數據分析在管理評審過程中的應用

孫鳳云

（天津二十冶電裝分公司，天津300000）

數據是質量控制的基礎，是質量管理的科學依據，是質量管理的中心。美國著名的Malcolm Baldrige獎的評定規則中對數據的有效使用提出了具體要求。而日本戴明質量獎在事實基礎上建立的評獎體系，十分強調通過統計技術的應用發揮數據的作用。在中國的QC活動中也重點強調使用統計技術。目前，數據在三位一體管理體系的監視與測量中也有著其特有的作用，ISO9001：2000模型在8測量、分析和改進標準中，對數據的適用提出了明確的要求，期望組織在策劃并實施證實產品的符合性及持續改進質量管理體系的有效性的過程中科學使用數據。

1 概述

1.1 數據分析的作用

數據分析就是將收集的工程數據進行整理，經過統計分析，找出規律，推斷生產工序中及產品質量問題，進一步分析產生問題的原因，以便采取相應的對策與措施，使工程質量處于受控狀態。工程質量的統計推斷流程如圖1：

圖1

當生產處于穩定時，質量數據的特征值具有二重性，即數據的波動性與統計規律性。正常條件下，質量數據在平均值附近波動，一般呈現正態分布。質量數據的總體即母體，是所研究對象的全體。樣本又稱子樣，是從總體中抽取的部分個體。被抽中的個體稱為樣品。通過分析樣本特征就可推斷總體質量的特征。

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1.2 數據及其分析在管理評審過程中的重要性

鑒于數據的性質，同樣可以把數據及其統計技術應用于管理體系的過程評審中，管理評審是三位一體管理體系即GB/T19000質量管理標準、GB/T24000環境管理體系及GB/T28001職業健康安全管理體系中最重要的一個過程，是實現持續改進最關鍵的環節。

管理評審過程是一個輸入輸出的過程，管理評審的輸入過程包括：審核結果、顧客反饋意見、過程的業績和產品的符合性、預防和糾正措施的狀況、以往管理評審的跟蹤措施、可能影響質量管理體系的變更及改進建議等過程，這一評審過程如同產品生產過程，在這一過程中，能進行有規則的數據采集，從而可以正確地使用數據及其統計技術進行監視和測量，評價管理體系的有效性及適宜性，正確識別可以實現改進的范圍及優先改進的區域，準確評價組織的管理評審業績。以圖表的形式反映管理評審數據的內在規律，使管理者對管理評審過程的結果及管理過程本身的穩定程度一目了然，讓管理者很快找出問題，輸出正確的結果。由此可見，正確地收集數據并科學地進行統計是評價管理評審過程業績的重要手段和工具。

管理評審過程要求最高管理者應按策劃的時間間隔評審管理體系，這樣就可以定時對管理體系的運行記錄進行不斷的樣本采集。

2 管理評審過程的數據采樣及分析

在管理評審過程的輸入與輸出中，組織采集到各種數據，這些數據的特征符合統計技術所用數據的性質，因此從數據能推斷出體系運行的情況，數據具體應用如下。

2.1 不合格項的統計與分析

在一定運行范圍內，以一定時間間隔為周期，按職能要素進行全樣檢查，查出的不合項，分別選擇利用調查表、分層法、排列圖及因果圖等統計技術進行數據分析，找出體系運行不合項發生的原因，制定糾正措施，提出改進意見，完善管理體系。

2.2 利用控制圖進行統計分析

按全數檢查結果計算某類體系運行記錄的合格率，按時間順序繪制控制圖，產品合格率以UCL（100%）、CL（97%）、LCL（94%）界定的P圖分布情況推斷生產工序（體系過程）的穩定狀態，判斷體系的適宜性、充分性和有效性。

首先確定一抽查運行記錄的范圍——在范圍內采集運行記錄數據——計算合格率百分比——繪出UCL、CL、LCL線——繪制控制圖——按數據分布的圖形評定體系的穩定情況（數據落在控制界限內的即可判斷為體系穩定）。

3 應用實例

某建筑公司對41個職能要素按26個程序文件分配給10管理部門。在體系運行中有28個項目運行體系。在進行體系測量時全數檢查得出29項不合格，對29項不合格進行了分析。

3.1 不合格報告中所占比重結果（歸類統計）如下：

檢驗、測量和試驗設備管理和分包方管理不合格項各占4項，分別占不合格項總數的13.8%。

管理方案控制占3項，占不合格項總數的10.3%。

記錄控制、消防管理和施工安全管理各占2項，分別占不合格項總數的6.9%。

應急準備和響應控制、產品實現策劃、環境因素識別、評價和更新管理、固體廢棄物管理、檢驗和試驗管理、機械設備管理、目標管理、工程承包合同評審、物資管理、人力資源管理、施工過程管理、顧客滿意管理上各占1項，分別占不合格項總數的3.5%。

3.2 存在問題的主要原因：

個別項目經理部、部門對體系文件學習不夠。有些管理人員對公司管理體系文件的要求沒吃透，不能及時做好管理運行記錄。

在填寫體系運行記錄方面，項目經理部存在沒有針對本工程項目的實際情況，照搬硬套公司的管理體系運行記錄范本，使體系運行記錄的填寫內容與施工現場情況有脫節現象，沒有真正達到程序文件所要求的目的，填寫不認真。

在管理方案控制要求方面，存在著未能按要求制定管理方案或制定了管理方案卻沒按管理方案去實施，使重大風險和重要環境因素控制上沒有很好的達到目標指標要求。

在環境管理方面，施工現場對固體廢棄物的分類、標識、處置和回收管理上仍有不到位現象。對環境因素的識別、評價沒有正確分析和理解，照搬公司指導文件。

現場材料標識不完善，部分計量器具沒有按類別粘貼標識。

在分包管理問題上，項目部和公司主管部門對這項工作的控制管理不到位，分包評審不規范、評審資料不全。有些項目經理部對經評審合格的分包方未向相關部門和施工單位進行交底等問題。

3.3 改進建議與要求

各部門、項目經理部都要進一步學習公司管理體系文件，熟悉體系文件的具體內容和實施要求，公司各有關部門進一步做好日常對項目經理部對口專業管理業務和體系運行的檢查、指導和服務工作。

要進一步做好信息的傳遞和溝通工作，上報或橫向傳遞的信息（管理記錄）應及時、準確。

要加強工程分包方、勞務分包、設備租賃分包和物資供方的評審及選擇和分包方的資質、業績評價、分包合同的資料收集工作，并做好在日常施工生產過程中的監督管理工作。

加強體系運行控制,落實管理方案,消除或降低職業健康安全風險和對重要環境因素進行有效控制。

4 在體系管理中應大力推廣統計技術

在管理評審中應采用利用排列圖，魚刺圖進行審核結果的分析；利用調查表進行顧客反饋意見的收集；利用調查表、分層法、因果法及控制圖進行過程的業績的測量；利用調查表對預防和糾正措施的狀況進行分析；利用調查表對以往管理評審的跟蹤措施的調查；利用調查表統計可能影響質量管理體系的變更；對改進的意見利用調查表進行分析。管理評審過程中應大力推廣統計技術的應用，利用統計技術幫助組織進行測量、表述、分析體系運行期內各個階段客觀存在的變異即不合格；通過對數據的統計分析能更好地理解不合格的性質、程度和原因，從而有助于解決不合格引起的問題，促進體系持續改進；科學地運用數據分析有助于組織提高管理體系的有效性；提高組織管理效率；更有利于組織作為決策。

[1]中華人民共和國國家標準：質量管理體系要求GB/T19001-2000

[2]ISO14000系列標準

[3]GB/T28001-2001職業健康安全管理體系規范

[4]工程質量管理/施賽 胡文發-上海同濟大學出版社 2006.9