公共圖書館圖書招標采購的實踐與探索

張 煒

（洛陽市圖書館，河南 洛陽 471000）

《中華人民共和國招標投標法》和《中華人民共和國政府采購法》分別于2000年1月1日和2003年1月1日正式開始實施，標志著各種重大項目建設實行招投標管理逐步走向法制法、規范化、科學化的軌道。圖書采購作為特殊項目，隨著我國市場經濟發展及“科教興國”戰略的實施，國家對科技、教育經費投入的加大，圖書館的文獻資源購置經費也在不斷地增加，在這樣的背景下，圖書市場空前活躍與繁榮，圖書發行已經打破了新華書店一統天下的局面，出現了新華書店、出版社、書商、民營書店、作者等競相發行的態勢，使圖書館對中文圖書的采購渠道不斷擴大，這就給圖書館進一步優化圖書采購工作帶來了良好的機遇。建立一種科學的圖書供應商選擇模式，合理地實現部分圖書加工業務工作的外包，是做好圖書館圖書采購工作的前提，是提高圖書館采編工作效率的基礎，也是提高圖書館購書資金使用效益的保證。圖書館圖書采購招標將是大勢所趨。

隨著我國法制的健全及書刊發行市場的日漸成熟，圖書館文獻信息資源采購面臨新的挑戰和新的機遇。本文對文獻信息資源招標采購的必要性和可行性、形式及操作程序進行了探討，并結合公共圖書館文獻信息資源招標采購的實踐，分析了招標采購過程中應注意的問題。

在市場經濟條件下，圖書館的書刊采購也必須遵循商品生產和商品交換的規律，將市場競爭機制充分引入到出版物的采購中，才能使圖書館經費得到最有效的使用。圖書館要改變傳統的采購思想和購買模式，確立通過規范競爭取得綜合經濟效益的指導思想，依照經濟效益性原則，采用靈活多種采購方式。圖書館要花最少的錢買到最好的文獻資源，只有通過招標來實現。

通過招標，可以吸引較原來選擇范圍大得多的書商參與競爭，有利于圖書館收集書商的信息。通過評標委員會的比較和推薦，從投標的書商中選出資信優良，服務質量好的代理商，以有效地保證文獻資源采購的質量。通過招標，增加了采購的透明度，使文獻資源采購爭取折扣成為陽光下的行為，而不是某些人的個人行為，使圖書館的利益免受損害，既保護了有關的工作人員，也符合市場經濟“公開、公平、公正”的競爭原則，使圖書館的文獻資源采購工作步上一個規范運作的良性臺階。筆者結合自身工作實踐，將公共圖書館圖書招標采購分為以下幾個步驟：

1 編制采購計劃

招標采購不過是文獻采訪的方式之一。在進行招標采購之前，一定要先制訂好采購計劃，根據本館提供的經費額度，劃分好此次招標經費的比例，充分考慮好服務對象，各層次讀者需求，本館館藏特點及館外服務地點多少等圖書配置等問題。如果要面對評估，還要充分考慮評估標準。從而詳細制訂計劃，確定文獻采購的品種和數量，由此編制內容及要求不同的招標文件。

2 確定標書內容

標書內容不單涉及折扣百分比的高低問題，還要明確以各種服務指標及違約處理辦法。這包括：一是保證采書環境，必須是提供內容完整、覆蓋面廣、更新及時的圖書品種；二是到書率和訂準率，一般要求現購圖書到書率不低于85%，且必須嚴格按本館提供的訂單發書，不得自行搭配；三是驗收和退貨的規范，如非本館所訂圖書一律退回，保證為正版圖書，以劣充優，同時要求發書清單內容完善、清晰，保證書、單一致；四是付款方式的約定，按相應的流程驗收，有一定的時間滯后，難以做到貨到即付款。通過約定，可減少不必要的糾紛；五是加工要求，要求配有編目人員根據本館要求進行編目數據，并進行貼條碼，書標加工等。

3 科學公正地評標

評標是招標采購的重要環節，能否科學公正評標，選擇優秀的合作伙伴直接影響了招標采購的質量。因此，要注意以下幾點原則：（1）實施評標的人員要具有專業性，熟悉圖書館采購工作及圖書的商品特點。（2）要正確處理好經濟效益與采購質量的關系，不能一味追求低折扣而使圖書質量降低。（3）做好對書商的考察和篩選工作，尋找信譽良好經驗豐富的書商。

4 實施采購要多途徑結合

選書途徑有多種，如現場樣書選購，通過訂單選購和提供圖書目錄采購等。各種方式各有優劣，要多種途徑結合，取長補短，提高選書的質量。（1）現場采書。指的是現場實物選書，采購人員以自己的經驗，根據書的封面，紙質，大概內容進行判斷書的優劣，比較直觀地選取，保證書的質量。（2）定單選取。根據本次招標采購的需要，如年限，分類等，由書商提供電子訂單，采購人員再通過訂單上書的題名，作者，出版社，內容簡要進行判斷，選取所要圖書。由于先進行了電腦條件篩選，出版年限與書的大類可集中選出，大大提高了效率。但畢竟接觸的不是實物，不能準確地判斷書的質量。（3）提供書單。前兩者都是由采編人員選取，選書的質量受采購人員的知識結構，學識層次及經驗限制，對于一些專業性，個性化比較強的書往往不能得到滿足。可向不同層次及學歷的讀者征取書目，再由采購人員對其進行整理，匯成訂書目錄。這種方式直接根據讀者的需要訂購，滿足他們個性化的要求。但書目征集過程受如何廣泛地發動讀者，提高他們參與的積極性和提交書目的質量等方面限制，而且采購人員對各類提交書目進行整理匯總時工作量比較大，執行起來時間周期較長。總之，三種方式各有優劣，可根據實際情況交互使用，取長補短，提高采購質量。

5 采購人員的培訓與選派

采購人員是招標采購的具體實施者，能否依照合同精神切實履行采購職責是最終影響招標采購的關鍵，所以采購人員的選派十分重要。筆者認為，采購人員應具備以下三個條件：（1）要有較廣的知識面，了解讀者的閱讀需求及學術研究的發展動態，熟悉館藏。（2）了解圖書的出版與發行知識。理解同一種書的不同版式的閱讀層面不同等圖書商品的特殊情況。（3）認真學習本次招標采購中合同中的內容與精神，公正嚴格地履行合同里的條款，并能及時處理和發現實施采購中出現的意外情況。

6 定期進行階段性總結

每個階段從完成采購，到書驗收，編目，加工，移交等采編流程后，要及時進行反饋與總結。依據招標書里的條款，通過到書率，到準率，編目數據，加工情況等評估每一個書商的履行能力，并向書商反饋，要求其進一步改善；領導要認真聆聽各采購人員實施采購實際情況，分析采購的進度與狀況，合理調整好下一步的采購計劃。

當然圖書招標采購也存在一定的局限性如地方出版物、年鑒、地方志、地方文獻、古籍等圖書也是圖書館采購的重點，也更能體現一個館的特色。同時，這方面圖書資料也存在一定的連續性和系統性，歷年來都是由一些特定圖書供應商為圖書館供貨。招標采購時，這些供應商在綜合實力方面不如大型書商，往往中標機會很微。就使的這些圖書館非常需要的特色圖書資料往往得不到保證。因此現階段圖書館購書經費并不能完全進行圖書招標采購，而只適用于中文普通圖書。

圖書館的資源建設是一個長期積累的過程，任何片面追求經濟效益，只顧眼前的短期行為都將影響其完整性和系統性，館藏質量才是圖書館人追求的最高目標。筆者認為，在招標過程中，要處理好經濟效益與采購質量的關系，這就需要在招標方和投標方的利益關系中找到一個最佳的平衡點；要做好書商的考察和篩選工作；在招標采購實踐中一定要注意揚長避短，充分發揮這種新采購模式的優點，注意克服招標采購可能帶來的弊端。隨著讀者對文獻大量而持續性的需求，招標采購這種模式將會成為越來越多的圖書館的主導采購模式，它的運作也將越來越規范和合理。

［1］ 史敏鴿，趙輝.高校圖書館圖書供應商的選擇及其評價方法研究［J］.圖書館工作與研究，2006，(6).

［2］ 鐘建法.建立以招標為主導的文獻資源多元采購體制［J］圖書館建設，2002，(2).

［3］ 王槐林.采購管理與庫存控制［M］.北京：中國物資出版社，2002.

［4］ 陳金菊.文獻采購政府招標探析［J］.圖書館學研究，2005，(7).