明確歸檔范圍和保管期限科學管理公共圖書館檔案——由編制《文件材料歸檔范圍和保管期限表》引發的思考

姜 欣

（遼寧省圖書館，遼寧 沈陽 110015）

圖書館檔案在圖書館科學管理、日常工作開展、圖書館史資料查考、圖書信息開發利用、職工年度考核、職稱評定和同行間業務交流中具有非常重要的作用。加強圖書館檔案管理，對圖書館自身發展乃至我國文化事業的繁榮都具有重要的意義。筆者結合國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（以下簡稱《規定》），就如何做好公共圖書館檔案管理工作談以下幾點體會。

1 找準管理依據，把握關鍵環節

要做好圖書館檔案管理工作，必須找準依據，把握關鍵。為了便于各級黨政機關和人民團體正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所有保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用，2006年12月18日，國家檔案局頒布了《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（以下簡稱《規定》）。該規定的貫徹實施是加強國家檔案資源建設的重要舉措，有利于檔案工作更好地為社會經濟發展服務；該規定的貫徹實施還是依法治檔的重要依據，有利于檔案工作社會地位的提高；該規定的貫徹實施也是推動機關檔案基礎業務建設的重要手段，有利于檔案科學流轉和結構優化，有利于提高檔案人員的工作效率和檔案工作的延續性。《規定》明確指出，企業事業單位的檔案管理工作應參照執行。公共圖書館作為國家文化事業的一個重要組成部分，理所應當依據《規定》的要求，進一步規范圖書館檔案管理工作。

《規定》主要分為兩部分，一是主體部分，共15條，它對文件材料的形成、積累、歸檔，以及準確劃分文件材料歸檔范圍和界定保管期限的主要內容做了一些原則性的規定。二是附件部分，即《文件材料歸檔范圍和保管期限表》（以下簡稱《范圍和期限表》）。而《范圍和期限表》的制定正是做好檔案管理工作的關鍵所在。因為有了按《規定》要求明確下來的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限，隨后的歸檔工作將會是水到渠成。

2 結合實際制定《范圍和期限表》

2.1 正確選擇檔案分類方案

編制《范圍和期限表》，首先必須確定本單位的檔案分類方案。通常機關按照機構的設置進行檔案的分類保管，其檔案分類一般采用“年度—機構—保管期限”的方案。而公共圖書館系事業單位，其機構設置與機關相比有巨大差異，業務工作職責多有交叉，不同部門產生的文件數量懸殊，歸檔材料中業務工作資料占據主要地位，故可采用靈活性、操作性較強的“年度—問題—保管期限”分類方案。

2.2 合理確定歸檔文件材料的起點

2.2.1 確定歸檔文件材料的內容起點

合理確定本單位歸檔文件材料內容的最低起點，有利于實現歸檔文件材料的全面、完整、無遺漏。公共圖書館各部門的崗位、職能既存在包含與交叉的現象，也存在相對的專業性和獨立性，如遼寧省圖書館辦公室作為本館的行政管理部門就存在一人身兼多職或一崗多能的現象。各部門、各崗位所形成的歷史記錄材料非常復雜，若想實現科學、合理、有效的管理，就必須對各種文件材料的歸檔范圍和保管期限進行科學界定。因此公共圖書館應從自身實際出發，根據“年度—問題—保管期限”的分類方案，根據不同崗位的職能分工，以每個內設機構、每個崗位、每個人所負責的每一項工作為歸檔文件材料的內容起點。

2.2.2 確定歸檔文件材料的來源起點

編制《范圍和期限表》必須明確歸檔文件材料的提供者、整理者的范圍，即來源范圍。公共圖書館文件材料的來源、內容、形式是伴隨工作單位及內設機構職能活動的開展而形成的。每項工作、每項職能都有歸檔文件材料的產生，這些文件材料主要有3個方面的來源：一是外來的；二是轉發的；三是自產的。每個崗位上的工作人員最熟悉自己工作中產生的文件材料來源、內容、形式、重要性及相互關系，因此應把每個職能崗位上工作的員工確定為提供檔案材料的主體。

2.3 《范圍和期限表》的形成

合理確定編制工作的起點是保證《范圍和期限表》內容全面、完整、合理、準確的前提。《范圍和期限表》編制者根據《規定》要求，起草《范圍和期限表》的“起點內容”，匯總后形成公共圖書館《范圍和期限表》的雛形。然后經過對這些基礎內容的審核、修改、匯總、審批，最終形成檔案管理工作中可以遵循的《范圍和期限表》。

2.3.1 按流程審核、修改、報送

結合本館《范圍和期限表》編制工作的經驗，筆者認為公共圖書館《范圍和期限表》的最終形成，必須經過以下審核、修改程序：編制者負責完成“起點內容”，形成初稿→第一責任人（各職能部門主任）負責初稿審核、修改和匯總→檔案員負責補充、修改、完善、匯總→分管領導負責修改、審核、定稿→主管領導負責審核、簽批報送。

2.3.2 注意突出重點

新《規定》突出了立檔單位的主體地位，充分體現了“以我為主”的指導思想。公共圖書館在編制《范圍和期限表》時，應注意突出以下重點：

2.3.2.1 突出圖書館專業文件材料的特色。如申報國家級及省級珍貴古籍名錄文件材料、圖書登記賬等。

2.3.2.2 突出圖書館歷史面貌和主要職能活動的特色。如大事記、組織沿革、機構設置、圖書館舉辦重大活動、重要會議、重大專題調研、重要協議等形成的文件材料。

2.3.2.3 突出“以人為本”的特色。如圖書館人事任免、職工錄用、轉正、聘任及反映個人及本單位行政獎懲的文件材料。

3 編制《范圍和期限表》應注意的問題

3.1 注意遵循相關標準

筆者在編制本館《范圍和期限表》過程中，遇到國家檔案局8號令《規定》和遼寧省文化廳與遼寧省檔案局聯合發文制定的《遼寧省公共圖書館檔案管理辦法》（遼文字[1999]18號）兩者沖突的情況。在這種情況下，筆者嚴格遵循了國家檔案局8號令《規定》的標準。而在兩者不沖突時，則可參照上級主管部門的規范性文件。

3.2 注意科學確定編制范圍

編制《范圍和期限表》不應局限于上級下發的紅頭文件、日常公文材料等內容，應深入調查研究，汲取以往成果，根據各內設機構“三定方案”職能逐類編寫。以本館《范圍和期限表》中黨、團、工會類為例，采用“三參照、一依照”方法。“三參照”：一是參照國家檔案局8號令《規定》，二是參照原來的歸檔范圍和期限表，三是參照近幾年黨、團、工會已歸檔文件目錄。“一依照”是指依照“三定方案”（定編、定崗、定人）編寫。這樣編制出來的《范圍和期限表》才能反映本館黨團工會的主要工作職能，避免了重要文件材料的散失和缺漏，解決了各部門之間文件材料的重復歸檔問題。

3.3 注意合理劃分保管期限

《規定》采用標時制（或者叫做表年法），將文書檔案保管期限劃分為永久和定期兩種。定期又分為30年和10年兩個具體年限，時間期限規定更為明確、具體。筆者認為，可根據《規定》，結合圖書館檔案工作的特點，作適當的調整，切勿一成不變地照搬照抄。比如：《規定》要求“本機關編印的簡報和下級機關年度工作計劃、總結、統計材料等作為10年保存”，而本館編制的《遼圖簡訊》反映了本館一段時期的工作重點；遼寧地區聯合編目二級分中心上報的《工作總結》，反映了本館的業務指導工作內容，10年保存期不能滿足需要，因此筆者將這兩項內容調整為30年保存。《規定》中對出國審批手續、考察報告等設定為10年保存期限，而本館出國或出境訪問考察、參加國際會議等外事活動極少，因此將出國審批手續、考察報告作為永久保存。這些做法滿足了本館實際工作的需要，健全了館藏檔案內容，完善了檔案的結構，確保了文件材料歷史價值的充分實現。

公共圖書館必須在學懂、學透、用好、用活《規定》的基礎上，牢牢把握《范圍和期限表》編制這一關鍵環節，做到立足實踐，靈活掌握，因地制宜地制定符合本單位實際的《范圍和期限表》，為整體檔案管理工作奠定良好的基礎，從而不斷提高公共圖書館檔案管理的工作水平，更好地實現《規定》的目標。

[1] 國家檔案局令第8號.

[2] 遼文字[1999]18號.

[3] 陳壯，王晨.如何突出機關文件材料歸檔范圍特色.中國檔案，2007（4）.

[4] 何章高.談談國家檔案局8號令的貫徹落實.浙江檔案，2008（2）.