論秘書寫作的被動性與主動性

□福建莆田學院 鄭立新

論秘書寫作的被動性與主動性

□福建莆田學院 鄭立新

秘書寫作是遵命寫作，從寫作主體看是被動的，寫作行為具有受動性，寫作思維具有社會性，寫作模式具有規定性。但是，秘書的寫作過程是主動的，秘書能夠就公文主旨的提煉，材料運用和語言結構的安排發揮自身的主觀能動性。因此，秘書可掌握一定的方法，化被動為主動。

秘書；寫作主體；寫作過程；主動性；被動性

所謂秘書寫作，是社會各類組織、各個機關和單位的秘書人員所從事的撰寫公務文書（廣義公文）的行為與活動，屬于寫作行為與寫作活動的范疇。在這個過程中，秘書人員往往根據領導提出的總體原則和要求，并結合自身的思維模式、寫作能力及對公文等各類文書進行主觀能動性創造的過程。秘書寫作是受命寫作，要受到組織意志、領導意圖、公文格式等制約，它的特珠性決定了秘書人員要在寫作中發揮才干，化被動為主動，才能真正發揮公文應有的效用。因而，研究秘書寫作主動性與被動性內部聯系的基本規律，有助于正確處理主動性與被動性的辯證關系，以便完成一篇符合領導意圖、高質量的公文。

一、秘書寫作主體的被動性

1.寫作行為的受動性

秘書人員撰擬文稿是奉命寫作，代機關立言。“寫作學科是一門以實踐體現其價值的行為科學，寫作行為是因需要而產生。心理學研究證明，人的需要一旦被意識到，并驅使其去行動，就以活動動機的形式表現出來。”［1］從寫作主體看，任何寫作行為的產生都有其動因。如文學創作是因社會生活中的人、事、物或是某一現象等刺激了寫作者，引起他們的創作靈感和欲望的一種行為，其創作驅動力來自于內部。大多數科學文章的寫作亦是如此。而秘書寫作行為的產生不是寫作需要被秘書自身意識到而產生寫作動機，而是因領導同志在實際工作中，發現了某種問題，產生了某種想法或是提出了某種要求，并且欲將這些問題、想法、要求，通過文字來上傳或下達的時候，便產生了制發公文的動機，于是交代起草公文意圖，要求秘書人員寫作，從而催生了秘書寫作行為的產生。可見，“秘書寫作啟動于法定作者的指令或授權，終止于法定作者意志的準確傳達。”［2］秘書的寫作行為是在外部力量驅動下產生的，因此，寫作行為是受動的。

遵命性是公文寫作的重要原則，也是公文寫作有別于其他文體寫作的一個重要特征。公文作為領導者進行管理的一種手段，其制文意圖必然源于領導，而作為為其服務的秘書人員處于代擬者地位，也只能是遵命寫作。

2.寫作思維的社會性

社會性是生物作為集體活動的個體，或作為社會的一員在活動時所表現出的有利于集體和社會發展的特性。社會性限制了秘書行文思維目的、方式、內容，它要求秘書必須用語言文字來表達組織的意志和領導的意圖，而決不是單純的代表自己，站在自己的立場上來抒發自身的情感和意志，或表達自己的見解和主張。

公文的行文目的是由領導確定的。作為秘書，必須按照領導所設計的撰文目的立意謀篇、遵命為文，壓抑自己的個性。秘書寫作本質上是代機關立言，為各種組織行使職權、承擔義務而進行，功能上是出于工作需要，用來辦理事務的，為此，秘書寫作公文時要滿足公文實用性的目的，體現領導的意圖。

公文的內容是機關領導集體的共同意志，是經過召開會議討論或者磋商之后達成的一致意見，秘書必須廣泛聽取各方面意見，不得固執己見，以個人意志代替集體意志，隨心所欲地滲人個人的主觀思想和情感。

3.寫作模式的規定性

秘書寫作是一種務實寫作，它的制發就是為了管理政務、處理事務，因此，要嚴格遵循《國家行政機關公文處理辦法》的規定。

秘書寫作時接受明確的指令，同時受某種文種規范的制約，進而要求按照某種文種的模式去構思，去遣詞造句。秘書在寫作中要求有獨到見解，但結構、表達、語言、風格等方面都不要求標新立異，更多的是要求按照既定模式展開。什么事由采用什么文種，使用什么語言語氣，上行文、下行文、平行文都各有特定文種，各個文種又有特定格式和語體，寫作者需根據情況而定。這些寫作規范、寫作體式、行文制度有的是國家統一規定的，有的是長期寫作實踐中約定俗成的，如事務文書中的簡報、調查報告等，不允許寫作者依照個人意愿任意違反或是改變。

在結構上，“公文主要由三大部分組成：開頭、主體、結尾。三大部分的寫法也各有套路：開頭一般都是寫行文的根據、目的或是意義；主文部分用來敘述基本事實、闡明性質，或者提出措施、要求，排列法規條文。結尾則是執行要求或申報請求。”［2］此外，公文在起始語，銜接語和結束語方面也都有相對固定的詞語，例如，起始語“為了…”、“關于……”、“經查……”、“根據……現……如下”直接引出話題，闡明寫作目的。銜接語“總而言之”、“為此”、“由此可見”，結束語“特此報告”、“當否，請批復”等。在多數情況下，公文都是按這一模式處理段落，安排結構的，它清晰合理，為實際寫作提供了不少便利。如果不遵守規矩，標新立異，反而會給公文的理解和落實帶來許多麻煩。

二、秘書寫作過程中主動性和創造性的體現

盡管“秘書寫作具有很強的服從性、服務性特點，但秘書寫作人員又都是具有獨立人格和獨立思維能力的個體”［3］，但被動并不是絕對的，在被動中包含著主動因素。秘書人員在接受寫作任務時是被動的，但在接受任務后的寫作過程又是主動的。領導布置撰寫一篇稿件，秘書事先沒有料到，也沒有打算去寫，屬意料之外，是被動的。但是當領導交待了稿件的基本觀點和大體原則要求之后，秘書便在領會領導意圖的前提下，從搜集采用素材，主旨的提煉到內容結構安排、語言表達形式的運用等一系列工作都可以靈活掌握，在這些環節中，秘書可以充分發揮自己的主觀能動性。

1.公文主旨的提煉和深化

領導在交代寫作任務時一般局限于原則性的指導，只是粗線條的輪廓，因此，公文主旨往往是秘書進一步精心思考，對領導意圖的精神實質提煉出來的整體性認識。秘書對于公文主旨的正確性、深刻性的認識決定了一篇公文的整體質量。

主旨的正確性要求必須是對客觀外界的準確反映、中肯認識、合理分析，公文提出的意見要實事求是、合情合理，這就需要秘書在構思時要深思熟慮，著眼全局，用懷疑、審視的眼光對待主旨，將材料去偽存真。公文主旨的深刻性，是秘書提高自身分析問題能力，摒棄表面現象，努力開掘事物內在的本質，從個別看一般，同時，運用反向思維對社會生活實際以及各種公務活動留心觀察、分析思考，對材料進行由此及彼、由表及里的加工提煉，完成從感性認識到理性認識飛躍的過程。因此，提煉主旨的過程，也就是一個秘書人員發揮主動性的過程。

提煉主旨還要求尋找新的角度，不僅要如實反映客觀事物，還要在更高的基點上對生活、工作提出合乎規律，具有可行性的目標或規劃，立足于行，寫出新意。這就需要秘書由實踐到認識，由認識到實踐這樣多次反復思考、提煉。總之，提煉主旨一般需要一個多次反復的過程，不能指望一蹴而就。

2.寫作材料的運用和提升

材料是構成公文的要素之一。凡是在公文寫作中用來提煉主旨和表現主旨的事實和觀念，都是材料。

公文材料要求要真實、確鑿。公文材料由第一手材料和間接材料組成，而第一手材料的獲得是需要通過秘書親自實踐，調查所獲取的信息。間接材料可以通過閱讀、瀏覽或是由他人提供的信息，可以作為背景知識和補充，但為了確保材料的真實性，需要對間接材料進行核實，不能道聽途說，如若采用于公文之中，更是必須經過秘書人員的考證。

公文材料要求要有對比性、典型性。秘書人員對材料進行分析、比較，有了細致的了解和把握，就能抓住事物的本質規律，找出具有廣泛代表性和巨大說服力的事實，使材料具有引人入勝的魅力，對主旨的表現也可以起到以一當十的作用，用較少的語言，闡明深刻的道理，發人深思。

公文材料要新穎。秘書寫作有一定的時效性和時代性，因此，要求秘書選材要力求新穎，從與現實生活密切相關的新材料，反映當下社會現象的新事實著手，以便得出新觀點、新方案、新結論。

秘書寫作的過程就是一個材料的組合處理過程，秘書只有發揮主動性對材料進行提升，明確各類材料的性質及其作用，哪些有用，哪些無用，哪些是重點，哪些是次要的，哪些可用來說明情況，哪些用來闡明觀點等，并根據不同行文目的進行布局和增刪，才能發揮材料的價值，不會使材料成為文章的累贅。

3.語言結構的安排和創新

“秘書寫作不是單純的‘為他人做嫁衣裳’，只要按照上司要求精工細做就可以了，它要求秘書在寫作過程中進行思維創新，融進自己的創造性思維成果。”［4］

準確、莊重、簡約、平實和得體是公文語言的基本要求。秘書在寫作過程中，可以在遵循公文傳統語言風格的基礎上，選擇性地運用適當有度的修辭，來增加文章的可讀性與生動性。“秘書在公文寫作中選用具有鮮明感情色彩的詞語、考究語言色彩的明暗，感觸的軟硬，聲調的響亮與沉郁，可以讓讀者有身臨其境之感”［5］。漢語中很多詞匯都有近義詞、同義詞，但其使用的場合卻不盡相同，如“有關部門已經準確預言臺風經過路徑”，若將預言改為預測可能更合適，這些詞語意義大體相同，但公文嚴謹規范的格式要求秘書人員發揮主動性對詞語進行選擇和拿捏。

此外，根據公文思想內容表現的需要，在篇章結構上需細心構思，精選角度，設置線索，安排層次，劃分段落，使段落與段落間，層次與層次間層層遞進，環環相扣，使文章邏輯嚴密。上下文間過度和轉折的自然緊湊，開頭與結尾的遙相呼應，更是秘書下功夫發揮創造性的成果。

三、秘書寫作化被動為主動的有效途徑

被動與主動作為矛盾的雙方統一于秘書寫作的全過程之中。秘書人員只有處理好二者關系，化被動為主動，才能把握整個寫作過程，做到得心應手，寫出高質量的文章。

1.正確把握領導意圖

正確把握領導意圖是秘書寫好公文的關鍵環節，秘書必須把正確把握領導意圖作為寫作的首要之點。

（1）要加強交流溝通

秘書在與領導反復接觸中，要積極主動地嘗試與領導進行思想交流和溝通。在交流和溝通中了解領導的思維模式，行為習慣，工作方法以及對具體問題的思路和期望，及時捕捉一切有價值的信息。善于按照不同性質的問題選擇適宜的時間和場合找到雙方的最佳心理切入點，提高溝通效果。遇到疑難問題時，多向領導請示及時溝通，對于自己不確定的事項，在向領導請示前，要做好前期的準備工作，為領導提供相關的各種信息，為領導提供決策參考，通過領導的選擇更準確地把握領導意圖。

（2）要抓準主要線索

首先，領導交辦制作公文不可能是無的放矢，因此，應結合本單位現實的工作重心、任務要求，更好去領會領導意圖。其次，領導所處的人際關系，當前的氛圍，領導的價值觀念、思維方式、個性特征、主要工作思路等，都對我們理解領導真實意圖有著重要的參考作用。在把握領導的意圖上，要分清主次，從上級的方針政策入手，從單位的情況和發展動態入手，從領導關注的熱點問題入手，從領導的難點問題入手，從領導對全局的部署入手等，以此作為把握領導意圖的重要切入點。

（3）要學會換位思考

秘書要在日常工作中根據領導的個性，逐漸摸索并加以把握。從領導職責和任務出發，運用領導的觀點和思路，觀察、分析和處理問題，反客為主，變被動為主動，將領導的思想轉變為自己的思想，分享領導的思想成果，并以此為起點推己及人，觸類旁通，這樣去把握領導意圖，會使許多問題豁然開朗。

（4）要注意察言觀色

領導交代寫作任務時主要是借用口頭、文字等方式將自己的意圖告訴秘書，但表達方式是多渠道的，有正式非正式，有明確的，有隱含的，有直接的，有間接的。由于受特定的主觀心理和客觀環境的影響，領導意圖具有隱蔽性和不確定性，這就要求我們必須運用全面的辯證的方法來把握和理解領導意圖，而不是機械地、死板地接受領導的寫作任務。秘書平時應該多注意、多留心領導的言談，包括閑談、即席發言等，從中發現領導對問題的基本態度及其思考問題的方法和處理方式。

2.積累材料，主動服務

（1）要注意積累寫作材料

秘書寫作的過程實質上就是對信息進行加工的過程。而信息的加工離不開材料的積累。

秘書要不斷提高感性認識，強化理性思考，切實掌握工作涉及的方方面面，清楚領導關注的點點滴滴，時刻了解領導正在思考的問題，并據此進行相關信息的收集，捕捉帶有趨向性的情況，可能影響全局的關鍵性因素，以及領導最迫切需要、最關心的一切信息資料并進行理性加工，及時傳遞給領導，為其思考提供參考，為隨時進行寫作做好素材準備。

在日常工作中，秘書必須是個有心人，無論是讀書看報，還是閱覽文件、聽報告，一旦發現有價值的信息，就要隨時記錄，同時可采用摘要、心得、剪報、卡片等方式對收集到的龐大的信息加以系統化的整理、歸檔、妥善保管，以便隨時為寫作提供全面的信息參考，還可以作為背景材料對領導意圖進行具體化和深刻化，創造性地做好秘書工作。

（2）要有主動超前的服務意識

秘書要不斷提高工作的預見性、主動性和超前性，充分發揮積極性，根據領導意圖和指示精神主動寫作，注意總結經驗，探索寫作規律，了解和掌握領導工作和決策中屬于例行性和程序性的事件，依據例行程序做好服務工作。根據寫作內在的規律性，例如年度總結、規劃、報告等，都有一定的周期，可在平時做好積累，加強和其他部門的聯系，做好材料的準備，其他無規律性的，則可根據當前工作的進展情況具體問題具體分析。

秘書寫作具有從屬性和被動性，但不能否定秘書的主動性，相反，秘書適時適度地發揮自己的主觀能動性，有利于更好地配合領導做好各項工作，而不能像提線木偶拉下線，才動一下，領導交代后才著手做。秘書人員在平時就要勤于練筆，自覺提高寫作能力，從而更好地完成領導交代的起草任務。

總之，筆者從秘書寫作主動性與被動性的關系入手，探尋了秘書寫作過程中化被動為主動的有效途徑，著重對寫作主體，寫作過程中的結構安排，公文主題形成，材料運用以及如何正確把握領導意圖，增強主動服務意識等方面進行了分析，以期對秘書寫作中主動性與被動性這對矛盾的主體有更加到位的了解，進而在寫作的過程中，靈活地把握好秘書寫作者的角色。

[1]馬培新.試論秘書寫作的特性[J].西藏民族學院學報：哲學社會科學版，2003（4）：86-89.

[2]詹之盛.現代秘書寫作[M].北京：中國大百科全書出版社，2005：30－60.

[3]馬培新.也說秘書寫作的被動性與創新性[J].秘書之友，2001（11）：11-12.

[4]方小強.秘書寫作創新論[J].江西金融職工大學學報，2006（6）：124-125.

[5]任鋼建.公文文書寫作[M].貴陽：貴州人民出版社,2003：60-80.

C931.46