淺談疾病預防控制檔案信息資源的開發利用

朱靜1李爽

（1.牡丹江市疾病控制中心;2.黑龍江商業職業學院 黑龍江 牡丹江 157011）

疾病預防控制部門擔負著承擔政府公共衛生職能、疾病預防控制、健康教育與促進等重任，在保護人民健康、維護社會穩定和促進經濟發展等方面起著重要作用。疾病預防控制檔案是指疾病預防控制機構在疾病預防、衛生學評價、公共衛生監測、衛生檢驗檢測、健康促進與教育等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖像以及其他不同形式的歷史記錄載體。其真實地記錄著疾病預防控制機構的主要職能活動，是疾病預防控制機構開展各項工作的基礎信息和重要依據。疾病預防控制檔案的開發利用工作包括二個方面，一是疾病預防控制檔案信息資源的開發，就是檔案部門根據疾病預防控制工作的需要，采用專業的方法和現代的技術，從所保管的疾病預防控制檔案中發掘有用的信息材料，及時反饋給有關業務部門，以利于疾病預防控制部門分析研究；二是檔案的利用工作，確切地說，就是疾病預防控制部門利用檔案所取得的經濟效益和社會效益。其中開發是實現利用的前提和必要條件，而利用檔案信息所產生的社會效益和經濟效益是衡量開發程度的重要標志。如何在新形勢下做好疾病預防控制檔案的開發利用工作，使其走出傳統的思維、工作模式，筆者認為應從以下幾方面來把握。

一、強化疾病預防控制檔案工作的科學管理，豐富檔案的信息資源結構

做好疾病預防控制檔案的開發利用工作，檔案室藏量的豐富和優化與否起決定作用。疾病預防控制檔案機構要加強檔案的接收與征集工作，千方百計擴大檔案的接收范圍和征集門類，力爭做到檔案數量充足，內容豐富，結構合理，質量優化，這就要求建立一個專門的機構即設立一個綜合性質的檔案室，以便對歸檔的檔案能進行更規范、更科學的集中統一管理。多年來的實踐證明，疾病預防控制檔案實現集中統一管理，極大地方便了疾病預防控制檔案的查閱和利用，保障了疾病預防控制檔案的信息資源來源廣泛，管理優化，便于利用。

二、強化疾病預防控制文件材料收集歸檔工作，確保歸檔文件材料齊全完整

疾病預防控制文件材料是疾病預防控制部門在疾病預防控制、衛生檢驗檢測、健康教育、科研培訓及黨政工團等活動中形成的各種門類、載體的原始記錄，是疾病預防控制檔案的直接來源。疾病預防控制文件材料收集歸檔工作作為疾病預防控制檔案管理工作的重要前提和基礎工作，為檔案管理工作提供了實際的管理對象，是疾病預防控制檔案部門取得檔案的重要手段。隨著《檔案法》的貫徹實施，疾病預防控制檔案管理正在逐步走向規范化、標準化，但在實際工作中還存在這樣或那樣的問題，如因重視不夠而導致文件材料收集不全，一些人把應歸檔的文件材料當作“家底”據為己有，不愿歸檔；因歸檔制度不明確而導致文件材料收集歸檔不及時；因整理不及時而導致文件材料移交歸檔不規范等。這些在日后很大程度上影響了疾病預防控制檔案的開發和利用工作。

1、提高認識，加強文件材料收集歸檔工作。一要加強對《檔案法》的宣傳，提高對疾病預防控制文件材料收集歸檔工作重要性的認識，提高檔案人員的法制觀念和業務素質，明確文件材料收集歸檔工作的責任。要通過宣傳，將檔案意識根植于各級領導和有關人員的頭腦中，使領導和有關人員把對檔案工作的理解與支持落實在行動上，要像抓疾病預防控制工作那樣抓文件材料的收集和歸檔.二要落實“三納入”，以保證收集歸檔工作順利進行。在布置各項疾病預防控制管理程序中，要同步做好文件材料的形成、積累歸檔工作；在安排科研、基建等各項活動的工作計劃同時，規定保證疾病預防控制文件材料整理和歸檔工作的時間和計劃；在各有關部門和有關人員的崗位責任制中規定各級、各類科技人員和管理人員對文件材料形成、運轉、積累、整理和歸檔工作的職責，并且作為考核與獎勵的一個條件。三要每年舉辦檔案法律知識和業務培訓，向全員宣傳相關的法律法規及管理標準，營造一個主動歸檔的良好氛圍。

2、健全規章制度，加強疾病預防控制文件材料及時歸檔。一要建立健全各項規章制度，保證文件材料收集歸檔工作的順利進行。二要制定文件材料歸檔制度，以保證歸檔工作的標準和規范。

3、按時歸檔，加強疾病預防控制文件材料的規范整理。按照《檔案法》，文件材料應當由文件材料形成部門按照歸檔要求，負責整理立卷、裝訂成冊、編制移交目錄。具體來說，文書文件材料的整理應按照《歸檔文件整理規則》要求來整理；科技文件材料應按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》來整理;會計文件材料應按照《會計檔案管理辦法》的要求來整理;照片檔案應按《照片檔案管理規范》的要求來整理。

三、完善疾病預防控制檔案的補充機制，防范和杜絕檔案信息資源的流失

要完善疾病預防控制檔案的補充機制，廣泛開展檔案的征集工作，想方設法收集散存于領導和個人手中的資料，以增大室藏檔案的時間跨度，增大所藏檔案的信息量，彌補所藏檔案資料的不足。另外，要做好疾病預防控制檔案的開發和利用，還要嚴防檔案資源的流失。首先，要加強檔案人員的自身權益意識，不能只注重開發而忽視檔案資源的流失，還要加強檔案人員的責任感，將嚴防檔案資源的流失提到認識的高度上來。

四、更新觀念，拓寬疾病預防控制檔案開發利用的服務范圍

觀念是行動的向導，要有效地開發利用疾病預防控制檔案信息資源，就必須轉變舊的觀念，確立全新的觀念。新形勢下檔案工作者要樹立主動服務觀念。服務性是檔案工作的根本屬性，只有確立服務的觀念才能產生自覺的服務行動，要變被動為主動，將利用者的需要放在首位，不斷提高服務質量，不斷提高服務技能和水平，為利用者提供高質量、高效率的檔案服務。

五、提高自身素質，努力造就新型檔案專業人才

現代社會是知識經濟占主導地位的社會，而信息產業是知識經濟的基礎，現代高新技術的蓬勃發展必將對檔案的開發利用工作產生巨大的影響。面對這樣一個變革的時代，如果檔案工作者不迎頭趕上，努力提高自身的素質，就會使檔案工作者在疾病預防控制檔案信息資源的開發利用上準備不足，就會處于被動的地位，因此檔案工作者要有一種緊迫感。一要加強思想意識的轉變，只有努力學習才能創新，只有求新才能發展。要以豐富的理論知識和實踐經驗為后盾。疾病預防控制檔案工作是一門技術性很強的工作，從知識的形態來看，疾病預防控制檔案是最直接、最原始、最新鮮、最準確的知識載體,它不是翻翻查查那樣簡單，而是一門研究性很強的工作，這就要求檔案工作者本身的業務水平盡快跟得上時代、跟得上檔案事業的發展。二要檔案工作者努力學習檔案專業技術知識，提高自身素質，熟悉疾病預防控制的全過程，提高自己的業務指導能力和水平。三要盡快掌握現代化的科學技術，特別是計算機技術。檔案的現代化管理對疾病預防控制檔案的開發與利用提出了新的課題，要適應形勢，努力學習現代化的檔案管理技術，以達到疾病預防控制檔案的深層次開發與利用，不僅要進行縱向聯系，即同行業間的互通、互補檔案信息，還要進行橫向的聯系，就是與各行各業間保持聯系，從單一的信息向綜合性信息發展。

由此可見，在新形勢下，要做好疾病預防控制檔案的開發利用工作，就要從內部職能做起，強化檔案工作的科學管理，注重接收、征集工作，加強疾病預防控制文件材料收集歸檔，不斷更新檔案人員的思想觀念，積極迎接新技術的挑戰。檔案工作者要堅持不懈地努力學習，不斷提高開發檔案信息資源的能力，充分發揮檔案的作用，為疾病預防控制工作提供有效服務。