常態基礎上的動態匹配型圖書館人力資源管理模式的建立與實踐*——以哈爾濱醫科大學圖書館為例

曹望虹,張玲,曲章義,史興偉,程曉嵐

(哈爾濱醫科大學圖書館,黑龍江哈爾濱150081)

圖書館的管理包括信息資源管理、環境管理、讀者管理、服務管理和人力資源管理等諸多方面〔1〕,其宗旨是充分挖掘、利用圖書館的有限資源,為讀者提供最佳的服務和文獻、信息保障,其核心是人力資源管理。隨著網絡技術與信息集成化的快速發展,讀者對服務的質量、速度和態度等需求越來越多,要求圖書館要細化工作崗位,增加專業化和復合型館員〔2〕。另一方面,人事管理部門要求精簡機構、節約開支〔3〕,這就形成了讀者需求和人事管理的矛盾。如何解決這些矛盾,在不增加員工或減少員工的前提下,如何使圖書館的服務質量最優化,成為圖書館人力資源管理的關鍵。本文以哈爾濱醫科大學圖書館為例,建立并實踐了圖書館人力資源管理的常態基礎上的動態匹配管理模式。

1 管理模式的實現基礎

動態匹配型圖書館管理模式是對現代化程度較高,工作內容多而人員較緊缺的中小型圖書館進行管理的有效模式。它的實現對人員能力的要求較高,要求圖書館員具備較全面的業務素質和技能,一專多能,全面掌握圖書館業務,能夠勝任圖書館本職崗位以外多崗位工作〔4〕。

哈爾濱醫科大學圖書館始建于1949年,目前已發展成特色鮮明、設施完備的現代化生物醫學圖書館。1996年與黑龍江省醫學情報研究所合并成立黑龍江省醫學文獻信息中心,在全國醫學圖書情報系統率先實現了圖書情報一體化,是衛生部醫藥衛生科技項目查新咨詢單位。既承擔著學校和5個附屬醫院的教學、醫療和科研的文獻資源保障,又承擔著黑龍江省全省的信息咨詢和查新檢索等工作。哈爾濱醫科大學圖書館從規模、設施、業務容量、人員數量和素質等方面基本具備實施動態匹配型圖書館管理所要求的基礎和條件。

1.1 業務工作量大,開館時間長,批量、緊急任務多是實施動態匹配管理的要求

中小型圖書館人員較緊缺,動態匹配管理是解決人員缺口的有效手段〔5-6〕。本館開館時間較長,從早7時至晚22時連續開館,開館時間是一般單位正常上班時間的兩倍多。圖書館承擔著全校的教學、醫療和科研的文獻資源保障和文檢教學工作,以及全省的信息咨詢和查新檢索等工作。很多崗位實行兩班倒,業務涵蓋閱覽、流通、采訪、編目、檢索、查新、文獻傳遞、設備管理與維護、教學等多個方面,46名工作人員承擔如此多的崗位和工作顯然十分緊張。

1.2 人員素質較高、結構合理是實施動態匹配管理的保障和關鍵

哈爾濱醫科大學圖書館有在職員工46人,專業技術人員38人,占全體職員的82.6%,其中教授1人,研究館員6人,副研究館員12人,館員7人,助理館員12人。技術人員的學歷結構為博士2人,碩士9人,本科25人,專科2人 (詳見表1)。研究生和本科以上學歷人員占全館總人數的78.3%,人員所學專業分布于圖書情報、信息管理、醫學、外語、計算機、教育與管理、藝術等多個領域。圖書館每周五下午閉館對全館職工有針對性地進行情報學、圖書館學、查新檢索、計算機應用和醫學基礎課的培訓,拓寬員工的專業結構和知識面,培養一職多能的多面手。

2 基礎性常態匹配狀況

根據機構特點、工作需求和工作性質,哈爾濱醫科大學圖書館/黑龍江省醫學情報研究所/黑龍江省醫學文獻信息中心共設有圖書部、期刊部、技術支持部、查新咨詢部、文獻檢索教研室和綜合辦公室四部兩室。各部室的人員配置充分考慮到了員工的學歷、職稱、性別、年齡等自然狀況,更重視崗位需求、員工的工作能力、興趣愛好、專業交叉和互補以及動態匹配的需求〔7-8〕。各部室的人員配置情況見表1和表2。

表1 哈爾濱醫科大學圖書館部室設置及員工的職稱、學歷結構

表2 哈爾濱醫科大學圖書館各部室員工學科專業狀況

3 動態匹配模式的實踐

3.1 還書工作及咨詢服務

哈爾濱醫科大學圖書館總還書及咨詢臺設在圖書館一樓大廳入口右側,主要負責全館所有借出圖書的歸還和讀者咨詢工作。周一到周五從早8時到晚19時,周六、周日從早9時到下午15時接待讀者。本館將總還書臺及咨詢臺設置成動態匹配崗,即沒有專職人員。周一到周五共10個班次由館領導及部主任輪流值班,周六、周日2個班次由采訪和編目人員輪流值班。由館領導及部主任每周值一次班只要合理安排,對其本身工作影響不大,但它的積極意義卻很顯著,一是咨詢態度好、效果好；二是起到垂范作用,令廣大館員信服；三是能夠切實了解一線工作實際,對管理工作有益無弊。而采訪和編目工作屬于階段性較強的工作,由采訪和編目人員輪流值周六、周日2個班次,之后在采訪和編目工作空閑時間調休相應班次,則有效利用了人力資源。

3.2 查新檢索

本館/所作為衛生部醫藥衛生科技項目查新咨詢單位,每年承擔全省查新項目較多,有國家級、省級課題查新,成果鑒定,新技術查新和文獻檢索等。但查新檢索工作屬于階段性較強的工作,申報時間集中在每年的3月初、5月中旬和11月中旬,這段時間查新量非常大,時間緊、任務重,通常需要10人加班加點工作,而其它時間則查新量相對較少。查新室設有專職人員3人,專業分別為情報學、醫學和英語,在查新旺季無論從質量上還是數量上均難以完成任務。根據此種情況,本館進行合理規劃,選擇其它部門若干名適合的工作人員進行培訓,經能力考核后在查新旺季實施人-崗動態匹配。其他科室的工作人員在查新旺季匹配到查新工作中,自己的本職工作交付給本部室其他工作人員,實現部門之間和內部動態匹配,任務結束后各自回到自己的工作崗位上開展日常工作。

3.3 回溯建庫

回溯建庫是各館面臨的一項重要工作,需要有大批的人力物力有計劃按步驟的逐年回溯。本館作為中小型圖書館人力緊缺,不可能設置專門人員逐年回溯。鑒于此種情況,本館采用動態匹配方式,組成6人回溯建庫小組。小組成員將個人本職工作交付給本部門其他同志,匹配到回溯建庫工作中來,完成批量任務后,回到自己的本職崗位,實現動態匹配管理模式。

3.4 古籍整理與特色庫的建設

哈爾濱醫科大學圖書館藏有古籍1000余種,6000余冊。古籍整理和數字化工作需要集中人力,分工進行。首先進行合理規劃：此項工作至少需要一名研究歷史的工作人員從古籍的書紙、墨香、收藏家的印章、文字信息等相關線索進行歷史考證,一名工作人員掃描古籍將古籍電子化。一名電腦技術人員應用專業軟件進行數字化處理,一名網絡技術人員進行數據庫維護。根據實際情況,本館不可能將以上專業人員固定在古籍崗位,只有將各部門擅長此項工作的人員匹配到古籍整理工作中來,實現動態匹配的管理模式。

3.5 文檢教學

哈醫大圖書館醫學文獻檢索教研室成立于1987年,承擔本科生、研究生、成人教育學生3個軌道、每年200學時的醫學文獻檢索課教學任務。本館對教研室人力資源進行雙向動態匹配管理。首先是教研室對其他部門的動態匹配,教研室設專職教師2名,上課之余一名教師負責教學檔案建設、參考咨詢、查新檢索、讀者培訓和數據庫試用及評價；另一名教師參加閱覽室的管理。課程忙的時候兩名教師同時上課。其次,將全館工作人員根據學歷背景、學科特長、個人意愿、教學能力進行評估,培訓后考核上崗,參加到教學工作中,進行教學人才梯隊培養和建設。

實現動態匹配管理模式,使工作人員匹配到新的項目中完成工作任務,既利于組織發展又利于個人成長：對于組織來說在人力緊缺的情況下,用最少的人力完成最大的工作量,提高工作效率；對于個人來說,加入到不同的工作中來,有利于更新個人知識,推動個人發展規劃,使館員更具競爭力,滿足個人的工作成績感。本館經過一段時間的探索和實踐,對人員與崗位根據工作需求進行靈活匹配,不僅順利出色地完成了多項緊急短期大批量的工作,同時也培養出一專多能的人才隊伍,有效地實現了人才梯隊建設,將人才培養,個人成長與圖書館發展緊密結合起來,取得良好效果。

〔1〕王友蓮,衛勝.高校圖書館崗位設置管理工作淺析 〔J〕.圖書館論壇,2009(5)：174-176.

〔2〕肖希明,王喜和.數字環境中圖書館管理創新策略 〔J〕.圖書館論壇,2009(6)：63-67,183.

〔3〕陳毅暉.新型圖書館實施崗位聘任津貼制度的實踐與思考——以深圳大學城圖書館 (深圳市科技圖書館)的實踐為例 〔J〕.圖書館論壇,2009(4)：45-48.

〔4〕吳瑛.圖書館人力資源配置的動態匹配探究 〔J〕.晉圖學刊,2004(8)：16-18.

〔5〕程曉勇.論圖書館組織結構中的崗位匹配 〔J〕.圖書館學研究,2004(2)：19-2l.

〔6〕黃如花,徐軍華.圖書館業務流程重組 (BPR)的動因 〔J〕.圖書館論壇,2009(6)：180-183.

〔7〕付繼娟.人與崗位匹配的國內外研究綜述 〔J〕.武漢職業技術學院學報,2004(2)40-43.

〔8〕陳振宇,金中仁.圖書館個人與崗位動態匹配的人力資源模型〔J〕.大學圖書館學報,2005(4)：17-20.