外文期刊招標采購工作實踐與思考

[摘 要]本文分析了外文期刊招標采購的背景及意義，闡述了外文期刊招標采購的技術流程，及在這個流程中必須注意的幾個問題，最后介紹了吉林農業大學圖書館外文期刊招標采購情況。

[關鍵詞]外文期刊;高校圖書館;招標采購

[中圖分類號]G2586 [文獻標識碼]A [文章編號]1008-0821(2010)05-0150-03

Practising and Thinking on the Foreign Periodicals Purchasing Work

——Taking the Library of Jilin Agriculture for ExampleLi Yabo

(Library，Jilin Agricultrual University，Changchun 130118，China)

[Abstract]This paper analyzed the background of foreign periodicals purchasing by public bidding，discussed the significance and the technical flow of foreign periodicals purchasing，and then pointed out the several problems that need to be paid attention in the foreign periodicals purchasing.The author also introduced the situation of the foreign periodiculs purchasing by public bidding in the Jilin agricultural university library.

[Keywords]foreign periodical;university library;purchasing by public bidding

1 外文期刊招標采購的背景分析

11 招標采購是平衡期刊價格上漲與經費不足的迫切需要中國2001年12月11日加入WTO后，知識產權保護與國際接軌，高校圖書館原版外文期刊價格也與國際接軌，原版外文刊價格是國內影印期刊價格的10倍以上，各高校圖書館訂購外文期刊資金顯得捉襟見肘，不得不臨時追加訂刊經費，據統計，僅2002年全國高校追加訂刊經費就超過20億元。近些年外文期刊價格年均增幅在8%左右，即使有的圖書館經費每年有所增長，但經費增長永遠追不上外文期刊價格上漲的速度。面對新形勢，高校圖書館要保證外文期刊資源建設質量，單純依靠每年增加期刊采購經費解決不了問題。據了解，受漲價因素影響.在經費有限的情況下，絕大多數圖書館外文期刊種類開始下降，有的降幅甚至達到30%～50%。通過招標采購的競爭方式，可以使圖書館在外文期刊采購中獲得更合理的價格優惠，享受更全面的信息服務，以有限的資金購得更多的文獻資源，最大限度地發揮資金的使用效率，從而為圖書館的文獻資源建設提供有力保障。

12 市場經濟為外文期刊招標采購奠定了良好的市場基礎改革開放以后，經過30多年的發展，社會主義市場經濟體制在我國逐步建立并不斷完善，市場的觸角已經延伸到各個角落，深入到工作各個環節，外文期刊采購也不例外。隨著市場觀念的深入傳播，高校引入市場機制完善外文期刊采購工作的意愿明顯增強。招標采購無疑成為外文期刊采購的首選模式。

13 法制建設為外文期刊招標采購提供了良好的制度保障2000年1月1日我國頒布和實施《中華人民共和國招標投標法》，就項目招投標的條件、內容、方式、原則、程序等做出詳細規定。2003年1月1日我國又頒布和實施《中華人民共和國采購法》，就政府采購的當事人、方式、程序、合同、質疑與投訴、監督檢查等做出具體規定，其中還明確指出，公開招標和邀請招標是政府采購的兩種方式，而且公開招標應作為政府采購的主要采購方式。上述兩部法律無疑給高校圖書館的外文期刊招標采購提供了有力的法律支持，同時，在上述法律基礎上，部分高校還出臺和實施了適合本校的招標采購政策，進一步為外文期刊采購行為的規范奠定了良好基礎。

2 外文期刊招標采購的意義

21 打破了外文期刊供應商壟斷經營，有效節約文獻購置費由于外文期刊的特殊性，外文期刊供應商常常憑借自己在發行中的權威地位進行壟斷經營，很多情況下外文期刊的采購價格和服務內容由期刊供應商說了算，幾乎沒有協商余地。一些較大的期刊供應商制訂的訂刊合同中，只是單方面對作為采購方的高校圖書館進行約束，如采購方應付的期刊款項和付款時間，違約應承擔的賠償責任等，其自身應承擔的責任和義務卻涉及很少，如發刊周期、發刊方式，缺失期刊后的賠償等很少說明。要提高高校圖書館在外文期刊采購中的合法地位，招標采購無疑是一種有效途徑，通過引入市場競爭，逐步打破大公司的壟斷經營，有助于真正提高供應商服務質量，降低期刊價格。

2010年5月第30卷第5期外文期刊招標采購工作實踐與思考May，2010Vol30 No522 杜絕了暗箱操作，有利于圖書館的廉政建設

由于外文期刊價格昂貴，高校圖書館每年外文期刊采購費用少則幾十萬，多則幾百萬，傳統的采購方式很容易成為滋生腐敗的溫床。通過暗箱操作，相關人員可以很輕松地在采購中拿取折扣或虛報手續費牟取私利。過去盡管國家三令五申強調反腐敗，但在外文期刊采購中的腐敗現象仍然屢見不鮮，關鍵問題就是傳統采購方式的不規范和不透明。通過招標采購方式，外文期刊采購工作透明度會大大增強，有各職能部門共同參與，有高校紀檢部門嚴格監督，外文期刊采購中拿到的價格優惠就變得明明白白，從而在根本上抑制腐敗。

23 提高了所購外文期刊的附加值，減輕了期刊人員的工作量在招標采購的招投標文件中，可以對參與競爭的外文期刊供應商提出配套服務方面的要求，而供應商為了在競爭中搶得主動，獲得訂單，也往往給出他們所能提供的最優的服務。如加蓋館藏章、加貼防盜磁條、免費提供所購期刊的USMARC數據等等，節省了圖書館在這方面的資金、人員投入，大大減輕了期刊工作人員的工作量，使他們有更多的時間來研究圖書館的藏刊建設，更好地為讀者服務。

3 外文期刊招標采購的程序簡介

31 組建外文期刊采購工作組

招標采購工作組是指導和實施期刊招標采購的組織機構。吉林農業大學圖書館的做法是由分管校長任組長，國有資產管理處處長和圖書館館長任副組長，計財處、審計處、監察處、圖書館工作委員會專家和圖書館的專業技術人員共同參加。工作組的主要職責包括:討論、修改和審定采購招標書;確定采購招標時間和程序;評議投標單位的資質、業績、特色、資信和綜合實力;最終確定期刊采購的供應商。

32 編制外文期刊采購招標文件

招標文件是投標和評標的重要依據，文件內容由招標采購工作組編制。招標文件應包括:招標項目的技術要求、對投標人資格審查的標準、投標報價要求和評標標準等所有實質性的要求和條件以及擬簽訂合同的主要條款，其主要由5個部分組成。

(1)邀請函(適合邀標采購方式)。給期刊供應商的邀請函。

(2)投標須知。投標須知是對外文期刊采購投標者參與投標的進一步規定和說明，具體內容包括對招標文件的說明，投標文件的編寫要求，采購項目評標標準和評標方法，定標的基本原則等。

(3)招標書。期刊采購招標書主要說明期刊采購的要求，如提供期刊的方式(每周送刊的次數、地點等);期刊配套服務(是否隨刊提供USMARK數據、是否蓋館藏章、粘貼磁條等):價格優惠額度;違約應承擔責任等。同時.招標書還應標明評標的規則，供投標和評標參考。

(4)主要合同條款。合同條款是采購雙方約束行為和保障權利的法律依據，外文期刊采購的主要合同條款包括期刊價格及付款方式;期刊交付條件(包裝方式、交貨指定地點);期刊質量驗收標準(品種、質量、數量)以及違約賠償責任等。主要合同條款要求詳細、科學和嚴謹，同時符合相關法律(如招標投標法、合同法、采購法等)，避免發生糾紛。

(5)售后服務情況及承諾。

33 確定外文期刊采購招標方式

招標方式可以分為公開招標和邀請招標，其中，公開招標是指招標人以招標公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標;邀請招標是指招標人以投標邀請書的方式邀請特定的法人或者其他組織投標。盡管原則上外文期刊可采取上述任意一種方式，但實際上具有外文期刊貿易權的公司屈指可數，一般外刊采購采用邀請招標的方式較為適宜。可邀請2～3家有實力、信譽好的期刊供應商前來投標。

34 開標以及和標與定標

首先，外文期刊采購工作組在規定的時間和預先確定的地點公開開標，宣布招標程序和評標原則;然后，各投標單位介紹投標情況(包括單位資質、投標總報價或單刊價格、售后服務和供貨時間等);接著，采購工作組根據招標文件具體要求和投標人的投標文件認真和嚴格地進行評議;最后，各評標專家依照事先設定的分項評分標準分別打分，綜合打分情況，確定中標單位(比總價格)。如果比單刊價格則不用打分，現場直接挑出最低價格的期刊。其中，評標專家成員人數要求為5人以上單數，并且技術和經濟方面的專家不得少于總成員數的2/3。

35 發出中標通知與簽訂采購合同

確定中標單位后，外文期刊采購工作組應及時向中標人發出中標通知書，并同時將中標結果通知所有未中標的投標人。在中標通知書發出之日起30日內，中標人應按照通知書上指定的時間、地點和招標文件及投標文件的內容要求與招標人簽訂外刊采購的書面合同，并不得再簽訂背離合同實質性內容的其他協議。

4 外文期刊招標采購應注意的問題

41 投標者的資質認定問題

由于外文期刊采購屬于國家外貿活動，因此只有擁有外文期刊貿易權的法人才能夠直接從事外文期刊經營。目前，雖然承擔外文期刊采購業務的公司很多，但多數并沒有外文期刊貿易權，僅僅是授權代理機構，真正意義的外文期刊貿易公司屈指可數，目前國家授予原版外文期刊進口權且規模較大的公司只有幾家，如中國圖書進出口集團公司、中國國際圖書貿易總公司、中國教育圖書進出口公司等，因此，要避免采購風險，進行投標人資質審查時，必須注意投標人要么是擁有外刊貿易權的法人，要么是其授權的代理人，當投標人屬于代理人時，必須對其代理授權書進行嚴格審查。

42 外文期刊價格的確定問題

與中文期刊不同，外文期刊的價格通常不會直接標明在期刊版權頁面上，而是通過期刊發行公司報價，其價格復雜多變，影響因素很多。一般而言，外文期刊價格的確定主要受到目錄價、稅率、手續費和優惠率的影響。其中，目錄價是外刊訂購目錄上的價格，受國外出版公司影響較大，每年漲價幅度也較大，一般平均8%左右;稅率是人民幣與外匯兌換比率，也不固定，每年都有變化;手續費是期刊訂購中辦理相關手續的費用，一般是在03%～3%之間波動;優惠率是期刊訂購價格的折讓，一般在85～95折。以上4項都有波動空間，所以通過招標可以最大壓縮期刊供應商的利潤空間，使訂戶得到最大幅度的優惠。

以吉林農業大學圖書館為例，外文原版期刊總計101種，每種訂購1份，2008年我館采取招標方式是“一刊一價、最低價中標”的方式，即:要求外文期刊供應商把101種期刊每一種期刊為單位進行報價，采用最低價中標方式進行招標，誰家價格低在誰家訂購。所謂最低價是指投標商對每種期刊投出的最低價，如果投標商對某種期刊投出的價格相同，那么優先考慮有過合作經歷的投標商。

本方法的優點:以往招標多采用以本館所訂購的所有外刊總刊價格為單位，進行報價，供應商拼的是整體價格。而這種以“一刊一價、最低價中標”的方式進行招標，拼的是每種期刊的價格，這樣可以將每一種期刊的價格壓到最低，進而最大限度的節約圖書館的文獻資源建設經費。

農業大學圖書館外文期刊采用招標的方式進行確定供應商，這種方法在吉林省還是首家，特別是其采用的“一刊一價、最低價中標”的招標方式，在我國各大學中也很罕見。招標結果是:

比對每種期刊現付款價格，中國圖書進出口總公司中標67種外文期刊，中國教育圖書進出口公司中標34種外文期刊。通過此方法招標，與2007年相比為學校節約外文期刊采購資金約74 97400元(人民幣)。總刊價格為423 22600元，節約資金1771%。因此，采用此方法招標方式確定外文期刊供應商，具有方法先進、操作可行、節約資金等優點。

43 服務承諾與違約責任的問題

外文期刊價格貴，涉及內容多，一旦出現服務問題，如漏訂或缺刊，都會給采購雙方帶來巨大損失。因此，外文期刊招標采購應特別注意服務承諾問題，同時要在招標采購合同中將服務承諾內容和違約責任以書面合同條款的形式固定下來，最大限度考慮各種可能爭議事項，明確責任權利關系，詳細規定違約補救措施。常見的影響期刊訂購服務質量的違約現象包括缺種和缺期，其中，缺種是指甲方所訂購的期刊至出版周期結束未收到一期，同時也沒有收到乙方停刊、改刊或延遲出版的通知與說明;缺期是指期刊在小版周期內到貨不全，缺少某一期甚至某幾期。無論是哪種違約，甲方應在合同中明確規定相應的賠償責任，并應規定乙方提供所缺期刊的復印件，而甲方只需支付復印成本。

目前，外文期刊招標采購工作作尚處于嘗試和起步階段，除上述問題外，還有諸如招標程序規范化、評標內容標準化、資格審查條款化等細節問題仍然值得深入探討。相信隨著理論研究的深入和實踐經驗的積累，招標采購模式必然會成為高校圖書館外文期刊采購的一種趨勢。

參考文獻

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