淺談我國進口采辦業務的科學管理

摘要：隨著全球經濟一體化的深入，作為WTO的成員，我國經濟發展的各個環節都在逐步與國際接軌。很多企業事業單位將目光放在了發達國家的先進科學技術成果上，并希望將國外的優質材料和先進設備引入國內，促進國內經濟的進一步發展。因此。進口采購業務成為連接國內業主和國外供應商的紐帶。但是國際業務，由于受到不同國家政策和制度的影響，程序相對復雜。加之跨國貿易，周期較長，其中不確定因素過多。因此，作為中間承辦方，采辦方同時承擔來自業主和供應商兩方面的風險。因此，加強對進口采辦業務的管理，使之更為科學是降低進口采辦項目風險，保證成本回收的有效途徑。本文通過分析采辦項目的各個環節，闡述如何更加科學的管理進口采辦業務。

關鍵詞：進口采辦業務；科學管理

一、采辦投標及詢價階段的科學管理

項目初期我們需要在準確理解業主提供給的招標文件的基礎上，做好采辦業務的投標報價。那么在這個階段，我們如何降低采辦風險呢?首先，要全面解讀招標文件對物資材料要求的技術信息。如果理解上出現偏差，實際采購與投標報價之間產生較大差異，就會增加項目的運作風險。因此對招標文件全面而透徹的理解是至關重要的，這也是降低采辦成本風險和周期風險的前提。其次要了解業主對招標設備和材料的要求，有些業主會在招標文件中對某些重要的物資提出了特殊的要求，但是由于采購物資過于專業，有些業主對具體的技術條件也不是很了解，因此在招標文件中會出現一些不明確的描述。這種關鍵性物資常常是風險的高發區域，采辦人員務必與業主深入溝通，了解業主的選擇意向，給業主提供一些可供選擇的廠家。不可擅作主張降低業主的標準，致使業主不滿而導致整個項目失敗。

二、報價有效期階段的科學管理

一些重要的采辦物資在簽訂采辦協議前需要長達數月的技術澄清時間，—般廠家標書報價的有效期限最長為3個月，經濟不穩定的時期會更短。因此有很多不確定性因素都會影響到采辦項目的運行，因此我們要在這一階段做好風險管理，以保證后期計劃的有效實施。

1.合理制定采購計劃

采辦部門要依據招標文件上相關說明以及業主提出的要求，同時考慮材料的供貨周期，合理制定投標時間和采購計劃。對工藝簡單但是足以滿足項目需要，但供貨周期相對較短的材料，可在最終招標文件落實后開始招標，可以有效避免各種不穩定因素帶來的報價風險。而對于工藝復雜、一次性提供物資周期較長的貨物，可以一邊詢價，一邊與廠家聯系，根據具體情況制定階段性采購計劃，逐步實現項目要求。

2.建立網絡信息平臺

進口采辦業務需要以互聯網為依托，采辦人員可以在網上發布招標信息，建立與業主和廠商技術交流的信息平臺，保證信息對等，提高辦公效率。

3.加強與業主和供應商的溝通

貨主拖延審批時間，或是要求增加技術文件升級的版次都會延長采辦周期，影響整個計劃的進度。而且供應商也會因為過長的技術文件批復時間，而向我方提出索賠。因此，我方在提交詳細批復程序后務必與業主明確審批周期和文件版次等具體要求。如在規定的時間內業主沒有及時批復我方的文件，則我方可向業主索賠因批復延遲原因造成工期滯后而造成的成本增加。此外要建立供應商檔案，保證與供應商之間有良好的長期合作關系，從而降低報價風險。此采購人員應要求廠家對備件及服務進行報價。防止中標后廠家坐地要價，提高備件及服務的價格。

三、采辦訂單簽訂階段的科學管理

進口采辦業務，除了要考慮價格和供貨周期因素外，供貨的商務條款、匯率和付款方式對項目的影響也是至關重要的。因此，我們要建立專業的評標小組，在現有項目的基礎上總結以往經驗，綜合上述因素，對供貨廠家進行整體評價。重要的物資要另當別論。對于復雜的訂單，采辦人員可先同廠家簽訂授標函，同時向廠家提出主要的技術條件，廠家可根據要求組織生產。在生產啟動之后的短時間內，我方要正式與廠家簽訂合同，同時交代更為細節性的技術要求。要求交代要全面，不可因為遺漏某個細小的環節而延誤了廠家的交貨日期。

四、審核廠家圖紙文件階段的科學管理

對廠家提供的圖紙和計劃變更我們要加大審核力度，眾所周知，進口業務的運輸周期較長，稍有不慎就會影響整個項目的進度。因此，采辦與設計密切配合，做好對廠家圖紙設計變更的審核。同時，要加大對業主、廠家和設計部門三方狀態信息的掌控，防止其中任何一方的原因導致產生圖紙和技術文件的延交或漏交，影響廠家的供貨進度。

五、采辦督辦及清關階段的科學管理

簽訂正式合同后，采辦督辦的重要性就凸顯出來了。為了保證督辦工作有效，首先要與廠家之間制定有效的督辦計劃，按專業分類，動態的關注材料的生產計劃。及時與廠家溝通，督促廠家保質保量的完成生產，并按時提交貨物。對于重要材料，除了要以信函的形式進行督促外，還要定期指派專人到現場監督、檢驗。生產后期，更要加強對產品的驗收管理。成品在包裝前，首先要按照合同規定的標準進行出廠驗收，同時要檢查包裝的方式是否符合運輸要求，裝箱數量是否與訂單要求一致等等。不可因為我方督辦不利，造成廠商無法按時交貨，或是交貨不符合招標要求。此外，對于長途海運材料，采辦人員要密切關注其發貨后的轉運的情況，及時與海外運輸代理溝通，避免產生滯港問題。同時，根據港口承載量情況，結合發貨密度，合理安排各種運輸計劃。避免由于清關不及時導致運期滯后。

要科學管理進口采辦業務，首先要從各重要環節入手，加強對重要環節的控制，加強與業主和供應商的溝通，及時挑戰計劃，及時疏解采辦過程中遇到的各種問題才是規避風險，保證成本回收的有效方法。

參考文獻：

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