關(guān)于1951年全國(guó)秘書長(zhǎng)會(huì)議的一些簡(jiǎn)況

田 真

(作者系中共中央辦公廳秘書局原副局級(jí)干部)

新中國(guó)成立初期，我國(guó)黨政機(jī)關(guān)的文書處理和檔案工作的重點(diǎn)，主要是總結(jié)和繼承解放區(qū)黨政機(jī)關(guān)的文書處理和檔案工作的經(jīng)驗(yàn)，改革國(guó)民黨舊政權(quán)機(jī)關(guān)的文書與檔案制度，并在此基礎(chǔ)上逐步建立一套適應(yīng)新中國(guó)需要的文書與檔案工作制度。

為了更好地推動(dòng)全國(guó)黨政機(jī)關(guān)秘書工作的開展，1951年4月，中共中央辦公廳、政務(wù)院（即現(xiàn)在的國(guó)務(wù)院）秘書廳在北京召開了全國(guó)秘書長(zhǎng)會(huì)議，總結(jié)了建國(guó)一年半以來的秘書工作成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)，解決了政府系統(tǒng)秘書工作中一些急需解決的重大問題。這是建國(guó)后中央辦公廳和政務(wù)院秘書廳首次聯(lián)合召開的全國(guó)秘書長(zhǎng)會(huì)議。筆者作為工作人員，有幸參加了這次會(huì)議的秘書工作。給我印象最深的是，中央對(duì)這次會(huì)議極為重視，周恩來總理親臨會(huì)議，當(dāng)他滿面春風(fēng)步入會(huì)場(chǎng)時(shí)，頓時(shí)響起了暴風(fēng)雨般的掌聲。周總理熱情洋溢地向大會(huì)做了關(guān)于目前形勢(shì)和任務(wù)的政治報(bào)告，為全國(guó)秘書工作指明了方向，使與會(huì)者受到了極大的鼓舞。會(huì)議由政務(wù)院秘書長(zhǎng)李維漢同志主持。在會(huì)議期間，李維漢同志還做了關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)政府機(jī)關(guān)內(nèi)部統(tǒng)一戰(zhàn)線工作問題的報(bào)告，并把統(tǒng)戰(zhàn)工作列為政府機(jī)關(guān)秘書工作的重要任務(wù)之一。這次會(huì)議還聽取了政務(wù)院副秘書長(zhǎng)章乃器先生關(guān)于各級(jí)政府機(jī)關(guān)秘書長(zhǎng)和不設(shè)秘書長(zhǎng)的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機(jī)構(gòu)設(shè)置的報(bào)告；政務(wù)院副秘書長(zhǎng)李克農(nóng)同志關(guān)于制定保守國(guó)家機(jī)密暫行條例的報(bào)告；政務(wù)院副秘書長(zhǎng)黃紹竑先生關(guān)于行政公文處理暫行辦法的報(bào)告。整個(gè)會(huì)議自始至終充滿了團(tuán)結(jié)向上、民主自由的氣氛。在會(huì)議中代表們暢所欲言，討論得非常熱烈。會(huì)議經(jīng)過認(rèn)真的討論和研究，最后通過了以下幾個(gè)文件：

1.《關(guān)于各級(jí)政府機(jī)關(guān)秘書長(zhǎng)和不設(shè)秘書長(zhǎng)的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機(jī)構(gòu)的決定》（以下簡(jiǎn)稱《決定》）。

2.《公文處理暫行辦法》。

3.《保守國(guó)家機(jī)密暫行條例》。

4.《關(guān)于處理人民來信和接見人民工作的規(guī)定》。

5.《關(guān)于加強(qiáng)文書處理工作和檔案工作的決定》。

上述幾個(gè)文件，經(jīng)黨中央、政務(wù)院批準(zhǔn)，先后在全國(guó)頒發(fā)施行。所有這些條例、辦法和規(guī)定，都是在總結(jié)解放區(qū)黨、政機(jī)關(guān)秘書工作的基礎(chǔ)上，結(jié)合建國(guó)初期的實(shí)際工作需要制定出來的。因而，系統(tǒng)地解決了當(dāng)時(shí)秘書工作所遇到的一些重要問題，極大地推動(dòng)了全國(guó)各級(jí)機(jī)關(guān)秘書工作的開展。

一、關(guān)于秘書長(zhǎng)、辦公廳主任的任務(wù)

關(guān)于秘書長(zhǎng)、辦公廳主任的任務(wù)、機(jī)關(guān)秘書工作的基本原則、要求和方法，在《決定》中都做了詳細(xì)的規(guī)定，其主要內(nèi)容是：

（一）關(guān)于工作性質(zhì)和任務(wù)

關(guān)于秘書長(zhǎng)、辦公廳主任工作的性質(zhì)，是“既要參與政務(wù)，又要掌管事務(wù)”。關(guān)于工作任務(wù)，主要有以下幾項(xiàng)：

1.協(xié)助首長(zhǎng)綜合情況，研究政策，推行工作。

2.協(xié)助首長(zhǎng)密切各方面的工作聯(lián)系。

3.協(xié)助首長(zhǎng)掌管機(jī)關(guān)內(nèi)部統(tǒng)一戰(zhàn)線工作。

4.協(xié)助首長(zhǎng)掌管保密工作。

5.掌管機(jī)要工作。

6.主持日常行政事務(wù)（包括公文處理、會(huì)議組織、檢查與督促政府決議的執(zhí)行等事項(xiàng)）。

7.掌管機(jī)關(guān)事務(wù)工作（包括機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)、生活管理、學(xué)習(xí)、文化娛樂活動(dòng)等事項(xiàng)）。

8.首長(zhǎng)交辦的事項(xiàng)。

（二）關(guān)于工作方法

秘書長(zhǎng)、辦公廳主任，應(yīng)在不斷努力學(xué)習(xí)和實(shí)踐中，熟悉政策法令，創(chuàng)造和積累經(jīng)驗(yàn)，建立與健全機(jī)關(guān)的工作制度，加強(qiáng)計(jì)劃性與組織性，密切與各級(jí)政府秘書部門的聯(lián)系。其工作方法，主要有以下幾點(diǎn)：

1.經(jīng)常注意掌握“抓住重點(diǎn)，照顧全盤”的工作方法，重點(diǎn)應(yīng)放在協(xié)助首長(zhǎng)研究政策，處理政務(wù)方面。同時(shí)，也要把日常行政工作和機(jī)關(guān)事務(wù)工作組織安排好，使之有條不紊地順序推進(jìn)。要學(xué)會(huì)既要善于集中精力和時(shí)間，思考、鉆研與處理重大問題，又要善于抽出精力和時(shí)間，有重點(diǎn)地指導(dǎo)處理或親自處理日常具體的工作。

2.貫徹執(zhí)行“集中領(lǐng)導(dǎo)，分工負(fù)責(zé)”的工作原則。要根據(jù)實(shí)際工作需要，劃分每個(gè)工作人員的職責(zé)，做到機(jī)關(guān)沒有忙閑不均的現(xiàn)象。正副職之間，應(yīng)在副職協(xié)助正職的原則下，明確分工，在一定的職責(zé)范圍之內(nèi)，放手工作，大膽處理問題。各級(jí)之間，應(yīng)按照工作性質(zhì)，加強(qiáng)分層負(fù)責(zé)，一般日常工作盡量下放，由各處、科負(fù)責(zé)處理，不要事事集中到上面，把自己陷在事務(wù)主義的圈子里。

3.經(jīng)常注意領(lǐng)會(huì)并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，主動(dòng)地在自己的職責(zé)范圍內(nèi)，認(rèn)真處理問題，使首長(zhǎng)減少事務(wù)糾纏，多考慮重大問題。并注意在實(shí)際工作中，體會(huì)與掌握辦事規(guī)律，分清哪些問題可以自己處理，哪些問題可以處理后報(bào)告首長(zhǎng)，哪些問題必須請(qǐng)示后再處理，避免遇事不敢負(fù)責(zé)的現(xiàn)象，并防止越權(quán)行事的偏向。

4.經(jīng)常注意了解各部門的工作動(dòng)向，本著“從整體出發(fā)，照顧具體情況”的精神，密切各部門工作的聯(lián)系，使事無疏漏，達(dá)到步調(diào)協(xié)調(diào)，政令統(tǒng)一的目的。

5.要求每個(gè)秘書工作部門的干部，認(rèn)清自己的工作是行政工作中很重要的一部分。不僅在口頭上，而且在實(shí)際行動(dòng)中，把個(gè)人的工作興趣、個(gè)人事業(yè)心完全結(jié)合于人民事業(yè)的整體利益中。堅(jiān)守崗位，埋頭苦干，養(yǎng)成任勞任怨的工作態(tài)度和謙虛、謹(jǐn)慎、細(xì)密、切實(shí)的工作作風(fēng)。

（三）關(guān)于秘書工作機(jī)構(gòu)

關(guān)于秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置，在《決定》中提出了以下幾個(gè)基本原則：

1.秘書工作機(jī)構(gòu)，應(yīng)根據(jù)精簡(jiǎn)原則，盡力減少層次。辦公廳，一般可設(shè)兩層，最多不超過三層。為便利工作，可多設(shè)副職，分工領(lǐng)導(dǎo)。省人民政府的辦公廳，尚未設(shè)主任者，得由秘書長(zhǎng)或副秘書長(zhǎng)兼任，必要時(shí)另設(shè)專職的副主任。

2.適應(yīng)業(yè)務(wù)分工，組織機(jī)構(gòu)可適當(dāng)向橫向發(fā)展，逐漸改變過大過多的一攬子的組織形式。條件許可時(shí)，可把秘書業(yè)務(wù)、研究工作、機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作劃分開來，具體編制應(yīng)依各地區(qū)、各部門的具體情況而定。

3.盡量減少事務(wù)人員，充實(shí)業(yè)務(wù)部門。在部分人員中（如收發(fā)、繕寫等），可試行定額制。警衛(wèi)勤雜人員的編制，亦應(yīng)有合理的規(guī)定，以達(dá)精簡(jiǎn)節(jié)約和提高工作效能的目的。

二、關(guān)于公文的處理辦法

關(guān)于公文處理辦法，在會(huì)議通過的《公文處理暫行辦法》中做了詳細(xì)的規(guī)定。《公文處理暫行辦法》，是建國(guó)后第一個(gè)全國(guó)性的關(guān)于文書工作的法令性文件。它改革和統(tǒng)一了建國(guó)初期黨政機(jī)關(guān)的文書處理工作，掃清了國(guó)民黨舊政府機(jī)關(guān)的文書工作制度，全面、系統(tǒng)、具體地規(guī)定了我國(guó)建國(guó)初期的文書工作制度。其主要內(nèi)容，有以下幾個(gè)方面：

（一）關(guān)于公文的總則

關(guān)于公文的總則，主要有兩個(gè)方面：

1.公文是政府機(jī)關(guān)宣布和傳達(dá)政策、法令，報(bào)告、商洽和指導(dǎo)工作，交流經(jīng)驗(yàn)的一項(xiàng)重要工具。要求各級(jí)政府工作人員須本著實(shí)事求是的態(tài)度，正確掌握運(yùn)用，以達(dá)到密切聯(lián)系群眾，有效地貫徹政令與改進(jìn)工作的目的。

2.公文的文字應(yīng)簡(jiǎn)明、確切，條理清楚；處理應(yīng)迅速、準(zhǔn)確、周密，手續(xù)力求簡(jiǎn)便，嚴(yán)格注意保守國(guó)家機(jī)密。

（二）關(guān)于公文的種類

關(guān)于公文的種類，當(dāng)時(shí)主要做了以下規(guī)定：

1.報(bào)告、簽報(bào)。對(duì)上級(jí)陳述或請(qǐng)示事項(xiàng)，用“報(bào)告”。簽報(bào)，是報(bào)告的另一種形式。為了簡(jiǎn)便迅速地處理某些重要事項(xiàng)，由首長(zhǎng)親筆書寫，直接送上級(jí)首長(zhǎng)批簽，不必經(jīng)過普通公文手續(xù)，只簽名，不用機(jī)關(guān)印信。

2.命令。頒布法律、條例、通則、決定、規(guī)定、辦法或任免、嘉獎(jiǎng)、懲戒、通緝、赦免以及指揮行政等用“命令”。

3.指示。指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)工作時(shí)，用“指示”。

4.批復(fù)。答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示或報(bào)告事項(xiàng)時(shí)用“批復(fù)”。

5.通報(bào)、通知。對(duì)于使各機(jī)關(guān)（不分上行、平行、下行）周知的事項(xiàng)用“通報(bào)”。對(duì)于使特定的機(jī)關(guān)或人員知道的事項(xiàng)用“通知”。

6.布告、公告、通告。對(duì)人民公布關(guān)于法令性的事項(xiàng)時(shí)用“布告”。重大事件需要宣告國(guó)內(nèi)外周知時(shí)用“公告”。一般事件需要在一定范圍內(nèi)，對(duì)人民或機(jī)關(guān)、團(tuán)體通告周知時(shí)用“通告”。

7.公函、便函。平行機(jī)關(guān)及不相隸屬的機(jī)關(guān)行文時(shí)用“公函”。介紹、商洽、詢問、催辦事項(xiàng)得用“便函”，只須個(gè)人署名或蓋機(jī)關(guān)長(zhǎng)戳、圓章即可。

軍事、外交、司法等部門的公文種類，可因工作需要另行規(guī)定，不在此限。

（三）關(guān)于公文體式

關(guān)于公文的體式，主要的要求是：

1.公文用紙要規(guī)范化。公文用紙第一頁須包括文種、發(fā)文字號(hào)、事由、附件、主送和抄送機(jī)關(guān)、擬辦、批示等欄目，受文機(jī)關(guān)填寫在規(guī)定欄內(nèi)，文前、文尾不另寫受文機(jī)關(guān)。

2.公文除綜合性質(zhì)的報(bào)告外，采取一文一事制。其事涉及兩個(gè)機(jī)關(guān)以上的采用“主送”和“抄送”的辦法。

3.公文以用語體文為原則，并加注標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。舊公文的套語如“仰”、“理合”、“合行”、“等因奉此”和模棱兩可的語句，如“大致尚可”、“尚無不合”等均應(yīng)廢除。

4.公文寫法，務(wù)求簡(jiǎn)潔、明確、條理清晰、合于文法，切忌冗長(zhǎng)雜亂。除簡(jiǎn)短者，一切較長(zhǎng)的公文、均應(yīng)開門見山，首先提出要點(diǎn)，即于開端處，先用扼要的文字，說明全文的目的或結(jié)論，喚起閱者注意。然后，再做必要的解釋。如分為幾段時(shí)，每段亦應(yīng)采用此法。

5.公文程式應(yīng)辦求簡(jiǎn)易。一件公文有幾層意思或幾項(xiàng)要求時(shí)，必須注意按照條理，分清層次，以數(shù)目字標(biāo)明段落和項(xiàng)目。轉(zhuǎn)敘來文時(shí)，應(yīng)交待清楚，將來文年、月、日及字號(hào)寫明，并將事由及處理過程摘要敘入。如必須加錄原文，除在公文內(nèi)摘要引用外，可另抄原文附送。

6.公文內(nèi)應(yīng)盡量避免使用簡(jiǎn)稱。例如：公文內(nèi)引用年、月、日，均須具體寫明，如一九五一年，不得寫成“五一”年；并須避免使用“去年”、“明年”、“上月”、“明日”等字樣。敘及機(jī)關(guān)名稱時(shí)，第一次應(yīng)用全稱，以下一般可用簡(jiǎn)稱。如華東軍政委員會(huì)財(cái)政經(jīng)濟(jì)委員會(huì)，簡(jiǎn)稱“華東財(cái)委”。敘及地名時(shí)，應(yīng)用全名。如“上海”、“福州”、“廣州”、“重慶”，不得寫成“滬”、“榕”、“穗”、“渝”。福建不得寫成“閩”，湖南不得寫成“湘”。僅在兩個(gè)以上著名城市或著名省份聯(lián)寫在一起的時(shí)候，如“京津”、“滬寧”、“豫鄂湘贛”、“粵桂邊界”等，或者和其他文字結(jié)合在一起成為流行的特殊用語的時(shí)候，如“滬東”、“皖北”、“津浦路”、“天蘭路”等，使用簡(jiǎn)稱。敘及事物名稱時(shí)，應(yīng)用全名，如“減租減息”、“生產(chǎn)救災(zāi)”，不得簡(jiǎn)稱“雙減”、“生救”。

7.公文繕寫、油印，必須整潔清楚。避免使用不易辨認(rèn)的簡(jiǎn)字或草字，尤須校對(duì)無誤。

（四）行文關(guān)系

關(guān)于行文關(guān)系，主要規(guī)定如下：

1.各級(jí)人民政府間相互行文，一般以不越級(jí)為原則；但因特殊緊急問題必須越級(jí)命令或越級(jí)報(bào)告解決的，亦得越級(jí)行文。越級(jí)命令時(shí)，須同時(shí)抄送其直接下級(jí)；越級(jí)報(bào)告時(shí)，須同時(shí)抄送其直接上級(jí)。

2.上級(jí)人民政府所屬部門與下級(jí)政府所屬部門（如中央人民政府政務(wù)院所屬的委、部、會(huì)、院、署、行與大行政區(qū)人民政府所屬的委、部、會(huì)、局）得根據(jù)已定政策、方針并就業(yè)務(wù)與技術(shù)的指導(dǎo)范圍內(nèi)相互行文；但如涉及全般性者，應(yīng)同時(shí)分別抄送行文者或受文者的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)。

3.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)，向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)根據(jù)案件的性質(zhì)，分別注明“主送”、“抄送”，以免批復(fù)時(shí)發(fā)生重復(fù)和抵觸。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)依其規(guī)定的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，對(duì)多雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)行文時(shí)，應(yīng)同時(shí)抄送另一領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)。

4.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)因工作需要，得規(guī)定各級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送各項(xiàng)報(bào)告，不受越權(quán)限制。

5.省（市）以上的各級(jí)人民政府凡具有普遍性質(zhì)的行文（如通報(bào)、布告、決定、指示、條例、法規(guī)等），經(jīng)批準(zhǔn)交新華社發(fā)布及指定之報(bào)紙、公報(bào)刊載，注明不另行文的，各機(jī)關(guān)應(yīng)作為來文處理，并應(yīng)剪、錄存檔。需要行文的，均由發(fā)文機(jī)關(guān)一直發(fā)送到行文范圍所規(guī)定的機(jī)關(guān)。文件上應(yīng)注明行文范圍及分發(fā)的機(jī)關(guān)，以避免重復(fù)行文和層層印刷抄寫。

（五）關(guān)于催辦工作

各部門應(yīng)建立公文催辦檢查制度，并指定專人負(fù)責(zé)辦理。

一般公文的處理，以不超過一周為限，過期應(yīng)即聲明理由。緊急公文隨到隨辦。

凡未辦結(jié)的文件，應(yīng)由負(fù)責(zé)催辦檢查人員掌握，隨時(shí)查詢。

（六）關(guān)于檔案的管理工作

關(guān)于檔案的管理工作，主要規(guī)定了以下幾點(diǎn)：

1.各機(jī)關(guān)應(yīng)于秘書部門之下設(shè)置專管檔案的機(jī)構(gòu)，其人員名額得視業(yè)務(wù)情況，本著精簡(jiǎn)的原則酌定。在保守國(guó)家機(jī)密的要求下，嚴(yán)格掌管機(jī)關(guān)的檔案。

2.檔案以集中管理為原則，其機(jī)關(guān)內(nèi)部單位較多，辦公地點(diǎn)分散的，可設(shè)立分檔。

3.檔案的管理，應(yīng)建立分類體系，由秘書部門的負(fù)責(zé)人，根據(jù)機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)行政的性質(zhì)和范圍，按實(shí)際情況并照顧發(fā)展前途，通盤考慮制定。

4.檔案應(yīng)按卷編號(hào)，編號(hào)的方法，以便于查找為原則。每卷應(yīng)于卷面內(nèi)設(shè)立文件目錄，按收發(fā)文的先后次序逐件登記檔由，并注明其頁數(shù)。

5.文件批存或稿件繕發(fā)后，即應(yīng)由收發(fā)單位歸檔；其由承辦單位注明暫不歸檔的，應(yīng)送還原承辦單位暫存，俟全案處理完畢后再行歸檔。

6.歸檔文件應(yīng)按照檔案分類系統(tǒng)登記編號(hào)，分別登錄卡片，暫時(shí)不能使用卡片管理方法的，應(yīng)設(shè)登記總簿及分類簿，分別登錄。同一文件有必須登入兩個(gè)以上項(xiàng)目的，應(yīng)按照文件的內(nèi)容以原件編入其主要項(xiàng)目，另以互見編入次要項(xiàng)目，分別登錄卡片或分類簿。

7.歸案文件以一案一卷為原則。應(yīng)按收發(fā)的次序，先作臨時(shí)裝訂，俟全案結(jié)束后，再作正裝訂。

8.調(diào)閱檔案應(yīng)建立制度，手續(xù)力求簡(jiǎn)便，原承辦人調(diào)閱經(jīng)辦文卷時(shí)，由承辦人簽名蓋章；如調(diào)閱非本人經(jīng)辦的文卷或其他單位主辦的文卷時(shí)，須有本單位負(fù)責(zé)人簽名蓋章。

9.檔案于年度終了時(shí)應(yīng)加以清理，按其歷史價(jià)值和使用時(shí)效，分別留用、封存或銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)由秘書部門負(fù)責(zé)人縝密審查，造具明細(xì)表，報(bào)經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)，始得執(zhí)行。

10.檔案的保管，應(yīng)有必要的物質(zhì)設(shè)備，以足夠防止盜竊、水、火、蟲、鼠的損害為最低限度的要求。

三、關(guān)于黨的系統(tǒng)文書與檔案工作的問題

在這次全國(guó)秘書長(zhǎng)會(huì)議上，就黨的系統(tǒng)文書處理工作和檔案工作所做的決定，其主要精神如下：

（一）關(guān)于文書處理工作

關(guān)于文書處理工作，提出了以下幾點(diǎn)要求：

1.文電要求眉目清楚，分清對(duì)象，盡量注意黨政比較合理地劃分，政務(wù)性者，請(qǐng)示政府，如有重大問題，政府黨組自會(huì)請(qǐng)示中央。除書記、副書記寫的綜合報(bào)告外，一般要求一事一報(bào)。

2.各中央局、分局向中央請(qǐng)示的電文，除大政方針外，應(yīng)分別請(qǐng)示主管部委，不要籠統(tǒng)地給中央。

3.請(qǐng)示、備案、參考、資料都要有不同的標(biāo)記注明，分清輕重緩急，不要照例請(qǐng)示，以免使重要應(yīng)請(qǐng)示的問題延誤批答時(shí)間。

（二）關(guān)于檔案問題

同意會(huì)上提出的關(guān)于分工保管，集中檔案的意見。即：

1.按黨政軍三個(gè)系統(tǒng)成立檔案局。

2.上下級(jí)的分工，中央保存到省，中央局保存到地委。

3.全國(guó)勝利以前的重要檔案集中到中央。

4.暫時(shí)保存與長(zhǎng)久保存的分工，即若干年后有保存價(jià)值的檔案，陸續(xù)送到中央保管。

這次會(huì)議，是新中國(guó)成立后一次極為重要的會(huì)議，它在我國(guó)秘書史上將占有光輝的一頁。