信息技術在高校檔案管理中的應用調查研究

趙艷華 劉秀平 李文慶

摘要：本文基于對某省高校檔案管理應用信息技術現狀的調查研究，發現該地區高校檔案現代化管理工作參差不齊、發展滯后，據此，筆者全面、多角度地分析了影響檔案工作發展的多種因素，從而提出了發展高校檔案事業的策略。

關鍵詞：信息技術 高校 檔案管理 應用

隨著計算機的日益普及與網絡技術的迅猛發展，利用信息技術開展檔案管理工作成為高校檔案管理領域中的研究熱點。為更好發揮信息技術在高校檔案管理中的作用，筆者以某省高校為研究對象，采用調查法、文獻研究法等在全省高校范圍內進行調查，包括檔案軟硬件建設、檔案隊伍素質、檔案管理機制體制等。在此基礎上，進一步找出高校信息技術在實際應用中存在的問題，并提出解決問題的途徑。

一、信息技術在高校檔案管理工作中的應用現狀

(一)管理體制及運行機制情況

據調查統計，該省33所直屬高校中檔案管理部門為處級建制的僅有3所，其他均隸屬校辦公室或圖書館，為其一個科室。檔案工作發展規劃也僅有幾所高校有，且分散在學校總體規劃中，占據篇幅不到半頁甚至幾行。檔案館（室）內部沒有專門檔案信息化或信息中心設置。

(二)軟硬件及檔案信息化建設情況

必要的硬件設施是開展檔案信息化管理的前提條件，是檔案信息數字化的基礎。軟件——檔案管理系統充當著檔案的收集與利用的中介和角色，對于檔案的歸檔及快速查閱起著至關重要的作用。然而，該省高校軟硬件建設及信息化建設卻不容樂觀。

據調查，該省高校最早應用檔案管理系統軟件是在1995年，32所高校中且僅有2所使用，每隔一兩年使用檔案管理軟件的高校雖有增長，但截止到2009年使用檔案管理系統軟件的高校也只有40.6%，還不到一半。并且，引進的檔案管理軟件并沒有在全校推廣使用。2009年，檔案數字化的案卷級信息11所，占使用軟件學校的57.9%，著錄案卷級信息最少的257條，最多的22519條。著錄文件級信息的只有7所，全文的4所，多媒體(音)視頻的1所，可見檔案數字化發展參差不齊，步伐緩慢。硬件建設方面，各高校均配備了計算機等檔案數字化的基本設備，能夠基本滿足檔案信息化建設需求，但打印機、復印機、掃描儀、服務器等現代化辦公設備有的高校還是空白，影響了工作進度。同時，由于各高校辦學規模的不斷擴大，檔案數量也逐年增加，現代化辦公設備設施的數量和質量亟待進一步提高。

訪談中還發現，在日常檔案工作中，經常利用檔案管理軟件進行檔案整理、查閱的高校不到一半。大部分高校即使擁有檔案管理軟件，其檔案數字化信息也是少之又少，很少使用或根本沒使用過軟件系統進行檔案管理，現代化檔案管理水平發展滯后。從館藏資源載體來看，檔案載體比較單一，不能滿足廣大檔案利用者視聽信息的需求。顯而易見，硬件建設存在著重建設輕應用現象，造成很大的資源浪費，軟件建設中檔案資源載體的單一性，先進檔案管理系統的缺乏成為檔案信息化發展的瓶頸。

(三)檔案隊伍建設情況

人才是事業成敗的關鍵，在檔案事業發展中，檔案隊伍素質的高低決定了高校檔案工作的發展進程。

調查顯示，該省高校的檔案隊伍從年齡分布來看，35歲以下23人，占總人數的24%；35-50歲52人，占總人數的54.2%；50以上21人，占總人數的21.9%。學歷方面，本科以上76人，占總人數的79.2%；專科以下20人，占總人數的20.8%。檔案專業職稱72人，占總人數的75%；其他專業職稱22人，占總人數的22.9%。綜觀全省高校，從年齡、學歷、職稱結構等幾方面整體來看檔案隊伍配備比較合理，但在發展中出現了嚴重的短板現象，有的高校人員配備極其不科學：年齡老化問題嚴重，青黃不接，學歷、職稱結構不科學。并且該省每所高校檔案部門工作人員平均才3人，人員編制嚴重不足。在訪談中發現，有的高校檔案隊伍、現代化辦公設備等配置比較科學合理，但工作進展依然遲緩，究其緣由是：檔案意識淡薄，松懈管理助長了檔案人員的惰性，并且對于現代信息知識、技能一知半解，網絡、多媒體、軟件的管理維護更是知之甚少，檔案用機及管理軟件出現問題時不能及時排除障礙。可見，對其進行現代辦公設備及軟件操作的培訓十分必要。

綜上所述，目前該省高校信息技術在檔案管理應用中存在著諸多問題，主要是領導檔案意識淡薄；體制不健全；軟硬件建設不足；管理方式滯后；檔案隊伍信息技能缺乏。這些問題阻礙了高校檔案信息化建設的進程，解決之是該省高校檔案工作的當務之急。

二、發展策略

(一)加強檔案意識，力求“三個到位”，統籌規劃檔案信息化建設

高校各級領導應作為貫徹執行《檔案法》的帶頭人，在增強自身檔案意識的同時，積極做好宣傳工作，在宣傳中抓落實，在貫徹中抓成效，力求三個到位：一是領導認識到位。把檔案工作列入議事日程，提高其社會地位是見證學校領導對檔案工作重視與否的體現。二是學校投資到位。資金、先進的現代化辦公設備是檔案數字化建設得以順利進行的保障。三是管理到位。為全面提升檔案現代化管理水平，各高校應把建立健全檔案管理各項規章制度作為第一要務，特別是要想使信息化工作落到實處，《檔案工作激勵機制》的建立尤其重要。同時，在對檔案信息化工作的評估中，必須建立相應的評價體系和激勵機制，予以認可和獎勵，以激發檔案工作人員的積極性。

(二) 實行統一領導，“集中+分散”雙軌制并行的管理模式

針對多校區異地辦學體制下檔案不宜集中管理這一特殊情況，各高校檔案工作可按照統一領導，分級管理的原則，推行“集中+分散”的管理模式，總校區的檔案集中統一管理，異地校區設立檔案室或檔案分室，其檔案單獨管理。異地校區可建立虛擬校園網，分配給異地分室檔案管理系統賬號，實行網絡管理、指導和業務培訓。

(三)加強軟硬件建設，營造良好的工作環境

首先，軟件建設要上水平。目前，市場上檔案管理軟件紛繁復雜，引進先進、穩定、性能完善的檔案管理軟件是檔案信息化工作順暢開展以及長遠發展的保證。其次，硬件要重建設重應用。配備足夠數量的先進的現代化辦公設備，是加速檔案信息化建設進程的基礎。另外，在加強設備投入的同時，加強設備的管理、應用和維護，樹立管理人員的服務意識，保障設備的良好性能，提高設備有效的利用率，避免出現重建設輕應用現象。

(四)改善檔案管理體制，堅持“三個創新”

要使檔案工作在當今信息時代，改革開放的經濟大潮中蓬勃向上，必須最大限度地調動一切積極因素，棄舊建新，有一套充滿活力的管理、運行機制，堅持“三個創新”：

1.創新內部管理，提升現代化管理水平

在檔案管理方面，力求現代化。檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢，也是檔案事業快速發展的必由之路。所以購置先進的檔案管理軟件(網絡版)改變傳統的手工方式，以智能化的計算機管理為主，工作環節以監控信息為核心。在全校范圍內全面推廣運行檔案網絡管理軟件，開通全校一部門一用戶和一部門多用戶賬號，統一著錄標準，實行網絡著錄、歸檔、利用等，實現網絡管理。

2.創新管理思路，提高檔案隊伍素質

在檔案管理現代化的進程中，檔案管理人員不僅應具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務的優良品質，還應具備做好現有工作所需的智力、知識結構及現代化管理能力。要緊跟時代步伐，積極加強檔案人才隊伍建設，加大檔案管理人員的培訓力度，加強新知識、新技術的學習和掌握，培養和造就既有檔案專業知識，又掌握現代化管理手段的檔案專業人才。可通過制訂檔案員崗位職責，提出具體要求，以及集中定時學習，博采眾長等措施加以落實。

3.賦予檔案館（室）一定的人事權力

以高校檔案館（室）為主，對各立檔單位兼職檔案員進行考核，這樣能強化檔案館（室）的行業管理職能。檔案干部的調動要征得檔案館（室）的同意。干部不流動，不符合事物發展的規律，但調動太頻繁，也不利于事業的發展。因此，高校檔案工作人員要保持相對的穩定，不要輕意換崗，確有其因時，要征得檔案館（室）同意，辦理交接手續后，方可離任。

(五)建立“313”架構，實現多個管理系統無縫對接

面對存在多個獨立管理軟件的高校，在檔案信息化建設中可按照“313”架構建設，即3個重點數據庫(目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫)，1個服務平臺(面向互聯網為學校、社會各界提供學校公開信息及館藏開放檔案資料閱覽服務平臺)，3個歸檔電子文件無縫對接管理系統(招生錄取系統、統招畢業生學籍管理系統、函授畢業生學籍管理系統等等)。這將會大大節省勞動力，推進檔案信息化的建設進程。

注釋：

*本文是河北農業大學非生命學科與新興學科科研發展基金支持的現代信息技術在高校檔案管理中的應用調查研究項目(Fs200923)的科研成果。

作者單位：河北農業大學檔案館