新時期涉密地質資料檔案的安全管理

□鎖曉霞

按照江西省國土資源廳、江西省國家保密局《關于在全省開展涉密地質資料清理工作的通知》精神和具體部署，我局共清理登記館藏地質成果檔案3214卷，其中涉密3051卷，清理登記破損檔案824卷。局檔案館共清理登記館藏地質成果檔案1607卷，其中涉密1588卷，清理破損檔案334卷，并分別建立了成果地質資料目錄數據庫。但涉密地質資料的安全管理給我們帶來了新的課題，為做好這項工作，我們強化了以下措施，保證了涉密地質資料檔案的安全管理。

一、強化涉密地質資料檔案的保密意識

為使各級領導和廣大檔案管理人員對涉密地質資料檔案的重要性有更深層次的認識，我們要求各級檔案部門要不斷增強做好涉密檔案保密工作的責任感和使命感，站在國家安全的高度，切實重視和不斷強化涉密檔案的保密工作。要加大檔案保密宣傳工作的力度，通過對《檔案法》、《保密法》相關知識的學習，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無小事”的責任意識，提高保密工作的自覺性和責任感，自覺履行保守國家秘密的義務，把安全責任意識貫穿于檔案工作的始終。同時，要認真貫徹“預防為主”的方針，堅決防止和克服麻痹大意的思想和僥幸心理。要經常開展檔案安全教育工作，把涉密檔案安全工作的重要性講清、講明，把泄密的危害和后果講足、講透，讓安全意識真正深入人心。

二、加強各級檔案庫房的安全建設

檔案庫房的科學管理是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。涉密地質資料清理工作結束后，我們要求各級檔案部門加強檔案庫房的安全建設。

1.各級檔案庫房基本配備了防盜門、鐵欄窗、報警器、電子監控設備等防盜設施，并隨時做好各項設施設備的檢修、維護工作。

2.檔案庫房指定專人負責管理，落實雙人雙鎖等嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。

3.涉密地質資料檔案實行單獨保管，配備帶鎖的移動密集檔案架、帶密碼鎖的保險柜等，從保管條件上確保檔案的安全管理。

4.盡量減少檔案的破損率，延長檔案的使用壽命。如，對不易保管的磁盤、光盤等存儲介質配備專用的檔案防磁柜，對容易破損的硫酸紙圖等重要檔案配備好防潮、增濕設備。同時，堅持日常監督與重點檢查相結合，不定期組織安全檢查，在認真清點核對檔案數目的同時，及時發現和消除檔案庫房的安全隱患，做到及時檢查、及時清理，采取有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。

5.各級檔案管理部門和人員不斷學習先進的管理經驗，向科學化、現代化管理方向進行探索和改進，逐步提高管理水平。對檔案形成時間跨度較大、管理人員多次更迭的單位，重在管理工作中強化保證安全措施。

6.為使全局檔案管理工作邁上新臺階，全局盡快全面實施地質成果資料數字化管理。

三、完善保密檔案借閱管理制度

我們根據《檔案法》、《保密法》等有關規定和我局工作實際制定了細致完善的涉密地質資料檔案借閱制度、外借制度、復制制度、歸檔制度等四項制度。制度中對涉密地質資料檔案的重要性進行了闡述，明確了檔案保密工作的指導思想、目的任務和具體要求，并對涉密地質資料的管理和利用全過程作了具體的規范。

1.各項檔案借閱規章制度的條文既嚴密扼要，又便于執行；既符合國家和行業有關政策，又結合了全局工作實際；既便于檔案人員安全管理，又方便了技術人員借閱利用。并準備在實際工作中認真加以總結，不斷充實和完善，確保涉密地質資料檔案的安全管理。

2.制度對涉密地質資料檔案的歸檔、借閱、移出、銷毀等均做了嚴格規定。如我們對新歸檔的涉密成果資料的定密范圍做了明確規定，并要求按V 1.1版本電子格式歸檔；借閱人要遵守保密制度，嚴禁轉借泄密和以個人名義向外單位轉讓涉密地質資料成果；涉密地質資料檔案使用完畢后應及時核對、檢查和維護，不能私自撕拆、涂改，更不得缺頁少項；借閱的檔案要保管好，不能丟失，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，立即向領導和檔案部門報告，進行補救，并追究其責任者責任，按國家有關規定嚴肅處理。

3.涉密地質資料檔案須在閱覽室借閱，原則上不外借，特殊情況要借出的，應有直接領導、項目負責人簽字，履行登記手續，填寫借閱卡及借閱簿，手續齊全后方可借閱。因工作調離、離退休和長期病休、出國工作及出國探親的，都必須全部清還借閱的檔案。屬借調工作人員借閱涉密地質資料檔案時，必須由項目負責人代借，當其離開單位時由代借人清還檔案。

四、涉密地質資料數字化管理系統的開發及應用

隨著數字技術、信息技術和網絡技術對社會經濟發展輻射作用的日益增強，涉密地質檔案管理也必須走向數字化。本次局檔案數字化管理系統的開發，定位在涉密檔案管理軟件的開發。主要以全文數據庫、多媒體數據庫和關系數據庫為管理工具，以掃描的紙質檔案圖像、全文內容、采編與轉換的音視頻等多媒體資料和檔案目錄為管理對象，利用海量全文數據庫技術、數據加密和壓縮存儲等技術，實現從原紙質檔案數據化、檔案接收、整理編目、檔案移交到檔案閱讀管理和檔案利用全過程的計算機管理，達到對地質檔案的目錄、文、圖、聲、像等多媒體檔案統一管理。

這一檔案數字化管理系統，實現了對核地質檔案資料的全文管理和智能檢索，提高了檔案的查全率和查準率，采用了文、圖、聲、像等檔案內容的關聯管理，方便了關聯檔案內容的查詢和利用，該系統在全局推廣和使用將全面提高涉密地質檔案信息化安全管理的水平。

五、加強涉密地質資料電子檔案的安全管理

安全保密措施是衡量電子信息安全與否、電子檔案管理完善與否的一個重要指標。涉密地質資料電子檔案從保管形式上主要分為兩種，一種是存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，另一種是存儲在網絡數據庫中的電子檔案。

存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，相對比較好管理。在保管方面主要做好防消磁、防損壞工作，可以復制副本或異地保存。存儲在網絡數據庫中的涉密地質資料電子檔案，在借閱方面我們做到了以下幾點：

1.所借的涉密地質資料電子檔案項目要與正在實施的地質項目內容相同，且要經主管領導及項目負責人批準，方可借閱。

2.根據使用者的具體情況，不可以無原則地向所有使用者提供全部利用方式。

3.根據涉密地質資料電子檔案內容的秘密等級進行有效管理，對秘密等級比較高的，不能用復制的方式提供利用。

4.對重要涉密地質資料電子檔案的信息內容進行加密處理。而存儲在網絡數據庫中的電子檔案，則應重點做好數據庫的安全與保密工作。首先要加強對計算機信息系統的保密管理，做好內外網分離工作，并對內外網服務器部署好防火墻，管理涉密地質資料電子檔案的計算機不得與國際互聯網相連，借閱涉密地質資料電子檔案的計算機不可復制資料。借閱者可根據權限查閱，在權限范圍內更改、編輯圖紙、文本，但是不能將圖紙及文本內容下載到終端用戶及任何設備上。這樣，所有的保密數據統一集中地保存在服務器上，既方便了利用者，又保證了涉密地質資料電子檔案的安全，從根本上杜絕保密信息的泄漏。

我局建局已經半個世紀，形成了大量的地質成果資料，做好涉密地質資料的安全管理工作，是對我局檔案管理工作及檔案隊伍素質的一次全面檢閱。我們將認真研究在涉密地質資料管理工作中存在的問題和不足，逐步完善涉密地質資料的安全管理工作，使涉密地質資料的檔案管理工作及早走上科學化、規范化的軌道。