高校會計不相容崗位的研究

摘要：在高校收費管理崗位內部各崗位之間以及收費各崗位與會計其他崗位之間存在不相容性。本文從高校會計不相容崗位出發，有針對性地研究了收費管理內部各崗位之間的設置和相互監督關系，通過對收費崗位內容的分解、收費流程的梳理和不相容性的界定，提出了崗位設置、制度建設管理建議。對加強高校收費管理、完善高校內部控制制度有一定的借鑒意義。

關鍵詞：高校；會計崗位；收費崗位；不相容性；管理

高校收費管理是高校財務管理工作的重要環節，加強高校收費管理重要的措施之一，就是建立和完善收費管理內部控制制度，用制度來規范和約束高校收費行為，使收費工作有章可循，規范操作。內部控制制度中不相容崗位設置是在組織結構的源頭上加以控制；細化崗位分工、職責分離、互相牽制和監督；避免設置由一個人擔任，既可以弄虛作假，又能夠自己加以掩蓋，導致差錯和舞弊行為的職務或崗位。

一、高校收費崗位現狀

1.法規現狀

《會計法》第二十一條規定，會計機構內部應當建立稽核制度。出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務賬目的登記工作。《會計基礎工作規范》第十二條也同樣強調了以上規定，但對目前高校收費管理崗位和會計其他崗位之間，以及內部各崗位之間的不相容性沒有提出具體的約定。這導致高校收費管理崗位的設置無法可依、無據可循。

2.崗位現狀

由于法規的欠缺，使得收費崗位設置和職能權限分工不盡合理。部分高校只設置一名工作人員負責全校的收費管理工作，擔當著收費管理的全部角色，從系統管理到實施具體收費操作無所不能。另外，還存在著票、款未分離，未設置收費復核和稽核崗位的現象。所有的這些現象都是崗位設置沒有滿足不相容崗位相分離、相制約的原則而造成的結果。

3.運行現狀

由于崗位設置存在的缺失和漏洞，導致在實際工作中運行出現了不少問題。高校普遍存在應收款管理不到位，財務收入核算與收費管理脫節。極易造成漏收、少收學生費用，甚至出現會計人員在收費工作中的舞弊現象，存在著較大的管理漏洞。業務流程設計不合理，未能實現有效控制，導致亂收費、不規范收費現象的發生。票據管理制度缺失，票據使用無任何領用及核銷手續、票據缺失。收費系統資料及檔案的管理不規范等。

二、不相容性分析

1.崗位內容的分解

收費管理是一個系統工程，要使得該工程能夠運轉則要求有工程運轉的基本條件。其中：人員和組織結構、實施工作硬件條件和軟件是基礎。

(1)織者、實施者：任何一個組織和系統在角色上都有組織者和實施者的區分；有領導者和被領導者的分工。收費管理這個系統同樣也存在著領導收費的管理者和具體執行的操作人員的劃分。兩者不能合二為一，否則就亂了主次、不成體統。在實施者中還存在著基礎實施和帶有一定監督性質的高級實施，“工人”和“監工”或者是“生成制造”和“質量監督”就成了區分他們的代名詞。同樣該兩者不能合二為一，否則就亂規矩、不成方圓，產品質量也就無法保證。

(2)工具、手段：要執行這個系統工程，就必須有實施工具和操作手段。在信息化和現代化要求不斷提高的今天，實施收費系統工程不能停留在過去“手工作坊”的時代。提高工作效率、加強信息化管理、深入軟件控制已經是當今收費管理系統實行的基本要求。所以，運用計算機操作，規范化軟件管理，采取銀行托收的管理手段已經成為現實。另外，合法、合規的票據使用管理也成為收費管理的重要組成部分。

2.收費管理流程的梳理

(1)收費許可證制度流程：在收費前必須完成收費審批、報備案手續，在收費過程中必須進行收費公示和亮證收費的舉措。收費許可證年度檢查和定期、不定期的抽查和普查則是物價主管部門的事后監督過程。所以，必須按照物價主管部門的要求認真落實許可證制度的要求，對事后監督過程中自查、報告、接受審查等監督流程同樣重視，對披露的問題或整改方案切實執行，確保收費的合法性。以上，收費前、收費中、收費后的許可證制度是保證收費的合法性的必要條件，其中包括程序的合法性和收費內容(項目、標準、對象)的合法性。

(2)應收款信息流程：應收款信息包括了學生信息、標準信息、其他信息等。從學生招生信息的獲取，到學生收費信息的加工，到轉入收費系統的核對，再到收費主管的批準，最后操作員的收費實施，這是應收款信息主要流。在這過程中包括了對住宿標準、學籍(學分)標準、代辦費用標準等綜合后形成收費標準信息流。以上信息的來源和變動調整(包括減免、退還等)均依據物價部門、學工和教務部門、宿舍管理部門等提供的通知、申請資料。財務部門必須依據這些原始憑證進行增減、調整、變動。同時，這一系列的過程不能全部落實在一個人的職責之內，還必須按照操作、稽核、復核的內部流程進行處理。

(3)資金流管理流程：約定收費期間和時限及時將預算資金收入到位。對惡意欠費學生收取資金占用費用或滯納金等。對收費資金實行收支兩條線管理，按照財政對國庫資金管理的要求按時、足額上繳，財政也能及時撥付下達預算資金。嚴格執行預算法律、法規，提高資金的效率性和規范性。

(4)檔案、資料流程：在收費管理過程中，信息記載和傳遞形成的檔案和資料除了電子的還有紙質的。從來源上看有外部獲取的，有財務內部制作的。從制作到使用，再到保管，作者認為最重要的是其真實性和歷史性。

3.不相容性的界定

根據授權審批與業務經辦、業務經辦與會計記錄、業務經辦與稽核檢查、授權批準與監督檢查互相分離的要求，將收費管理內部控制崗位做到合理設置，職責權限的合理劃分，確保不同崗位之間權責分明、互相牽制。

首先，將收費主管與其他所有崗位區分，收費主管兼有行政管理的職能和業務管理職能，“管”和“做”分離。其次，將收費員與其他管理員按照“票、款分離原則”、“執行和監督分離原則”分離開來。再次，將系統管理員和審核員、按照“相互監督、相互制約原則”分離開來。最后，檔案管理員則自然獨立于收費其他崗位，充當者“史官”的角色。

三、管理建議

1.崗位設置和分工

建立合理、嚴密的收費系統的組織結構，完善崗位責任控制，合理分工、明確職責、確保不相容崗位相分離；各崗位之間相互監督、相互制約，權責分明，將風險降到最小程度。崗位設置建議如下：

(1)核心崗位：收費主管崗、審核崗、收費崗；

(2)協助崗位：系統管理崗、票據管理崗、檔案管理崗。

“協助”和“核心”的區別不是字面上意義的重要或大小的分別；從收費管理的角度看，而是從屬與非從屬的關系。從整個財務管理的角度看，協助崗位可同時從事著除收費以外的系統管理、票據管理和檔案管理工作。但，就收費管理而言，協助崗位是必不可少的。它和核心收費崗位之間的關系是：服務于收費、監督于收費。

各崗位分工明確、責任明晰。收費主管，組織和協調收費管理工作，包括財務以外的業務部門和收費管理其他崗位人員之間的關系。具體負責收費許可、物價檢查等工作。向上級領導匯報收費工作，監督、考核所領導各收費崗位人員執行政策制度情況。復核由審核員提請的各類申請、報告、報表等。收費員，主要負責收取學生學雜費，并開具收費正式票據；根據審核和復核過的資料、手續處理各種原因的退費和減免等學生信息變動，登記學雜費緩交資料。制作日報表、統計表。審核員，主要審核收費員提請的學生信息、應收款變動信息、其他信息是否與學工、教務等部門提供的原始信息的真實性、一致性。審核日報表、統計表與收費系統的一致性、及時性。系統管理員，負責對收費系統進行維護，保障系統的正常安全運行；

及時對收費公開查詢系統的數據進行更新；每天對系統數據進行備份并妥善保管，保證收費數據的安全與完整。票據管理員，主要負責收費票據的購買、發放、收繳和保管工作。在收費管理系統中進行票據登記。檔案管理員，保管電子和紙質的收費憑證、資料、報表等。裝訂成冊、定期歸檔。在歸檔、查閱、移交、銷毀等重要環節關嚴格按照檔案管理制度執行。

2.制度建設

(1)建立稽核審批制度

從崗位上看，收費主管對收費審核員和收費員、審核員對收費員存在著全面的稽核和被稽核的關系。系統管理員、票據管理員、檔案管理員對收費主管也存在著定向稽核關系，主要針對其主管使用的收費系統、收費票據、收費檔案。

從內容上看，對應收款的增減進行稽核，對學生信息的變動進行稽核。由收費員根據接收到的申請提出，審核員根據相關規定進行審核，審核后再報收費主管復核。

從形式上看，建立報表制度，有日報、月報、年報等。通過表與表、表與系統數據、明細表和統計表核對來實現稽核與控制的目的。

(2)備查登記制度

備查登記制度就是對進入收費流程的電子信息和紙質信息建立收費檔案登記造冊，以便備查。不管是從外部獲取的還是財務制作的，凡是涉及到收費信息的均嚴格按照檔案管理要求進行管理。包括審批單、通知單、調整資料、各類報表等分類管理。對電子信息，系統管理員還要負責定期備份數據，復制數據，雙硬盤雙重備份，分開存放，注意防火防潮，以免同時毀壞、無法恢復。

(3)票據核銷制度

建立票據的入庫、領用、校驗、核銷制度。使用票據管理核銷系統，對采購來的每一張票據的即時狀態做到完全明確。對開具的票據做到和賬務核對100％，對每一本票據核銷后產生核銷單。核銷單能確定票據所在的記賬憑證號和票據用途、金額等要素。對核銷過程中發現的問題及時整改，確保收費票據使用的合法、合規性和保管的完整、安全性。

四、討 論

本文從工作實踐出發，歸納總結了目前我國高校在收費管理崗位設置上存在的問題。通過梳理和分析，對收費管理崗位內不同崗位之間的不相容性進行了剖析，對崗位設置、制度建設的管理提出了不同的見解。但本文在理論上還有提升的空間。作者期望廣大同行攜手一起在理論研究和工作實踐上進行更為深入的探討和交流。作者更期望教育管理部門或財政管理部門盡早出臺相關管理規定，將其規范管理制度化。保障學校崗位設置規范合理、運行有序；加強內部控制管理，保證收費管理的良性循環。

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