高校圖書館電子資源采購工作策略研究

[摘 要]本文分析了電子資源采購的特點，在此基礎上探討了電子資源采購流程的規范化和電子資源采購過程中應當遵循的原則。

[關鍵詞]高校圖書館;電子資源;采購工作

[中圖分類號]G25076 [文獻標識碼]C [文章編號]1008-0821(2010)05-0094-03

Research on Purchasing Strategies of

Electronic Resources in University LibraryMa Yanbo

(Library，Zhengzhou Institute of Aeronautical Industry Management，Zhengzhou 450000，China)

[Abstract]This paper analyzed the characteristics of electronic resources purchase.On this basis，it discussed the standardize purchase process of electronic resources and the basic principles that electronic resources purchase should follow.

[Keywords]university library;electronic resources;purchase work

近年來，隨著電子出版物的迅猛發展，高校圖書館對電子期刊、電子圖書以及專業數據庫等不同類型的電子資源的投入越來越大，電子資源在圖書館總體資源中所占的比例呈現出迅速上升的趨勢，電子資源采購也逐漸成為圖書館采購工作的重要組成部分。如何合理采購市場上紛繁多樣的電子資源，避免采購資金的浪費，保證電子資源采購工作的有序開展，成為圖書館采購人員面前的新課題。

1 電子資源采購的特點

11 電子資源采購模式多樣化，產品定價模型復雜

一般來講，電子資源有圖書館單個采購、集團采購、政府采購等多種模式可供選擇，不同的采購模式各有優缺點，圖書館需要根據情況的不同，采取適合自己的采購方式。在電子資源交易的過程中，又衍生出許多不同的價格模型，比如按并發用戶數計價、按上一年度使用量計價、按使用量結合并發數計價等。美國的電子出版商Stephen Rhind經過總結歸納，將各種定價模型分為四大類，從中又提煉細分出50多種定價模型。電子資源采購模式的多樣化以及產品定價模型的復雜性，給圖書館的采購帶來了更多的不確定性，大大增加了談判的難度和采購的風險。

12 電子資源采購金額相對巨大

電子資源相對于傳統紙質資源來說，所需要的采購費用相對巨大，尤其是像Elsevier、springer以及國泰安財經研究數據庫等權威專業的大型電子資源，其購買經費對于大多數圖書館來說都是一筆巨額的花費，而且其更新費用每年還在以一定的速度遞增。現在越來越多的高校采取集中采購或者聯盟采購的方式來購買數據庫，目的就是為了能夠在一定程度上分攤巨額的采購費用，減輕圖書館財務壓力。

13 電子資源投入具有持續性

電子資源投入金額的持續性，主要是由于電子資源所提供的內容是需要不斷更新的，因此圖書館每年還要為電子資源的更新支付一定的費用，如果停止資源的更新，則所購買的電子資源很快就會因為所提供的內容和數據陳舊而失去使用價值，甚至因為無法保存原始數據而造成初始投資的浪費。隨著各種電子資源的不斷擴充，每年所需要負擔的更新費用將會不斷增加，這對圖書館來說，將是一筆持續的投入。

2 規范電子資源采購流程

電子資源采購具有自身鮮明的特點，要想提高電子資源的采購效率、節省采購資金、降低采購風險，就應當對電子資源采購流程進行規范的管理和控制。一般來講，電子資源采購全過程可分為3個階段:采購準備階段、采購進行階段、使用跟蹤評價階段。

21 采購準備階段

在采購的準備階段，主要有以下幾項工作需要做:電子資源詢價、對欲選購的電子資源進行試用，撰寫電子資源評估報告、提出初步的電子資源采購方案。

211 電子資源的詢價

電子資源詢價是采購工作進行的前提，也是日后進行價格談判的基礎。詢價的方式分為兩種:一種是圖書館聯系資源提供商，要求其向圖書館提供電子資源的詳細報價以及在不同條件下所能給予的折扣優惠;另一種則是電子資源提供商主動聯系圖書館，為圖書館提供產品購買方案以及詳細報價。詢價的過程有利于圖書館詳細的了解相關資源的價格情況并進行多方的價格比較，有效防止電子資源提供商過高的虛報價格，以達到節約采購資金的目的。同時，也可以使圖書館根據自身的預算約束對處于不同價格區間的電子資源進行合理的選擇，從而提高采購工作的效率。

212 對電子資源進行試用

電子資源試用是采購流程的開始，也是必不可少的過程。圖書館用戶對試用資源不夠了解，往往就會忽略試用資源的使用，從而影響了電子資源試用的效果，無法為圖書館采購提供充足的試用信息來判斷試用資源的使用價值和使用效果。這就要求圖書館要對試用資源做適當的宣傳，盡量使感興趣的用戶都能參與試用，同時對于重點電子資源和專業數據庫還要有針對性的組織相關專業的學生、教師以及科研人員對其進行試用，并盡可能多的與試用用戶取得聯系，獲取反饋信息，作為日后電子資源購買的重要參考。此外，圖書館應該要求數據出版商在試用期間為圖書館開通后臺用戶訪問統計數據瀏覽權限，或者要求電子資源提供商提供用戶訪問統計數據，包括:訪問次數、閱讀或下載次數、檢索關鍵詞、閱覽全文條數等信息，這些統計信息也是決定數據庫采購的重要因素。

2010年5月第30卷第5期高校圖書館電子資源采購工作策略研究May，2010Vol30 No5213 組織專門人員對電子資源進行評估

在電子資源試用期間，圖書館應當組織相關人員如學科官員或者參考館員對電子資源進行系統深入的分析評估。包括對電子資源下載速度、內容瀏覽穩定性、資源報價的預算可行性、內容特色、學術價值、數據來源權威性、數據處理口徑的準確性、數據格式兼容性、內容更新周期以及實際更新狀況、與本館已購買資源的交叉狀況、售后服務等方面進行深入細致的評估。對于在同一專業領域有多個電子資源服務商可以提供內容與服務的情況，還要對可相互替代的電子資源進行橫向比較評估，深入了解他們各自的優勢特點和可替代性，以供采購人員做出選擇。在對電子資源本身進行評估的同時，還要對電子資源試用期間所獲得的用戶反饋信息、訪問統計數據等一手資料進行深入分析，了解電子資源提供的數據內容與學校學科建設和用戶資源需求的契合程度，進而對電子資源購買的必要性和使用價值做出評估。

214 提出初步的電子資源采購方案

在對電子資源進行系統深入評估的基礎上，圖書館應當根據廠商的報價、結合本館的情況以及用戶的反饋信息，初步確定電子資源的采購方案。首先應明確電子資源是否全庫采購，如果只采購部分子庫，那還要進一步確定具體的組庫方案，一般來講，因為最后還要參考各方面的意見，比如談判后產品的最終價格、用戶代表的選購意見等，因此組庫方案最好按照金額的大小或者專業側重點的不同給出幾個不同的備選方案，提高圖書館在談判過程中的針對性，從而提高談判的效率。

22 采購進行階段

采購進行階段主要涉及以下幾個方面的工作:成立采購談判小組、進行合同談判并簽訂合同、電子資源的安裝調試。

221 成立采購談判小組

采購談判小組是與電子資源商進行溝通，展開談判的團隊，針對談判的內容，采購談判小組里需要由不同專業身份背景的人員構成，以滿足談判過程中針對各種問題進行深入溝通并獲取談判優勢的需要。對于電子資源采購談判，一般需要以下人員構成:首先，圖書館的主管領導作為電子資源采購的最終決策人，同時也是采購小組的負責人，必須參加;學校紀檢部門作為圖書館采購行為的監督者，也應當進入采購談判小組對整個談判過程進行監督，履行監督職責;前期為電子資源采購撰寫評估報告的學科官員或者參考咨詢館員，對于將要購買的產品已經有了系統深入的了解，因此也應該是談判小組不可缺少的人員;電子資源的購買同時涉及到網絡和硬件技術問題，技術部門相關人員也應當參與到采購談判過程中;用戶代表，如已經參與試用的院系教師代表和相關專業學科帶頭人，作為采購產品的最終用戶，對于產品的購買也有發言權，況且最終購買方案的確定也需要采納用戶的意見，因此用戶代表也應當是采購談判小組的重要成員。

222 合同談判并簽訂合同

合同談判是整個電子資源采購行為中的核心內容，也是最重要的環節。采購談判小組在合同談判過程中的首要任務，就是針對采購價格進行談判，從而使產品定價最大程度的符合圖書館的利益，其次，要在可行的價格范圍內，盡可能多的獲取圖書館所需要的資源，同時，明確資源提供商的責任義務，如技術支持的及時跟進、為產品正常使用提供保障、所承諾售后服務的兌現等，總之，要保證圖書館的利益和合同條款的正常履行。

23 使用跟蹤評價階段

正式購買電子資源并不意味著采購行為的結束，因為電子資源的使用是一個持續性的行為，由于購買前的調研具有先天的局限性，并且學校與圖書館本身的情況是在不斷發展變化的，因此，圖書館必須對正式購買的數據庫的使用情況做持續的跟蹤評測，及時了解資源使用的效果并盡可能的搜集用戶的反饋信息，對用戶訪問數據做持續的關注和分析，及時掌握用戶訪問行為的動態變化。對于訪問量不高、資源不受用戶歡迎、無法完好履行合同承諾，成本收益不成比例的電子資源，圖書館在經過慎重的評估之后，有必要停止續簽使用許可協議的要及時停止續費，以免造成資金的進一步浪費。圖書館還應當根據學校學科發展變化的情況和用戶需求的變化，在充分調研和分析的基礎上對已購買的電子資源進行必要的調整，以提高電子資源的使用效率，避免因資源閑置而造成的資金浪費。

3 電子資源采購工作應當遵循的原則

電子資源的采購工作是一項長期而復雜的系統工程，因此，制定科學合理的電子資源采購原則是至關重要的。

31 成本收益原則

成本收益原則對于采購經費一貫緊張的圖書館來說，應當是必須堅持的首要原則。圖書館應當通過本館網站或者資源商提供的后臺在線統計分析系統，及時準確的掌握電子資源的點擊率和下載率，如果電子資源點擊率或者下載率過低，就要分析具體原因，是宣傳不夠的就要加強資源宣傳和推廣，提高資源的利用率。如果是因為資源本身使用人數過少造成的點擊率和下載率過低，就應當及時停止電子資源的訂購，改之以文獻傳遞的方式來滿足這部分用戶的資源需求，避免資源購買成本與收益不成比例的情況發生。成本收益原則可以確保電子資源采購經費的最優運用，盡量避免資金浪費和資源閑置情況的發生。

32 科學性原則

科學性原則是指電子資源的采購工作必須根據本校和本館的實際情況，在充分調研和評估的基礎上進行科學的決策。具體來講，就是要準確把握學校學科建設發展和本館館藏資源建設的實際情況，從用戶的實際需求出發，建立科學的電子資源采購指標評價體系、遵循規范的電子資源采購流程，依托人員結構合理的采購團隊、選擇最優的采購方案和采購模式來完成電子資源采購工作。

33 計劃性原則

電子資源的采購工作在時間和資金投入上具有持續性，因此圖書館在采購工作中，必須制定與館藏資源建設規劃相適應的電子資源采購計劃，以科學發展觀和可持續發展理念為指導，有步驟、有重點的擴充電子資源數量、完善電子資源種類、優化電子資源結構，逐漸形成系統、科學、合理的館藏結構體系，增強采購的計劃性和目的性，減少重復采購，避免盲目采購，從而保證圖書館電子資源采購工作科學有序的開展。

34 系統性原則

電子資源采購的系統性原則分為兩個方面。一是圖書館所采購的電子資源涵蓋的學科比例要適當，在滿足重點學科發展需要的基礎上兼顧一般學科的需要，同時要照顧不同層次讀者的需要，不但要購買權威性強、學術價值高的專業數據庫以滿足教師、科研人員教學與科研的需求，也要購買綜合類和應用類資源，滿足學生讀者完善知識結構、提高綜合素質和專業技能的需求，盡量避免顧此失彼，結構失調的情況發生。二是要與紙質資源協調發展，妥善處理好二者關系，盡量避免資源的重復建設，使彼此能夠在種類上相互補充，形式上相互聯系，最大程度的滿足讀者對文獻資源的需求。

35 協調性原則

電子資源購買過程中，牽涉到圖書館多個部門，多種資源的運用，因此，圖書館在采購過程中，應當對所涉及的不同部門、人力資源、硬件設備以及資金預算等進行統一安排，以保證各個部門、各種資源能夠互相配合，協調運行，最大限度的提高采購效率。

4 結 語

對于紙本資源的采購，圖書館已經有了比較成熟的研究和探討，而電子資源采購具有不同于傳統紙本資源的采購特點，給圖書館采購工作帶來了新的不確定性和復雜性，從另一個方面講，也給圖書館的采購工作提出了更高的要求。如何高效開展電子資源采購工作對于當今高校圖書館來說，仍然是一個有待深入研究的新課題，需要圖書館人在今后的實踐中不斷地摸索和總結，以期能夠最大限度的滿足讀者對電子資源的需求。

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