企業應加強物資采購管理

鮑金瓶

采購是經濟主體為滿足自身的某種需要,通過支付一定代價的方式向供應商換取商品或勞務的經濟行為,目的是以最少的支出獲得最大的收獲。采購過程是提出采購需求,選擇供應商,談判價格,確定交貨及相關條件,簽訂合同并按要求收貨及付款的過程。企業采購管理是企業為了實現生產或銷售計劃,在確保適當品質的條件下,從適當的供應商,用適當的價格,購入必需數量的物品或勞務所采取的一切管理活動。

物資采購成本是企業在采購活動中以貨幣表現的,為達到采購目的而發生的各種經濟資源的價值犧牲或代價;或者說是企業經營活動中因采購物資而發生的費用,也就是在采購物料過程中的購買、包裝、裝卸、運輸、存儲等環節所支出的人力、物力和財力的總和。采購成本主要包括以下幾個方面的內容:物資購買成本,主要受物資采購價格的影響;從事采購的工作人員的工資、獎金及各種補貼;采購過程中的各種物質損耗,如包裝材料、電力的消耗、固定資產的磨損等;材料在運輸、保管等過程中的合理損耗;再分配項目支出,如支付銀行貸款的利息等;采購管理過程中發生的其他管理費用,如辦公費、差旅費等,以上各項成本可以分成三部分:購買成本、采購管理成本、存儲成本。因此,物資采購成本有如下公式:物資采購成本=物資購買成本+采購管理成本+存儲成本。

一、控制物資采購成本的意義

當今企業面臨日益激烈的競爭,產品生產周期逐漸地縮短,消費者的產品需求多樣化,以及產品技術層次不斷提升的情況,控制采購成本對一個企業的經營業績至關重要。根據杠桿作用,一般認為,1%的采購成本降低,可以使企業利潤有5%~10%的提高,有的更高。尤其在采購資金占平均銷售金額比重逐漸增加的趨勢下,降低采購成本既是企業“第二利潤源泉”,也是實現第一利潤的堅實基礎。如何降低成本是企業首先要解決的問題。現代企業采購管理,是面向市場按質、按量、按時、以低成本采購企業所需的各種物資,它通過采用科學有效的管理方法,合理安排購進物資及適量的調節庫存,從而最大化地降低采購成本,降低采購成本,是采購人員提供企業附加值最直接的方式。

二、加強企業采購管理的對策

1.加強培訓,提高采購人員業務能力。采購不僅是購買東西的簡單行為,它更是一門專業技術。采購人員應熟悉業務,具有能滿足工作要求的業務素質。具體包括:掌握業務合同的談判、簽約的程序和方法;掌握企業采購政策和與采購、采購質量控制有關的書面程序并能在工作中認真貫徹執行;了解顧客和供應商的需求,能熟練使用計算機及其它信息技術;具有考慮綜合成本的頭腦,能充分領悟整體供應鏈的要求;具有扎實的專業技術知識,具有與采購貨品有關的技術、質量等專業知識,包括理化特征、檢驗和判定質量好壞的標準和方法等。

2.建立良好的溝通體制是物資采購管理降低成本的前提。建立良好的溝通體制是創造和提升企業精神和企業文化,完成企業管理根本目標的主要方式和工具。管理的最高境界就是在企業經營管理中創造出一種企業獨有的企業精神和企業文化,使企業管理的外在需求轉化為企業員工自在的觀念和自覺的行為模式,認同企業核心的價值觀念和目標及使命。而企業精神與企業文化的培育與塑造,其實質是一種思想、觀點、情感和靈魂的溝通,沒有溝通,就沒有對企業精神和企業文化的理解與共識,更不可能認同企業共同使命。建立良好的溝通體制更是管理創新的必要途徑和肥沃土壤。許多新的管理理念、方法技術的出臺,無不是經過數次溝通、碰撞的結果,以提高企業管理溝通效率與績效為目的,其根本目的是提高管理效能和效率。

在采購中需要用到外部溝通,外部溝通是通過公共關系手段,利用大眾傳媒、內部刊物等途徑,與采購直屬、政府職能部門、周邊社區、金融機構等,建立良好關系,爭取社會各界支持,創造好的發展氛圍;把理念系統、行為系統、視覺系統進行有效整合,進行科學合理的傳播,樹立良好企業形象,提高企業的知名度、美譽度、資信度,為企業騰飛和持續發展提供好的環境。

3.物資采購管理制度化。建立完善的采購制度,是做好采購成本控制的基礎工作。如果采購工作無章可依,就會給采購人員提供暗箱操作的溫床。①制定比價采購制度。采購價格是構成采購成本的主體,比價采購是降低采購價格的基本手段之一。比價采購制度就是在采購環節上,采用“價格比較”,對采購的全過程進行動態監控,力爭在滿足本企業質量(下轉第52頁)(上接第32頁)需求的前提下實現低成本采購制度;也可以說,比價采購制度就是把發生在工廠部所謂“神秘”的采購環節,納入企業內部來進行監督控制,把采購管理中隱蔽的權力公開化,集中的權力分散化,最大限度地堵塞企業物資和資金管理中的漏洞,以求實現企業最大的經濟效益。②制定費用審批制度。采購經費和倉庫經費是采購成本的另一個重要的組成部分,這兩項費用的高低直接影響采購成本的高低。在價格、質量相同的前提下,應實施就近采購,以節約運雜費開支降低采購經費。

4.對采購權力進行監督約束,實施網絡化管理,是控制采購成本的重要監控措施。監督約束包括兩方面:管理者對采購人員的監督和采購人員之間的互相監督。采購環節要形成預防為本、制約到位的監督保障機制。首先,建立廉潔采購獎懲責任制。明確責任,嚴格考核,增強采購者的管理意識和廉政意識,對采購中嚴格遵守采購管理制度、節約多、采購質量最高的采購人員給予一定的物質及精神鼓勵;對采購決策失職或有不廉潔行為者則予以責任追究,鼓勵節約采購成本,提高采購質量,推動廉潔采購。其次,堅持監督部門監督與群眾監督相結合,使監督公開化、經常化、制度化、通過建立制度,開展企業采購效能監察,讓監督部門全程參與到采購活動中,加大人事前監督力度,做到防患于未然;通過發動群眾參與監督,從群眾中和市場上聘請特邀監察員,對企業采購行為進行公開民主評議和監督舉報,對民主評議不合格的采購人員和供應商進行處理,發現違紀違法問題及時查處,并將查處結果公諸于眾。

隨著市場經濟的發展和完善,采購已由單純的商業買賣發展成為一種職能、一門專業。現代企業經營管理中,采購越來越重要,外購件與原材料的采購成功與否,大大影響到企業的競爭力。因此,走出傳統采購認識的誤區,正確理解采購和采購管理的重要性、運作模式與方法,是當今企業在全球化、信息化市場經濟競爭中賴以生存的一個基本保障,更是現代企業謀求發展壯大的一個必然要求。

(作者單位:延長油田杏子川采油廠)