試論電大科研檔案管理的信息化建設

□李 瑩

( 山西廣播電視大學，山西 太原 030027)

電大作為開展遠程教育的創新型高校，應認真研究科研檔案管理信息化趨勢，同時制定電大科研檔案管理信息化建設對策，促進電大科研檔案管理的信息化建設。

一、電大科研檔案管理信息化趨勢

在全國電大系統的共同努力下，教育信息化基礎信息建設，取得了突破性進展，以“天網地網結合，三級平臺互動”的網絡教學環境初步形成。隨著國家信息化建設步伐加快和廣播電視大學教育信息化建設取得突破性進展，電大科研檔案管理的信息化已經成為必然的趨勢。

(一)信息化有利于提高工作效率

電大科研管理部門專職工作人員較少，直接或專門從事科研檔案管理的人員更少。面對龐大繁雜的科研檔案信息，要想提高管理效率，加快檔案信息化建設將是一種行之有效的手段。它不僅可以實現科研檔案收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理，將科研檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來,促進科研檔案工作由傳統管理模式向現代管理模式轉變。同時，基于網絡的科研檔案管理，既可以反映項目的申報、研究的過程、成果的展示，也可以開展網絡查詢、發布信息、下載資料，從而更好地實現網上跟蹤服務，促進管理分工的集約化，加速管理信息的傳遞和反饋過程，充分發揮科研檔案信息資源的價值,實現科研檔案信息資源共享。完整的、全面的、有效的電子檔案,是保證高校這個知識生產基地大量、高效地生產知識的前提，也將減輕科研人員重復進行的體力勞動和低效率帶來的資源浪費，檔案管理信息化將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境。

(二)信息化有利于實現動態管理

傳統的科研檔案管理，收集和管理的多是結果性的材料，“死”的東西多，缺少的是過程的材料，“活”的東西少。目前現狀是已歸檔的科研檔案中的科技文件材料，大多數是為通過成果鑒定、報獎后歸檔的。案卷中只有來源性材料、成果性材料、鑒定審視性材料，缺少核心技術材料、工藝技術材料的科研檔案不在少數。這樣欠完整、不系統的檔案影響著科研檔案實現全程跟蹤的動態管理，“死”檔案難以變成“活”信息。改變了常規的以年度為單位、以結果性材料為檔案的管理方式。

(三)信息化有利于加強學術交流

傳統的科研檔案管理，重管理輕交流，重管理輕服務，重管理輕轉化的現象普遍存在。然而，科研成果的轉化，既是政府、產業界、學術界共同關注的課題，也是經濟與科技、教學相結合的成功經驗。科學研究的信息通過網絡媒體技術，可以及時發布、生動展示；可以相互借鑒，相互啟發；可以實現動態管理，體現全程服務：可以為擁有成果的學校與從事應用研究開發和工藝創新、并將科研成果商品化的企業架起合作創新的橋梁。既有利于學術的交流，又有利于成果的轉化；既有利于檔案的管理，又有利于服務的開展。

二、電大科研檔案管理信息化建設對策

電大科研檔案管理，要改變傳統的檔案管理現實，加快科研檔案信息化建設，應做好以下幾方面的工作：

(一)轉變觀念，重視科研工作和科研檔案信息化建設。首先是要轉變領導的觀念。檔案管理是一項長期、細致的工作，科研檔案管理工作的好壞，會影響到學校其他工作的順利開展，因此學校領導在重視科研工作的基礎上，要進一步重視科研檔案管理工作，要更新觀念，牢固樹立科研檔案信息化建設理念。了解先進單位的檔案信息化建設情況，重視科研檔案信息化工作，認識到科研檔案信息化是提高檔案服務水平的重要途徑，確保人力物力財力支持，加快科研檔案工作信息化建設。其次要轉變科研人員的觀念。要通過各種宣傳，多方協調，強化檔案意識，取得廣大科研工作人員支持和配合，主動、適時報送科研檔案材料，特別是與文字材料所符合的電子檔案材料。要對科研人員提供統一的歸檔要求，要為科研人員開展及時的相關服務，通過熱情、及時、準確、便捷的檔案服務，讓大家認識到檔案資源的價值，從而激發他們收集、移交檔案的熱情。再次要轉變科研管理部門及工作人員觀念。科研管理部門要明確提出要求，積極創造條件，努力開展服務，檔案工作人員應在做好提供檔案利用工作的同時，主動深入到各部門，尤其是教學一線，宣傳檔案歸檔范圍和要求，了解一線教師科研工作開展情況，解決他們在收集檔案過程中遇到的問題，同時為教師查閱相關科研檔案提供及時、便捷的服務，讓教師覺得科研檔案存在職能部門既安全又方便。確保科研檔案管理工作向標準化、規范化、流程化、高效化邁進。

(二)建設環境科研檔案管理的信息化,一般是指設備的現代化、檔案保管的縮微化、復制檢索和利用的自動化。檔案管理部門應該在數字化、網絡化方面多做文章。在重視軟環境，努力建章立制，營造氛圍的基礎上，加大投入，加快硬環境的建設。檔案信息化基礎設施是科研檔案信息化建設的基礎和前提。科研部門可借鑒網絡建設已有的成果和經驗,與辦公自動化、政府網、互聯網等系統相連，建立基于校園網的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統,構筑科研信息網絡報送及應用平臺。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄。用于特殊的工作項目，如編制大型索引、編制科研成果介紹，為科研工作者進行選題、開展研究、參與交流、準備結題等提供服務。1.要合力加快信息化建設。電大信息化建設內容，要統籌考慮、分步實施、整體推進。科研檔案信息化建設是一項細致、復雜的工作，并且帶有一定的專業性和針對性，不是一朝一夕能完成的，它需要有一個總體、宏觀的規劃和部署。因此，我們在明確提出以科研檔案信息資源建設為核心，以擴大科研檔案信息資源開發利用為目標，加快科研檔案數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程的科研檔案信息化建設目標后，針對學校工作實際，在不斷完善現有的科研信息網頁基礎上，介紹學校科研狀況、科研成果等基本信息外，提供各種資源的使用方法以及網絡導航等服務，將國內外上網科研檔案和熱門科研站點與網頁鏈接起來。同時憑借現代信息技術的幫助，擴展信息化的應用領域和內容，開發一套管理系統，用于項目管理、過程管理、成果管理，提供專題檢索、定題跟蹤服務、科技成果查詢、文獻調研、編制專題數據庫等內容的綜合性服務；開發一個服務平臺，用于發布通知、研討交流、網上咨詢，開展遠程交互式服務，為使用者提供文字、聲音、圖像等多媒體信息，使資源共享成為現實。2.切實加強科研檔案管理信息系統的開發。加強科研管理部門信息化建設，推進科研檔案工作信息化進程。開發科研檔案管理信息系統，就是要從科研檔案管理的內容、流程出發，按照規范、高效管理的要求，使日常管理工作自動化。開發科研檔案資源采集系統，提供有效、規范、可行的采集手段和技術，形成完善的數字化采集規范和保障體系。校園網的開通為學校教學、科研管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，通過校園網完成校內歸檔部門電子文件的接收、對科研檔案進行數字化加工變得方便、快捷、高效。在保證數據的完整性、原始性基礎上，完成對大量檔案資源的有序管理，為有效的查詢打下了堅實的基礎。使科研檔案資源在保密范圍之外優質高效、無時空限制地實現信息共享，更好的為電大教育的改革好發展服務。

(三)培養“復合型”科研檔案管理工作者。信息化科研檔案管理，本質是一個管理系統，因此，建設一支既懂技術又懂管理的“復合型”管理隊伍至關重要。我們知道，信息技術、網絡技術在科研檔案領域的應用，電子文件、電子檔案的安全問題對檔案管理人員提出了更高的要求。一方面，在具有深厚的檔案學理論的基礎上，要加強現代信息管理理論的學習，形成新的管理理念。另一方面，注重科研管理檔案人員的培訓和深造，鼓勵他們繼續學習，提供機會讓他們參加各種培訓。了解檔案工作的最新動態。通過集中培訓，個別指導，對計算機操作、數據錄入、數據庫管理、網絡管理進行現場操作和指導。通過學習考察，解放思想，開闊眼界，增加感性認識，更讓他們切身體會到現代化的信息手段給檔案工作帶來的便利，加深他們對檔案信息化建設的理解，更好地為科研檔案信息化建設出力。

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