藝術院團資料室的建設與服務——以遼寧歌劇院資料室為例

邱陸英 楊鳴放

（1.遼寧歌劇院資料室，遼寧 沈陽 110036；2.遼寧省圖書館，遼寧 沈陽 110015）

藝術院團資料室是藝術院團的重要組成部分，所藏文獻內容專一，既包括各種藝術作品、資料，也包括劇院史料、劇目資料和編、導、演及設計人員的個人檔案資料。資源形式包括文字、數字、圖紙、圖片、音像及實物等不同載體，資料室的服務對象主要是院團內部的演員、演奏員、編導、舞美設計人員等。由于資料類型不同，服務對象不同，藝術院團資料室的建設和管理具有其獨特性。

1 藝術院團資料室建設的意義

藝術院團資料室擔負著院團史料管理和為藝術創作服務的雙重職責。黨的十七大報告提出了“興起社會主義文化建設新高潮，推動社會主義文化大發展大繁榮”的戰略任務。資料室是否能適應新時期藝術院團發展需要，是值得關注的現實問題。藝術院團正處在一個發展的新時期，要出人才、出作品、出精品，離不開文獻資料和檔案的支持。每個院團都有自己的特點，都有自己的特殊人才，也都有自己所需要的特殊資料，有需要特殊條件保存的特殊檔案，藝術院團資料室擁有專業性和針對性很強的各種資料，有需要特殊服務的特殊對象。所以資料室建設如何，資料、檔案的收集和儲備如何，整理得怎樣，這些都直接影響著演職人員對資料的利用，也影響著藝術產品的質量。重視和加強資料室的特色建設，對藝術院團具有重要意義。建設一個好的具有專業特色的資料室，使之更好地為院團藝術創作服務，具有非常重要的歷史意義和積極的現實意義。從長遠考慮，加強藝術院團資料室建設對于藝術交流、演職人員藝術水平的提高、作品的推陳出新以及對演出市場的占領等都大有裨益。

2 藝術院團資料室建設存在的問題

2.1 管理人員知識結構不合理，服務水平較低

藝術院團資料室的管理是一項專業性很強的工作，管理人員既是資料檔案的收集和整理者，也是信息和情報的提供者，有些人還承擔行政或劇務等工作。這就對資料室管理人員提出了更高的要求，不僅要掌握與所在藝術院團相關的專業知識，還要了解和掌握圖書情報學、檔案學以及與服務對象相關的非圖書館專業等多方面的知識，及時了解國內外相關藝術發展水平和趨勢，不斷更新知識，充實自己。但由于藝術資料檔案管理人員大多缺乏在職培訓的機會，所以，業務水平長期得不到提高，直接影響了服務的質量。

2.2 管理手段落后，文獻類型單一

藝術院團資料室由于經費投入少，設備相對落后，自動化水平不高，有些單位的資料整理還停留在傳統的手工狀態，業務管理缺少相應的系統，特殊類型的文獻、檔案沒有專用設備放置和保管，造成文獻揭示不全面、不深入，查找困難，某些文獻檔案損壞嚴重等狀況。

另外，藝術院團資料室收藏的文獻類型較單一，且數量較少。除本院團檔案資料外，大多數院團資料室的收藏以紙質文獻為主，而且僅有一些本學科的權威期刊和專業報紙。這勢必影響藝術創作、教學的順利發展。

2．3 供需矛盾大，管理不規范

由于藝術院團資料室管理人員嚴重不足，工作人員大都長期身兼數職，如資料管理、檔案管理、文秘、后勤服務等，無暇顧及業務，管理跟不上時代的發展，不能根據自身的業務發展建立相應的規章制度，有些業務工作無章可循。

3 藝術院團資料室建設的措施與方法

隨著科學技術與文化事業的發展，文獻資料越來越豐富，文獻類型越來越復雜，傳播知識與信息的途徑更加多樣。為應付信息時代對藝術院團資料室未來發展的沖擊，建立一個現代化的藝術院團資料室，更好地為藝術創作服務勢在必行。

3.1 培養一專多能的工作人員，為深層次服務提供保障

建設高素質的工作人員隊伍是做好資料室工作的前提。資料室建設得如何，服務效果如何，在很大程度上取決于工作人員的業務能力和責任感。藝術院團資料室的工作既具有服務性的特點，同時也具有藝術性的特點，資料室工作人員既是管理者，也是具體業務工作者，不僅要主動做好服務工作，還要促使自己能主動地介入藝術創作活動。這就要求資料室人員不僅要具備一定的圖書館學、文獻學、檔案學知識，還應該不斷學習藝術專業知識，了解本院團演職人員的專業特長和需求，增強服務工作的主動性和責任感。如各種類型專業資料與檔案的收集、編目與分類、自動化管理系統與特殊設備的使用、演職人員的需求與服務等，無一不需要工作人員努力學習新知識，掌握新技能。主管單位領導要為資料室管理人員的業務發展創造條件，要重視藝術檔案工作人員的在職培訓工作，有組織、有計劃、經常性地對工作人員進行業務培訓，不斷提高他們的專業水平和管理能力。

3.2 優化資源結構，突出專業特色

文獻資源在藝術院團發展建設和藝術產品的創作中發揮著重要作用。館藏特色資源是資料室建設的物質基礎，藝術院團資料室應系統地、有重點地收藏符合本單位需求的各種類型的藝術門類文獻信息。資源建設要同時兼顧藝術人才的培養與學術研究的需要，因此，應遵循以下原則：

3.2.1 針對性原則。這是藝術院團資料室在資源建設中必須遵循的基本原則。一定要加強對針對性、實用性均較強的專業文獻信息的收藏，應注重專家學者的研究成果，注重本院團藝術門類范圍內各類文獻的購置，注重本院團主要演員、演奏員、編導、舞美設計人員所需資料的收集，特別要為重點劇目的建設提供專而精的文獻資料和信息。

3.2.2 系統性原則。藝術院團資料室應根據專業發展情況，有計劃、有重點地進行文獻資源建設，特別是對專業文獻建設要做到全面、系統，要有長遠建設目標；要圍繞館藏特色資源將各種類型的文獻收集齊全，包括國內外權威性論著、藝術門類發展過程中各階段有影響的論著、聲像資料、電子文獻、網絡資源、各種專業數據庫、本院團的藝術檔案、演出資料以及各種媒體對本院團和本院團演職人員的創作評價等。特別要指出的是，多卷書、期刊、報紙、會議錄等連續出版物要收集齊全。

二要重視并做好項目工作，樹立“抓前期就是抓資金，抓項目就是抓大事”的理念，緊盯省、市資金投向，按照“論證一批、落實一批、儲備一批”的要求，加大水利項目前期工作力度，提高項目設計質量，不斷充實水利項目儲備；結合國家大中型灌區節水改造、大型排澇泵站更新改造、農業綜合開發、土地治理、高效節水等項目，扎實開展以大溝或灌區為單元的農田水利小區工程建設，重點建設一批跨鄉（鎮）的大溝、排灌站工程，進一步調節水資源時空分布，并實行“溝、渠、路、林、田、橋、涵、閘、站、井”綜合治理，實現農田灌排自如。

3.2.3 先進性原則。為院團藝術創作服務是藝術院團資料室的主要任務。藝術創作具有很強的時代性，資料室應該把符合本院團需要的最新藝術資料提供給演職人員。要及時做好會議錄、出國考察報告、專家講座等非正式出版物的收集，因為這些文獻內容豐富，信息量大，能及時反映出最新的科研動態和創見，蘊含的情報價值是常規文獻所無法替代的。要充分利用互聯網資源，有選擇地鏈接優秀的學術網站，科學地鑒別、篩選有價值的網絡信息。只有把最新的資料提供給演職人員才能保證藝術創作的時代特征和對現代人的藝術感染。

3.3 規范資源管理，提高現代化水平

資源管理是資源建設中重要的一環。資料室的主要功能之一就是文獻流整序。院團資料室只有切實加強文獻資源的規范化管理，努力提高資源管理的現代化水平，才能最大限度地發揮資源的作用。要做好藝術院團資料室資源管理應遵循以下原則：

3.3.1 及時性和易檢性原則。對收集到的文獻要及時整理，及時發布。要提高文獻加工的現代化程度，使用現代化的加工軟件處理各類文獻，做到深度揭示，快速檢索，方便使用，最好能夠兼容處理各類文獻，做到一站式檢索。

3.3.2 規范性原則。建立健全資料室的管理制度，實現網絡化管理是做好服務工作的前提。由于資料室具有工作繁雜、文獻種類多樣、專業技術性強等特點，因此，應建立既符合各自院團實際又符合國家標準、行業標準的管理制度，使文獻管理的每個環節都有章可循，都有明確的要求和制度約束，以保證資料室工作的規范化。完善的資料室管理制度應包括文獻（檔案）收集、歸檔、保管、利用、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項工作流程表、明細的歸檔范圍和保管期限表、各類文獻分類、編目、整理加工規范、文獻的數字轉換與數字存儲規范、二三次文獻開發和整理規范、文獻（檔案）借閱制度、各種設備管理制度等。

3.3.3 分工協作原則。一個地區的各個藝術院團各有特長，同時也會有相同和相通之處，各院團資料室之間應在資料的收藏與利用方面相互配合。藝術院團資料室還應與地方公共圖書館、檔案館、藝術院校圖書館等加強聯系，互通有無。在藝術院團內部，院團資料室應與業務隊資料員在資料建設上進行充分協商，以加強資源收集的完整性。一般來說，院團資料室宜放置專、精、深的專業文獻信息資料，而業務隊宜收藏正在使用的總分譜、曲譜等資料。

3.4 創新服務方式，提升服務能力

藝術院團資料室應轉變服務觀念，充分利用豐富的資源優勢，創新服務內容、服務形式和服務手段，增強服務的主動性，不斷提高服務能力和服務水平。在實踐中，只有實現專業特色建設，抓住專業服務規律，暢通專業服務途徑，才能更好地發揮藝術院團資料室的作用。

3.4.1 轉變服務觀念

在知識經濟時代，在藝術走向市場的今天，藝術院團資料室必須跟上時代步伐，改變傳統的坐等讀者上門被動服務的做法。要牢固樹立以業務人員為中心，以信息服務為主體的意識，將最大限度地滿足用戶需要作為資料室工作人員的服務準則。要換位思考，站在演職人員的角度，積極開拓創新服務的新領域，不斷探索服務工作的新模式、新方法，把為藝術創作提供文獻信息服務與社會經濟活動有效結合起來，重新確立資源的價值觀，變“以藏為主”為“以用為主”，形成資源共享、全方位開放的服務格局。同時，也要積極引導演職人員充分認識文獻信息的價值，經常利用文獻信息，使資料室工作人員的服務與演職人員的文獻需求形成互動，更好地發揮文獻信息的作用。

3.4.2 創新服務方式

服務方式要與時俱進，有所創新，要充分利用網絡技術和新興資源。

首先，要拓展服務領域。在內容上，除做好以藝術創作為中心的各類文獻信息服務工作外，還應該注重演職人員關心的各種信息，如進修信息、大師講課信息，并提供這些信息服務。另外，有條件的資料室亦可針對演職人員開展各種應用軟件使用技能的培訓、文獻檢索技能培訓等。通過這些培訓，幫助演職人員掌握網絡環境下檢索、獲取、利用信息的方法，提高演職人員的現代信息意識和信息技能。在服務形式上，資料室不僅應提供面對面的借閱服務、咨詢服務以及電話服務，還可利用劇院網頁，開展網上電子論壇、增設意見箱等，為演職人員業務交流、社會交流提供平臺。

其次，要提供個性化服務。在網絡時代，演職人員對于信息的個性化需求更為強烈。資料室可根據演職人員年齡、性別、專業、聲部等方面的不同，有針對性地采取不同的服務策略。如為男高音演員開展曲目檢索，為舞美設計人員開展素材信息檢索，利用網絡資源、專業數據庫為每個演職人員建立個人圖書館等。

3.4.3 提供深層次服務

資料室在做好常規服務工作的同時，還要做好文獻的深加工，開展深層次服務。在對文獻資源進行綜合分析研究的基礎上，根據演職人員的需要，編寫成參考資料、專題資料匯編和各藝術門類述評等。深化文獻資源研究，密切關注學術動態、演出市場的信息，密切注視與本院團相關的藝術研究新動向、新觀點，及時地、系統地把文獻信息傳達給演職人員。

總之，只有不斷加強資料室現代化建設，加強人才隊伍建設，加強特色資源建設，認真思考藝術院團資料室工作的特點，有針對性地、深層次地做好服務工作，才能使資料室在藝術創作和創新過程中發揮更大的作用。

[1] 楊鳴放.現代化編目工作對編目員的素質要求與能力培養.圖書館建設，2001（3）.

[2] 何麗敏.淺談高校資料室為學科建設服務.渤海大學學報，2005（3）.