常態(tài)基礎(chǔ)上的動(dòng)態(tài)匹配型圖書館人力資源管理模式的建立與實(shí)踐*——以哈爾濱醫(yī)科大學(xué)圖書館為例

曹望虹,張玲,曲章義,史興偉,程曉嵐

(哈爾濱醫(yī)科大學(xué)圖書館,黑龍江哈爾濱150081)

圖書館的管理包括信息資源管理、環(huán)境管理、讀者管理、服務(wù)管理和人力資源管理等諸多方面〔1〕,其宗旨是充分挖掘、利用圖書館的有限資源,為讀者提供最佳的服務(wù)和文獻(xiàn)、信息保障,其核心是人力資源管理。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息集成化的快速發(fā)展,讀者對(duì)服務(wù)的質(zhì)量、速度和態(tài)度等需求越來越多,要求圖書館要細(xì)化工作崗位,增加專業(yè)化和復(fù)合型館員〔2〕。另一方面,人事管理部門要求精簡機(jī)構(gòu)、節(jié)約開支〔3〕,這就形成了讀者需求和人事管理的矛盾。如何解決這些矛盾,在不增加員工或減少員工的前提下,如何使圖書館的服務(wù)質(zhì)量最優(yōu)化,成為圖書館人力資源管理的關(guān)鍵。本文以哈爾濱醫(yī)科大學(xué)圖書館為例,建立并實(shí)踐了圖書館人力資源管理的常態(tài)基礎(chǔ)上的動(dòng)態(tài)匹配管理模式。

1 管理模式的實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)

動(dòng)態(tài)匹配型圖書館管理模式是對(duì)現(xiàn)代化程度較高,工作內(nèi)容多而人員較緊缺的中小型圖書館進(jìn)行管理的有效模式。它的實(shí)現(xiàn)對(duì)人員能力的要求較高,要求圖書館員具備較全面的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能,一專多能,全面掌握?qǐng)D書館業(yè)務(wù),能夠勝任圖書館本職崗位以外多崗位工作〔4〕。

哈爾濱醫(yī)科大學(xué)圖書館始建于1949年,目前已發(fā)展成特色鮮明、設(shè)施完備的現(xiàn)代化生物醫(yī)學(xué)圖書館。1996年與黑龍江省醫(yī)學(xué)情報(bào)研究所合并成立黑龍江省醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)信息中心,在全國醫(yī)學(xué)圖書情報(bào)系統(tǒng)率先實(shí)現(xiàn)了圖書情報(bào)一體化,是衛(wèi)生部醫(yī)藥衛(wèi)生科技項(xiàng)目查新咨詢單位。既承擔(dān)著學(xué)校和5個(gè)附屬醫(yī)院的教學(xué)、醫(yī)療和科研的文獻(xiàn)資源保障,又承擔(dān)著黑龍江省全省的信息咨詢和查新檢索等工作。哈爾濱醫(yī)科大學(xué)圖書館從規(guī)模、設(shè)施、業(yè)務(wù)容量、人員數(shù)量和素質(zhì)等方面基本具備實(shí)施動(dòng)態(tài)匹配型圖書館管理所要求的基礎(chǔ)和條件。

1.1 業(yè)務(wù)工作量大,開館時(shí)間長,批量、緊急任務(wù)多是實(shí)施動(dòng)態(tài)匹配管理的要求

中小型圖書館人員較緊缺,動(dòng)態(tài)匹配管理是解決人員缺口的有效手段〔5-6〕。本館開館時(shí)間較長,從早7時(shí)至晚22時(shí)連續(xù)開館,開館時(shí)間是一般單位正常上班時(shí)間的兩倍多。圖書館承擔(dān)著全校的教學(xué)、醫(yī)療和科研的文獻(xiàn)資源保障和文檢教學(xué)工作,以及全省的信息咨詢和查新檢索等工作。很多崗位實(shí)行兩班倒,業(yè)務(wù)涵蓋閱覽、流通、采訪、編目、檢索、查新、文獻(xiàn)傳遞、設(shè)備管理與維護(hù)、教學(xué)等多個(gè)方面,46名工作人員承擔(dān)如此多的崗位和工作顯然十分緊張。

1.2 人員素質(zhì)較高、結(jié)構(gòu)合理是實(shí)施動(dòng)態(tài)匹配管理的保障和關(guān)鍵

哈爾濱醫(yī)科大學(xué)圖書館有在職員工46人,專業(yè)技術(shù)人員38人,占全體職員的82.6%,其中教授1人,研究館員6人,副研究館員12人,館員7人,助理館員12人。技術(shù)人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)為博士2人,碩士9人,本科25人,?？?人 (詳見表1)。研究生和本科以上學(xué)歷人員占全館總?cè)藬?shù)的78.3%,人員所學(xué)專業(yè)分布于圖書情報(bào)、信息管理、醫(yī)學(xué)、外語、計(jì)算機(jī)、教育與管理、藝術(shù)等多個(gè)領(lǐng)域。圖書館每周五下午閉館對(duì)全館職工有針對(duì)性地進(jìn)行情報(bào)學(xué)、圖書館學(xué)、查新檢索、計(jì)算機(jī)應(yīng)用和醫(yī)學(xué)基礎(chǔ)課的培訓(xùn),拓寬員工的專業(yè)結(jié)構(gòu)和知識(shí)面,培養(yǎng)一職多能的多面手。

2 基礎(chǔ)性常態(tài)匹配狀況

根據(jù)機(jī)構(gòu)特點(diǎn)、工作需求和工作性質(zhì),哈爾濱醫(yī)科大學(xué)圖書館/黑龍江省醫(yī)學(xué)情報(bào)研究所/黑龍江省醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)信息中心共設(shè)有圖書部、期刊部、技術(shù)支持部、查新咨詢部、文獻(xiàn)檢索教研室和綜合辦公室四部兩室。各部室的人員配置充分考慮到了員工的學(xué)歷、職稱、性別、年齡等自然狀況,更重視崗位需求、員工的工作能力、興趣愛好、專業(yè)交叉和互補(bǔ)以及動(dòng)態(tài)匹配的需求〔7-8〕。各部室的人員配置情況見表1和表2。

表1 哈爾濱醫(yī)科大學(xué)圖書館部室設(shè)置及員工的職稱、學(xué)歷結(jié)構(gòu)

表2 哈爾濱醫(yī)科大學(xué)圖書館各部室員工學(xué)科專業(yè)狀況

3 動(dòng)態(tài)匹配模式的實(shí)踐

3.1 還書工作及咨詢服務(wù)

哈爾濱醫(yī)科大學(xué)圖書館總還書及咨詢臺(tái)設(shè)在圖書館一樓大廳入口右側(cè),主要負(fù)責(zé)全館所有借出圖書的歸還和讀者咨詢工作。周一到周五從早8時(shí)到晚19時(shí),周六、周日從早9時(shí)到下午15時(shí)接待讀者。本館將總還書臺(tái)及咨詢臺(tái)設(shè)置成動(dòng)態(tài)匹配崗,即沒有專職人員。周一到周五共10個(gè)班次由館領(lǐng)導(dǎo)及部主任輪流值班,周六、周日2個(gè)班次由采訪和編目人員輪流值班。由館領(lǐng)導(dǎo)及部主任每周值一次班只要合理安排,對(duì)其本身工作影響不大,但它的積極意義卻很顯著,一是咨詢態(tài)度好、效果好；二是起到垂范作用,令廣大館員信服；三是能夠切實(shí)了解一線工作實(shí)際,對(duì)管理工作有益無弊。而采訪和編目工作屬于階段性較強(qiáng)的工作,由采訪和編目人員輪流值周六、周日2個(gè)班次,之后在采訪和編目工作空閑時(shí)間調(diào)休相應(yīng)班次,則有效利用了人力資源。

3.2 查新檢索

本館/所作為衛(wèi)生部醫(yī)藥衛(wèi)生科技項(xiàng)目查新咨詢單位,每年承擔(dān)全省查新項(xiàng)目較多,有國家級(jí)、省級(jí)課題查新,成果鑒定,新技術(shù)查新和文獻(xiàn)檢索等。但查新檢索工作屬于階段性較強(qiáng)的工作,申報(bào)時(shí)間集中在每年的3月初、5月中旬和11月中旬,這段時(shí)間查新量非常大,時(shí)間緊、任務(wù)重,通常需要10人加班加點(diǎn)工作,而其它時(shí)間則查新量相對(duì)較少。查新室設(shè)有專職人員3人,專業(yè)分別為情報(bào)學(xué)、醫(yī)學(xué)和英語,在查新旺季無論從質(zhì)量上還是數(shù)量上均難以完成任務(wù)。根據(jù)此種情況,本館進(jìn)行合理規(guī)劃,選擇其它部門若干名適合的工作人員進(jìn)行培訓(xùn),經(jīng)能力考核后在查新旺季實(shí)施人-崗動(dòng)態(tài)匹配。其他科室的工作人員在查新旺季匹配到查新工作中,自己的本職工作交付給本部室其他工作人員,實(shí)現(xiàn)部門之間和內(nèi)部動(dòng)態(tài)匹配,任務(wù)結(jié)束后各自回到自己的工作崗位上開展日常工作。

3.3 回溯建庫

回溯建庫是各館面臨的一項(xiàng)重要工作,需要有大批的人力物力有計(jì)劃按步驟的逐年回溯。本館作為中小型圖書館人力緊缺,不可能設(shè)置專門人員逐年回溯。鑒于此種情況,本館采用動(dòng)態(tài)匹配方式,組成6人回溯建庫小組。小組成員將個(gè)人本職工作交付給本部門其他同志,匹配到回溯建庫工作中來,完成批量任務(wù)后,回到自己的本職崗位,實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)匹配管理模式。

3.4 古籍整理與特色庫的建設(shè)

哈爾濱醫(yī)科大學(xué)圖書館藏有古籍1000余種,6000余冊(cè)。古籍整理和數(shù)字化工作需要集中人力,分工進(jìn)行。首先進(jìn)行合理規(guī)劃：此項(xiàng)工作至少需要一名研究歷史的工作人員從古籍的書紙、墨香、收藏家的印章、文字信息等相關(guān)線索進(jìn)行歷史考證,一名工作人員掃描古籍將古籍電子化。一名電腦技術(shù)人員應(yīng)用專業(yè)軟件進(jìn)行數(shù)字化處理,一名網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)庫維護(hù)。根據(jù)實(shí)際情況,本館不可能將以上專業(yè)人員固定在古籍崗位,只有將各部門擅長此項(xiàng)工作的人員匹配到古籍整理工作中來,實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)匹配的管理模式。

3.5 文檢教學(xué)

哈醫(yī)大圖書館醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)檢索教研室成立于1987年,承擔(dān)本科生、研究生、成人教育學(xué)生3個(gè)軌道、每年200學(xué)時(shí)的醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)檢索課教學(xué)任務(wù)。本館對(duì)教研室人力資源進(jìn)行雙向動(dòng)態(tài)匹配管理。首先是教研室對(duì)其他部門的動(dòng)態(tài)匹配,教研室設(shè)專職教師2名,上課之余一名教師負(fù)責(zé)教學(xué)檔案建設(shè)、參考咨詢、查新檢索、讀者培訓(xùn)和數(shù)據(jù)庫試用及評(píng)價(jià)；另一名教師參加閱覽室的管理。課程忙的時(shí)候兩名教師同時(shí)上課。其次,將全館工作人員根據(jù)學(xué)歷背景、學(xué)科特長、個(gè)人意愿、教學(xué)能力進(jìn)行評(píng)估,培訓(xùn)后考核上崗,參加到教學(xué)工作中,進(jìn)行教學(xué)人才梯隊(duì)培養(yǎng)和建設(shè)。

實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)匹配管理模式,使工作人員匹配到新的項(xiàng)目中完成工作任務(wù),既利于組織發(fā)展又利于個(gè)人成長：對(duì)于組織來說在人力緊缺的情況下,用最少的人力完成最大的工作量,提高工作效率；對(duì)于個(gè)人來說,加入到不同的工作中來,有利于更新個(gè)人知識(shí),推動(dòng)個(gè)人發(fā)展規(guī)劃,使館員更具競爭力,滿足個(gè)人的工作成績感。本館經(jīng)過一段時(shí)間的探索和實(shí)踐,對(duì)人員與崗位根據(jù)工作需求進(jìn)行靈活匹配,不僅順利出色地完成了多項(xiàng)緊急短期大批量的工作,同時(shí)也培養(yǎng)出一專多能的人才隊(duì)伍,有效地實(shí)現(xiàn)了人才梯隊(duì)建設(shè),將人才培養(yǎng),個(gè)人成長與圖書館發(fā)展緊密結(jié)合起來,取得良好效果。

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