用信息化手段改進企業(yè)集團報表管理流程

◎中國航天工程咨詢中心 賈麗敏

報表數(shù)據(jù)是一個企業(yè)集團進行管理決策的重要依據(jù)，對企業(yè)集團科學(xué)決策起到重要的導(dǎo)向作用。為了管理決策等的需要，各單位每年都要報送各種各樣的報表，各級報表主管人員為此付出了大量的時間和精力，但往往是各級的報表數(shù)據(jù)匯總的結(jié)果差強人意。因此，如何提高報表上報的效率和數(shù)據(jù)的質(zhì)量成為各個企業(yè)集團一直尋求解決的問題。

現(xiàn)假設(shè)某企業(yè)集團有3個子公司：A1、A2和A3，三者還分別下設(shè)公司，公司的最高級次為4級。企業(yè)集團的結(jié)構(gòu)為“1374”結(jié)構(gòu)，即包含1個一級、3個二級、7個三級和4個四級單位，集團組織結(jié)構(gòu)如圖1所示。

一、報表管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，大多數(shù)企業(yè)集團的報表管理是分層逐級管理的，即報表是由各單位經(jīng)過逐級合并或匯總后上報的。為了規(guī)范各級報表主管人員的填報，集團報表主管人員還規(guī)定了指標填報口徑，并擬定了各指標的相應(yīng)解釋。

1.現(xiàn)階段管理流程

報表的管理流程主要包括以下幾個步驟：

圖1 企業(yè)集團A的組織結(jié)構(gòu)圖

首先是集團報表主管人員將報表的表樣、指標解釋及上報要求逐級下發(fā)到各級單位；其次是各級單位要逐步消化報表的指標及填報要求，若對報表的結(jié)構(gòu)及指標有疑問，需逐級反饋到集團，集團根據(jù)疑問作出合理的解釋，再逐級傳達到各單位；第三是各單位根據(jù)業(yè)務(wù)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，經(jīng)過各種運算后填至報表中，逐級合并或匯總后上報至集團；第四是集團合并或匯總后，如果發(fā)現(xiàn)表樣或指標解釋不完善，再退回到前兩個步驟；第五是匯總數(shù)據(jù)，生成報表。

報表的現(xiàn)階段管理流程見圖2。

2.現(xiàn)階段存在的問題

由圖2可以看出，現(xiàn)階段報表管理主要存在以下主要問題：

一是對于單位級次較長的單位，完成報表的下發(fā)和上報需要經(jīng)過各個級次，投入很多的人力物力，每經(jīng)過一次修改，都需要逐級下發(fā)，費時費力；

二是每一級單位在填報報表時都要經(jīng)過查詢基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和計算相關(guān)指標的過程，不能完全杜絕在此過程中發(fā)生的錯誤；

三是在報表的填報過程中，集團給出的答復(fù)是非書面的，向下傳達時會出現(xiàn)信息逐級遞減的情況，而且將會給后續(xù)工作交接帶來困難；

四是單位級次長，而報表又有及時性限制，造成每一級作表和審核的時間比較短；

五是在填報的過程中若未做到及時溝通，會影響數(shù)據(jù)的填報質(zhì)量。

由此可見，現(xiàn)階段各級報表管理人員的工作現(xiàn)狀是工作量大、成就感小。每次上級下發(fā)的報表都是時間緊、任務(wù)重、要求高，在時間和質(zhì)量不能共同保證時，報表主管人員只能先確保按時上交，這其實已經(jīng)為報表質(zhì)量問題埋下了隱患。這些問題如果不能得到有效改善，就會出現(xiàn)各級報表管理人員相互指責(zé)、埋怨的現(xiàn)象。

圖2 現(xiàn)階段報表管理流程

二、改進報表管理

1.改進后的報表管理流程

為了解決上述報表管理中出現(xiàn)的問題，我們可以嘗試用信息化的手段來完成報表的填報和上報工作，把對報表的管理改為對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理，管理方式由分層逐級改成集中的方式，并將報表管理需求由定期改為日常。

企業(yè)集團要生成報表可采取以下方法來實現(xiàn)：

首先，在集團范圍內(nèi)統(tǒng)一標準，包括日常業(yè)務(wù)的處理軟件、流程和其它標準，確保業(yè)務(wù)處理過程中生成的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)口徑一致；

其次，集團報表管理人員根據(jù)報表需要做好報表模版和提取公式及計算公式并植入到軟件中，設(shè)置各級次報表主管人員的權(quán)限，以便能查看本單位及下級單位的報表；

第三，集團所有單位的業(yè)務(wù)人員在處理業(yè)務(wù)時要按照統(tǒng)一的軟件和處理流程及標準，將業(yè)務(wù)處理的數(shù)據(jù)（包含基礎(chǔ)數(shù)據(jù)）保存在集團統(tǒng)一的服務(wù)器上，如圖3所示；

第四，各級報表主管人員根據(jù)系統(tǒng)中植入的報表，依據(jù)本單位的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)生成報表并仔細審核，如發(fā)現(xiàn)報表設(shè)計或公式錯誤，應(yīng)及時向上級單位經(jīng)逐級匯報，最終由集團的報表主管人員核實錯誤并修改，直至各單位均測試通過；

第五，各級單位報表主管人員根據(jù)報表模版定期（每日、每月、每季或每年）審核報表，如發(fā)現(xiàn)邏輯錯誤，要進一步與業(yè)務(wù)人員溝通，待數(shù)據(jù)核實后，向上級單位上報報表無誤的信息；

第六，集團報表主管人員在各級報表主管人員均審核無誤后，提取各單位的報表數(shù)據(jù)，計算、合并或匯總后生成報表。改進后的報表管理流程如圖4所示。

2.改進流程的優(yōu)點

一是使用了統(tǒng)一的業(yè)務(wù)處理軟件和處理流程及標準，且所有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及報表模版均儲存在集中數(shù)據(jù)的服務(wù)器上，報表的布置和更改完全由集團的報表管理人員控制，不需要再逐級下發(fā)，節(jié)約了人力；二是各級單位的報表管理人員不需要再根據(jù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)填報報表，只需用報表模版根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)生成報表并審核，其角色由作報表改為審報表，工作量大大減輕；三是由于各級報表主管人員的工作量減少，報表上報的效率和質(zhì)量得到進一步保障。

3.使用改進流程應(yīng)注意的問題

第一，應(yīng)做好頂層設(shè)計，在標準化的同時，一定要兼顧各個單位不同的情況，不能游離于集團各單位實際情況之外，堅決避免一刀切。

第二，整個集團都要統(tǒng)一處理軟件、流程和其它標準，要把各個級次、各個層次單位的管理水平都拉到同一高度。這就要求各單位尤其是管理水平在集團中處于中下層的單位要有較強的適應(yīng)新形勢的能力，積極改變管理理念和管理方式。

第三，所有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需及時集中到集團的服務(wù)器上，就需要整個集團要有互相聯(lián)通的網(wǎng)絡(luò)，在單位較多時，需要有性能較好的服務(wù)器。與此同時，要做好數(shù)據(jù)備份，以防出現(xiàn)意外情況。

第四，業(yè)務(wù)人員和報表主管人員都用統(tǒng)一的軟件，所以需要適當提高業(yè)務(wù)人員和報表主管人員的計算機水平，必要時可以采取集中培訓(xùn)的方式。

報表管理是企業(yè)管理中不可或缺的組成部分，報表的質(zhì)量對企業(yè)的發(fā)展決策有著不可忽視的作用。隨著我國信息化水平的整體提高，各企業(yè)集團應(yīng)該與時俱進，改進報表的管理流程，積極采用信息化手段實現(xiàn)報表管理，將報表管理人員從繁重的勞動中解脫出來。

圖4 改進后的報表管理流程