信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用調(diào)查研究

趙艷華 劉秀平 李文慶

摘要：本文基于對某省高校檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)現(xiàn)狀的調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)該地區(qū)高校檔案現(xiàn)代化管理工作參差不齊、發(fā)展滯后，據(jù)此，筆者全面、多角度地分析了影響檔案工作發(fā)展的多種因素，從而提出了發(fā)展高校檔案事業(yè)的策略。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù) 高校 檔案管理 應(yīng)用

隨著計算機的日益普及與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，利用信息技術(shù)開展檔案管理工作成為高校檔案管理領(lǐng)域中的研究熱點。為更好發(fā)揮信息技術(shù)在高校檔案管理中的作用，筆者以某省高校為研究對象，采用調(diào)查法、文獻研究法等在全省高校范圍內(nèi)進行調(diào)查，包括檔案軟硬件建設(shè)、檔案隊伍素質(zhì)、檔案管理機制體制等。在此基礎(chǔ)上，進一步找出高校信息技術(shù)在實際應(yīng)用中存在的問題，并提出解決問題的途徑。

一、信息技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀

(一)管理體制及運行機制情況

據(jù)調(diào)查統(tǒng)計，該省33所直屬高校中檔案管理部門為處級建制的僅有3所，其他均隸屬校辦公室或圖書館，為其一個科室。檔案工作發(fā)展規(guī)劃也僅有幾所高校有，且分散在學(xué)校總體規(guī)劃中，占據(jù)篇幅不到半頁甚至幾行。檔案館（室）內(nèi)部沒有專門檔案信息化或信息中心設(shè)置。

(二)軟硬件及檔案信息化建設(shè)情況

必要的硬件設(shè)施是開展檔案信息化管理的前提條件，是檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ)。軟件——檔案管理系統(tǒng)充當著檔案的收集與利用的中介和角色，對于檔案的歸檔及快速查閱起著至關(guān)重要的作用。然而，該省高校軟硬件建設(shè)及信息化建設(shè)卻不容樂觀。

據(jù)調(diào)查，該省高校最早應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)軟件是在1995年，32所高校中且僅有2所使用，每隔一兩年使用檔案管理軟件的高校雖有增長，但截止到2009年使用檔案管理系統(tǒng)軟件的高校也只有40.6%，還不到一半。并且，引進的檔案管理軟件并沒有在全校推廣使用。2009年，檔案數(shù)字化的案卷級信息11所，占使用軟件學(xué)校的57.9%，著錄案卷級信息最少的257條，最多的22519條。著錄文件級信息的只有7所，全文的4所，多媒體(音)視頻的1所，可見檔案數(shù)字化發(fā)展參差不齊，步伐緩慢。硬件建設(shè)方面，各高校均配備了計算機等檔案數(shù)字化的基本設(shè)備，能夠基本滿足檔案信息化建設(shè)需求，但打印機、復(fù)印機、掃描儀、服務(wù)器等現(xiàn)代化辦公設(shè)備有的高校還是空白，影響了工作進度。同時，由于各高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，檔案數(shù)量也逐年增加，現(xiàn)代化辦公設(shè)備設(shè)施的數(shù)量和質(zhì)量亟待進一步提高。

訪談中還發(fā)現(xiàn)，在日常檔案工作中，經(jīng)常利用檔案管理軟件進行檔案整理、查閱的高校不到一半。大部分高校即使擁有檔案管理軟件，其檔案數(shù)字化信息也是少之又少，很少使用或根本沒使用過軟件系統(tǒng)進行檔案管理，現(xiàn)代化檔案管理水平發(fā)展滯后。從館藏資源載體來看，檔案載體比較單一，不能滿足廣大檔案利用者視聽信息的需求。顯而易見，硬件建設(shè)存在著重建設(shè)輕應(yīng)用現(xiàn)象，造成很大的資源浪費，軟件建設(shè)中檔案資源載體的單一性，先進檔案管理系統(tǒng)的缺乏成為檔案信息化發(fā)展的瓶頸。

(三)檔案隊伍建設(shè)情況

人才是事業(yè)成敗的關(guān)鍵，在檔案事業(yè)發(fā)展中，檔案隊伍素質(zhì)的高低決定了高校檔案工作的發(fā)展進程。

調(diào)查顯示，該省高校的檔案隊伍從年齡分布來看，35歲以下23人，占總?cè)藬?shù)的24%；35-50歲52人，占總?cè)藬?shù)的54.2%；50以上21人，占總?cè)藬?shù)的21.9%。學(xué)歷方面，本科以上76人，占總?cè)藬?shù)的79.2%；專科以下20人，占總?cè)藬?shù)的20.8%。檔案專業(yè)職稱72人，占總?cè)藬?shù)的75%；其他專業(yè)職稱22人，占總?cè)藬?shù)的22.9%。綜觀全省高校，從年齡、學(xué)歷、職稱結(jié)構(gòu)等幾方面整體來看檔案隊伍配備比較合理，但在發(fā)展中出現(xiàn)了嚴重的短板現(xiàn)象，有的高校人員配備極其不科學(xué)：年齡老化問題嚴重，青黃不接，學(xué)歷、職稱結(jié)構(gòu)不科學(xué)。并且該省每所高校檔案部門工作人員平均才3人，人員編制嚴重不足。在訪談中發(fā)現(xiàn)，有的高校檔案隊伍、現(xiàn)代化辦公設(shè)備等配置比較科學(xué)合理，但工作進展依然遲緩，究其緣由是：檔案意識淡薄，松懈管理助長了檔案人員的惰性，并且對于現(xiàn)代信息知識、技能一知半解，網(wǎng)絡(luò)、多媒體、軟件的管理維護更是知之甚少，檔案用機及管理軟件出現(xiàn)問題時不能及時排除障礙。可見，對其進行現(xiàn)代辦公設(shè)備及軟件操作的培訓(xùn)十分必要。

綜上所述，目前該省高校信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中存在著諸多問題，主要是領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡??；體制不健全；軟硬件建設(shè)不足；管理方式滯后；檔案隊伍信息技能缺乏。這些問題阻礙了高校檔案信息化建設(shè)的進程，解決之是該省高校檔案工作的當務(wù)之急。

二、發(fā)展策略

(一)加強檔案意識，力求“三個到位”，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案信息化建設(shè)

高校各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)作為貫徹執(zhí)行《檔案法》的帶頭人，在增強自身檔案意識的同時，積極做好宣傳工作，在宣傳中抓落實，在貫徹中抓成效，力求三個到位：一是領(lǐng)導(dǎo)認識到位。把檔案工作列入議事日程，提高其社會地位是見證學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視與否的體現(xiàn)。二是學(xué)校投資到位。資金、先進的現(xiàn)代化辦公設(shè)備是檔案數(shù)字化建設(shè)得以順利進行的保障。三是管理到位。為全面提升檔案現(xiàn)代化管理水平，各高校應(yīng)把建立健全檔案管理各項規(guī)章制度作為第一要務(wù)，特別是要想使信息化工作落到實處，《檔案工作激勵機制》的建立尤其重要。同時，在對檔案信息化工作的評估中，必須建立相應(yīng)的評價體系和激勵機制，予以認可和獎勵，以激發(fā)檔案工作人員的積極性。

(二) 實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，“集中+分散”雙軌制并行的管理模式

針對多校區(qū)異地辦學(xué)體制下檔案不宜集中管理這一特殊情況，各高校檔案工作可按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，推行“集中+分散”的管理模式，總校區(qū)的檔案集中統(tǒng)一管理，異地校區(qū)設(shè)立檔案室或檔案分室，其檔案單獨管理。異地校區(qū)可建立虛擬校園網(wǎng)，分配給異地分室檔案管理系統(tǒng)賬號，實行網(wǎng)絡(luò)管理、指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

(三)加強軟硬件建設(shè)，營造良好的工作環(huán)境

首先，軟件建設(shè)要上水平。目前，市場上檔案管理軟件紛繁復(fù)雜，引進先進、穩(wěn)定、性能完善的檔案管理軟件是檔案信息化工作順暢開展以及長遠發(fā)展的保證。其次，硬件要重建設(shè)重應(yīng)用。配備足夠數(shù)量的先進的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，是加速檔案信息化建設(shè)進程的基礎(chǔ)。另外，在加強設(shè)備投入的同時，加強設(shè)備的管理、應(yīng)用和維護，樹立管理人員的服務(wù)意識，保障設(shè)備的良好性能，提高設(shè)備有效的利用率，避免出現(xiàn)重建設(shè)輕應(yīng)用現(xiàn)象。

(四)改善檔案管理體制，堅持“三個創(chuàng)新”

要使檔案工作在當今信息時代，改革開放的經(jīng)濟大潮中蓬勃向上，必須最大限度地調(diào)動一切積極因素，棄舊建新，有一套充滿活力的管理、運行機制，堅持“三個創(chuàng)新”：

1.創(chuàng)新內(nèi)部管理，提升現(xiàn)代化管理水平

在檔案管理方面，力求現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是檔案事業(yè)快速發(fā)展的必由之路。所以購置先進的檔案管理軟件(網(wǎng)絡(luò)版)改變傳統(tǒng)的手工方式，以智能化的計算機管理為主，工作環(huán)節(jié)以監(jiān)控信息為核心。在全校范圍內(nèi)全面推廣運行檔案網(wǎng)絡(luò)管理軟件，開通全校一部門一用戶和一部門多用戶賬號，統(tǒng)一著錄標準，實行網(wǎng)絡(luò)著錄、歸檔、利用等，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理。

2.創(chuàng)新管理思路，提高檔案隊伍素質(zhì)

在檔案管理現(xiàn)代化的進程中，檔案管理人員不僅應(yīng)具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務(wù)的優(yōu)良品質(zhì)，還應(yīng)具備做好現(xiàn)有工作所需的智力、知識結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力。要緊跟時代步伐，積極加強檔案人才隊伍建設(shè)，加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，加強新知識、新技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，培養(yǎng)和造就既有檔案專業(yè)知識，又掌握現(xiàn)代化管理手段的檔案專業(yè)人才?？赏ㄟ^制訂檔案員崗位職責，提出具體要求，以及集中定時學(xué)習(xí)，博采眾長等措施加以落實。

3.賦予檔案館（室）一定的人事權(quán)力

以高校檔案館（室）為主，對各立檔單位兼職檔案員進行考核，這樣能強化檔案館（室）的行業(yè)管理職能。檔案干部的調(diào)動要征得檔案館（室）的同意。干部不流動，不符合事物發(fā)展的規(guī)律，但調(diào)動太頻繁，也不利于事業(yè)的發(fā)展。因此，高校檔案工作人員要保持相對的穩(wěn)定，不要輕意換崗，確有其因時，要征得檔案館（室）同意，辦理交接手續(xù)后，方可離任。

(五)建立“313”架構(gòu)，實現(xiàn)多個管理系統(tǒng)無縫對接

面對存在多個獨立管理軟件的高校，在檔案信息化建設(shè)中可按照“313”架構(gòu)建設(shè)，即3個重點數(shù)據(jù)庫(目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫)，1個服務(wù)平臺(面向互聯(lián)網(wǎng)為學(xué)校、社會各界提供學(xué)校公開信息及館藏開放檔案資料閱覽服務(wù)平臺)，3個歸檔電子文件無縫對接管理系統(tǒng)(招生錄取系統(tǒng)、統(tǒng)招畢業(yè)生學(xué)籍管理系統(tǒng)、函授畢業(yè)生學(xué)籍管理系統(tǒng)等等)。這將會大大節(jié)省勞動力，推進檔案信息化的建設(shè)進程。

注釋：

*本文是河北農(nóng)業(yè)大學(xué)非生命學(xué)科與新興學(xué)科科研發(fā)展基金支持的現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用調(diào)查研究項目(Fs200923)的科研成果。

作者單位：河北農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館