關于1951年全國秘書長會議的一些簡況

田 真

(作者系中共中央辦公廳秘書局原副局級干部)

新中國成立初期，我國黨政機關的文書處理和檔案工作的重點，主要是總結和繼承解放區黨政機關的文書處理和檔案工作的經驗，改革國民黨舊政權機關的文書與檔案制度，并在此基礎上逐步建立一套適應新中國需要的文書與檔案工作制度。

為了更好地推動全國黨政機關秘書工作的開展，1951年4月，中共中央辦公廳、政務院（即現在的國務院）秘書廳在北京召開了全國秘書長會議，總結了建國一年半以來的秘書工作成績和經驗，解決了政府系統秘書工作中一些急需解決的重大問題。這是建國后中央辦公廳和政務院秘書廳首次聯合召開的全國秘書長會議。筆者作為工作人員，有幸參加了這次會議的秘書工作。給我印象最深的是，中央對這次會議極為重視，周恩來總理親臨會議，當他滿面春風步入會場時，頓時響起了暴風雨般的掌聲。周總理熱情洋溢地向大會做了關于目前形勢和任務的政治報告，為全國秘書工作指明了方向，使與會者受到了極大的鼓舞。會議由政務院秘書長李維漢同志主持。在會議期間，李維漢同志還做了關于進一步加強政府機關內部統一戰線工作問題的報告，并把統戰工作列為政府機關秘書工作的重要任務之一。這次會議還聽取了政務院副秘書長章乃器先生關于各級政府機關秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構設置的報告；政務院副秘書長李克農同志關于制定保守國家機密暫行條例的報告；政務院副秘書長黃紹竑先生關于行政公文處理暫行辦法的報告。整個會議自始至終充滿了團結向上、民主自由的氣氛。在會議中代表們暢所欲言，討論得非常熱烈。會議經過認真的討論和研究，最后通過了以下幾個文件：

1.《關于各級政府機關秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決定》（以下簡稱《決定》）。

2.《公文處理暫行辦法》。

3.《保守國家機密暫行條例》。

4.《關于處理人民來信和接見人民工作的規定》。

5.《關于加強文書處理工作和檔案工作的決定》。

上述幾個文件，經黨中央、政務院批準，先后在全國頒發施行。所有這些條例、辦法和規定，都是在總結解放區黨、政機關秘書工作的基礎上，結合建國初期的實際工作需要制定出來的。因而，系統地解決了當時秘書工作所遇到的一些重要問題，極大地推動了全國各級機關秘書工作的開展。

一、關于秘書長、辦公廳主任的任務

關于秘書長、辦公廳主任的任務、機關秘書工作的基本原則、要求和方法，在《決定》中都做了詳細的規定，其主要內容是：

（一）關于工作性質和任務

關于秘書長、辦公廳主任工作的性質，是“既要參與政務，又要掌管事務”。關于工作任務，主要有以下幾項：

1.協助首長綜合情況，研究政策，推行工作。

2.協助首長密切各方面的工作聯系。

3.協助首長掌管機關內部統一戰線工作。

4.協助首長掌管保密工作。

5.掌管機要工作。

6.主持日常行政事務（包括公文處理、會議組織、檢查與督促政府決議的執行等事項）。

7.掌管機關事務工作（包括機關財務、生活管理、學習、文化娛樂活動等事項）。

8.首長交辦的事項。

（二）關于工作方法

秘書長、辦公廳主任，應在不斷努力學習和實踐中，熟悉政策法令，創造和積累經驗，建立與健全機關的工作制度，加強計劃性與組織性，密切與各級政府秘書部門的聯系。其工作方法，主要有以下幾點：

1.經常注意掌握“抓住重點，照顧全盤”的工作方法，重點應放在協助首長研究政策，處理政務方面。同時，也要把日常行政工作和機關事務工作組織安排好，使之有條不紊地順序推進。要學會既要善于集中精力和時間，思考、鉆研與處理重大問題，又要善于抽出精力和時間，有重點地指導處理或親自處理日常具體的工作。

2.貫徹執行“集中領導，分工負責”的工作原則。要根據實際工作需要，劃分每個工作人員的職責，做到機關沒有忙閑不均的現象。正副職之間，應在副職協助正職的原則下，明確分工，在一定的職責范圍之內，放手工作，大膽處理問題。各級之間，應按照工作性質，加強分層負責，一般日常工作盡量下放，由各處、科負責處理，不要事事集中到上面，把自己陷在事務主義的圈子里。

3.經常注意領會并根據領導的意圖，主動地在自己的職責范圍內，認真處理問題，使首長減少事務糾纏，多考慮重大問題。并注意在實際工作中，體會與掌握辦事規律，分清哪些問題可以自己處理，哪些問題可以處理后報告首長，哪些問題必須請示后再處理，避免遇事不敢負責的現象，并防止越權行事的偏向。

4.經常注意了解各部門的工作動向，本著“從整體出發，照顧具體情況”的精神，密切各部門工作的聯系，使事無疏漏，達到步調協調，政令統一的目的。

5.要求每個秘書工作部門的干部，認清自己的工作是行政工作中很重要的一部分。不僅在口頭上，而且在實際行動中，把個人的工作興趣、個人事業心完全結合于人民事業的整體利益中。堅守崗位，埋頭苦干，養成任勞任怨的工作態度和謙虛、謹慎、細密、切實的工作作風。

（三）關于秘書工作機構

關于秘書工作機構的設置，在《決定》中提出了以下幾個基本原則：

1.秘書工作機構，應根據精簡原則，盡力減少層次。辦公廳，一般可設兩層，最多不超過三層。為便利工作，可多設副職，分工領導。省人民政府的辦公廳，尚未設主任者，得由秘書長或副秘書長兼任，必要時另設專職的副主任。

2.適應業務分工，組織機構可適當向橫向發展，逐漸改變過大過多的一攬子的組織形式。條件許可時，可把秘書業務、研究工作、機關事務管理工作劃分開來，具體編制應依各地區、各部門的具體情況而定。

3.盡量減少事務人員，充實業務部門。在部分人員中（如收發、繕寫等），可試行定額制。警衛勤雜人員的編制，亦應有合理的規定，以達精簡節約和提高工作效能的目的。

二、關于公文的處理辦法

關于公文處理辦法，在會議通過的《公文處理暫行辦法》中做了詳細的規定。《公文處理暫行辦法》，是建國后第一個全國性的關于文書工作的法令性文件。它改革和統一了建國初期黨政機關的文書處理工作，掃清了國民黨舊政府機關的文書工作制度，全面、系統、具體地規定了我國建國初期的文書工作制度。其主要內容，有以下幾個方面：

（一）關于公文的總則

關于公文的總則，主要有兩個方面：

1.公文是政府機關宣布和傳達政策、法令，報告、商洽和指導工作，交流經驗的一項重要工具。要求各級政府工作人員須本著實事求是的態度，正確掌握運用，以達到密切聯系群眾，有效地貫徹政令與改進工作的目的。

2.公文的文字應簡明、確切，條理清楚；處理應迅速、準確、周密，手續力求簡便，嚴格注意保守國家機密。

（二）關于公文的種類

關于公文的種類，當時主要做了以下規定：

1.報告、簽報。對上級陳述或請示事項，用“報告”。簽報，是報告的另一種形式。為了簡便迅速地處理某些重要事項，由首長親筆書寫，直接送上級首長批簽，不必經過普通公文手續，只簽名，不用機關印信。

2.命令。頒布法律、條例、通則、決定、規定、辦法或任免、嘉獎、懲戒、通緝、赦免以及指揮行政等用“命令”。

3.指示。指導下級機關工作時，用“指示”。

4.批復。答復下級的請示或報告事項時用“批復”。

5.通報、通知。對于使各機關（不分上行、平行、下行）周知的事項用“通報”。對于使特定的機關或人員知道的事項用“通知”。

6.布告、公告、通告。對人民公布關于法令性的事項時用“布告”。重大事件需要宣告國內外周知時用“公告”。一般事件需要在一定范圍內，對人民或機關、團體通告周知時用“通告”。

7.公函、便函。平行機關及不相隸屬的機關行文時用“公函”。介紹、商洽、詢問、催辦事項得用“便函”，只須個人署名或蓋機關長戳、圓章即可。

軍事、外交、司法等部門的公文種類，可因工作需要另行規定，不在此限。

（三）關于公文體式

關于公文的體式，主要的要求是：

1.公文用紙要規范化。公文用紙第一頁須包括文種、發文字號、事由、附件、主送和抄送機關、擬辦、批示等欄目，受文機關填寫在規定欄內，文前、文尾不另寫受文機關。

2.公文除綜合性質的報告外，采取一文一事制。其事涉及兩個機關以上的采用“主送”和“抄送”的辦法。

3.公文以用語體文為原則，并加注標點符號。舊公文的套語如“仰”、“理合”、“合行”、“等因奉此”和模棱兩可的語句，如“大致尚可”、“尚無不合”等均應廢除。

4.公文寫法，務求簡潔、明確、條理清晰、合于文法，切忌冗長雜亂。除簡短者，一切較長的公文、均應開門見山，首先提出要點，即于開端處，先用扼要的文字，說明全文的目的或結論，喚起閱者注意。然后，再做必要的解釋。如分為幾段時，每段亦應采用此法。

5.公文程式應辦求簡易。一件公文有幾層意思或幾項要求時，必須注意按照條理，分清層次，以數目字標明段落和項目。轉敘來文時，應交待清楚，將來文年、月、日及字號寫明，并將事由及處理過程摘要敘入。如必須加錄原文，除在公文內摘要引用外，可另抄原文附送。

6.公文內應盡量避免使用簡稱。例如：公文內引用年、月、日，均須具體寫明，如一九五一年，不得寫成“五一”年；并須避免使用“去年”、“明年”、“上月”、“明日”等字樣。敘及機關名稱時，第一次應用全稱，以下一般可用簡稱。如華東軍政委員會財政經濟委員會，簡稱“華東財委”。敘及地名時，應用全名。如“上海”、“福州”、“廣州”、“重慶”，不得寫成“滬”、“榕”、“穗”、“渝”。福建不得寫成“閩”，湖南不得寫成“湘”。僅在兩個以上著名城市或著名省份聯寫在一起的時候，如“京津”、“滬寧”、“豫鄂湘贛”、“粵桂邊界”等，或者和其他文字結合在一起成為流行的特殊用語的時候，如“滬東”、“皖北”、“津浦路”、“天蘭路”等，使用簡稱。敘及事物名稱時，應用全名，如“減租減息”、“生產救災”，不得簡稱“雙減”、“生救”。

7.公文繕寫、油印，必須整潔清楚。避免使用不易辨認的簡字或草字，尤須校對無誤。

（四）行文關系

關于行文關系，主要規定如下：

1.各級人民政府間相互行文，一般以不越級為原則；但因特殊緊急問題必須越級命令或越級報告解決的，亦得越級行文。越級命令時，須同時抄送其直接下級；越級報告時，須同時抄送其直接上級。

2.上級人民政府所屬部門與下級政府所屬部門（如中央人民政府政務院所屬的委、部、會、院、署、行與大行政區人民政府所屬的委、部、會、局）得根據已定政策、方針并就業務與技術的指導范圍內相互行文；但如涉及全般性者，應同時分別抄送行文者或受文者的領導機關。

3.受雙重領導的機關，向上級機關請示時，應根據案件的性質，分別注明“主送”、“抄送”，以免批復時發生重復和抵觸。上級領導機關依其規定的領導關系，對多雙重領導的機關行文時，應同時抄送另一領導機關。

4.上級領導機關因工作需要，得規定各級機關報送各項報告，不受越權限制。

5.省（市）以上的各級人民政府凡具有普遍性質的行文（如通報、布告、決定、指示、條例、法規等），經批準交新華社發布及指定之報紙、公報刊載，注明不另行文的，各機關應作為來文處理，并應剪、錄存檔。需要行文的，均由發文機關一直發送到行文范圍所規定的機關。文件上應注明行文范圍及分發的機關，以避免重復行文和層層印刷抄寫。

（五）關于催辦工作

各部門應建立公文催辦檢查制度，并指定專人負責辦理。

一般公文的處理，以不超過一周為限，過期應即聲明理由。緊急公文隨到隨辦。

凡未辦結的文件，應由負責催辦檢查人員掌握，隨時查詢。

（六）關于檔案的管理工作

關于檔案的管理工作，主要規定了以下幾點：

1.各機關應于秘書部門之下設置專管檔案的機構，其人員名額得視業務情況，本著精簡的原則酌定。在保守國家機密的要求下，嚴格掌管機關的檔案。

2.檔案以集中管理為原則，其機關內部單位較多，辦公地點分散的，可設立分檔。

3.檔案的管理，應建立分類體系，由秘書部門的負責人，根據機關主管業務行政的性質和范圍，按實際情況并照顧發展前途，通盤考慮制定。

4.檔案應按卷編號，編號的方法，以便于查找為原則。每卷應于卷面內設立文件目錄，按收發文的先后次序逐件登記檔由，并注明其頁數。

5.文件批存或稿件繕發后，即應由收發單位歸檔；其由承辦單位注明暫不歸檔的，應送還原承辦單位暫存，俟全案處理完畢后再行歸檔。

6.歸檔文件應按照檔案分類系統登記編號，分別登錄卡片，暫時不能使用卡片管理方法的，應設登記總簿及分類簿，分別登錄。同一文件有必須登入兩個以上項目的，應按照文件的內容以原件編入其主要項目，另以互見編入次要項目，分別登錄卡片或分類簿。

7.歸案文件以一案一卷為原則。應按收發的次序，先作臨時裝訂，俟全案結束后，再作正裝訂。

8.調閱檔案應建立制度，手續力求簡便，原承辦人調閱經辦文卷時，由承辦人簽名蓋章；如調閱非本人經辦的文卷或其他單位主辦的文卷時，須有本單位負責人簽名蓋章。

9.檔案于年度終了時應加以清理，按其歷史價值和使用時效，分別留用、封存或銷毀。銷毀時應由秘書部門負責人縝密審查，造具明細表，報經上級批準，始得執行。

10.檔案的保管，應有必要的物質設備，以足夠防止盜竊、水、火、蟲、鼠的損害為最低限度的要求。

三、關于黨的系統文書與檔案工作的問題

在這次全國秘書長會議上，就黨的系統文書處理工作和檔案工作所做的決定，其主要精神如下：

（一）關于文書處理工作

關于文書處理工作，提出了以下幾點要求：

1.文電要求眉目清楚，分清對象，盡量注意黨政比較合理地劃分，政務性者，請示政府，如有重大問題，政府黨組自會請示中央。除書記、副書記寫的綜合報告外，一般要求一事一報。

2.各中央局、分局向中央請示的電文，除大政方針外，應分別請示主管部委，不要籠統地給中央。

3.請示、備案、參考、資料都要有不同的標記注明，分清輕重緩急，不要照例請示，以免使重要應請示的問題延誤批答時間。

（二）關于檔案問題

同意會上提出的關于分工保管，集中檔案的意見。即：

1.按黨政軍三個系統成立檔案局。

2.上下級的分工，中央保存到省，中央局保存到地委。

3.全國勝利以前的重要檔案集中到中央。

4.暫時保存與長久保存的分工，即若干年后有保存價值的檔案，陸續送到中央保管。

這次會議，是新中國成立后一次極為重要的會議，它在我國秘書史上將占有光輝的一頁。