整合資源 集中管理 充分發(fā)揮社會保險業(yè)務檔案“三服務”效能

□ 刁建霞

勞動保障檔案在維護群眾合法權(quán)益，化解矛盾糾紛，解決好人民群眾最關心、最直接、最現(xiàn)實的各類民生問題中，具有不可替代的記錄和憑證作用。近年來，我們以加強社會保險業(yè)務檔案管理服務為重點，以方便社會和參保對象利用為目的，著力構(gòu)建社會保險業(yè)務檔案的大管理格局，在推動社會保險業(yè)務檔案服務事業(yè)發(fā)展和服務民生上下功夫，使檔案工作在改革創(chuàng)新中得到又好又快發(fā)展。

一、整合資源，創(chuàng)新社會保險業(yè)務檔案管理模式

長期以來，社會保險業(yè)務檔案管理存在三大突出問題：一是檔案的分散管理與群眾集中利用的矛盾。檔案是一種社會公共信息資源，隨著電子信息技術的廣泛運用，群眾利用檔案的需求和途徑發(fā)生了深刻變化。在傳統(tǒng)的檔案工作條塊結(jié)合的管理體制下，檔案被分散在不同的處室（單位），在群眾利用檔案需求日益多元化、利用途徑日益多樣化的情況下，檔案分散管理與群眾集中利用就成為檔案工作更好服務民生的障礙。因此，亟須對檔案資源特別是業(yè)務檔案資源進行有效整合，著力解決檔案工作服務民生的機制性問題。二是檔案接收范圍狹窄與利用需求廣泛的矛盾。群眾對檔案信息的利用需求，正逐步走出單一的為維護權(quán)益的憑據(jù)性利用，走向多元化的利用趨勢，這就要求檔案資源體系覆蓋更多的人，為更多的人服務。而較長時間以來，我們還沒有走出重文書檔案接收的慣性以及重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認識，檔案接收僅僅局限于文書檔案。如此狹窄的接收范圍，造成館藏門類不全、結(jié)構(gòu)失衡、數(shù)量偏少，無法滿足人民群眾廣泛利用檔案的需求。三是群眾快捷利用與信息化建設之間的矛盾。群眾通過現(xiàn)代信息技術利用檔案的需求日益迫切，但由于區(qū)域間經(jīng)濟、技術發(fā)展不平衡，信息化只能在一定程度上提高檔案的查找速度，而不能提高整體檔案信息化水平，與群眾信息化的利用需求相距甚遠。為有效解決這些問題，我們創(chuàng)新管理，切實改變原有的不適應的管理模式，采取相應的措施整合檔案資源。

(一)從建立機構(gòu)入手，夯實檔案管理基礎

2007年2月，我局成立了檔案管理中心，授予其對全市勞動保障檔案工作指導和管理的職能。檔案管理中心負責對全局文書檔案、基本養(yǎng)老保險檔案、醫(yī)療保險檔案、失業(yè)保險檔案、工傷保險檔案、生育保險檔案、企業(yè)工資檔案、仲裁檔案、勞動監(jiān)察檔案、就業(yè)管理檔案、培訓鑒定檔案、會計檔案、科技檔案、特殊載體檔案、企業(yè)退休人員檔案、失業(yè)人員檔案、托管人員檔案、死亡人員檔案、會計電子檔案等實行集中統(tǒng)一管理。

一是加大基礎設施投入。我局興建了使用面積為726平方米的檔案管理中心，達到庫房、辦公、閱檔三室分開。在辦公經(jīng)費較為緊張的情況下，確定專項資金，實行專款專用，添置了達到國家質(zhì)量標準的660立方米、具備10年富余量的檔案立式雙軌道密集架，配備了空調(diào)、電腦、除濕機、激光打印機、溫濕度記錄儀、吸塵器、滅火器、去濕機等設備，安裝了專業(yè)的防盜門、防紫外線窗簾、多功能監(jiān)控攝像系統(tǒng)。完全符合檔案管理“八防”要求。即防盜、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防光、防蟲。

二是擴大庫藏檔案規(guī)模。檔案中心現(xiàn)有藏檔125074保管單位，檔案形成年代自1996年至今。編制了《泰州市勞動和社會保障局文書材料歸檔范圍及保管期限表》、1996-2009年《檔案中心指南》、《卷內(nèi)文件目錄》、《案卷目錄》、《文書檔案歸檔目錄》、《全引目錄》、《全宗介紹》、《干部職務任免一覽表》、《歷年獲獎情況一覽表》、《文號目錄》等檢索工具。匯編了《全宗指南》、《組織機構(gòu)沿革》、《大事記》、《人事任免》、《發(fā)文匯編》、《基礎數(shù)據(jù)匯編》、《泰州市勞動保障志（初稿）》、《泰州市勞動和社會保障工作 10年集錦（1996-2006）》等 63種編研資料。把“死檔案”變成“活信息”，充分發(fā)揮勞動保障檔案服務于勞動保障事業(yè)發(fā)展、服務于民生效能作用。

三是強化專業(yè)人員配備。我局選配了1名精通檔案管理業(yè)務的副研究館員擔任檔案中心主任，并狠抓檔案管理專業(yè)人員隊伍建設。目前，檔案中心有專職檔案員4名，兼職檔案員28名，全部具有大專以上文化程度。

四是實施現(xiàn)代化管理手段。我局與軟件公司合作開發(fā)了一套檔案管理系統(tǒng)軟件程序，利用該系統(tǒng)輔助立卷，并對卷內(nèi)目錄、案卷目錄、收發(fā)文簿、著錄卡片等進行隨機錄入管理，大大提高了工作效率。通過電腦輸入檔案資料的個別信息，如標題、文號等，利用定點、模糊查詢功能，就能快速、準確地查找到所需的檔案信息，極大地方便了檔案的查詢和利用。

(二)從強化領導入手，完善檔案管理工作責任體系

我局對社會保險業(yè)務檔案工作十分重視，將檔案工作與業(yè)務工作同規(guī)劃、同布置、同落實、同督查，納入單位發(fā)展規(guī)劃和年度工作目標計劃。建立了檔案工作領導機構(gòu)，由局主要領導任組長，分管領導任副組長，各處室（單位）主要負責人為成員。局領導班子每年兩次專題研究檔案工作，解決檔案工作中存在的問題。為爭創(chuàng)國家五星級檔案中心，去年局長辦公會研究決定投入20多萬元，進行核心檔案無紙化掃描工作。同時，建立了以辦公室為職能部門，以專職檔案員為主，以兼職檔案員為補充的檔案管理網(wǎng)絡，做到一級抓一級，層層抓落實。在對處室（單位）工作年度考核中，對檔案管理工作一并考核，并每年評選出檔案管理先進單位和優(yōu)秀個人。

(三)從建章立制入手，促進檔案管理工作規(guī)范化

我局深入貫徹實施《檔案法》，完善檔案管理的規(guī)章制度，建立健全各項檔案管理制度。先后制定了檔案整理歸檔、借閱保密、檔案庫房管理制度、檔案鑒定銷毀、檔案安全保衛(wèi)制度、檔案工作保密制度等檔案管理制度，并狠抓落實，使檔案管理工作朝著規(guī)范化、制度化方向發(fā)展。

二、強化指導，構(gòu)建全市社會保險檔案管理大格局

我局在抓好自身檔案工作的同時，由點帶面，著力推進全系統(tǒng)社會保險業(yè)務檔案管理工作上水平，努力構(gòu)建全市社會保險業(yè)務檔案的大管理格局。一是將各市（區(qū)）勞動保障局檔案管理納入考核目標。明確要求通過兩到三年的努力，各市（區(qū)）局檔案管理要達標升級，并把這次達標升級列入對各市（區(qū)）局年度工作的考核內(nèi)容，在總分100分中占3分。二是加強對用人單位社會保險業(yè)務檔案的指導。2008年我局下發(fā)了《關于做好我市用人單位職工檔案管理的暫行辦法》，對用人單位職工檔案管理，特別是企業(yè)退休人員檔案管理進行考核評比，凡檔案管理不達標的不得評為當年勞動保障工作先進單位。全市統(tǒng)一印制了在職職工、退休人員、失業(yè)人員、托管人員檔案封皮、卡片、卷內(nèi)目錄。通過近兩年的努力，全市用人單位檔案管理水平顯著提高，失業(yè)人員，退休人員、托管人員檔案全部實現(xiàn)由勞動保障部門統(tǒng)一集中管理。三是狠抓退休人員檔案管理。我局從2002年起結(jié)合退休人員社會化管理，下發(fā)了《關于做好我市退休人員檔案管理的規(guī)定》，要求各用人單位在將退休人員納入社會化管理的同時，必須向社會保險部門移交經(jīng)驗收合格的退休人員檔案，并先后舉辦三次培訓班，加強業(yè)務培訓。通過幾年的努力，我市15萬多退休人員檔案全部實現(xiàn)了由社會保險系統(tǒng)集中管理，并全部符合檔案管理要求。

三、充分利用，發(fā)揮社會保險業(yè)務檔案服務事業(yè)發(fā)展、服務民生的效能

近年來，我們著力在檔案信息資源的開發(fā)利用上狠下功夫，充分發(fā)揮社會保險業(yè)務檔案服務于社會保險事業(yè)發(fā)展、服務于民生的功能作用。

(一)利用檔案信息資源，服務于黨和政府決策

我們通過大量檔案信息資源和勞動保障工作中社會勞動力數(shù)字檔案、專業(yè)檔案，確保每月向政府提供就業(yè)、失業(yè)的檔案數(shù)據(jù)分析，提出了就業(yè)援助工作對策、強化職業(yè)技能培訓工作方案以及解決失業(yè)保險社會化發(fā)放制度接軌實施方案、解決享受低保的就業(yè)年齡人員的就業(yè)方案等，為黨和政府決策提供了可靠的檔案依據(jù)。我們還利用檔案加工成編研材料，整體反映下崗失業(yè)人員的真實情況，對存在的困難和問題進行定性、定量分析，總結(jié)運作中好的做法，并提出針對性的對策建議，為做好勞動力資源和市場需求預測，提供了參考借鑒。

(二)利用檔案信息資源，服務于社會保障政策

在檔案管理工作中，我們及時捕捉信息熱點，通過整體了解、掌握勞動者的真實情況，為制訂出臺勞動保障政策提供依據(jù)。2002年底大量下崗失業(yè)人員檔案入庫，我們發(fā)現(xiàn)許多人只參加了養(yǎng)老保險，由于當時政策限制，他們無法參加城鎮(zhèn)職工醫(yī)療保險，勞動者意見很大。在綜合分析和充分調(diào)研的基礎上，我市及時出臺了靈活就業(yè)人員參加醫(yī)療保險的政策。在檔案管理工作中，我們先后運用職工檔案信息，分析人員類別，實施分類保障；通過整體了解下崗失業(yè)人員真實情況，開展扶貧幫困以及勞動能力鑒定；利用專業(yè)檔案，進行有效仲裁調(diào)解，公正處理各類勞動爭議；利用失業(yè)人員檔案，為下崗失業(yè)人員爭取協(xié)保名額，幫助失業(yè)人員解決保障的后顧之憂。

(三)利用檔案信息資源，服務于參保對象

前不久，一名職工到檔案中心查找檔案以確定工齡，當查閱到相關信息后，這名職工高興地說：“天天跑信訪辦，不如來勞保局查檔案”。如今，像這名工人一樣，每天到我局檔案中心來查閱各類檔案的有數(shù)百位。民生檔案的大量進館，順應了群眾對檔案的需求，檔案利用量呈逐年大幅上升的趨勢。2008年，我局檔案管理中心接待利用者突破3000人次，涉及核實工齡、學歷，職稱評定，企業(yè)改制，落實政策，解決財產(chǎn)權(quán)屬糾紛等多個方面的問題，提供利用檔案6800余卷（件），分別是2005年的18倍和12倍。今年我市按照《江蘇省計劃生育條例》的規(guī)定，首次對符合條件的退休人員發(fā)放一次性補貼。由于年代跨度大，涉及人員多，情況復雜，要把10多年來每個退休人員當時退休時的審批表找出來逐一對照，難度可想而知。由于我局檔案齊全、管理到位，僅用了一個多月時間，就從退休人員檔案中核查清楚了有關信息，為全市2.8萬多名退休人員增加補貼提供了檔案依據(jù)。