高校會計電算化中存在的問題及對策*

王 森

(河北廣播電視大學,河北石家莊 050071)

高校會計電算化中存在的問題及對策*

王 森

(河北廣播電視大學,河北石家莊 050071)

在知識經濟時代,市場經濟瞬息萬變,會計電算化的應用,能為高校提供及時、準確和完整的財務信息,從而增強決策的有用性,提高高校管理效率和經濟效益,不斷提升高校的核心競爭力。但是,隨著會計電算化的飛速發展,網絡技術應用領域的不斷拓寬,使會計電算化系統出現許多新的特征。而這些既推動了現有會計信息系統的發展,同時也對現有的會計電算化系統的發展產生了障礙。為了順應當今網絡時代的發展潮流,我們應就會計電算化存在的問題及對策進行探討。

會計電算化;網絡;安全

隨著電子信息產業的不斷發展,會計電算化在社會經濟中的運用越來越廣泛。首先,電子商務越來越成為網絡時代的商業方式和高校生存和發展的形式;其次,高校管理信息大都以電子方式運行,實現數字化管理;最后,網上學校、網際學校、虛擬學校等新的學校系統開始出現,新的經濟形態如直接經濟、網絡經濟等逐步形成。財務會計系統是經濟信息系統的一個子系統,互聯網的“傻瓜”化應用,使得財務會計系統的環境和內容都發生了深刻的變革。

一、會計電算化存在的問題

1.人們的思想認識問題

我國電算化事業起步較晚,人們的思維觀念還未充分認識到電算化的意義及重要性。多數單位電算化都是應用于代替手工核算。同時,在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠。

2.財會專業人員計算機知識的欠缺問題

一般會計人員所掌握的知識、理論僅能滿足手工會計核算,而會計電算化的應用對會計人員提出了更高的要求。既要求會計人員要掌握一定會計專業知識,還要掌握相關的計算機知識,財務軟件的使用技術以及保養和維護。一般會計人員業務經驗豐富,但計算機專業知識卻很匱乏,難以勝任用計算機處理會計業務工作。表現較為突出的是對財務軟件的應用方法掌握得不夠透徹和熟練,對軟件的認識有局限性,對軟件運行過程中出現的故障不能及時排除,導致系統不能正常運行。這個問題已成為高校快速實現會計電算化的障礙。

3.常見的技術性問題

(1)在業務操作的關鍵時刻,計算機突然以“待機”、“死機”等,致使會計業務難以按部就班進行。作為高科技通病,無疑此現象直接影響到會計電算化核算的質量和效率,已經構成現代會計工作的障礙。

(2)錄入或采集數據后,生成的表格數據出錯,致使會計信息數據技術性失真。這些失真的會計信息數據向下順延,最終生成更為失真的數據信息。如果高校決策層使用了這些數據信息,那么高校的宏觀決策失誤便在所難免。

(3)系統軟件“翻臉”,直接造成會計應用程序數據丟失。在現實工作中,會計人員正在錄入數據或執行某一項指令后,計算機突然出現“黑屏”或帶有一系列英文字符的“藍屏”,按回車鍵或其他鍵,“藍屏”依然不走,最后,只好實施“熱啟動”結束任務。但在這種情況下,大多都以會計數據丟失甚至應用程序損壞為代價。

4.面臨的安全性風險問題

網絡會計實現了會計信息資源的共享,但同時也將自身暴露于風險之中,這些風險主要來自泄密和網上黑客的攻擊等。

(1)系統密碼被非法竊取、盜用,致使高校銀行存款賬戶資金被轉移;(2)網絡傳輸中,單位結算資金面臨安全風險;(3)計算機病毒侵襲造成系統無法正常運行;(4)會計電算化系統遭受到舞弊行為而造成高校嚴重損失。

二、針對會計電算化存在的問題提出以下對策

1.重視理論研究,提高思想認識

會計電算化,是電子計算機在會計工作中應用的簡稱,就是把以電子計算機為代表的現代化數據處理工具和以信息論、系統論、控制論、數據庫以及計算機網絡等新興理論和技術應用于會計核算和財務管理工作中,以提高財會管理水平和經濟效益,進而實現會計工作的現代化。

電算化會計理論即研究實現電算化后的會計信息系統組織、會計核算的程序和管理制度,會計核算的方法,以及用計算機作為主要的核算工具后對會計理論、會計制度的影響和會計工作的新特點。電算化會計理論的研究確定了電算化會計信息系統的基本功能體系、運作規范及特點、審計接口、會計檔案等基本要求,它一方面符合手工會計的基本要求,同時又具有自身獨有的特點。電算化會計理論的基本問題研究透徹了,會計軟件的研制就有了明確的方向和目標,才能更符合會計、審計工作的實際要求,會計電算化軟件才能更好地服務于會計工作。

2.強化崗位培訓,提高會計人員計算機操作業務素質

要提高會計人員計算機業務素質,必須大力加強人才培訓的力度。應立足于國際水準,培養或聘用一批高級技術人才,他們能夠掌握國際先進技術,精通信息技術,熟練應用會計電算化,推動高校電算化事業由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。各基層單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識,維護軟件正常運行,掌握計算機先進技術,培養復合型人才,為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。

3.做好電算化會計檔案管理工作,確保系統歷史數據信息安全完整

隨著我國會計電算化事業的不斷發展,應做好會計電算化會計檔案的管理工作,為會計基礎管理工作提供有效的數據源。為了更有效地做好電算化會計檔案管理工作,我們必須根據電算化會計檔案的特點,分別做好會計檔案的收集、保存、利用等方面的工作。

(1)電算化會計檔案的收集。財務部門應把財務數據的備份文件保存好,以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。

除了備份之外,還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等;計算機操作系統版本,應用軟件要求及版本等。

(2)電算化會計檔案的管理與保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的,根據這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數據的備份,并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案,還應定期進行檢查、復制,防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失,造成無法挽救的損失。此外,還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。

(3)電算化會計檔案的利用。即電算化會計檔案的調閱。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統的不斷升級,我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況:1)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致,此時只需將你所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進行調閱即可;2)所調閱的會計檔案的版本號與前會計電算化系統版本號不一致,此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統,然后再進行調閱。

4.要加強會計信息系統的安全性和保密性

財務上的數據往往是高校的絕對秘密,在很大程度上關系著高校的生存與發展。會計信息系統的安全控制,是指采用各種方法保護數據和計算機程序,以防止數據泄密、更改或破壞,主要包括:實體安全控制、硬件安全控制、內部控制、軟件安全控制、網絡安全控制、病毒的防范與控制和加強審計監督等。

(1)實體安全控制。實體安全涉及到計算機主機房的環境和各種技術安全要求、光和磁介質等數據存貯體的存放和保護。計算機機房應該符合技術要求和安全要求,應充分滿足防火、防水、防潮、防盜、恒溫等技術條件,長期保存的磁介質存貯媒體應定期轉貯。

(2)硬件安全控制。計算機會計信息系統的可靠運行主要依賴于硬件設備,因此硬件設備的質量必須有充分保證。同時,為防萬一,關鍵性的硬件設備可采用雙系統備份。

(3)內部控制。會計信息系統的內部控制分為制度控制和程序控制兩類。1)制度控制一般是以管理制度的形式實行的,即由主管部門制定一系列規章制度強制或監督會計部門執行,從而保證會計系統軟件正常和安全運行,免遭外界干擾和破壞。2)程序控制是靠軟件本身尤其是會計系統軟件來實現的內部控制機制,這種內部控制機制往往比通過各種管理制度實現的控制更為有效。

(4)軟件安全控制。1)會計系統軟件的開發,必須進行全面的市場調查,嚴格遵循財政部頒布的《會計核算軟件管理的幾項規定(試行)》,科學系統地分析和設計。2)應分析研究各應用軟件的兼容性、統一性,使各業務系統成為基于同一種操作系統平臺的大系統,各種業務之間能相互銜接,相關數據能夠自動核對、校驗,數據備份應統一完成。3)系統軟件應盡量減少人機對話窗口。4)增強系統軟件現場保護和自動跟蹤能力,提供“黑匣子”模塊,記錄一切非正常操作。

(5)網絡安全控制。網絡對會計信息系統的安全性提出了比單機系統更高的要求。如果安全控制設計不好,會帶來比單機系統更大的損失。針對網絡的特點,需加強以下幾個方面的控制:1)用戶權限設置。從業務范圍出發,把各項業務的授權、執行、記錄以及資產保管等職能授予不同崗位的用戶,并賦予不同的操作權限,拒絕其他用戶的訪問。2)密碼設置。每一用戶按照自己的用戶身份和密碼進入系統,對密碼進行分級管理,避免使用易被破譯的密碼。3)對存儲在網絡上的重要數據進行有效加密。

(6)病毒的防范與控制。防范病毒最為有效的措施是加強安全教育,健全并嚴格執行防范病毒管理制度,具體包括:軟件、移動磁盤及計算機系統的采購和更新要通過計算機病毒檢測后才可使用;專機專用,絕對禁止在工作機上玩游戲、上外網炒股等;安裝防火墻和反病毒軟件,定期檢測并清除計算機病毒。

(7)加強審計監督。加強審計監督有兩層含義:一方面是通過審計人員對會計電算化系統的每一個環節進行核查監督,并審核和評估內部控制制度發現內部控制系統的弱點,改善內部控制;另一個方面要提高審計人員的素質,加強對舞弊手法的甄別能力,同時要加快審計電算化的開發和應用,以適應對會計電算化系統的審計要求。

5.高校必須提高自身系統功能的網絡技術,迎接電子商務時代的到來

通過網絡技術幫助高校實現財務與業務協同,彼此共享,實現遠程報表、報賬、查賬、審計等遠程處理,動態進行會計核算的在線財務管理。

三、結束語

以上這些問題是會計電算化進程中經常遇到而又必須重視和及時解決的問題。重視并及時解決這些問題,必然會促進我國會計電算化向更深層次發展,最大程度地提高會計工作水平和會計信息的質量,更好地為提高各級企事業單位現代化管理水平和提高經濟效益服務。在網絡信息時代,要使我國的會計電算化工作能夠健康的發展,我們還必須從理論上和實踐上進行認真的探討。眾所周知,21世紀的會計應該是一個以信息技術為中心的嶄新會計,而不是一個修修補補的會計。會計電算化必將促進傳統會計的革新與發展。

[1]孫易祥.電算化會計信息系統的安全控制[J].財稅與會計,1999,(11).

[2]但鋒,尚鵬.高校財務管理電算化系統內部控制問題初探[J].會計之友,2009,(1).

[3]樊維寧.高校財務信息化集中與內部控制[J].湘潭大學學報(哲學社會科學版),2006,(4).

F232

A

1008-469X(2010)06-0018-03

2010-09-07

王森(1967-),男,河北石家莊人,實驗師,會計師,主要從事財務網絡與網絡安全的研究。