談合并高校圖書館圖書典藏工作的現狀及對策

丘勁松

廣東技術師范學院圖書館

〔廣東省廣州市 510665〕

隨著教育體制改革的不斷深入和國家對教育投入力度的不斷加大,高校辦學在空間上得到了前所未有的拓展,出現了多個高校合并辦學的模式,為了適應日益分散的各分校區、各專業讀者的需要,高校圖書館也隨之出現了一館多址的辦館模式,以滿足讀者日益專業化、個性化和多層次化的文獻信息需求。只有站在讀者服務的角度,對多校區原來圖書館的傳統圖書典藏進行必要改進,才能找出典藏工作的新思路,使圖書館能更好地為讀者服務。

一、圖書典藏是圖書館讀者服務工作的關鍵環節

隨著學校辦學規模的擴大和辦學空間的拓展,圖書館的圖書典藏點越來越多,專業化程度也越來越高。面對已經變化了的圖書館圖書典藏環境,圖書配置已日益成為制約圖書館工作開展的關鍵。圖書管理,這是圖書典藏工作所必須認真解決的問題。傳統觀念認為,圖書采購是圖書典藏的基礎,圖書典藏是圖書采購的延續,圖書典藏與讀者服務的關系并不密切,而圖書典藏與圖書編目的關系更緊密些。實際上,從圖書館“大讀者服務”理念上看,圖書的采購、編目與典藏是讀者服務的準備階段,沒有高質量的圖書采購和編目,所購圖書不符合讀者需要,所編目錄與索引錯漏百出,良好的讀者服務工作便無從談起。因此,圖書典藏工作必須得到充分的重視。

從圖書館最基本的藏用辯證關系中,可以看到圖書采訪、編目和典藏工作的重要性。圖書收藏工作,早期包括圖書采訪與編目兩部分,后來加入了典藏環節;圖書利用工作,則一直只含流通部分。在圖書館界,圖書采購和編目部門俗稱為“后臺工作”,而圖書流通部門則被稱為“前臺工作”。顯然,后臺工作是前臺工作的基礎,后臺工作是為前臺工作服務的,沒有后臺的工作準備,就不可能有前臺的工作成果,兩者的作用與功能是同等重要的,而后臺工作卻更具基礎性和關鍵性作用。后臺工作做不好,直接影響前臺工作,最終承受影響的還是讀者。圖書館的圖書采購、編目、典藏、流通這幾個環節已經密不可分地構成了一條讀者服務大鏈條,而典藏工作在這個大鏈中則起著承前啟后、舉足輕重的關鍵性作用。

二、高校圖書館圖書典藏工作現狀

高校圖書館的圖書典藏工作,通常包括“圖書配置”、“圖書調撥”和“圖書剔除”這三部分。由于受到機構設置、職權分工以及流通方式和書庫空間條件等因素的限制,圖書典藏工作往往只停留在圖書配置工作上。而且,僅存有的“圖書配置”工作也往往不能按照圖書典藏工作“服務于讀者”的根本要求開展,圖書典藏工作只能機械地應付來自學校與圖書館甚至圖書流通點對藏書結構改變的要求,工作被動而機械。在具體操作中,圖書典藏工作只是根據圖書館的典藏布局配置圖書。

與此同時,新書分配出去之后,本應由圖書典藏人員負責的圖書剔除與圖書調撥工作卻由各流通點的工作人員來完成,典藏工作甚至被取消。在實踐中,各流通點的退書、剔書標準,有的依圖書破舊而定,有的依架位密疏而定,甚至有減架退書者。各流通點可以自由、隨便、任意、無規則地根據所謂藏書空間不足或圖書利用率不高等理由輕易剔除或改變圖書典藏地點,而圖書典藏人員卻一無所知。在實踐中,圖書典藏人員的職能只管分書,而圖書剔除和圖書調撥工作卻被流通人員代替了。

高校圖書館圖書典藏工作的如此現狀,除思想上不重視,工作上只顧眼前而無視未來,甚至得過且過等原因之外,更重要的是圖書典藏管理體制上的問題,只有理順體制,才能使典藏工作正常開展。

三、合并高校圖書館圖書典藏工作應采取的對策

為了改變圖書典藏工作的現狀,提高圖書典藏工作的質量,保證圖書典藏功能的充分發揮,保障圖書利用最大化,各高校圖書館,特別是合并高校圖書館應充分重視圖書典藏工作、研究圖書典藏工作,并給圖書典藏工作人員以相當的職權。

(一)樹立“圖書典藏工作是圖書館服務基礎”的正確思想,制定科學的圖書典藏規則

應改變“圖書典藏工作可有可無”的錯誤觀念,充分重視圖書典藏工作。高校圖書館應賦予圖書典藏工作人員以掌握全館所有藏書狀態的權力,保證圖書典藏基本穩定,一切圖書典藏位置的改變都應由圖書典藏工作人員通盤考慮、統一規劃、協調安排,從體制上給圖書典藏工作以較高的地位與較大的權力。

在實際操作中,要堅決抵制借口“圖書典藏空間不足”或“圖書利用率不高”等原因隨意改變圖書典藏地點的錯誤做法。圖書典藏工作應充分考慮讀者需要,以滿足讀者需要為依據,并應將這種觀念貫串到圖書典藏工作的始終,即從圖書典藏的開始階段(配置階段),到圖書典藏的調整階段(改變圖書典藏地點、實現動態圖書典藏等),到圖書典藏清理階段(圖書剔除階段),各個環節都只能根據圖書典藏的合理、方便、快捷、專業和讀者需要的原則進行,切實貫徹圖書典藏專家原則,即信賴并依靠圖書典藏專家的意見。

(二)賦予圖書典藏工作人員以相當的管理權限,突出專業特色,打破大類典藏格局

由于高校合并辦學的需要,高校圖書館的文獻布局會經常因時間和環境的變化而進行改變。在實踐中,這種改變一般由圖書館及有關部室和各流通點的負責人討論通過,在討論和決定時往往無視圖書典藏工作人員的意見,無視文獻布局與圖書典藏工作的密切關系,忽視圖書典藏專家的意見,僅僅根據流通點的需要或圖書館有關部室的布局確定文獻布局。而這種布局,一般情況下不考慮讀者的需要,或只根據流通點的設置按圖書大類進行圖書典藏。在流通點決定之后,便輕易改變圖書典藏地點。此種行為在實踐中應予以改變。

由于圖書典藏目標不明確,圖書典藏機構往往只按照圖書館有關部室或流通點的要求行事,因而圖書典藏工作大都忽視了“圖書典藏是更好地為讀者服務”的根本宗旨和“使讀者更方便地利用圖書”的基本原則。在實踐中,圖書典藏大都是按照圖書分類進行的。這種做法在單獨一個館中是最經濟,也是最省事的一種典藏模式。但是,在合并高校圖書館中,對于各分校區專業分館的圖書典藏則反而是最不科學、最浪費的一種典藏方式。根據圖書典藏為讀者服務的原則,在圖書典藏上,應杜絕大類分藏,而應以讀者需求為中心,將各類相關圖書集中典藏于專業分館內,讓讀者在專業分館內,可以得心應手地查閱圖書。這樣的圖書典藏,其效益應是最佳的,能最大限度地滿足專業讀者對相關學科圖書的需求。

(三)合理布局館藏文獻資源

目前,大部分合并高校圖書館都保持原館布局。各分館的館藏都是根據原來學校學科發展而逐年累積形成的體系,都有自己的特色。由于受到館藏地限制,形成各分館的館藏與新校區功能定位的矛盾,造成資源分布的分散和布局不合理。雖然可以根據各校區新的功能定位,通過新書的充實和調撥,來逐漸緩解館藏結構與讀者需求的矛盾,但還是不能滿足各校區讀者的需求。現在的校區格局是在近幾年的學校調整中逐漸形成的,而且這種調整和變化仍在進行之中,圖書館應隨著這種功能定位的調整而不斷調整各分館的館藏布局。

靜態管理模式無法合理布局館藏文獻資源。不打破原有不合理的館藏文獻布局,館藏文獻資源就無法合理流動。為了讓讀者能夠充分利用所有的館藏文獻資源,各校區圖書館已普遍實現計算機聯網,讀者可以在網上查詢圖書館的全部館藏,并可以在本校區分館辦理借書申請和還書手續。在統一網絡平臺上,實行“通借通還”的借閱辦法,讀者可以用同一個借閱證件,在任何一個校區借閱所需圖書。對于讀者需要借閱其他校區分館所藏文獻,圖書館則通過文獻遞送服務的方式加以滿足,發揮館藏圖書的最大效能。

(四)在通借通還的基礎上實行動態典藏

在實行動態圖書典藏前,圖書還回本校區圖書館后,再由圖書館統一運回其原藏分館上架流通。這其中究竟有多少圖書確有必要回歸原館藏地,又有哪些圖書是沒必要回歸原館藏地的,值得加以認真研究。而讀者在本校區分館不能借閱到的所需圖書,只能到其他校區分館借閱。典藏結構的不均衡,不能很好地滿足讀者的需求,有待于進一步改善。實行動態圖書典藏,在文獻整合完畢、各分館館藏與讀者群相對穩定之后,仍在各校區間跨館流通的圖書可實行在還書地就近上架并調整典藏地,而不必再回歸原館藏地的典藏機制。

動態圖書典藏機制在通借通還的基礎上淡化了主館與分館、綜合館與專業館的界限,打破了原有藏書地點固定不變的模式,圖書實現就地上架流通。讀者還書時計算機管理系統自動將該書的館藏地點進行變更,即時反映到館藏數據庫中,讀者檢索時可隨時掌握該書館藏新地點,從而達到動態管理。動態圖書典藏對存在多校區圖書流通點的圖書館,能有效地解決圖書初次典藏可能造成的不科學現象,使圖書典藏工作達到最優化。

(五)圖書典藏崗位的設置

傳統的圖書典藏崗位設置在采編部門。圖書經過編目后,圖書典藏工作人員按批次接收圖書并根據載體類型、學科專業、讀者特點等因素確定其館藏地。目前,由于高校的合并重組,不少高校圖書館形成了多校區、多分館的辦館格局。圖書對應多個館藏地,但圖書購進冊數有限,各校區的學科專業也時有變動,致使圖書典藏工作人員在分配圖書時難以把握,圖書分配到某個館藏地后,不管是否合理,就很少再進行二次分配調撥,不能進行良性流動。還有的圖書館取消采編部門的圖書典藏崗位,而在讀者借閱部門設置圖書典藏崗位。圖書分編后,由編目人員對圖書進行初次分配,再由各借閱區的圖書典藏工作人員對圖書進行二次典藏,并定期或不定期對已有館藏進行統計分析,予以重新調撥。這種設置方式雖然提高了圖書的利用率,但是每個借閱區都設置圖書典藏崗位,會增加工作人員編制,提高圖書館的運行成本。另外,在采編部門取消了圖書典藏崗位后,編目人員分配圖書時也難以把握。如果多名編目人員共同負責圖書典藏工作,在新書入庫的交接環節中,容易形成責任不清,造成混亂。

傳統的圖書典藏工作方式很有必要進行改革。但是,在每個校區或分館都設置圖書典藏崗位也不一定可行。應保持圖書典藏崗位不變,在圖書館的工作流程上形成采訪、驗收、編目、典藏、借閱一條龍管理,有利于提高圖書館的工作效率。進行圖書典藏時,應收集和聽取來自讀者的反饋建議,并征求工作人員的意見。圖書典藏工作人員應定期或不定期對已有館藏圖書利用情況進行分析與統計。在各分館藏地,可由部主任負責圖書調撥工作,將利用率不同的圖書調撥到不同的地方,對圖書進行合理的動態調整,使圖書在各校區、各館藏地形成良性流動,消除傳統圖書典藏管理模式的弊端。

(六)建立健全圖書典藏工作制度,提高圖書典藏工作人員的素質

高校圖書館的圖書典藏工作人員要接受必要的業務培訓和思想政治教育,要有強烈的事業心、高度的責任感、良好的職業道德修養,要認真貫徹執行圖書館的圖書典藏工作制度,履行職責,一絲不茍。要不斷提高和更新業務知識和專業技能,要具有計算機操作技能和計算機網絡基本知識,熟悉M ARC著錄、《中國圖書館分類法》、《普通圖書著錄規則》和《中國機讀目錄格式》等,并能夠熟練進行M ARC著錄操作。這樣,才能夠對編目工作中出現的任何錯誤加以糾正,以保證入藏文獻信息資源的分編質量。圖書典藏工作人員必須熟悉本院校各專業的學科建設與課程設置情況、科研部門所承擔的科研課題和項目情況,并對本院校專業設置的變更情況、讀者借閱傾向的變化情況具有敏銳的洞察力,做到根據具體情況及時調整文獻信息資源結構。圖書典藏工作人員應當能夠對圖書典藏工作中出現的各種現象和各種統計數據進行綜合分析、合理判斷及正確處理,并能夠對圖書典藏工作提出建設性改進意見,供各級管理與決策人員參考。

為了更好地為讀者服務,高校圖書館圖書典藏工作人員要抓住和利用一切有利于提高自身素質的學習機會,充實、豐富、更新自己的知識結構,不斷提高圖書典藏工作的技能和本領。高校圖書館只有具備高質量的館藏文獻信息資源才能很好地為教學與科研服務,而高質量的館藏文獻信息資源必須要有高素質的圖書典藏工作人員。當前,提高高校圖書館圖書典藏工作人員素質,是一項刻不容緩的工作。

圖書典藏工作是關乎高校圖書館服務水平、連接文獻信息資源藏與用的關鍵性工作。圖書典藏工作的好壞,直接體現著高校圖書館的圖書管理水平,直接影響到讀者對圖書的利用。在多校區辦學條件下,圖書典藏工作更是任重道遠。高校圖書館應重視圖書典藏工作,提升圖書典藏工作職責,積極探索以讀者為中心的圖書典藏新路子,為充分發揮館藏圖書的作用做出應有貢獻。

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