數字圖書館發展戰略組、中科院計算所等單位聯合主辦了“99數字圖書館論壇”。2002年5月中華人民共和國信息產業部、中國數字圖書館等8家單位聯合主辦“2002年數字圖書館國際論壇”。除了理論研究和思想認識，中國目前已啟動了一些工程項目，進入了數字圖書館的建設階段，各高校也紛紛建設自己的數字圖書館。

2 項目管理與數字圖書館的關系和應用

21 項目管理的定義

項目管理是以項目為對象，通過一個臨時性的柔性化的專門組織，對項目進行高效率的計劃、領導、協調和控制，使項目的全過程資源得到優化，從而順利實現項目預期目標的過程。從項目管理的定義我們可以清楚看出項目管理包括項目、干系人(參與項目和受項目影響的人)、資源(包括自然資源和人造資源、內部資源和外部資源、有形資源和無形資源)、目標(包括必須滿足的規定要求和附加獲取的期望要求)和需求等基本要素。項目管理的對象是項目，它通過一個臨時性的組織對項目進行科學的管理和實施，從而使人、財、物等各種資源優化配置和有效利用，最終使項目的各種預期目標得以順利實現。項目是實現創新的事業，而項目管理就是對人們為了實現事業的創新而進行的管理過程。

22 項目管理與數字圖書館的關系和應用

項目管理業已滲入到各行各業，并以不同的類型、不同的規模表現出來。數字圖書館的許多業務均可歸于項目，因為凡是那些為實現一個特定的目標，而需要有效利用一定的資源所做的一次性努力都可成為項目。在保持一些日常重復性的工作使用傳統的管理方法外，數字圖書館在實施一些可以成為“項目”的工作時，如果改變傳統圖書館業務管理的方法，利用項目管理的方法來執行這些“項目”，將會取得更好的成效。例如:

(1)在電子資源數據庫采購中的應用;

(2)圖書館特色庫建庫工作;

(3)圖書館的系統應用開發項目;

(4)科研課題信息咨詢查新項目;

(5)圖書館讀者服務、文化活動的應用。

23 圖書館項目管理的特點

(1)目標性，也稱為目的性。數字圖書館各個項目的目標是高效率、高質量、低風險地完成一個個工作任務。

(2)系統性，又稱為整體性。根據數字圖書館項目目標，可分解為數據庫采購、系統構建、資源加工、資源整合等子項目。

(3)一次性，也稱為臨時性。每一個具體的數字圖書館項目，有明確的起點和終點。

(4)約束性。人員、經費、時間、技術、設備都是項目的約束性因素。

(5)周期性。很多項目都是周期性的工作，但是并不是機械的工作的模式，是一個周期的但是不重復的項目。

(6)要有項目主管。圖書館的大型項目主管都為館長，但是基本的項目負責人為相關的副館長以及部門主任，主要是這個項目是否涉及到跨部門的合作。

(7)延續性。數字圖書館的各個項目之間都是獨立的，但是又是有非常緊密的聯系的，相輔相成，延續不斷，針對數據的更新，技術的發展，設備的添置，這些都需要不斷的成為一個個項目繼續下去，這樣才可以將一個龐大的數字圖書館項目建成，并且繼續發展下去。

3 數字圖書館項目管理知識體系及其應用

從項目知識體系來看，項目管理可分為9個知識領域，即成本管理、質量管理、時間管理、范圍管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理、采購管理和整體管理，其中范圍、時間、成本和質量是項目管理的四大核心知識領域，它們形成了具體的項目目標;人力資源、溝通、風險和采購則是項目管理的輔助知識領域，項目目標是通過這些輔助知識來實現的。在圖書館項目的管理過程，我們主要是對成本管理、質量管理、風險管理這3個領域進行控制和管理。

2010年5月第30卷第5期高校數字圖書館項目管理研究May，2010Vol30 No531 數字圖書館項目成本管理

311 項目成本管理基本理論

項目成本管理即項目經費管理主要是完成對項目作業所需資源的經費管理，但也要考慮在使用項目產品的經費上的決策影響，項目經費管理貫穿于項目作業活動的全過程和每個方面，一般項目經費管理過程可分為編制資源計劃、費用估計、費用預算、費用控制、費用決算與費用審計過程。在某些應用領域中，項目經費管理還包括附加的過程和管理技術，如投資回報、折算費用流、回收期分析等。

312 數字圖書館建設項目成本管理存在的問題和對策

(1)成本管理問題分析

①成本管理的原則和計算方法基本上是采用傳統方法，成本管理粗放，存在非系統化的管理、不健全的責任管理體系及激勵機制、人工化的支持手段、不準確的經費估計、經費預算和制定經費控制方法上沒有標準和整套規則等問題。

②決策層支持不夠，資金投入不足。這是制約圖書館數字化發展速度的重要因素。

(2)成本管理問題的對策

①改變傳統的成本管理模式，由被動式經費核算管理轉變為主動的效益型經費管理，進行科學的經費預算與動態的管理，把成本管理貫穿于建設項目的全過程。

②對于上級部門進行有效的溝通，爭取讓學校領導認識到數字圖書館建設的重要性，獲得更多的資金和思想的支持;通過和其他學院進行有效的溝通，通過合作采購數據庫，這樣可以大大緩解圖書館經費的壓力。

32 數字圖書館項目質量管理

321 項目質量管理基本理論

項目質量管理要求保證項目能夠兌現它的關于滿足各種需求的承諾。它包括在質量體系中，與決定質量工作的策略、目標和責任的全部管理功能有關的各種活動，并通過運用先進的科學技術、方法和原理，保證和不斷提高產品質量。

項目質量管理是指在一定技術、經濟和社會的條件下，運用先進的科學技術、方法和原理，保證和不斷提高產品質量的一系列活動。

項目質量管理是項目管理的3個關鍵要素(質量、進度和經費)之一，是保證項目實施達到設計質量及技術指標的關鍵，是保證項目順利完成的基礎。

322 數字圖書館項目質量管理存在的問題和對策

(1)質量管理問題分析

①數據庫沒有科學的建設流程

從數據庫的試用到后來的正式使用，沒有科學的建設流程。缺少使用的前期調查，對數據庫使用過程中出現的一些問題缺乏控制和解決機制。

②數據庫分類和使用問題

數據庫分類不科學，讀者使用時需要挨個檢索，很費時間。而且隨著數據庫數量的增加，使用就越來越不方便。

③建設力量單薄，信息素質整體偏低

圖書館的信息資源建設是一個大型工程，需要各類人才一起參與。我館信息資源建設和研究人員多來自圖書館專業，而網絡、計算機、專業通信等方面的技術人員較少，與國外相比，技術力量略顯薄弱。另外，整體的信息素質偏低。一方面，目前圖書館員的知識結構和技能已無法適應數字圖書館工作的需要。大部分圖書館員只限于表面和操作，而且知識單一，工作熱情欠缺、年齡老化。另一方面，用戶的計算機和信息能力也統一偏低。一般用戶缺乏主動使用圖書館、主動獲取信息能力培訓的意識，使用計算機及相應設備的能力、獲取信息水平都較低。

④讀者信息素質欠缺

對于網絡數據資源的實際利用水平往往較低，許多師生不會使用甚至根本不知道這些資源。圖書館對讀者的培訓還遠遠不夠，讀者對現有資源的利用還存在很多障礙，影響了資源的利用效率。

(2)質量管理問題的對策

①建立科學的建設流程

首先是數據庫試用:在使用數據庫的選擇上進行首要的質量控制。

其次是調研:

建立“學科館員”的方案?！皩W科館員”對其服務的院系的文獻資源也比較了解，可以根據對口院系學科設置和科研的需求，為圖書館采購圖書期刊資料提出合理的建議，使圖書館的館藏文獻資源更為合理。

上網參考全國知名高校是否也購買了該數據庫，并咨詢使用效果，通過幾個月的試用，查看使用統計，通過綜合的情況得出是否購買的結論。

②加強人員之間的溝通，制定各種數據庫建設的質量控制方案來統一規范。然后對數據庫進行分類管理。現在的數據庫按照幾種方式分類:中外文，數據庫載體類型，數據庫數據類型，數據庫專業類型等。

③改進管理人員的結構配置。加強了計算機、通信、數學、管理、外語等各專業的本科生和研究生，大大提高了圖書館的工作效率。

④開展用戶培訓。針對本科生開設了《文獻檢索》相關課程，每周在圖書館培訓中心還有數據庫檢索專題課程，另外組織數據庫商對其推廣的數據庫在圖書館報告廳進行使用和檢索技巧講座。圖書館改變“坐等上門”的被動服務觀念，樹立“服務到家”的主動服務觀念，深入到辦公室、教研室、實驗室為教師提供面對面的咨詢與培訓。另外針對很多學生、老師沒有時間聽講座，圖書館還利用主頁開設了“檢索課堂”，提供檢索入門與常見問題解答以及重要數據庫檢索指南講座等;辟有數據庫檢索課件下載區，這些課件深入淺出，圖文并茂，十分便于讀者自學，通過“網上咨詢”、“讀者留言”獲得專業、實時的在線咨詢解答。

33 數字圖書館項目風險管理

331 項目風險管理基本理論

在項目管理中，風險管理屬于一種綜合性管理工作，它是分析和處理由不確定性產生的各種問題的一整套方法，包括風險的識別、風險的估計和風險的控制。風險分析的大部分內容是關于技術風險、設備質量風險和可靠性、安全性的問題，而關于風險評價的量度及定量分析的技術方法和風險管理仍是一門需要不斷探索和研究的學科。成功的風險管理可以防止和減少項目中潛在問題的影響，它是處理危機的有效處方。因此，風險管理已經成為現代項目管理關鍵之一。

332 數字圖書館項目風險管理存在的問題和對策

(1)風險管理問題分析

①經費風險:數字圖書館的設備以及信息資源等建設，經費需求都是比較大的。若不對經費的使用進行控制和管理，合理的利用經費，則存在著很大的經費風險。

②質量風險:對于設備而言，質量的好壞決定著讀者使用過程中出現的問題的次數，服務器的速度，存儲的穩定性，網絡的帶寬均有很高的要求。對于購買數據庫而言，購買的數據庫的質量也會嚴重的影響著讀者和圖書館的利益，文獻的數量不夠、文獻的質量不高、數據庫中找不到最新的資料等等因素都會對學校的教學和科研產生影響。

③技術風險:如果不能用最先進的技術對數據庫中的資料進行有效的整合、提取，不能用最先進的手段實現數據庫的搜索以及跨庫所搜，那么數據庫將不會得到很好的利用，不能幫助用戶在最短的時間內得到最有用的信息。數據庫信息資源建設項目需要專業的技術來支撐。

④基礎環境風險:館舍的裝修，各部門的科學分類及內部資源的分配，圖書館網站使用是否簡潔方便，均對讀者對圖書館資源利用產生一定的影響。

⑤安全風險:因為數字圖書館是建立在Internet或Intranet之上的，基于網絡的特點，我們不難發現數字圖書館的數據安全是需要保障的。如果沒有采取安全的措施來保障數字圖書館的環境，那么這些資源就很容易被污染或被不法份子篡改，將產生嚴重的后果。

⑥知識產權風險:數字信息資源易于下載、拷貝、傳送的特性，給讀者的使用帶來了很大方便，但同時也涉及到知識產權問題。有些讀者產權意識淡薄，對數據庫資源肆意下載、拷貝，侵犯了數據庫商及原作者的版權，甚至導致數據庫停用或引發法律問題，從而嚴重影響了他人對數字資源的利用和圖書館的聲譽。

(2)風險管理問題的對策

①嚴格的進行合同管理，對于服務內容、款項、售后服務及問題響應時間等細節需要詳細的進行分析和討論，并在合同中嚴格說明。

②檢查購買數據庫安裝的內容是否與所合同提供的清單一致;數據庫分配的用戶數是不是夠用。

③對數據庫建設中遇到的技術問題、設備問題、安全問題及時上報、控制和解決。使用知名品牌的服務器，使用殺毒軟件，使用UPS，將設備故障風險、安全風險控制到最低。

④安裝中央空調，提供良好的檢索平臺，開放式流通和閱覽室，科學的進行館內資源的分類和配置，方便讀者查詢使用，為師生提供良好的基礎環境。

⑤在圖書館主頁中增加“電子資源版權的公告”;對數據庫過量下載的情況進行跟蹤，發現問題，查找IP，對違反規定的人員進行警告和公布。

4 項目管理應用于數字圖書館的意義

將項目管理的理論、方法運用到數字圖書館項目中，無疑具有積極意義。

(1)能夠有效地聚集各種資源要素。通過項目進行有效的溝通，能夠將不同業務部門、甚至跨部門的人員凝合，將印刷型、電子型、網絡型、音像、視頻等異構信息資源整合，實現專業化、特色化、個性化服務。

(2)通過項目管理的方式節約了數字圖書館的經費，保證了質量，降低了風險。

(3)明確的任務分解和責任承擔，有助于任務的落實和目標的快速實現。

(4)項目團隊的組織構架，有利于組織的扁平化管理，形成一支快速機動部隊，提高組織效率和活力。

(5)圖書館工作人員得到了鍛煉，提高了工作人員素質，調動了大家的積極性，加強了工作效率。

(6)項目經費?？顚Ｓ茫兄谔岣哔Y金的使用效益和社會效益，提升圖書館的作用和地位。

參考文獻

[1]胡淵.數字圖書館信息資源建設研究[D].陜西師范大學，2007.

[2]李志毅，唐承秀.英國高校圖書館數字信息資源建設[J].圖書館，2007，(6):64-67.

[3]任青.成本效益原則下的復合圖書館建設[J].情報資料工作，2005，(5):84-87.

[4]張玉鳳.論圖書館全面質量管理[J].圖書館工作與研究，2001，(2):19-22.

[5]孫逸玲，莫霄.圖書館采訪的風險管理[J].圖書館理論與實踐，2006，(3):71-73.