期刊回溯建庫中的問題與對策

倪 琪 （南京曉莊學院圖書館 江蘇 南京 211171）

期刊回溯建庫就是將過刊數字化，即按照統一的標準，采用科學的方法將過刊合理地組織成互相聯系的數據集合并存儲在計算機中，通過圖書館管理軟件存取數據并服務讀者[1]。為實現期刊文獻管理的標準化、自動化和信息檢索查詢的高效快捷操作，2007年上半年起，南京曉莊學院圖書館（以下簡稱我館）利用匯文文獻信息服務系統（以下簡稱匯文系統）對各校區圖書館館藏期刊進行了回溯建庫。雖然利用文獻實體建庫任務艱巨，但能夠保證著錄信息全面和一定的著錄質量。通過匯文系統添加館藏信息的功能，我館實現了對期刊流通、閱覽的自動化管理。

1 回溯過程中遇到的問題

在OPAC（Online Public Access Catalog，聯機公共檢索目錄）中，“讀者最關心的不是刊的書目信息，而是本館是否收藏了他所需要的館藏信息，即某種期刊的某一期。所以我們回溯建庫既要回溯建設書目，又要著錄館藏信息”[2]。由于期刊具有連續性、繼承性、動態性等特點，它在出版過程中常常出現刊名、出版周期等方面的變化，在運用匯文系統開展期刊回溯建庫工作時具有復雜性和特殊性，部分數據存在著錄項目不全、分類錯誤等問題，具體可歸為如下幾類。

1.1 部分MARC數據著錄不全

1.1.1 記到所用的MARC數據不完整

在利用匯文系統的連續出版物模塊進行期刊訂購時，需要填寫訂購期刊對應的MARC（Machine Readable Catalogue，機器可讀目錄）數據，并將其作為期刊記到的依據。而在記到所用的訂單上一般只有刊名、出版頻率、國內統一刊號等信息，其MARC數據并不完整[3]。例如，我館的《暨南學報》用索刊號C/351檢索時，無相應MARC數據；用題名檢索時，可以檢索出只含刊名信息、無索刊號的不完整的MARC數據。這類MARC數據是根據記到所用的訂單信息著錄的，難免存在著錄不全等問題，需要在期刊回溯建庫過程中補充完整。

1.1.2 自編式MARC數據不完整

在自建期刊MARC數據時，錄入字段的選擇標準一般采用中文圖書的錄入標準，這可能會造成期刊某些必備字段被遺漏或一些字段的著錄不規范，形成不完整的MARC數據。例如，我館的《中州學刊》用索刊號C/339和題名分別進行檢索時，均能檢索出含索刊號、刊名等部分信息，缺少440字段、606字段等必備字段信息的著錄，以致 MARC數據不完整。這一般是由于編目人員習慣采用中文圖書錄入標準或個人業務水平有限造成的。

1.2 存在同刊異號、異刊同號現象

各分館在期刊著錄時可能因為采用的分類法不同、分類法的版本不一樣、著錄標準與標引深度不一致、種次號分配方法不同，普遍存在“同刊異號、異刊同號”現象。例如，我館的《求索》用合刊索刊號C/345檢索時，無相應MARC數據；用題名檢索時，能夠檢索到MARC數據，但該MARC數據的905字段中的索刊號是A75/40，與合刊索刊號不符，此屬同刊異號現象。這是由于各館采用的期刊分類標引標準不一致造成的，擁有《求索》紙質合刊的分館將其歸入C/345，而負責建設期刊書目數據庫的分館則把《求索》歸入A75/40，由此產生同刊異號現象。又如，我館的《中央民族大學學報》用合刊索刊號C/302檢索時，檢索結果是《南京理工大學學報》，而非《中央民族大學學報》，此屬異刊同號現象。其原因是由于工作人員粗心，在書寫紙質合刊索刊號時把《南京理工大學學報》的索刊號誤寫到《中央民族大學學報》紙質合刊上。

1.3 部分MARC數據重復

由于各分館采用不同的索刊號和排架方法，可能會出現一些重復數據或錯誤數據；還有些期刊由于在套錄、自建數據時沒有用多個檢索點查重，也可能會產生一些重復數據。原因主要有以下幾點：

1.3.1 MARC數據不完整

由于記到用的MARC數據只有刊名、出版頻率等信息，沒有索刊號等其他數據，工作人員在套錄或自建數據時沒有查重或沒有用多個檢索點查重，以致沒有將新的MARC數據覆蓋粘貼在記到用的MARC數據上，如此一來，在題名檢索時就會檢索出不完整的MARC數據。例如，我館的《廣西社會科學》用索刊號C/354檢索時，有完整的MARC數據；用題名檢索時，檢索出不完整的MARC數據，這就是由不完整MARC數據導致的重復數據。

1.3.2 分類錯誤

在套錄或自建數據時，由于沒有用多個檢索點查重，以致對分類錯誤的MARC數據沒有及時刪除，存在分類錯誤的重復數據。例如，我館的《銀行家》用索刊號F/187 檢索時，有完整的MARC數據；用題名檢索時，檢索出的MARC數據的905字段中的索刊號是H319/992，可見，此重復數據是由分類錯誤造成的。

1.4 館藏記錄與MARC數據不對應

由于本地書目數據庫、套錄庫、外部MARC數據之間的關系較為復雜，在數據轉換過程中，經常會出現將館藏記錄添加到別的MARC數據下的錯誤[4]。例如，我館的《早期教育》用合刊索刊號G6/52：1檢索時，沒有MARC數據；用題名檢索時，檢索出同名圖書書目數據。這是由于期刊書目數據庫中沒有《早期教育》的MARC數據，而有些文獻信息服務系統在數據轉換過程中會把同名圖書書目數據從圖書書目數據庫轉換到期刊書目數據庫，由此導致館藏記錄與MARC數據不對應。又如，我館的《江蘇通訊》用合刊索刊號D/1(1)和題名檢索時，均可檢索出《研究生入學考試政治理論課》的MARC數據。這是由于工作人員誤操作（即將《江蘇通訊》館藏記錄添加到《研究生入學考試政治理論課》MARC數據條目下）造成的。

1.5 檢索點著錄不規范

由于編目人員缺乏責任心，在著錄檢索點時不夠規范，錄入了多余的空格、符號，或字母的大小寫輸入不規范等，以致在用不同檢索點檢索時，檢索結果不一樣。例如，我館的《國土資源遙感》用索刊號S/52檢索時，沒有MARC數據；用題名檢索時，有完整的MARC數據，其MARC數據905 字段中的索刊號卻仍是S/52，這就是由于檢索點著錄不規范造成的。如果檢索點著錄規范，用S/52和題名檢索時，均可以檢索出同一MARC數據。

1.6 套錄的期刊信息不完整

題名相同而版本不同的期刊有很多，套錄和自建數據時，往往容易少套錄或少建數據。例如，我館的《天津大學學報》（哲學社會科學版）用合刊索刊號C/314檢索時，沒有MARC數據；用《天津大學學報》進行題名檢索時，僅檢索出《天津大學學報》（自然科學版）的MARC數據，少了1條《天津大學學報》（哲學社會科學版）的MARC數據。這可能是編目人員在套錄或自建數據時，少套錄（或少自建）了1條《天津大學學報》（哲學社會科學版）的MARC數據，只套錄（或自建）了1條《天津大學學報》（自然科學版）的MARC數據。

1.7 誤套錄題名更改且版本不同的期刊信息

師范類院校合并或師范類?？圃盒Ｉ竞螅鋵W報的刊名變動較多（如師大學報和師專學報），而且時而以簡稱校名命名時而以全稱校名命名，頻繁變動。這些學報一般有多種版本，如哲學社會科學版、自然科學版，有的有源目錄可套，有的無源目錄可套，極其容易誤套錄。例如，我館的《陜西師大學報》（哲學社會科學版），（1）用合刊索刊號C/44檢索時，檢索出《陜西師范大學學報》（哲學社會科學版）的MARC數據；（2）用《陜西師大學報》進行題名檢索時，沒有MARC數據；（3）用《陜西師范大學學報》進行題名檢索時，檢索出《陜西師范大學學報》（自然科學版）的MARC數據，少1條關于哲學社會科學版的MARC數據。

1.8 刊名的變化沿革處理不當

期刊在出版過程中經常出現改名、繼承、替代、分出、合并等情況，使得“血緣關系”非常復雜，給期刊管理帶來諸多不便[1]。最常見的是刊名更改、繼承。例如，我館的《物流管理》用合刊索刊號F/12檢索出《特區與開發經濟》的MARC數據，在其311字段顯示@a1999年起改名：《特區經濟與港澳臺經濟》（復印報刊資料）；而用題名《物流管理》檢索出的《特區經濟與港澳臺經濟》的MARC數據，在其440字段顯示@12001@a物流管理?？梢姡璺謩e用索刊號和題名檢索，對照連接字段和繼承字段，才能確定該刊是有繼承關系的改名刊。

2 對 策

2.1 用覆蓋粘貼法處理不完整的MARC數據

自編的不完整的MARC數據對應館藏，我們應采取覆蓋原MARC數據的方法加以解決。到CALIS（China Academic Library & Information System，中國高等教育文獻保障系統）數據中心下載并復制所需數據，激活原MARC數據界面，選擇“覆蓋粘貼MARC”，這樣原來的數據就得到了更新，而且不影響原有記錄對應的館藏。記到用的不完整的MARC數據雖然不對應館藏，但也不能將其刪除，因為這條記錄是在匯文系統Libsys3.0（或升級后的Libsys4.0）連續出版物模塊的訂購中添加使用的，系統不允許自行刪除。因此，建議采取用新的MARC數據覆蓋粘貼在記到用的MARC數據上面的方法，新的MARC數據可以通過套錄和自編兩種方式獲得[3]。

2.2 統一分類標準和標引深度

分類表的選取、類目分級的設立都直接影響期刊的管理和服務，期刊分類必須遵循的基本原則是：①分類級別宜寬不宜細；②難以入類的期刊歸入上位類；③盡量避免使用總論復分表和組配方式等[5]。因此，筆者建議，應根據目前所在館的期刊情況統一分類標準和標引深度，按規則將數據庫中各分館的期刊數據進行核實、合并、修改和升級，用分類號和期刊的種次號作為期刊的索刊號。

2.3 及時處理重復數據并重視查重

期刊回溯建庫時，應及時核實、修改、刪除館藏期刊中的重復數據和錯誤數據。同時，重視查重工作，因為查重的質量直接影響到期刊數據庫的質量。若忽視查重工作，新建或重新下載1條完整的MARC數據，則有的刊就有了兩條MARC數據，這將造成數據重復。有些期刊由于多種原因，刊名、刊號、ISBN及郵發代號都有變化，這時其查重必須通過多種途徑（如刊名、刊號等）進行，注意MARC數據中4--字段的鏈接和3--字段中的附注說明，避免一刊多條記錄或空記錄。

2.4 及時更正館藏與MARC數據的對應錯誤

首先，編目人員應找出數據出錯的原因，進行刪除或合并等操作，以及時修改和追加館藏與MARC數據的對應關系。其次，加強編目人員的責任心和業務素質，使之掌握匯文系統編目模塊與回溯建庫工作相關的功能與使用方法，掌握機編規則、標準、格式和數據轉換等技術，熟練掌握對外來數據的套錄方法，對套錄不到的數據能夠進行簡單編目，明確各數據庫之間的關系以及MARC數據與新增館藏之間的對應關系[4]。

2.5 提高錄入的準確性

期刊回溯建庫工作要把錄入的準確性放在數據庫建設的首位，規范著錄標準。編目人員要規范著錄，對于作為檢索點的字段（如200字段@a子字段），避免錄入錯別字、多余的空格和符號，規范標點符號和字母的大小寫輸入，否則將會影響檢索結果的準確性和檢索效率，影響MARC數據的質量。

2.6 核對題名相同而版本不同的期刊

同一刊物由于存在各種版本，在套錄數據時，對于MARC數據的選取非常重要。題名相同版本不同的期刊選取MARC數據時需仔細查看091字段、092字段、200字段、220字段、330字段和905字段，尤其是200字段和905字段。因為200字段的@i子字段一般注明不同版本，如哲學社會科學版、自然科學版等；905字段是館藏字段，其@a子字段中的索刊號也可表明其版本，分類號C表明哲學社會科學版，分類號N表明自然科學版。例如，我館的《云南師范大學學報》（哲學社會科學版）的MARC數據中200字段和905字段著錄如下：

2001 @a云南師范大學學報@AYun Nan Shi Fan Da Xue Xue Bao@i哲學社會科學版

905 @aNJNCLdC/368（中刊）

上例中，200字段@i子字段表明該學報是哲學社會科學版，905字段@a子字段中索刊號C/368也能夠表明該學報是哲學社會科學版。

2.7 分別著錄版本不同的改名刊

對于題名更改且版本不同的期刊，必須按標準MARC數據分別予以著錄，并在4--字段中說明該刊的變化情況，不僅要著錄刊名變化前的期刊，還要對刊名變化后的期刊進行著錄。

例如：

改刊名前期刊的著錄如下：

2001 @a武漢師范學院學報@AWu Han Shi Fan Xue Yuan Xue Bao@i哲學社會科學版@f武漢師范學院學報編輯部

440 1 @12001@a湖北大學學報@i哲學社會科學版

改刊名后期刊的著錄如下：

2001 @a湖北大學學報@AHu Bei Da Xue Xue Bao@d=Journal of Hubei University@i哲學社會科學版@f湖北大學

430 1 @12001@a武漢師范學院學報@i哲學社會科學版

2.8 完整準確地記錄期刊的變化沿革

為了保證編目的完整性和準確性，在著錄中要借助參考工具書、訂購指南、網上信息資源等盡可能地了解現有期刊的來龍去脈，了解其創刊、分刊、合刊等一系列變化，以確定分類號的繼承或變化及連接款目的應用[5]。為了使期刊改名、繼承等復雜的關系得到梳理并在編目中得到體現，對4--等字段需要進行詳細、準確著錄，以明晰期刊發展變化的脈絡，使期刊的訂購、上架等工作簡易、輕松。例如，改名刊的繼承關系，原刊刊名雖已更改，但期刊的性質、學術方向不發生變化，這時需在430和440字段進行相應著錄[1]。改名期刊還存在索刊號如何編制的問題，筆者認為，應在保留原有索刊號的情況下，在刊次號上加以區分。

3 期刊數據庫的維護、更新

期刊書目數據庫與圖書書目數據庫的主要區別在于：由于期刊具有動態性、連續性，期刊書目數據庫的數據經常發生變化，如新刊的征訂、出版周期的變動、刊名的更改等。要保證期刊書目數據庫的質量，就必須對期刊書目數據庫進行及時維護，做好數據更新、替換、刪除、修改、追加和整理等工作。對于每年新增刊，及時增補標準的MARC數據；對于更名刊，及時進行原MARC數據的修改和新MARC數據的增補，做好相互鏈接工作；對于常規期刊，認真做好審校、維護工作[4]。

由此可見，圖書館在實現自動化管理、回溯建立期刊書目數據庫的過程中，日常的期刊管理工作是基礎，回溯建庫過程中的質量監控和期刊書目數據庫的及時維護是保證。

[1]陳曙光, 李海霞. 中文期刊回溯建庫的著錄方法[J]. 情報探索,2008(1):97-98.

[2]童云娟, 鄭 萍. 中文期刊回溯建庫的實踐與思考[J]. 新世紀圖書館, 2003(2):30.

[3]鄂麗君. 我館中文期刊回溯建庫中的問題及解決方法[J]. 河北科技圖苑, 2005 (3):43-44.

[4]洪 濤, 秦建峰. 期刊回溯建庫工作中常見問題及對策[J]. 農業圖書情報學刊, 2004 (12):19-21.

[5]王海蘭. 從期刊回溯工作談期刊的管理——以北京大學圖書館期刊回溯工作為例[J]. 圖書情報工作, 2006 (2):106-108.