“條形碼”代替“檔案章”的應用研究

陳戀愛

摘要：現代信息技術的發展給高校檔案管理工作帶來了深刻的影響，本文結合實際檔案管理工作的體會，對“檔案章”采用“條形碼”形式的管理方法進行了論述，以期與檔案工作者進行探討，尋求更為簡單高效的檔案管理方法。

關鍵詞：檔案章 條形碼 檔案管理

建立健全規范的檔案管理方案，充分發揮其在高校工作中的作用，有效地推動檔案管理走向科學化、規范化。筆者結合廣東體育職業技術學院目前檔案管理工作的現狀，對“檔案章”采用的“條形碼”管理方法及系統使用進行了介紹，目的是與其他檔案管理工作者進行探討，以求找到更為簡單易行、高質高效的檔案管理方法。

一、“檔案章”采用“條形碼”的應用

條形碼技術最早出現在20世紀40年代，但在實際中得到應用發展則是從60年代后期由歐美、日本等發達國家和地區開始的。我國的應用是從80年代開始，1985年北京市郵政局首先建立條形碼掛號函件自動登錄處理系統， 之后越來越多的郵政、商業、銀行、圖書館等部門也紛紛進行條形碼技術的應用，并取得了很好的實用效果。

由于條形碼技術具有輸入速度快、準確性高、可靠性強、安全性好、制作容易、首讀率高、誤碼率低、適應性強、成本低、經濟效益好、操作簡便等優點，而被廣泛應用于商品流通、工業生產、郵政管理、經濟貿易、銀行管理、交通管理、圖書管理、倉庫管理等領域。因此近年來不少檔案部門已提出使用條形碼技術的要求。

檔案管理工作的基本環節：收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等大量的基礎工作，使用傳統的手工操作需用很長時間才能完成。它需要檔案人員逐卷上賬、逐條著錄、逐張翻閱等等。我院于2008年成立了“廣東體育職業技術學院綜合檔案室”，并購買安裝了文件檔案資料綜合管理系統的網絡版，實現了計算機對檔案實體的有序管理。尤其是“檔案章”采用了“條形碼”技術，改變了手工登記、統計效率低下易出差錯，檢索查找難的狀況，大大提高了工作效率，提高了準確率和檔案的利用率,同時也改善了檔案人員的工作強度，初步實現了檔案實體管理的現代化。

當各個部門檔案員完成了檔案的整理、組卷后則進入錄入程序。首先需要打開系統把接收的檔案資料轉化為檔案數據，也就是各網點客戶站點數據的輸入，輸入時要打開文件檔案資料綜合管理系統（網絡版），各網點可以進該系統未歸檔文件管理系統內錄入，給予檔號，具體操作流程見圖1。而圖2則是檔案信息系統拓撲圖。從圖例上可以看到各網點可在自己的網點進行錄入，主體電腦上配置有電子原文服務器→超越2000應用服務器→交換機→防火墻→打印機→掃描儀→條形碼機。

各部門將處理完畢后的文書按檔案分類后，經過排序、錄入，最后獲得相應的檔號。檔號產生后，“條形碼”自動生成，也就是所謂的“檔案章”，再將“條形碼”貼在每份文件的右上角，著錄工作也就完成了，經過移交目錄，將文件歸檔，工作非常簡單、方便。圖3為檔案號生成后產生的“條形碼”。

二、新型檔案管理方法應用的體會

“檔案章”采用“條形碼”方法在我院實施以來，改變了檔案管理的手工操作流程，使人力資源得到解放，提高了工作效率，既做到集中統一管理的目的，又達到部門立卷的目的，從而實現了檔案管理的簡單易行、高質高效。現階段，針對在使用過程中客觀存在的一些問題，除了在指導思想上貫徹實質性融合和深度融合的精神，特別是在檔案實體和人、財、物資源的配置上要實現相對集中，以實現在檔案管理工作程序和工作標準等運轉機制上實現規范統一，這樣才能適應高等教育體制改革和教育創新的辦學發展需要。

參考注釋：

1.教育部.普通高等學校檔案管理辦法.

2.教育部.高等學校檔案管理工作規范.

3.丁博.淺談高職院校的檔案管理[J].中國成人教育，2007(11).

作者單位：廣東省體育職業技術學院