企業信息化應用的實踐與思考

徐永平

隨著經濟全球化的進一步加劇，企業之間的競爭日趨激烈，如何提高企業在市場上的競爭能力，促進企業持續、健康、高效發展，是企業面臨的一個十分現實而又急需解決的問題。企業提高管理水平和市場競爭力的一個重要的戰略性措施就是實現企業信息化。我們應該而且必須從企業發展戰略的高度來定位和推進信息化建設，要通過信息化帶動工業化，推動企業的跨越式發展。在實踐中，我們深深認識到，搞好企業信息化，規劃是前提，建設是基礎，人才是關鍵，管理是保證，應用是核心。

一、企業的現狀與應用成效

江蘇漣水制藥有限公司始建于1958年，占地面積7萬平方米。現有員工1033人，其中各類專業技術人員328人，公司主要生產小容量注射劑和固體制劑等多種劑型共100多個品種，擁有12條國內領先的水針劑聯動生產線，產量名列全國同行業前列，產品覆蓋全國各地，“漣藥”牌和“壽緣”牌小容量注射劑在國內市場上具有良好的信譽度和較高的知名度。通過近一年的實踐，我們成功地運用了ERP系統，企業信息化推動了公司迅速發展，自ERP信息化工程實施以后，公司操作更加規范，信息集成和資源共享程度提高，采購速度明顯加快，生產成本大幅度降低。公司可以根據數據信息及時掌握企業的運行狀況，相應做出生產計劃的調整，合理分配整個企業的資源，做出更加科學的管理決策。綜合比較ERP系統實施前后，整個公司的人流、物流、資金流等資源得到更好的發揮，產、供、銷等環節得到更好的整合。通過對企業的各種生產經營活動進行全方位改造，充分開發、利用企業的人、財、物資源及企業內外信息資源進行生產經營活動，降低了生產和管理的成本，企業的經濟效益也得到了很大的提高。產品單耗由原來的1.05降到1.02，單位成本也由原來的145元/萬支下降至123元/萬支，減少庫存資金占有近300萬元，減少各種費用支出近200萬元。截止到2009年10月份，企業產值達1.5億元，利稅1600多萬元，有多個新產品被評為省高新技術產品，企業也被評為省高新技術企業。

二、企業在實施信息化之前所面臨的問題

在公司早期的經營活動中，公司競爭完全依靠規模效應，在賣方市場的帶動下，企業依靠著2%左右的利潤進行著原始積累，成了名符其實的“產值大戶、利潤小戶”。我們公司系國有獨資企業，規章制度看似規范，管理機構看似健全，然而在與市場經濟的對撞中出現了諸多不和諧的因素。

1.業務工作量大，人為差錯時有發生。以前，公司倉存部門每天都以人工報表的形式上報各種原輔料、包裝材料、五金配件的庫存情況，由于保管人員的粗心大意及做入帳不及時，致使報表經常會出現差錯，因此生產計劃員在做計劃的時候，通常是要親自查看庫存，然后根據需求情況制定出相應的采購計劃。但由于公司生產品種較多，原輔料、包裝材料種類齊全，紛繁復雜，導致手工計劃往往無法準確進行，常常會出現遺漏現象，從而時常造成生產上的停工停料。財務部門原來近20人，所有憑證和帳簿都人工書寫，差錯在所難免，而且追溯難度很大。每到月末盤點的時候，就是財務科最繁忙的時候，往往要十幾個人忙一個星期，不僅財務人員身心疲憊，而且不能有效地保證核算結果的準確性。

2.市場反饋不及時，導致庫存資金積壓。以前，公司銷售人員對于所銷售的產品及其它廠家同類產品的銷售情況沒有一個直觀的認識，只能通過跑市場或打電話咨詢，盡管付出了許多艱辛，有時也不能得到準確的信息，直接導致公司的生產安排及營銷策略與市場脫節。而銷售人員根據市場需求，提出的要貨計劃，也常常因原輔料、包裝材料的供應出現意外而耽誤發貨，直接影響到銷售員的業務及公司的聲譽。所以，在很多時候，公司會庫存相當一部分成品及原輔料及包裝材料，這樣做的結果直接導致了產品的積壓和資金的占用。

3.部門間缺乏高效溝通平臺，信息孤島現象嚴重。以前，每個星期公司召開一次調度會，對于生產、資金、采購安排進行一次通報，在實際工作中，會出現各種突發狀況，這時候，往往是相關的一兩個部門通過口頭商量進行調整，使工作安排帶有很大的隨意性和不確定性，而一旦出了問題，則互相推諉。對于成本核算，財務部門無法對整個生產過程進行監管，只能事后進行分析。而對于車間來說，雖設有核算員，但那只是對機物料的一些粗放式限制和對成本的統計而已，也根本談不上控制，因此雖有總體目標，但無法細化到每個工段，致使成本控制流于形式，這也大大削弱了公司產品在市場上的竟爭力。

三、實施信息化給企業帶來新的生機

1.針對問題，適時改造，使企業煥發生機。針對上述問題和企業現狀，結合企業自身實際，2002年底，公司先期投資15萬元，在企業內部建立了局域網，由1臺服務器、交換機和若干個終端組成一個工作組，操作系統：windowsXP系統，終端分布：財務科、倉儲科，財務科的寬帶網與稅務局聯網，實行網上申報。（1）委托淮安市晨星金蝶軟件有限公司安裝了深圳金蝶公司的K3系統財務軟件，主要用于財務報表和倉存管理。這套軟件系統提供了以憑證處理為核心的財務核算系統，在憑證錄入的基礎上，自動生成各種分析賬表，幫助企業減少重復工作，提高數據準確性、適時性、共享性。（2）提供以固定資產卡片為核心的全面的資產管理，根據資產的不同折舊方法，自動計提折舊，并形成各種資產分析管理報表，幫助企業強化資源有效控制，防范減值風險。（3）提供全面的工業企業成本核算及管理系統，圍繞“費用對象化”的基本成本理念，與相關模塊集成，通過費用歸集、費用分配、成本計算實現實際成本處理的業務流程；在此基礎上，建立成本預測、成本控制、成本分析和考核體系，幫助企業實現全面、科學的成本管理。（4）由于憑證的自動生成及帳簿的自動形成，大大減輕了財務人員的工作量，提高了辦事效率。原來近20人的“財務部”，現在只有6人，并且大大減少了人為差錯的產生，即便出了差錯，也可以很方便地進行追溯。（5）在倉儲管理方面。提供入/出庫業務、倉存調撥、庫存調整、虛倉等業務管理功能，還支持批次、物料對應、盤點、即時庫存校對等管理功能，可以幫助企業建立規范的倉存作業流程，提高倉存運作效率。而使用這套財務管理軟件以后，庫房存貨一目了然，并且系統還有缺貨自動報警功能，徹底杜絕了停料待工現象。月末盤點也由原來的6人3天縮短為2人1天，不僅提高了辦事效率，而且還提高了準確性。

然而，企業管理畢竟是一個龐大的系統過程，涉及到生產、營銷、倉儲、計劃、財務、人事、客服等諸多環節，由于管理上的不到位，不可避免地出現了決策遲滯、市場響應速度慢、預期目標與實際結果相差太大、生產過程得不到有效控制、部門之間缺乏協調溝通等現象，從而導致產品成本不穩定、市場競爭力較弱，企業整體抗風險能力差，企業的發展遲緩，難以實現大的跨越。

2.果斷決策、加大投入，使企業再上臺階。為使公司在激烈的市場競爭中永遠立于不敗之地，不斷提高企業的信息化水平，經過市場調研和同行業之間的交流，2008年公司領導果斷決策，投資200余萬元全套引進了深圳金蝶公司的K3系統軟件，增購了近70臺電腦，擴展了以前的局域網，建立起了企業的ERP系統，實現公司生產過程全方位的信息化管理，短短一年時間內，使公司實現了新的跨越。

（1）成本核算自動化。在使用ERP前，由于產品和零部件繁多，每個產品的成本都較難計算準確，因此，產品的單位成本一直居高不下。而現在，公司的每個部門都是一個獨立的成本中心，都有一個預算指標，實施嚴格的控制，可以跟蹤每個環節的成本變化，動態地、自動地進行成本滾動，從而提供了足夠多的成本分析數據，同時實現了成本核算自動化。由于存貨核算系統與其它子系統的無縫連接實現了財務業務一體化，而成本系統可以從業務系統自動取數，從而使得成本核算更加方便與及時，工作效率也得到了極大地提高，并且能有效地反應企業運營過程中的各項成本。在資金流管理主要方面則主要采用了財務管理方法，使財務信息滲透到物流每一個環節中去，使財務管理能夠準確、全面和及時的反映數據背后的經濟活動并能及時有效地加以控制，這是現有的會計賬本根本無法做到的，而在ERP系統中完全做到了。

（2）生產管理規范化。在生產管理方面，首先通過BOM的有效期管理、工程變更管理、工藝路線的管理、結合工序替代處理、成本模擬、物料替代和PDM接口功能，幫助企業建立起完整生產基礎數據管理規范，還提供了從生產任務、投料與領料、生產檢驗與匯報，到產品入庫、任務單結案等業務的全過程監督與控制，結合模擬發料、領料和入庫數量控等制，協助企業有效掌握發各項制造活動信息。按照生產指令，系統自動生成相應的采購計劃，打印出領料單、核料單，避免計劃出現疏漏的情況，杜絕了停工待料的發生，同時可以對計劃執行情況進行全面的跟蹤與控制，提高了計劃員的工作效率。

（3）倉儲管理科學化。對于倉儲管理，系統可以很清晰地反映出當天的出入庫品種、規格、批號、數量及庫存的品種、批號、數量等，不僅杜絕了生產車間、倉庫、銷售員之間的一些違規操作，而且還為銷售部門根據市場及時調整銷售策略、生產部門根據庫存合理調度生產計劃提供了科學的依據，一舉解決了公司各部門之間信息孤立，部門協作不暢通的現象，借助于ERP這個平臺，幫助企業實現了資源整合，規范企業業務流程。在物流管理方面，能完整了解到市場變化情況，根據企業需求、能力和物流運動的平衡規律來制定計劃，并將計劃分解到物流的每一個環節，為物流的運動和控制提供充分的依據。

（4）人事管理系統化。在人事管理方面，提供企業實現了組織規劃、職員管理、查詢報表、薪資核算、社保福利、考勤管理等功能管理模塊，借助工作流驅動技術，規范基礎數據，理順組織流程，提高工作效率。在行政事務方面，能圍繞企業實現行政管理，會議管理、活動安排、信息反饋和員工意見庫等功能，利用網絡省時省力的特性，達到會議室有效利用與管理，避免了傳統行政事務管理的低效率，使單位的人事管理實現辦公系統化。

（5）客戶管理高效化。在客戶管理工作中，ERP將企業管理從企業內部延伸到企業外部，采用客戶機/服務器（C/S）體系結構，隨時能了解到供應商及用戶相關材料庫存的第一手資料，把客戶需求、企業生產和供應商的資源整合在一起，形成一條有效供應鏈，并對所有環節進行管理，不僅縮短了采購周期，而且還能以最快速度響應銷售人員的需求，最短時間的把產品送到客戶手中，全面提高了服務的質量和效率。

（6）人才培訓網絡化。任何先進的管理都只能是一種手段，都需要人來操作。為了加強對企業經營管理人員及員工不定期進行培訓，提高他們的管理素質和業務水平，從而提升企業競爭力，公司與中國電信股份有限公司漣水分公司簽署了“視訓365”網絡與平臺服務協議，用于完善企業自主培訓體系，為管理人員和員工開展各類網上培訓，為全員培訓開辟了一條網上通道，至今已組織各類人員培訓45次，收到了良好效果。

四、企業實施信息化的幾點思考

在實踐中，我們深深認識到，搞好信息化，規劃是前提，建設是基礎，人才是關鍵，管理是保證，應用是核心。企業要在激烈的市場競爭中永遠立于不敗之地，不斷提高企業信息化水平，必須從自身實際出發，切實解決好以下五個方面的問題。

1.堅持高起點規劃，解決網絡和信息滯后的問題。企業信息化建設和城市建設一樣，必須堅持規劃先行，高起點規劃。特別是經濟欠發達地區的企業更要引起高度重視，必須著眼于用發展的眼光、長遠的眼光、戰略的眼光，立足于充分利用現有的信息資源和基礎條件，立足于自身企業發展的實際需求，做好規劃，推進應用。

2.堅持高標準建設，解決建設不規范的問題。有了高起點規劃，還要有高標準建設來保證它的質量，在網絡建設上，要建立統—的應用平臺，重組資產、整合資源、優化資質，避免重復建設、投入割據和人才流失；在數據庫建設上，要利于檢索、利于追加、利于更新、利于創新；在軟件開發上，信息部門要堅持以應用開路、應用得體、應用方便、應用到位為原則，規范業務流程，簡化工作環節，讓企業真正享受到信息化建設帶來的便利和實惠。

3.堅持高質量培訓，解決人才缺乏的問題。信息化建設的發展，取決于高素質的人才隊伍，要把人才隊伍的建設作為推進企業信息化的重中之重，創造用好人才、吸引人才、培養人才的良好環境；完善人才激勵機制，要培養一支精干的高級管理建設人才隊伍，加強教育和培訓工作，普及信息化知識，提高全員素質。

4.堅持高水平管理，解決管理滯后的問題。信息化建設是一項涉及多學科、多部門、全社會共同參與的綜合性和基礎性的工作，企業應成立一個層次高、專業性強的專門機構進行綜合協調管理，使終端、網絡、數據庫既能產生出源、流、庫各自的規模效益，又能發揮出對經濟的整體推動作用；要健全制度、規范管理、面向發展、堅持效能的原則，健全組織、強化責任、提高效率、創新機制。

5.堅持高效率應用，解決企業信息化應用水平不高的問題。近年來我國企業信息化的建設和應用均取得一定進展，企業信息化的應用正向縱深發展。但總體上我們蘇北企業信息化仍處于發展的初期，不同行業和不同企業之間發展也不平衡，特別是一些行業的發展還非常緩慢，企業信息化進程中存在著一些亟待解決的問題。推進企業信息化建設，離不開各級政府的關心和扶持，建議各級政府要出臺政策鼓勵和支持企業開展信息化建設，尤其是在經濟欠發達地區更應加大扶持力度，積極推進企業信息化建設，在提升城市整體功能的同時，不斷提高對企業信息化建設的管理和服務水平，全面推進企業信息化建設，讓全社會企業充分享受信息化建設的成果，為地方經濟發展作出更大貢獻。