淺談醫院常見的幾個內部控制活動

張永思

醫院內部控制指醫院為了保證業務活動的有效進行和資產的安全與完整，防止、發現和糾正錯誤與舞弊，保證會計資料的真實、合法、完整而制定和實施的政策、措施及程序。醫院內部控制涉及醫院業務活動的各個領域，本文只對采購付款、債權債務和預算控制做些粗淺探討。

一、采購付款的控制

不少醫院存在對請購與審批環節的控制不足、很多醫院存在盲目采購、醫院的驗收環節管理不嚴、醫院對支付貨款環節控制不足等問題。采購付款業務的控制措施主要有：

1.采購業務必須經過請購、批準、訂貨（或采購）、驗收、貨款結算等環節。采購業務的全過程不得由一個部門完全辦理，相關部門之間應該相互牽制。物資的采購，要盡可能與供應公司簽訂合同，重大合同應提請財務科會簽。合同一經簽訂，必須及時將合同副本送財務科備案，批量物資采購應采取競價方式確定供應商，以保證供貨的質量、及時性和經濟性。采購物資到達之后，采購部門要及時通知倉儲部門驗收入庫。付款審批人和付款執行人不能同時辦理尋求供應商和價格業務；物資采購人不能同時擔任材料的驗收工作；物資的采購、儲存和使用人不能同時擔任賬務的記錄。

2.加強計劃管理。庫存物資額不得超過一定范圍，既要保證全院供應工作，又要防止積壓。根據醫院的需求，從而確定購貨量。

3.訂貨控制。采購員在收到購貨單之后，要充分掌握市場信息，收集市場物資情況，預測市場供應變化，尋找合適的供應商，確定購買價格，須經相關領導的同意簽訂購貨合同。

4.物資的驗收控制。物資到貨后，由采購員、科主任、倉庫管理員三人負責驗收，以保證真實性和有效期限的長短，確保質量。

5.應付賬款控制。對采購業務進行財務監督與付款，是財務科的職責。財務科應該根據采購合同、入庫單等有效的付款憑證，確認支付貨款。采購貨款必須通過銀行轉賬，不得以任何借口，以現金或現金支票支付貨款；及時取得供貨商對賬單，定期核對，如有差異，查明原因并及時處理。

因此，醫院要綜合運用全方位、全過程的管理模式，運用行政手段、經濟手段、法律手段等多種手段不斷提高醫院采購支出與付款內部控制的水平，最終對提高醫院整體內部控制目標的實現做出貢獻。

二、債權債務控制

（一）醫院債權控制

1.住院欠費內部控制。住院結算部門要對患者的預交住院押金通過計算機系統進行動態的統計查詢，定期將欠費患者的記錄反饋給相關的臨床、醫技部門，通知相關科室及時進行催繳工作，盡可能避免患者出院欠費情況。醫保結算部門要定期將患者的費用信息傳遞給醫保中心，及時地進行醫保患者的結算工作，盡量減少醫院墊付的資金。對無法收回的壞賬損失經過清查，報經醫院領導批準后核銷。對預交住院的押金，既保證收取的押金能基本滿足患者近期需要，又考慮到患者的經濟承受能力。醫保欠費需要醫院社保結算人員測算醫院墊付金額和政府社保部門返還部分的差額以及這部分款項回收需要的時間，醫院社保結算人員及時將這些情況反饋給醫院領導和政府社保部門，根據實際情況醫院和政府社保部門及時調整社保政策，減少醫院社保虧損，加速資金回收。

2.設備與材料預付款內部控制。醫療器械科、藥劑科、采購科作為設備、材料的直接管理部門，應根據合同約定如期付款，當預付款金額占應付金額50%以上時應及時索要購貨發票。貨到后使用科室查驗合格再根據合同價款加相關費用入賬并及時沖銷預付款。對供貨商未按合同發貨的，相關科室在確認對方違約后應及時索要預付款，避免醫院發生損失。醫院財務科和醫療器械科、藥劑科、采購科必須定期核對預付款總賬與明細賬，做到賬賬相符、賬實相符，發現不符的及時查明原因，及時處理。醫院審計部門年終可以發詢證函給對方單位，以核對財務科的預付設備、材料款是否真實，可靠、準確。醫院物資采購部門根據物資管理部門的采購計劃與供應商簽訂采購合同，有關業務部門對所采購的項目在確保質量的前提下對采購合同的付款方式、付款期限、違約條款認真審核后報主管院領導批準后由財務部門付款并做賬務處理，若醫院發生的預付款業務較多，可以根據預付款項目或供應商名稱設置明細賬。

3.備用金與個人借款內部控制。要實行定額備用金制度，對于藥品、器械、采購部門領用的備用金應定期向財務科報銷。財務科根據報銷數用現金補足備用金定額。對于住院處窗口人員領用的備用金財務科應不定期的進行盤查，發現短缺或長款應及時查找原因。對于內部職工辦公、出差等借款，應嚴格借款審批手續、報銷審批手續，財務科應嚴格審核報銷票據的合法性，真實性，對于超過規定時限不來報銷的職工，應進行及時的催繳，確實無法催繳的從其工資中扣回。醫院的個人和部門借款應根據實際需要實行借款數額控制，由使用部門、財務部門共同商定借款數額和清算期限，經院領導批準方可借款，防止醫院資金體外循環。

（二）醫院債務控制

1.長短期借款內部控制。爭取銀行貸款是當前醫院籌措資金的主要渠道，根據醫院年度資金收、支計劃預算，財務部門確定本年度借款金額和還款計劃。醫院的長短期借款計劃必須經過醫院理財領導小組會討論通過并由醫院法人代表審批，醫院借款合同由專人負責管理，合同到期提示及時還款。醫院財務人員應根據醫院經營情況和年度投資計劃對醫院預計資金缺口進行測算分析并確定借款數額，對于超預算支出財務部門應及時向主管院領導匯報，根據實際情況進行嚴格的審批控制。

2.應付賬款內部控制。醫院應付藥品、材料、器械和設備款每月由各歸口管理部門按合同付款約定日期、金額大小和債務賬齡長短報出付款計劃，經財務科核對、審查后報主管院領導審批后進行付款。各歸口管理部門應按照供應商名稱和相關項目名稱、付款日期分別設置應付賬款明細賬，以避免付款過程中出現差錯。對于由于醫院資金緊張辦理銀行承兌匯票的業務，財務科對于承兌匯票的保證金、到期承兌日期、承兌金額應建立備查賬，防止出現逾期付款，以免被承兌銀行處罰，從而降低醫院的信用等級。各歸口管理部門對醫院的債權與債務如發生可互相抵消的賬目，需及時報告財務部門和醫院主管領導，再經雙方協商達成書面協議，并由院領導和部門領導批準后進行賬務處理。醫院審計部門可不定期的向對方業務單位發詢證函，進行付款業務的核對。醫院應付賬款和長期應付款控制的關鍵點與預付款控制的關鍵點基本相同，主要有合同的管理、采購與付款審批職務分離兩方面，醫院的應付賬款應根據供應商名稱設置明細賬備查簿，長期應付款項目應根據項目名稱或供應商名稱設置明細備查薄。

3.預收住院押金內部控制。對于住院患者的住院押金管理，定期對患者繳納押金信息進行硬盤備份和書面備份。對于有些患者出院結賬時，出現住院押金憑證丟失的情況，可要求患者出示所在單位開據的丟失證明及患者和經辦人的有效身份證明，同時將證明歸入住院報表檔案管理，防止日后他人撿到住院押金憑證再次結賬。對于有些住院患者多交住院押金，未能及時結賬造成應付未付患者的醫藥費，應定期報財務科掛賬，并將發票聯一并報送財務科，同時住院處做備查賬簿。

要確保醫院債權債務控制制度被切實有效的執行，內部控制的過程本身也必須得到監督，醫院內部審計部門應發揮監督職能，對醫院內部控制的執行情況及時反饋，幫助醫院實現預期的控制目標。

三、全面預算控制

1.建立健全全面預算控制組織。醫院應根據本單位的具體情況，成立預算領導小組，由單位的負責人擔任領導，主管領導及相關職能部門的負責人為成員，建立集體決策制度。

2.要貫徹預算的“剛性原則”。預算是約束醫院各項經營活動的法則，一經確定，在內部即具有“法律效力”，必須嚴格執行。在預算的執行過程中，不僅要考慮環境變化、業務流程的結構性變化對預算執行的影響，而且要按照嚴格的程序進行預算調整，對例外事項進行管理，杜絕違規操作，保證預算的準確性和預算控制的有效性。

3.確定預算控制的重點內容。預算控制以成本控制為基礎，以現金流量控制為核心，通過實施重點業務控制和現金流量控制，確保資金運用權力的高度集中，形成資金合力，降低財務風險。

4.建立信息反饋系統。預算執行信息的及時反饋，有利于及時反映預算執行的差異，醫院需要在預算實際執行中不斷收集、分析信息，根據反饋信息作相應的決策，從而保證對經營活動進行實時的調節和控制，保證預算目標的完成。

5.建立預算管理的預警機制。全面預算管理的目的之一是建立有效的預算預警系統，通過該系統作用的發生，樹立風險意識，將非正常業務活動和風險控制在萌芽狀態，減少醫院不必要的損失。

6.強化預算監督。預算的執行與監督是緊密聯系的，有力的監督是有效執行的重要保證。加強內審機構的權威和職能，健全內部審計監督控制制度，使內部審計與監督不應僅僅對財務會計信息和經營業績真實性與合法性的結果進行審計與監督，而更重要的是對預算制度和預算貫徹執行情況的過程進行審計和監督，強化事前預防和事中控制，使醫院經營管理處處有章可循、事事受程序制度制約。

7.建立績效考核體系。要確立將全面預算管理納入業績考評體系，確保全面預算管理落實到位。醫院全面預算考核指標應當與衛生部頒發的《醫院管理評價指南》相對接，運用績效考核體系規定的有關考核指標、評價和進行獎懲措施，以保證預算的順利執行。