規范文書處理,實現檔案管理現代化

李 敏

摘要：文書處理工作的好壞直接影響著檔案管理工作的質量和現代化的水平，因此規范文書處理工作十分必要。本文從程式化、標準化、人性化和管理人員專業化四個方面對文書處理工作的規范化提出了建議。

關鍵詞：文書處理 規范化 檔案管理

文書檔案是檔案的重要組成部分，文書處理工作的好壞直接影響到整個檔案管理工作的質量，高水平的檔案管理是建立在規范公文處理的基礎之上的，沒有高質量的公文就不會有高質量的檔案。因此，在實際工作中，我們要牢固樹立系統思維意識，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，保證文書處理工作與檔案現代化管理同步發展，共同提高。

一、文書處理要求程式化

文書處理程序指的是在一個機關事業單位內部，按照制發、辦理與管理文件的規律，對文書工作的一系列環節所安排的工作順序。它反映了各個文書處理環節之間的緊密銜接關系，也反映了文件在單位內部運轉的全部過程。一個單位核照它所選擇的文書工作組織形式科學地組織與安排文書處理程序，這對于各類文件的迅速運轉處理，建立正常工作秩序，提高辦事效率，是十分必要的。文書處理的全部程式包括對本單位發文、內部文件的撰創，對收文的處理，以及對各類文件的日常管理等一系列工作環節。

收文處理程序——包括文件的收進、啟封、登記、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔等(需要辦復的文件和需要向外轉發的文件，從擬稿起進入發文處理程序)。

發文處理程序——包括擬稿、核稿、簽發(會簽)、繕印、校對、登記、裝封、發出、注發、歸卷等。

各個環節之間有密切聯系，一環扣一環，相互制約。不同機關對于某個環節的具體做法可以有所不同，但其基本環節的安排是不可以隨意刪減或削弱的，也不能違反規律顛倒安排，否則會影響文書處理的正常運轉和工作秩序。

二、公文制發要求標準化

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來，可以說公文制發怎樣，不僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，因此，公文制發必須標準化。首先，克服“重內容、輕形式”的思想觀念。“只要公文內容說清楚，在規范化方面有問題算不了什么”，這種思想在基層單位很普遍。根據實際的工作經驗，主要有以下幾方面的問題應該注意。

一是公文制發要依據《國家行政機關公文格式》, 嚴把公文格式關。規范公文文種，公文種類主要有：命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要，公文的文種應當根據行文目的、發文單位的職權和與主送單位的行文關系確定。領會每一個文種的性質和適用范圍，選擇正確的合乎行文目的和要求的文種。公文一般由發文單位、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、抄送單位等部分組成。

二是公文原稿收集整理是公文處理的一個重要環節，文件底稿既反映文件形成過程，又是文件的原始憑證。對底稿的收集應重視，有些文件從主管部門擬稿到送單位領導簽發，常常幾易其稿，應注意將經單位領導修改過的文稿全部收集起來，將文件與底稿放在一起保存。

三是公文的發文字號是發文的序號，一般都是按文件的形式統一編序號，不編虛位（即1不編為 001），不加“第”字；發文字號中印有“字”不符合規定，如“×××字[2010]×號”應為“×××[2010]×號”。

四是公文主題詞不規范，是指對主題詞的定義理解不準確，主題詞應根據公文的內容，從《主題詞表》中規定的主題詞中選注類別詞和類屬詞。未列入《主題詞表》的詞語不作主題詞使用，特殊情況自擬主題詞的一定要在自定詞目后記以“△”符號標明。

五是公文成文日期以負責人簽發的日期為準，印好了文件再找領導簽發，就影響了公文的時效性。成文時間中使用年號時，漢字數碼與阿拉伯數碼甚至英文字母混用，如“二○○九”印成“二00九”或“二OO九”，前者○用阿拉伯數碼0替代，后者用英文字母O替代。

六是公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定，排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。

七是公文附件, 是公文正文的補充和參考資料。它是公文不可缺少的一部分，不能隨意省略。《國家行政機關公文處理辦法》指出:“公文如有附件,應當在正文之后、成文日期之前注明附件的順序和名稱。”公文附件，應當置于主件之后，與主件裝訂在一起。附件的順序，應在附件首頁左上方注明，如附件1、附件2等。

八是公文字跡要清晰。不論是草擬公文、繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。

三、立卷歸檔要求人性化

相近公文的重復與立卷歸檔組合的無序是阻礙檔案工作現代化管理的最大問題。實現檔案工作現代化管理的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。它要求我們在實際工作中嚴格執行國務院辦公廳頒布《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔工作。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件和資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件和資料。在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護卷宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。

四、管理人員要求專業化

專業化的管理人員是做好工作的基礎，而實際情況是很多從業人員不具備專業背景。這就要求大家堅持不懈地學習業務知識, 系統、深入地研究和探討業務, 掌握《國家行政機關公文格式》、《國家行政機關公文處理辦法》等相應規定, 不斷提高政策水平和自身業務素質。單位要從健全制度、規范程序，制定相應的公文處理實施細則，嚴格發文處理的每一道程序，做到有章可依，照章辦事，形成公文處理規范化的運行機制。公文處理的規范化是一個過程，不是一蹴而就的事情, 要邊實踐邊總結, 在實踐中提高水平, 在總結中積累經驗。

作者單位：山東省蓬萊市高級職業學校