借鑒現代管理模式 打造高效活力機關

鄭 自 強

（作者系中共四川省成都市青白江區委辦公室主任）

在組織形式、性質內涵、功能目標等方面，黨政機關雖與企業有很大不同，但兩者的內部事務管理卻具有相通之處，尤其現代企業普遍采用的效率優先的現代管理方式，更是未來黨政機關改革的重要方向。近年來，中共成都市青白江區委辦公室引入“泰勒主義”、“福特主義”和“豐田主義”三大現代企業管理理念，對內部管理進行全面剖析和科學再造，在提升管理質量、優化行政效能、激發隊伍動力等環節進行全面革新，全力推動機關走上組織結構科學化、行政事務制度化、整體運作效率化的良性軌道。

一、“泰勒式”管理，推動事務管理標準化

“泰勒式”管理思想的要義在于，用科學化、標準化的管理方法代替傳統的經驗管理，通過制定嚴格的規范并付諸實施，推動企業經營標準化運作，以謀求最高效率。借鑒“泰勒式”管理理念，我辦在建章立制、量化目標、強勢督辦上做足功夫，力求推動行政產品質量和服務的標準化。

一是建章立制，推動制度標準化。“沒有規矩，不成方圓”，規章制度是現代管理的基本準則。我辦按照規范化服務型機關建設的要求，參照ISO9000質量管理體系要求，制定了《區委辦管理工作手冊》，全面完善辦公室辦文、辦事、學習、信訪、考勤、值班等制度，從上班秩序、著裝儀態、規范用語、待人接物、機關整潔度等方面進行抽查評比、全面規范，做到事務政務全覆蓋，全面提高辦公室制度化、規范化、標準化水平。同時，堅持與時俱進的原則，對既有制度定時開展“回頭看”，不斷修訂、補充、完善，保證制度的時效性和可行性。通過建立系統、規范、完善、合理的規章制度，形成了科室和職工對自我、對行為結果負責的機制，塑造了積極的制度行為文化。

二是量化目標，實現績效標準化。績效管理是現代管理的核心，而目標管理又是績效管理的重中之重。按照“泰勒式”的“工作定額”原理，我辦將所有日常工作全部納入目標管理，著力將可操作的事務度量化、把能度量的事務考評化。實行“百分制”目標分解模式，按基礎工作目標、重點工作目標、創新創優目標三大類別量化分值，特別針對工作效率、信息調研、建言獻策、執行能力等重點環節進行傾斜，實現了目標分解全覆蓋；實行常態化評判，結合“兩查兩提升”和“先進標兵科室”創建活動，以“百分倒扣、封頂加分”的考核方式，分月度和年度對各考核對象的目標完成情況進行跟蹤、比較和評估，獎優罰劣，并將評比結果作為干部考核、評優、晉升的重要依據。通過嚴謹量化和獎懲逗硬的管理措施，為各科室及成員旗幟鮮明地指出了必須為之奮斗的工作標準和努力方向。

三是強勢督辦，保證監督標準化。現代市場競爭，關鍵是執行力和管理效率的競爭。要做強核心競爭力，必須制度與督辦并舉，強制措施和正面激勵并舉。在區委、區政府重大事項的督查上，堅持“決策執行到哪里，督查就延伸到哪里，督查關口就前移到哪里”的原則，第一時間分解督辦任務，采取下發督查通知、電話詢問、實地督查、聯合督查等多種形式，加快跟蹤督辦節奏。跟蹤回訪辦結情況，變被動督辦為主動督辦，主動協調解決推進中的具體問題，及時向區委領導反映重大情況，做到統籌協調與主動出擊相結合。在辦公室內部事務督查上，充分借鑒海爾公司OEC管理法，力求做到“日事日畢，日清日高”，全方位對每人每天所做每事進行控制清理，確保了常規性事務的執行到位。通過大抓督查督辦，做到考核有依據、獎懲有措施、事事有人管、人人有專責、項項有督辦、件件能落實。

二、“福特式”管理，設計行政作業“流水線”

“福特式”管理的主旨在于，通過“流水線”的作業形式，明確分工、標準組合、規模生產，以降低企業運營成本，提高產出效能，全面提高企業的競爭力。引用“福特式”管理思路，我辦以科學分工、再造流程、強化培訓為手段，創造性地建立了行政事務作業“流水線”，努力打造精干高效、結構合理、責任明確、科學有序的運轉體系。

一是科學分工，重組流水作業架構。科學分工和模塊化工作的組合方式是流水線作業的前提。我辦在對所有內設機構職能進行充分考量的情況下，大刀闊斧地推動內設機構改革，著力建立分工控制、成本計算和質量控制的內部架構。堅持以事設崗、以崗定人和精干效能的原則，將工作量大、任務繁、責任重的原秘書科分設為兩個科室，一科負責辦文，二科負責辦會，輔政質量更有保證；針對日漸增多的接待任務，整合資源成立接待辦公室，構建集中指揮、上下貫通、左右協調的接待體系；將原信息科分設為兩個科室，分別對外和對內，推動信息調研工作從全市中下水平躍升至全市第三；增設督辦科，重點加強重大事項的督查督辦，執行能力進一步增強；將財務室專職會計、專職出納轉變為兼職人員，做到合理排崗、人盡其才。通過行政資源重組，降低運行成本，減少職能交叉，平衡工作分工，為行政事務流水化作業奠定了堅實基礎。

二是再造流程，理順流水作業脈絡。按照“福特式”的“動時研究”成果，運用“六W法”（何處What，為何Why，何地Where，何時 When， 何 人Who， 何 法How）對現有工作流程每一步驟進行剖析，采用剔除法、合并法、重排法、壓縮法等簡化工作的方法，去冗撥雜，去粗取精，全面規范、精簡辦文、辦會、辦事、接待等各項流程，同時完善辦公室主任、副主任聯系區委領導工作制度，做到區委與辦公室間政令暢通、無縫對接，成功打造行政作業“流水線”，實現了行政效率的最大化。

三是強化培訓，筑牢流水作業保障。人員素質是流水化作業的重要保障。要達到最佳運作狀態模式，流水作業的每個操作手都必須成為“一專多通”的“T”型人才。針對辦公室人員交流快、新同志多的特點，舉辦辦文辦會、信息調研、禮儀接待、政務督辦、機要保密等專題培訓，采取演講、考試、抽問、交流等多種靈活的有效形式，深入推行“碩士講堂”、“老干部講堂”、“科長講堂”，創新開展由已調離辦公室的同志授課的“回望講堂”，將辦公室慣常的由領導主講向科室負責人、甚至一般工作人員主講延伸，由主講人“一言堂”向互動交流延伸，在交流中促進學習、在學習中提升能力。在科室之間實行人員輪崗交流，扎實開展“比、學、趕、幫、超”競賽活動，將業務精良、政治過硬的同志與培養對象結成對子，開展“一對一”幫扶活動，有針對性地給培養對象交任務、壓擔子，要求幫扶對象“天天有變化，月月有成效”，有效避免了人才“斷層”現象，全面提高了干部隊伍“精、氣、神”。

三、“豐田式”管理，激活干事創業原動力

“豐田式”管理的精髓在于，打破上令下行的垂直管理模式，實行全員參與管理，激發員工的主人翁責任感，運用集體智慧將經營成本降到最低。參照“豐田式”管理思路，我辦以建設“議事決策民主、個人成長迅速、工作氛圍和諧”的辦公室為手段，在管理過程中全面體現“以人為本”，借以激發廣大干部與時俱進、昂揚向上、奮發有為的創業熱情。

一是擴大民主范圍，調動干事激情。借鑒“豐田式”的“活性化原則”，剔除“一言堂”的傳統管理思想，在辦公室內部搭建全民參與、民主決策的管理體系。在中層干部任用上大膽采用“公推直選”模式，將人事任用權交到每位職工手中，在干部使用上憑實績、重公論，真正將讓組織放心、讓群眾滿意的優秀干部選拔到中層干部崗位上；變被動服務為主動超前謀劃，堅持每周一上班前召開領導和中層干部“碰頭會”，互知共謀本周大事，同時要求各科室每月向辦公室提一條合理化建議，辦公室每月向區委提兩條合理化工作建議，做到“知無不言、言無不盡”，使辦公室人員始終保持主動參政、議政、謀政的精神狀態；按照民主集中的基本原則，堅持辦公室人事、資金等重大決策均由主任辦公會集體討論研究，進一步促進決策的科學化、民主化。通過民主管理，切實培養了廣大干部的歸屬感和成就感，充分調動了其干事創業的積極性、主動性和創造性。

二是構建進出機制，實現個人成長。在現代管理理念里，單位與員工是相互依存的利益共同體，兩者的發展目標具有一致性。我辦高度重視單位與職工之間的共成長、共發展，全力搭建個人成長“快車道”，以保持辦公室生機和活力。按照“既要注重當前的能力水平，更要考慮整體素質和發展潛力”的思路，堅持“高進”選秀才，把嚴進人渠道，將年紀輕、素質高、業務精、作風實、形象好的干部及時選拔充實到隊伍中來，切實增強整體戰斗力；堅持“嚴管”育通才，對新進人員堅持“十天入角色、二十天成內行、三十天做骨干”的高標準要求，著眼素質提升，提供機會讓年輕同志參加各項培訓，重點培養 “提筆能寫”、“開口能說”、“遇事能辦”、“議政能謀”的復合型能力；堅持“優出”推人才，對優秀人才始終堅持高看一眼、厚愛一分，在評先評優、提拔使用上于內優先考慮，向上傾力推薦。在保持隊伍相對穩定的前提下，特別鼓勵人才“走出去”，不設限、不設障，使他們成才有機會，干事有舞臺，發展有空間，使全辦干部隊伍培養步入“進得來、留得住、走得出”的良性軌道。

三是營造文化氛圍，體現人文關懷。用兵之道，在于人和，人和則不勸而戰矣。海爾CEO張瑞敏曾說過，管理者同時也是牧師，通過不斷布道，使員工接受企業文化，方能把員工自身價值的體現和企業目標的實現結合起來。我辦將塑造文化作為重要的管理手段，努力從培育團隊精神和價值觀的層面入手，全力營造和諧團結的文化氛圍。領導干部率先垂范，時時處處沖鋒在前，帶頭和干部職工一起加班，和群眾打成一片；大力倡導“兩拒”（拒絕平庸、拒絕借口）、“兩最”（最短時間拿出自己的最佳水平）、“兩把”（把工作當事業去追求、當學問去研究），營造銳意進取的工作氛圍；高度重視思想政治工作和廉政文化建設，暢通溝通渠道，及時掌握干部職工的思想動態，化解思想顧慮，盡量達成共識；鼓勵大家“自信工作，開心生活”，全辦職工沖破不敢、不愿向外投稿的思想禁錮，僅去年在中、省、市報刊投稿達30余篇，極大鍛煉了干部，同時又宣傳了青白江及其區委辦的工作，近三年來獲區委、政府及以上表彰40余次。通過機關文化和團體氛圍的營造，辦公室內部逐步形成了強大的凝聚力和向心力，呈現出“眾人拾柴火焰高”的良好局面。