對南京市江寧區祿口街道社區檔案工作的調查與思考

□周飛

在工作實踐中我們清楚地認識到，社區檔案主要產生于社區，服務于社區工作和社區老百姓，是政府與農民相互溝通、建立信賴關系的紐帶和橋梁。特別是社區農民的土地被流轉、征用發生變化后，政府必須做好失地農民的動遷、安置和補償工作，要著眼于失地農民今后的收入來源和生活保障考慮。因此，做好社區檔案工作不僅是建設“新農村”的需要，更是保障民生的需要。為此，就目前社區檔案工作如何開展，筆者對祿口街道作了專題調查。

一、祿口街道社區檔案管理的基本狀況

祿口是個涉農街道，近年來，隨著“空港工業園”和“航空新城”的建設，一大批省、市、區重點建設項目“落戶”祿口，從而加速了祿口城市化的進程。在調查過程中，我們對祿口街道所屬的永興、彭福、小彭、成功等多個社區進行了實地走訪。永興社區是祿口街道經濟條件“中等”的社區之一，社區戶籍人口2280人，有5個自然村和9個居民小組，社區檔案工作隨著“新農村”建設被提升到重要的議事日程。社區相繼成立了“檔案工作領導小組”、“檔案鑒定、銷毀小組”；成立了社區“綜合檔案室”，明確了一名副書記分管檔案工作，配備了一名大專學歷的專職檔案員和5名兼職檔案員，拿出89平方米套房作為檔案專門用房，并且做到庫房、辦公和閱檔三分開。檔案基本實現了“文件級”目錄電腦化管理，各項檔案管理制度全部上墻，近年社區又購置了檔案裝具、空調、電腦、復印機、數碼相機等專用設備，共投入專項經費10萬余元用于檔案業務創建。2009年10月永興社區順利通過檔案工作“三星級”測評認定。

彭福社區是省級典型示范社區，經濟條件較好，檔案工作起步較早，在調查中社區沈書記親自接待，他對社區檔案工作非常重視，專門聘請了一名退休教師為社區專職檔案員，社區有單獨的檔案室、榮譽室、圖書室、閱覽室，在談到社區檔案為社區服務時，沈書記感觸頗深。他說，過去我對檔案工作確實認識不足，平時談起來重要，做起來次要，忙起來就不要。在上一輪彭福企業改制和近幾年的土地流轉過程中，檔案發揮了不可替代的作用，如果不是從檔案中找到原始的協議、合同等依據，彭福社區的集體資產起碼要損失幾百萬元，社區檔案管理對社區本身和老百姓利益來說太重要了，這項工作不僅要做而且要加大力度，我要請檔案部門的專家上門來指導，把它做規范，在檔案管理上投入一點財力、物力很有必要，回報很大，非常值得。目前，彭福社區形成的檔案有文書類、會計類和聲像類，其中文書檔案401卷，會計檔案339卷(冊)，照片檔案1180張，錄像帶20盒，保存較早的是上世紀70年代的文書檔案。

小彭社區位于祿口街道東南角，區位較為偏僻，經濟基礎相對較弱，辦公條件緊張，環境顯得擁擠，沒有獨立的檔案室，但社區檔案管理做得井然有序。雖然“硬件”條件弱一些，但是“軟件”并不軟。第一，社區明確了一名大學生(村官)為兼職檔案員，建立了各項檔案管理制度，添置了檔案柜和檢索工具櫥，使社區檔案有人管、有制度、有櫥柜；第二，文件材料收集較為齊全，社區書記、主任帶頭把手中上年度的文件材料主動移交到檔案室，從而保證歸檔材料的齊全完整。2008年之前的文件材料目前已經全部整理歸檔，共形成文書檔案296卷、會計檔案78卷，整理的檔案全部入柜，裝訂結實美觀、排放規律有序；第三，在制定歸檔范圍時，能夠緊貼社區職能，圍繞“社區黨建、社區自治組織建設、社區服務、社區文化、社區衛生、社區計生、社區環境、社區治安”等八個方面材料來著手，尤其是在具體操作中，檔案人員本著“強化收集、優化整理、深化利用”的方針，不僅分類科學、組卷合理、整理規范，而且建立了相應的管理臺帳，使檔案檢索利用方便快捷。

從調查情況來看，徒蓋、茅亭等17個社區檔案形成的門類和數量都相對較少，基本是以文書檔案和會計檔案為主，而且局限于2000年后所形成的文件材料。從這次調查統計的數據來看，祿口街道30個社區共形成各門類檔案10576(卷、盒、張)，其中，文書檔案5377卷，占總數量的50.84%；會計檔案3465卷(冊)，占總數量的32.76%；聲像檔案1734張，占總數量的16.39%。從調查的結果來看，各社區領導和干部檔案意識普遍較強，社區保存的文件材料基礎都很好，尤其是在工作活動中形成的職務任免、批復、表彰、會議記錄、協議、合同、就業培訓、合作醫療保險、以及人員名冊、統計表等重要文件材料都沒有散失，大多數社區對每年所形成的文件材料都能及時整理歸檔，有“欠帳”的社區只占總數1/5左右，2000年后歸檔的案卷質量基本符合檔案管理要求。

通過對陳巷、楊樹灣等社區走訪調查，發現有部分社區的檔案管理還存在一些薄弱環節。一是檔案人員普遍沒有接受過專業培訓，在具體業務操作中遇到難題習慣于憑自己主觀意識來判斷，缺乏相應的專業知識；二是形成的檔案門類單一，多數社區僅限于對文書檔案和會計檔案的整理，而忽視對其它類別材料進行歸檔。社區對工作活動中形成的實物類(如:獎牌、獎杯、獎狀)、聲像類(如:錄音、錄像、光盤)以及設備類(如:空調、電腦、車輛)等材料存在認識上的誤區，覺得這些物件不屬于歸檔的范疇，從而導致檔案門類不齊全；三是對2000年撤縣設區以前形成的檔案，社區基本采取維持現狀，這部分檔案存在分類不科學，組卷不合理，保管期限劃分不準確，案卷標題擬寫不規范，案卷裝訂不結實有超薄、超厚等現象，有的紙張已經出現破損、掉頁、泛黃以及字跡退化等情況；四是事關農民長遠利益的第一輪土地承包的原始登記，以及土地流轉、山林水面開發、建房登記、合作醫療保險、低保戶、優撫對象等涉及民生的重要檔案沒有得到重點管理。

二、加強社區檔案管理勢在必行

在過去城鄉分割的二元體制下，區(縣)檔案業務指導只開展到鄉鎮機關，隨著時代的發展，社區檔案越來越突顯其重要性，政府通過建立社區檔案可以提高公信力，農民通過利用檔案可以獲知黨和政府的惠民政策，可以加強對村務公開的監督，可以維護自己的合法權益。社區檔案對民生保障至少有以下好處:為農民提供詳實可靠的政策信息；保障農民土地、財產以及受益分配不受非法侵害；為農民應對各種意外風險和災害提供可靠力證；為農民養老、安置、醫療保障提供佐證；政府可以通過社區“檔案”建立信息平臺，為農民提供生產、勞動、就業、培訓等機會。綜上所述,社區檔案乃農民利益依附之根本,是農民參與社區管理、分享改革成果、規避各種風險的可靠依據；社區檔案對增進干群關系、緩和各種矛盾、維護社會穩定能發揮應有的作用。

三、解決社區檔案管理中存在問題的幾點建議

社區檔案管理不僅面廣而且量大，其內容涉及到政治、經濟、民生等各個領域，做好社區檔案工作不是單靠哪一個人就能辦到的，也不是僅靠發幾份文件、開幾次會議就能解決的問題，它是一個系統工程，需要得到社區領導的重視支持，需要社區各部門之間通力合作，需要社區專(兼)職檔案員長期不懈扎實有效地工作才能取得成果。所以，我們必須堅持以科學發展觀為指導，統籌兼顧，切實解決好社區檔案管理過程中出現的新情況和新問題，保障社區檔案工作進入可持續化發展軌道。第一，必須建立健全檔案管理機制和制度，為社區檔案工作的順利開展提供組織保證。第二，切實增強全員的檔案意識，加強對社區檔案工作的領導和經費的投入。街道黨工委、辦事處應把檔案工作納入社區年度考核內容。第三，社區應把文件材料年度歸檔作為內部管理范疇，納入常規工作，做到職責明確、責任到人、任務量化。第四，對應歸檔的文件材料要廣泛收集，并按歸檔要求分門別類進行整理，保證檔案門類齊全完整。第五，對已撤并行政村移交到社區的檔案要進行重新鑒定、整理，維護社區檔案的完整與規范。第六，加強對社區檔案人員的業務培訓，使其熟悉并掌握檔案管理過程中的各個環節。第七，合理開發利用檔案資源，使其在推動社區建設和發展中發揮應有的作用。