古籍修復工作中的知識管理

□許衛紅 王阿陶

2007年1月,國務院辦公廳發布《關于進一步加強古籍保護工作的意見》(國辦發〔2007〕6號),同年2月,文化部在京召開了全國古籍保護工作會議,正式啟動中華古籍保護計劃,5月,中國國家古籍保護中心在國家圖書館成立,我國的古籍保護事業進入到前所未有的快速發展時期。江蘇、廣東、北京、常熟等省市古籍保護中心紛紛建立,在各圖書館、博物館、檔案館、寺廟、研究機構等收藏單位積極配合下,古籍的普查、保護、修復工作進展順利。其中修復工作尤為突出,在不到兩年的時間內,國家古籍保護中心成功舉辦8期古籍修復技術培訓班,共培養了300多名古籍修復師,大大促進了我國古籍修復事業的發展。

知識管理起于經濟領域,因其對信息時代下知識資源的特點和信息技術優勢的準確把握而廣泛應用于各種社會組織的管理中。今天,知識管理已經不僅是一種頭腦中的觀念和管理思想,而且還通過信息技術手段運用到具體的業務流程中。古籍修復是一個以手工操作為主的行業,強調對修復技藝和修復理念的把握。同時,因其工作實踐中需涉及多個學科領域的知識,故也是一項知識密集型的工作。知識管理的優勢在知識密集型行業的卓越表現,特別是對隱性知識的開發,使原本不為人注意的工作經驗、操作手法,甚至潛意識的心理反應、條件反射和直覺等方面可意會而難言傳的知識內容浮出水面。將知識管理的理念和技術引入古籍修復行業,所能帶來的變化和進步將是不可限量的。

1 在古籍修復工作中引入知識管理的原因與意義

1.1 引入知識管理可以提高古籍修復人才培養的速度與質量

古籍修復工作涉及版本學、古漢語、文獻保護技術、造紙技術、美學[1]以及應用化學、生物學等多學科領域的知識,同時還要求從業人員掌握各種修復手法和技藝,重視知識面的廣度和經驗的積累。由于在古籍修復工作實踐中所涉及的大多為隱性知識,因此過去修復人員的學習主要是通過師傅帶徒弟、言傳身教的方式進行。這種方式雖然可以讓新入行人員通過觀察和練習,在潛移默化中深刻掌握古籍修復的技藝和手法,但是耗時長、效率低,且學員接觸的知識面窄,無法滿足今天古籍修復工作蓬勃發展的需求,無法盡快改善我國大量古籍破損嚴重的境況。引入知識管理后,可以通過對修復工作中涉及和產生的知識進行有效存儲、傳播、共享和交流,實現隱性知識和顯性知識的互相轉換,從而加快古籍修復從業人員的學習與成長的速度,提高人才培養的數量和質量。

1.2 知識管理是古籍修復工作發展到科學管理階段的必然要求

古籍修復作為傳統的手工業,伴隨著古籍的產生與繁榮已經經歷了上千年的發展歷程。在今天科技高速發展、管理水平不斷提高的時代,古籍修復工作也秉承一般行業發展的客觀規律,開始經歷由經驗傳承向科學管理的過渡階段[2]。對比古籍修復領域發展比較成熟的國家和地區,我國古籍修復工作中對新技術和新材料的應用才剛剛開始。另外,今日古籍所處的環境和古代已經完全不同,無論庫房的溫濕度、照明、空氣質量,還是讀者對古籍的使用方法與頻度都發生了極大變化,古籍破損的原因和表現也必然與過去不同。這要求古籍修復工作能夠適應新的變化,在修復過程中既考慮到之前破損的原因,又考慮到修復后的存放與利用問題,能夠針對變化的現實,利用知識管理的理念和方法,對知識流程進行控制和管理,實現修復技術手段和材料的不斷創新。

1.3 知識管理可以促進修復人員的信息交流與知識共享

中華古籍保護計劃實施以來,我國的古籍修復從業人員由不足百人發展到現在的300余人[3],人數雖然大大增加,但是相較待修復古籍的數量,依然是杯水車薪。可以想見,隨著古籍保護事業的進一步發展,古籍修復的從業人數還將進一步增加,并且增加的幅度不會太小。現在,新入行從業人員已經占全部從業人員的2/3強,而一些單位的古籍修復崗位和從業人員更是從無到有。

大量新人的涌入帶來發展的契機,也帶來前所未有的挑戰。兩年來新入行的古籍修復人員大多是通過國家古籍保護中心和各省中心開辦的古籍修復技術培訓班進入到古籍修復事業中的,培訓班的時間從一個月到三個月不等。培訓內容雖然涉及古籍修復的方方面面,然而畢竟時間有限,加之新進人員的知識背景與學歷水平參差不齊,大多數新進人員對修復領域的很多知識還比較欠缺。因此,整個行業對知識管理的需要非常急迫,行業的內部信息與知識需要大量而快速的交流與共享,以便滿足修復人員在工作中學習的需要。

1.4 信息技術的發展使得在古籍修復工作中實現知識管理成為可能

信息技術作為知識管理的三要素之一,在今天已發展到較高水平,為在古籍修復工作中實現知識管理提供了條件。利用信息技術開發古籍修復工作管理系統,能夠大大提高古籍修復工作的效率和質量。通過建立古籍修復檔案數據庫,可以完整保存和記錄古籍修復前的破損信息、修復中的操作過程和材料使用情況、修復后的保存情況和變化,這些信息可以作為個人的經驗總結積累下來,提供給后輩學習和研究,還可以通過網絡與同行進行交流和共享;通過建立工作流模型,設計相關知識庫,可以促進修復過程的自動化和科學化;通過打造網絡交流平臺,可以實現古籍修復的遠程審核與知識共享,對于應對目前古籍修復專家較少且分布不均衡的現狀具有重要意義,同時也能更好地實現古籍修復質量控制的規范化。

2 古籍修復工作中的知識管理

2.1 古籍修復工作中的顯性知識和隱性知識

古籍修復涉及的知識領域是多方面的,從知識管理的角度說來,可以分為顯性知識和隱性知識。

顯性知識是指可以用某種符號系統來表達的知識[4]。今天的古籍修復工作越來越重視對修復過程的記錄,在此過程中產生的修復檔案、修復方案報告、專家審核意見以文字、圖片、表格、多媒體等方式保存下來,是為顯性知識。除了這些可以數字化的記錄外,修復工作過程中產生的實物檔案包含了若干可供未來分析的信息,也可以作為顯性知識的一部分留存。在修復工作之外,修復從業人員知識結構的重要構成部分大多以顯性知識的狀態存在,如圖書、期刊論文、培訓課件等等。內容涉及版本學、文獻學、古漢語、美學、材料學、造紙術、圖書保護技術等方面,可以算作外圍知識,多非古籍修復過程中直接產生,因此本文暫不討論。

隱性知識是指存在人頭腦中的隱性的、非結構化、不可編碼的知識,是關于個人的思想、經驗等[5]。在古籍修復的工作實踐中,更多的知識內容屬于隱性知識。日本知識管理專家野中郁次郎認為,隱性知識包括技能方面的和認知方面的隱性知識[6]。技能方面的隱性知識包括非正式的難以表達的技能、經驗、技巧和訣竅等。在古籍修復工作中表現為修復的技法、操作的手法和訣竅等等,屬于從業人員的技藝經驗知識。認知方面的隱性知識,包括信仰、觀點、思維模式、感悟、價值觀以及組織文化等。這類知識看似虛無縹緲,然而在古籍修復工作中極為重要。例如修復專家杜偉生曾多次說過自己修復古籍越來越感到“戰戰兢兢、如履薄冰”,這一種感受非要經過多年的修復實踐才能深入體會,最終用一個比喻“如履薄冰”表示出來。更多的體會,卻是尚未表達或無法表達的。因為古籍的重要價值和實物原件的不可再生性,需要從業人員從認知方面多向前輩學習,學習他們對待工作崗位和工作對象的態度、精神和感悟。

值得一提的是,古籍修復工作重視手工操作的特點決定了古籍修復中隱性知識占很大部分。在修復過程中,為了更好地記錄操作過程,采用視頻記錄將成為重要的手段。視頻記錄可以存儲和傳播,但對于不同的觀察者存在著不同的解讀方式,因此既可以作為顯性知識,也可以作為隱性知識。

2.2 古籍修復工作中的知識轉換過程

1991年,野中郁次郎提出了知識創造的完整模型——SECI模型,認為隱性知識和顯性知識通過四種轉化模式 ——Socialization、Externalization、Combination、Internalization,即社會化、外化 、融合和內化實現互相轉化,完成知識的傳播與創新[7]。

在古籍修復工作中,從隱性知識到隱性知識的社會化過程主要通過新人對熟手的觀察、模仿來實現的,方式包括師帶徒學習、修復培訓班實踐課、視頻資料的觀看、日常工作中的互相學習和從業人員間通過各種方式進行的交談等來完成。從隱性知識到顯性知識的外化主要是通過修復檔案的記錄、個人修復經驗的文字化(包括工作日志和論文撰寫等)、座談交流的整理等方式完成。從顯性知識到顯性知識的融合主要是通過構建交流平臺,利用網絡技術和各種會議將修復人員或修復機構存儲、整理的相關數據、資料進行系統化集結并擴散。從顯性知識到隱性知識的內化主要是指修復人員通過共享平臺、培訓、學術會議和座談等方式學習修復技藝,提高個人水平的過程。

3 古籍修復工作中的知識管理實現

3.1 完善古籍修復檔案

古籍修復檔案通過將待修復古籍的相關信息和修復過程進行完整、細致的記錄,完成知識的存貯與外化,保留大量的原始數據,為將來查詢、探討和研究同類破損古籍的修復提供了大量案例。詳盡的修復檔案不僅記錄常規的文獻信息、破損信息、修復材料的使用情況,還包含對修復經過的細致描述、分析與總結。古籍修復檔案通過對修復過程的記錄與描述,把難以捉摸的隱性知識通過文字、圖片、表格和視頻等方式表示出來,雖然這些信息和記錄還顯得凌亂、分散和無序,但是為下一步的知識融合奠定了基礎。

目前,古籍修復檔案為越來越多的修復機構所重視,然而國內古籍修復機構的古籍修復檔案涵蓋內容不一。有的著重記錄修復前的破損狀況;有的重點記錄修復中所用的材料和采取的措施;有的修復經過的描述只用“同修復要求”簡單表述,有的則用文字詳述。另外,即使同樣的內容,不同修復機構采用的術語也不盡相同,或者是同樣的內容在概括的時候被包含在不同的模塊或項目中。從記錄方式看,目前業內的修復檔案多采用在word或excel中建立表格的方式,有的單位同時有電子、紙質雙套檔案,有的僅有紙質檔案。表格記錄形式之外,還有僅用文字作簡單描述的。也有極少數的修復機構,如國家圖書館古籍館文獻修復組,采用了“古籍修復檔案管理系統”進行檔案的生成與管理。

內容不一和記錄方式各樣的修復檔案不利于各修復機構間的知識交流與共享,因此,古籍修復檔案規范化的問題應及早解決。國家標準《古籍修復技術規范與質量要求》(WH/T 23-2006)雖然涉及修復檔案的內容,但是過于概括和簡單。如果能在此基礎上,制定出可以適用于現存各類古籍(包括各種裝幀形式)的修復檔案數據格式或規范表格,不但能促進各修復機構修復工作的規范化發展,也給以后的交流與共享奠定基礎。

3.2 構建古籍修復工作流管理系統

在古籍修復工作中,知識管理可以通過建立工作流管理系統來完成古籍修復業務流程的自動化管理。工作流概念源自企業管理和辦公自動化領域,它通過將工作活動分解成定義良好的任務、角色、規則和過程來執行和監控,達到提高生產組織水平和工作效率的目的[8]。圖1為四川大學圖書館古籍修復工作業務流程圖。

由圖1可知,古籍修復工作任務明確,即根據修復要求和古籍破損情況,實施相應的修復手段。工作流中的角色也很確定,包括待修古籍所保存的單位(收藏地)、提修古籍的修復人員或小組、對修復方案和修復結果進行審核的專家組,各角色責任明確,權限清楚。而修復過程的規則可參照近年來頒布的一系列行業標準,可以將這些規則注入工作流管理系統,實現對過程的質量控制。古籍修復工作的過程包含提取待修古籍、制定修復方案、開展修復和驗收返庫幾個步驟,過程清晰,流向清楚。因此,可以利用知識管理的相關理論和技術構建工作流模型,促進修復工作管理的自動化。

在工作流管理系統中,除了建立規則知識庫,注入必要的規則和規范外,還可以建立包含常見修復手段和操作過程等方面的知識庫,并用“修復建議”的方式提供給修復人員選擇。

圖1 四川大學圖書館古籍修復工作業務流程圖

3.3 開發古籍修復工作管理系統

可以通過建立一個古籍修復工作管理系統來解決上文所談及的修復檔案生成與管理以及工作流管理系統問題,即系統既包含古籍修復檔案管理平臺,又通過建立古籍修復知識庫系統,完成工作流管理,從而使知識管理貫穿到整個管理系統中。

張志清先生在《淺談古籍修復的科學化管理》一文中提出將古籍修復管理系統納入圖書館集成管理系統,認為這種模式下所開發的古籍修復管理系統能夠與圖書館編目、典藏、閱覽等管理系統相聯系,并產生互動作用,從而促進圖書館業務管理體系的完善[9]。然而除了圖書館之外,目前我國的古籍修復機構還有很大部分分布在檔案館、博物館、寺廟和其他科研單位等收藏機構,這些單位不可能為了古籍修復工作管理系統而采購整個圖書館集成管理系統。在圖書館系統內部,各單位采用的圖書館集成管理系統也不盡相同,這些系統在數據交換、模塊設計上還存在很多差異。因此開發古籍修復工作管理系統應從多個渠道進行,既可以作為一個功能模塊嵌入到現有集成管理系統中,也可以單獨開發,最后由修復機構根據自身情況進行選擇。

既然無法統一使用一種管理系統,那么不同系統間的數據交換、必備功能模塊的設計標準、交流平臺的構建都應成為系統開發中所必須考慮的問題。因此需要業內共同研究,制定相應的數據格式和規范標準,并在系統開發中嚴格執行,這樣才能打破壁壘,實現資源共享,促進知識的融合和行業的發展。

3.4 打造知識共享平臺

古籍修復機構及從業人員可以通過知識共享平臺完成對修復工具耗材的采購信息、業內相關信息、修復技藝等一系列的顯性知識與信息的交流,還可以通過對話完成隱性知識的共享。通過共享,修復機構和個人既可以實現協同采購和協同修復作業,又可以進行即時交流和溝通,促進個人成長。

目前修復行業內部的知識共享平臺的發展剛剛起步,已知的方式有QQ群和BBS,這些平臺多是修復人員自發建立,權威性差、管理薄弱,所能起到的作用很小。如有的QQ群長期無人發言,或發言內容與修復工作無關;相關的BBS數量少、更新周期長、少人關注和時效性差。還有一些修復工作方面的博客和文章存在于網絡中,但也存在更新緩慢、交流薄弱和過于分散等問題。

信息技術的發展為打造知識共享平臺提供了技術支持。一方面在各修復機構建設本單位古籍修復工作管理系統時設計溝通模塊,營造共享環境,另一方面也可以通過建立行業內部BBS、專家系統、聯合采購平臺和即時通系統等開拓多種交流渠道。

打造知識共享平臺時還應考慮到知識共享過程中的知識產權、共享參與者成本收益(激勵機制)、知識庫與知識地圖的管理,以及虛擬組織構建與管理等問題,以維護知識共享平臺的正常運作和發展。由于本文篇幅所限,不再贅述。

古籍修復工作的發展現狀與知識管理在知識密集型行業管理上的優勢,使得兩者之間結合的前景值得期待。利用知識管理的理念和技術可以完成對古籍修復工作從設備耗材的采購到工作細節中所涉知識的管理,促進隱性知識和顯性知識互相轉換和融合,促進行業內部交流和知識共享,進而促進古籍修復工作科學、快速的發展。

1 杜偉生.中國古籍修復與裝裱技術圖解.北京:北京圖書館出版社,2003

2 張志清.敦煌藝術保護與“中華古籍特藏保護計劃”.見:林世田,蒙安泰.融攝與創新:國際敦煌項目第六次會議論文集.北京圖書館出版社,2007:1-6

3 吳格.近年來中國圖書館古籍修復工作的調查與回顧.國家圖書館學刊,2002,(1):30-39

4 林榕航.知識管理原理.廈門:廈門大學出版社,2005

5 同4

6 竹內弘高,野中郁次郎.知識創造的螺旋:知識管理理論與案例研究.李萌譯.北京:知識產權出版社,2005

7 同6

8 張潤彤,藍天.知識管理導論.北京:高等教育出版社,2005

9 張志清.淺談古籍修復的科學化管理.國家圖書館學刊,2004,(2):60-63