高校圖書館采編業務外包模式研究

郭曉蘭

（佳木斯大學圖書館，黑龍江佳木斯154007）

圖書館采編業務外包，作為一種新型的圖書館經營管理模式，對于提高圖書館的服務效率、增強圖書館的整體競爭能力、降低圖書館的運作成本、促進采編業務工作標準化進程、加快圖書館的重心轉移，以及發揮圖書館的競爭優勢等具有重要的作用。隨著我國高校圖書館自動化和網絡技術的飛速發展，聯機編目和編目工作標準化、規范化的推進，以及圖書流通市場和書商服務的日趨成熟，采編業務外包越來越為我國圖書館界所廣泛運用，必將成為圖書館管理模式的發展趨勢。

1 圖書館采編業務外包的內涵

所謂業務外包(Outsourcing)，是一種創新的經營管理模式。它源于國外工業企業管理中的一種經營管理方法。其基本含義是將原本由企業自己完成的業務外包給外部的承包商或供應商來完成。具體而言，業務外包是指企業整合利用其外部最優秀的專業化資源，來達到降低成本、提高效率、充分發揮自身核心競爭力和增強企業對環境的迅速應變能力的一種管理模式。

圖書館業務外包（Library Outsourcing），是圖書館參照工業企業外包模式提出的一種新型管理模式，是指圖書館利用外部的專業化資源，將一些非核心的、次要的或輔助性的業務，以合約的方式委托給外部服務機構辦理，以克服內部人員不足，降低運作成本，強化核心服務，提高圖書館服務水平。這是圖書館事業改革的發展趨勢，體現了圖書館現代化經營戰略和管理理念，也體現了圖書館從傳統向現代轉型的必然發展趨勢。圖書館業務外包主要有以下幾種形式：采訪外包、圖書加工外包、編目外包、回溯建庫外包、報刊裝訂外包、流通上架外包、計算機硬件維護外包、現代技術外包、物業管理外包等等，其中采編業務外包是目前圖書館應用最廣泛、成效較顯著的一種。

圖書館采編業務外包（Library Outsourcing Acquisition and Cataloging），是指圖書館和圖書供應商之間，借助現代化的網絡技術，通過網上數據傳輸，異地(或到本館)幫助圖書館完成其圖書分類、圖書編目、圖書加工等任務的一項業務活動。它既是當前社會發展的趨勢，也是高校圖書館自身發展的客觀需要，不僅能最大限度地節省高校圖書館的人力、物力、財力資源，而且能從根本上解決高校圖書館新書利用滯后等問題。

2 圖書館采編業務外包的產生與發展

圖書館業務外包是源于企業的一種經營管理模式。20世紀60年代，美國圖書館界相繼建立起聯機書目公共事業中心，尤其是“俄亥俄高校圖書館中心（OCLC）”協作網，引進了今天被世界各地圖書館廣泛使用的在線圖書館編目公共系統。它不僅提供書目數據，實現資源共享，也對外承接外包服務，成為世界各地圖書館編目外包的服務商。迄今為止，圖書館業務外包在美國已取得初步成功，并在圖書館界有一定影響。目前日本、歐洲等一些發達國家的圖書館業務外包也已經普遍存在，而且外包的業務十分廣泛。

20世紀90年代圖書館業務外包被引入我國，這方面的研究和實踐與國外相比有一定的差距，嘗試的范圍有限。但近兩年來研究開始升溫，在理論與實踐方面也取得了一定的成就。國內圖書館在物業管理、期刊裝訂等非核心業務領域首先進行了外包嘗試。1998年，隨著全國圖書館聯合編目中心和全國高等教育文獻保障體系（CALIS）的成立，我國采編業務社會化的程度不斷提高。目前，書商直供服務成為我國圖書館圖書采編業務社會化的主要表現形式。2006年3月23日，在中國人民大學圖書館召開的北京地區高校圖書館編目研究會理事會議上，“圖書館采編工作的社會化——即采編業務外包研究”已經被正式提出，成為當前圖書館，特別是采編部門面臨的非常重要的問題之一。

國外圖書館20多年的成功經驗充分證明，適度的采編業務外包是圖書館節省人力、物力、財力，提高工作效率和服務質量的有效途徑。現階段我國高校圖書館已經有大部分圖書館與書商嘗試了這種嶄新的合作模式，采編業務外包將會得到越來越廣泛的應用。

3 我國高校圖書館采編業務外包的成因

3.1 高等教育事業的發展

20世紀90年代末，隨著我國高等教育的快速發展，國家對高等教育進行改革，各高校紛紛合并重組，規模不斷擴大，招生數量成倍增加，為了解決圖書數量不足的問題，各高校均投入大量經費，突擊購買圖書。同時，教育部五年一次的“普通高等學校本科教學工作水平評估”的實施，使高校圖書館事業邁上了一個新臺階。評估方案中突出、加大辦館條件在評估中的權重。很多尚未達標的圖書館紛紛加大經費投入，因此造成了工作量激增，圖書館專業工作人員短缺，新書加工滯后，不能及時上架流通，影響讀者利用的局面，使得高校圖書館開始尋求采編業務外包。

3.2 編目工作標準化、規范化的發展

網絡技術的迅猛發展，從根本上改變了圖書館的工作模式。傳統的編目方式逐步向合作編目、在版編目、聯機編目方向發展。特別是全國圖書館聯合編目中心和高等教育文獻保障系統（CALIS）的聯合目錄數據庫這兩個全國性的共享平臺的運行，為各高校圖書館全面開展資源共享和文獻信息服務提供了先進的應用平臺。

3.3 自動化和網絡技術的發展

圖書館自動化系統的使用為交換編目數據提供了技術支持。網絡技術的發展使在線訂購成為趨勢，也為外包服務商與圖書館員交流提供了便利的平臺。由于圖書館自動化管理軟件的功能不斷完善，計算機智能化的程度不斷提高，計算機著錄越來越簡單化，集中采編已經成為現實。同時，計算機標引工作也獲得長足發展，有可能部分代替人工標引。圖書館已越來越多地使用全國圖書館聯合編目中心和高等教育文獻保障系統（CALIS）的聯合目錄數據，采用這些下載數據，只需要簡單的編修工作，無論在處理時間上，還是在單位編目成本上都能獲得較佳的效益。因此下載數據在編目工作中占很大比重，只有在無下載數據時才進行原始編目。

3.4 圖書流通市場的發展和書商的成熟

目前，我國圖書市場的全面開放打破了由新華書店一家壟斷的局面，各種圖書經銷商大膽創新，不只是簡單的買賣圖書，而是借助于現代化的技術手段，將圖書配送和圖書加工有機結合起來，提供增值服務以獲取市場空間。這種做法受到了相當多的圖書館客戶尤其是高校圖書館的歡迎。

3.5 書商和出版社競爭的加劇

隨著市場經濟的飛速發展和社會化、專業化分工的不斷深入，書商和出版社也迅速從訂單式圖書提供者轉變成外包服務商和激烈的競爭者，促使各書商不斷創新，大大提高了為圖書館提供技術服務的能力，從簡單的手工加工業務到復雜的技術服務業務，為高校圖書館采編業務外包的實現提供了可靠保證。

4 高校圖書館采編業務外包模式

4.1 按加工地點劃分

按加工地點劃分，采編業務外包可分為“到館加工模式”和“外送加工模式”兩種。

4.1.1 到館加工模式

到館加工模式，即由外包服務商派出專業技術人員到圖書館對圖書進行分類、編目、數據錄入等工作。圖書加工所需的設備及材料都是由圖書館提供，如計算機、書標、條形碼、防盜磁條等。外包服務商只負責按圖書館的要求對圖書進行分類、編目、數據錄入等，并按圖書館的要求加蓋館藏章，打印并粘貼好條形碼、磁條、書標、保護膜等，直到上架完畢。這種外包模式其實質是圖書館利用了外包服務商的人力資源。

到館加工模式的優勢：一是與外包服務商溝通便利，發現錯誤可隨時修正；二是直接在本地操作，可以與本館的自動化系統數據庫相連，不需要經過數據的導入導出等繁雜過程，減少了很多在傳輸過程中出現的錯誤。同時便于與本館數據進行查重，按圖書館要求分配條形碼號和排架號等，發現同書異號、異書同號等問題方便修改；三是圖書館易于掌握和控制外包工作進展，例如對于讀者急需借閱的圖書可以優先進行著錄加工以盡快投入流通使用；四是可以避免書商摻雜質量低劣圖書和隨便增加復本等問題的出現。

到館加工模式的弊端：一是需要圖書館投入一定的人力、物力、設備及場地等，往往有的圖書館因受場地或設備的限制無法采用這種模式；二是大多數圖書館自動化管理軟件都有用戶數的限制，如ILASII2.0系統，每增加一個用戶數都需要一筆資金的投入，一般圖書館會根據需要購買適當的用戶數，如果外包服務商一次派來多個編目著錄人員，就會造成自動化系統的操作員擁擠現象，甚至影響圖書館其它業務的正常開展；三是增加了管理工作的負擔。到館加工雖然是書商派人，但因涉及到共用設備、場地等，圖書館工作人員必然要參與其中的部分管理工作，因此，在某種程度上增加了圖書館的管理難度；四是如果外包服務商與圖書館不在同一地區，地理位置相距較遠時，這種合作方式可能會增加外包成本，所以多數外包服務商采取本地臨時雇用加工人員的方式，這種臨時雇用的做法很難保證編目數據和圖書加工質量。

4.1.2 外送加工模式

外送加工模式，或稱“加工后到館”模式，即圖書館將圖書資料送到外包服務商的經營加工場所進行加工，或通過書商采購圖書，并由書商直接進行加工，然后再發到圖書館驗收上架的一種服務外包模式。圖書加工所需的設備及輔助材料由外包商提供，并按圖書館的要求進行加工。

圖書外送加工模式的優勢：一是可以節省圖書館的人力、物力、空間及設施。基本上解決了高校圖書館新書積壓、滯后的現象，最大限度地縮短了加工周期，滿足了師生對新書的需求；二是充分利用社會資金，降低圖書館的運作成本；三是彌補了圖書館采編人員的不足；四是有效緩解了分編著錄工作壓力，提高了工作效率，提高了新書利用率。

如果圖書館是首次建立自己的書目數據庫，在自己的硬件、軟件等方面條件不很成熟的情況下，也不涉及與原有館藏查重等問題，可以首選這種加工模式。另外，在圖書館的數據庫已具有一定規模，圖書館采編人員少，新書購量又很大的情況下，也可以采用這種模式。采用圖書外送加工模式，圖書供應商根據圖書館劃定的范圍經過選書、分類編目、錄入數據、加蓋館藏章、貼磁條、條形碼、書標、保護膜等組織加工后送到圖書館，經圖書館驗收無誤后上架，供讀者借閱、瀏覽。書商在短期內完成大量的圖書加工服務，使圖書館短期內即可迅速進入正常業務運轉。

圖書外送加工模式的弊端：這種“圖書加工后到館”業務外包模式在質量和工作進度上難以由圖書館控制，數據傳輸和轉換比較麻煩，容易出錯。圖書館在已有一定圖書規模的基礎上如果選擇這種編目業務外包模式，就需要加強管理和控制。首先必須與外包服務商簽訂約束力強的合同，明確規定外包質量（包括圖書質量、數據質量和加工質量），嚴格送貨時間，做好違反合同的懲罰規定；其次要確認外包服務商加工的數據能夠完整地轉換到本館數據庫中，無論是館藏數據還是書目MARC數據都必須能實現與本地數據庫的無縫融合；第三，必須要與圖書館已有的館藏數據認真進行查重，嚴格控制復本數，嚴格控制索書號的分配，以便于圖書的排架和流通閱覽；最后還要保證能及時與外包服務商進行溝通。一般情況下，“圖書外送加工模式”中的外包服務商大多是與圖書館圖書采購的合作書商。

4.2 按加工深度劃分

按加工深度劃分，圖書館采編業務外包可分為“完全外包”和“部分外包”兩種。

完全外包是指從選書、編目、建立數據庫、圖書加工到圖書上架等整個流程全部由外包服務商完成，其中包括數據處理過程如分類、標引、編目、著錄、條形碼驗收等。手工處理過程如加防盜磁條、蓋館藏章、貼條形碼、書標和保護膜等。完全外包是圖書館事業發展的趨勢，但目前在各方面條件還不成熟的情況下不適合選擇。

部分外包是指把圖書加工環節中的一部分工作，尤其是非核心業務工作（主要包括蓋館藏章、貼條形碼、磁條、書標、保護膜等）交由外包服務商來完成，圖書館根據本館實力和工作需要只完成其中的核心業務工作（主要包括分類、標引、錄入數據、驗收等）。隨著外包服務商服務能力的提高，外包環境的日趨成熟，采編業務交由外包服務商完成的項目在逐步增加，采編業務完全外包將很快實現。

當下，不同規模、不同類型的圖書館在決定進行采訪、編目加工業務外包時需要根據所處的發展階段和發展策略，選擇合適的外包模式和外包方法，確定進行外包的范圍和深度。就目前而言，筆者認為，已有一定規模數據庫的圖書館比較適合選擇“部分外包”，只是需要與外包服務商簽訂比較詳細的、具有一定法律效應的合同，以盡量減少合作過程中出現的問題。

5 圖書館采編業務外包策略

5.1 選擇合適的外包服務商

外包服務商是外包業務的主要完成者，外包服務商的裝備水平、服務質量、技術狀況和市場信譽等決定了其外包業務的執行水平和服務質量。因此，外包服務商選擇的好壞直接關系到外包業務的成功與否。在選擇外包服務商時，應主要考慮以下幾方面因素：一是外包服務商的財務狀況。二是外包服務商的技術力量。三是外包服務商的人力資源情況。四是外包服務商的信譽和服務質量。五是外包服務商的工作效率。六是外包服務商對承包業務的熟悉程度。七是價格因素等等。

5.2 建立良好的溝通機制

圖書館與外包服務商是相互合作、互惠互利的關系，雙方應該經常溝通。溝通是合作雙方交流思想、互通信息、統一認識的過程。合作雙方只有建立起良好的溝通機制，才能增進相互的了解和信任，使外包業務能夠順利進行，從而達到預期目的。

5.3 科學制定合同，明確雙方權利和義務

在外包合同中，要對具體的承包內容做出詳細的規定，如制定出工作目標、合作范圍、運作方式、編目人員要求、書目數據質量及完成期限、責任劃分、違約責任等等。合同應具有可操作性，有利于解決合同履行過程中出現的新情況、新問題。在合作過程中增強風險意識，利用完善的合同來保護圖書館自身的權益。

5.4 對外包服務商進行實時管理與監督

在采編業務的外包過程中，無論是到館操作還是異地操作，圖書館都需要配備審核人員進行適時抽查和監督，發現問題及時與外包商協調和溝通，使外包服務商能夠順利開展工作，并取得較好效果。在加強監督工作時，可以采取多種方式。

5.4.1 事前監督。主要是指圖書館在確定外包服務商之后，在外包服務商實際開展各項業務之前進行監督。監督的內容包括：合同的簽訂，合作雙方各種條件的準備情況，各種手續是否辦理齊全；雙方對合作的態度等等。監督的主要目的是防患于未然，為更好地開展各項業務奠定基礎。

5.4.2 事中監督。主要是圖書館在外包服務商實際開展承包業務過程中的監督。這種監督是全面性的，涉及到外包業務的所有方面。監督的主要目的是督促各方面準確、及時地貫徹落實合同規定的內容，及時發現問題，采取相應措施進行糾正，以保證更好地完成各項業務。

5.4.3 事后監督。是指雙方的合作結束之后所進行的監督。這種監督的主要目的是總結經驗，對出現的問題進行補救。

綜上所述，雖然圖書館采編業務外包模式目前還存在一些亟待解決的問題，但它體現了在知識經濟時代傳統圖書館向現代化圖書館轉型過程中圖書館職能社會化的必然發展趨勢。隨著圖書館現代化、網絡化程度的提高，虛擬館藏比例的上升及聯機編目的普及，圖書館內從事采編的人員將逐步減少，從事讀者服務人員，尤其是從事參考咨詢服務和信息服務人員將成為圖書館的核心力量，圖書館的整個組織機構、工作流程、人力資源應用等都應重新審視，在圖書館未來的管理中，科學、實用的采編業務外包模式將有更大的發展空間。只有大膽實踐，不斷總結經驗，才能探索出一條符合我國國情的高校圖書館采編業務外包之路。

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