淺談企業(yè)辦公室工作方法和人員素養(yǎng)

艾 青 春

溫家寶總理在主持中辦工作期間，曾要求“辦公室要建立一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的秘書隊(duì)伍，才能為領(lǐng)導(dǎo)提供求真務(wù)實(shí)、優(yōu)質(zhì)高效、得心應(yīng)手的服務(wù)”。這為我們企業(yè)辦公室工作指明了思路和方向。

企業(yè)辦公室在整個公司處于承上啟下、上傳下達(dá)的樞紐位置，是領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系部門、聯(lián)系基層、聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶。在黨、政機(jī)關(guān)，辦公室是“指揮中心”、“參謀部”、“協(xié)調(diào)部”；而在企業(yè)單位，辦公室的“信息中心”、“服務(wù)部”、“保密部”作用更明顯、更突出一些。

企業(yè)辦公室的工作主要分為政務(wù)性工作和事務(wù)性工作。政務(wù)性工作包括起草文件、草擬講話（報告）、公文管理、信訪工作、調(diào)查研究、籌備會議、督查督辦黨政領(lǐng)導(dǎo)會議決議等，幫助企業(yè)提高管理水平和企業(yè)效益。事務(wù)性工作包括印鑒（印信）管理、小車管理、檔案管理、文印管理、后勤事務(wù)等，為公司領(lǐng)導(dǎo)工作提供便利條件，幫助領(lǐng)導(dǎo)提高辦事效率。

企業(yè)辦公室人員主要從事辦公室程序性工作，協(xié)助公司主要領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)和日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理提供后勤服務(wù)。針對企業(yè)辦公室工作的重要性、繁雜性、不確定性，筆者認(rèn)為，辦公室人員在工作方法上要把握好以下四點(diǎn)：

一要原則性與靈活性相結(jié)合。公司要健康持續(xù)發(fā)展，必須按制度辦事，必須堅持原則。企業(yè)辦公室人員一定要熟悉領(lǐng)導(dǎo)分工和分管工作，明確事情應(yīng)該歸誰管，按規(guī)定請示后處理，使企業(yè)能夠協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。作為辦公室人員，還要傾聽領(lǐng)導(dǎo)意見，善于領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。公司主要領(lǐng)導(dǎo)的事情有時需要特殊處理，所以，辦公室人員在工作中要在堅守原則的前提下具有一定的通融性和靈活性。

二要將統(tǒng)一要求與區(qū)別對待相結(jié)合。公司的制度要貫徹下去，辦公室人員需要適時地進(jìn)行督促檢查。重要文件和重要會議精神必須要求下級單位無條件執(zhí)行，但不能搞一刀切，年中與年末的檢查既要有統(tǒng)一性，也要有差異性。基層單位的起點(diǎn)不一樣，基層單位的外部環(huán)境也有不同。因此，對不同的單位、人員要區(qū)別對待和處理。

三要保密性與開放性相結(jié)合。企業(yè)辦公室是黨政合一的，既要籌備黨委會，也要組織經(jīng)理辦公會，甚至組織召開董事會。這就要求辦公室人員必須明確各種會議的側(cè)重點(diǎn)，明確哪些內(nèi)容在哪個范圍公開，哪些文件要哪些科室知道。辦公室人員要有良好的職業(yè)素質(zhì)，把掌握的文件保管好。尤其對于企業(yè)的核心機(jī)密和獨(dú)特工藝、標(biāo)準(zhǔn)等，要秘不外宣，慎言慎行。

四要“抓大”與“抓小”相結(jié)合。講大局、抓大事是干好工作的前提。辦公室人員要始終著眼于大局，從長遠(yuǎn)考慮。重要事情、緊急事情及時處理；影響穩(wěn)定、阻礙發(fā)展的事情要迅速上報總經(jīng)理、董事長，果斷辦理。辦公室工作很繁雜，辦公室人員要養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，嚴(yán)格程序，一絲不茍。組織會議時，要周密計劃，銜接順暢，注重細(xì)節(jié)，追求完美。做到辦文經(jīng)得起推敲，辦會經(jīng)得起考驗(yàn)，辦事經(jīng)得起核查；制作文件，零失誤；文印核稿，零差錯；通知事項(xiàng)，零缺漏。

企業(yè)辦公室人員要干好辦公室工作，當(dāng)好企業(yè)的“小管家”，必須具備較強(qiáng)的綜合能力和高尚的人品，兩者相輔相成、缺一不可。要從思想、業(yè)務(wù)、組織、作風(fēng)等方面加強(qiáng)鍛煉。筆者認(rèn)為，企業(yè)辦公室人員要從以下五個方面不斷提高自身的工作素養(yǎng)。

一要加強(qiáng)政治、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。辦公室人員要不斷學(xué)習(xí)，不僅要學(xué)習(xí)黨和國家的方針、政策，把握中央經(jīng)濟(jì)工作會議精神的主要內(nèi)容，也要學(xué)習(xí)省、市、區(qū)的規(guī)章、規(guī)定，關(guān)注行業(yè)發(fā)展動態(tài)，還要熟悉企業(yè)的各項(xiàng)管理制度和辦法，掌握辦公室工作的方法和技巧，適應(yīng)工作崗位要求，不斷充實(shí)知識和技能，提高工作能力和水平。辦公室人員不僅要適應(yīng)新形勢，強(qiáng)化新能力，積極主動地學(xué)習(xí)，還要帶動其他科室人員，講學(xué)習(xí)、比業(yè)務(wù)，創(chuàng)建學(xué)習(xí)型企業(yè)。

二要樹立廉潔從業(yè)思想。“壁立千仞、無欲則剛。”辦公室人員要不斷提高政治素養(yǎng)，樹立正確的人生觀、世界觀、權(quán)力觀、金錢觀。增強(qiáng)黨性意識，強(qiáng)化責(zé)任意識，要常思貪欲之害，常懷律己之心，按原則、按制度辦事，不謀私利，不假借領(lǐng)導(dǎo)之名營個人之實(shí)，不貪圖享受，清清白白做人，堂堂正正做事，干干凈凈管理，在思想上筑牢“萬里長城”，抵制錢、色的侵蝕。

三要做好信息收集工作。企業(yè)辦公室人員的重要工作之一就是做好信息整理。由于辦公室工作接觸面廣、線長、人員多、信息量比較大。因此，辦公室人員要將掌握的信息認(rèn)真篩選，重要情況及時反饋給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)制定的辦法對企業(yè)、員工更有針對性。辦公室人員要多深入職工內(nèi)部，多和一線員工談心，掌握員工的思想動向及工作過程中的具體困難。辦公室人員在給領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)時，要有理有據(jù)地提意見、表觀點(diǎn)，用數(shù)字說話，用事實(shí)鋪陳，提供真實(shí)可靠的信息。要胸懷全局，堅持求真務(wù)實(shí)，努力增強(qiáng)服務(wù)的針對性和實(shí)效性。

四要勤于思考、勤于動筆。俗話說“不在其位、不謀其政”，辦公室人員卻一定要“不在其位而謀其政”。對于省、市的政策，辦公室人員要吃透弄懂，考慮政策對企業(yè)的影響，思索企業(yè)如何利用好政策，使政策、辦法能更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，起草文件時如何融會貫通適應(yīng)新情況，指導(dǎo)企業(yè)實(shí)際。要具備扎實(shí)的文字功底和較好的寫作能力，寫作能力的形成是個積累的過程，要養(yǎng)成勤于動手的好習(xí)慣。對于工作方面的好建議，及時寫下來；對于有用的政策，及時記下來；對于領(lǐng)導(dǎo)談話中的新思維，趕快寫下來；對于溝通中的新構(gòu)想，快速記下來。“好文章是改出來的”，辦公室人員的寫作能力，只有在不斷寫、不斷改、不斷實(shí)踐的過程中，才能得到提高。可以先易后難，先寫新聞通訊、人物報道，再寫會議決議，直到寫企業(yè)的匯報材料，年度工作報告等大型綜合材料。

五要心思縝密，做好服務(wù)性工作。做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)性工作、關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)生活，也是辦公室工作的內(nèi)容之一。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于經(jīng)營、生產(chǎn)、財務(wù)、人才等工作關(guān)注度高，絕大部分精力投向了這些方面，辦公室人員一定要做好后勤生活、辦公場所環(huán)境、辦公室布置、車輛保養(yǎng)等工作，周密細(xì)致、不出紕漏，做好服務(wù)，使領(lǐng)導(dǎo)在緊張工作之余，身心得到舒緩。

總之，企業(yè)辦公室人員工作態(tài)度要端正，工作方法要準(zhǔn)確，工作素養(yǎng)要全面，才能干好各項(xiàng)工作，出色地完成任務(wù)，為企業(yè)又好又快發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。