淺析新時期企業檔案管理

吳寶華 李高峰

（1.伊春市湯旺河區財政局；2.伊春市湯旺河區經濟科貿易委員會 黑龍江 伊春 153037）

隨著知識經濟的快速發展，檔案工作的重要性日益凸顯，加強和改進企業檔案管理，深入貫徹落實檔案法律、法規，全面細致、扎實認真地做好企業檔案基礎工作，充分開發利用企業檔案信息資源,對促進經濟社會的發展有著十分重要的作用，是全面落實科學發展觀、建設和諧企業的一項重要的基礎工作。

一、企業檔案管理的地位和作用

做好企業檔案管理工作是構建社會主義和諧社會的客觀需要。構建社會主義和諧社會，這是以胡錦濤同志為總書記的黨中央從我國實際出發立足長遠發展而提出的治國方略，具有重大的現實意義和深遠的歷史意義。在構建社會主義和諧社會中，企業是一支不可忽視的積極力量。社會的穩定是社會和諧的前提與基礎，社會的穩定離不開社會細胞的穩定，社會的和諧離不開社會細胞的和諧，企業作為我國社會眾多細胞的組成部分，其穩定程度、和諧程度對社會的穩定與和諧有著直接關系和重要影響。因此，全國工商聯要求自己的會員企業都要以高度的社會責任感努力把企業建設成為和諧企業，為構建和諧社會做出實際貢獻。這包括把握好企業發展與國家經濟社會發展的關系、企業發展與社會進步的關系、先富幫后富的關系、經濟效益與社會效益的關系、企業與員工的關系等，首先要做到關愛員工、實現雙贏，保障員工的合法權益不受任何侵害。

二、當前企業檔案管理中存在的問題

（一）檔案意識不強，檔案利用率低

企業檔案管理工作對企業的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為企業帶來巨大的社會效益和經濟效益。對檔案工作的價值作用的認識程度，決定檔案工作的發展，檔案工作的先進與否可以從側面反映一個單位或部門的整體素質和面貌。但是許多企業長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使企業員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

（二）檔案管理制度不健全

《檔案法》第十三條規定：各級各類檔案館、機關、團體企業、事業單位和其他檔案機構，應當建立科學的管理制度便于檔案的利用，有了嚴格的規章制度，檔案工作才能有章可循，檔案管理才能規范化、標準化，才能更好地發揮檔案的社會效益和經濟效益。在具體工作中很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執行不嚴。如檔案管理人員責任心不強，文件資料堆積如山，整理不及時；檔案資料收集不全，丟失嚴重；借出的檔案不履行借閱手續，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向；還有些人借此機會在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數據用來作自己有利的證據，這樣嚴重損害了企業檔案的真實性和利用價值。

（三）檔案硬件投入及經費不足

檔案工作需要人財物作為基礎，離開這一基礎，檔案工作就很難開展，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的企業較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。企業檔案室建設不標準、不規范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。

（四）檔案專業人員業務素質不高

檔案管理工作的質量與檔案人員的素質有直接的關系，檔案人員既要有真才實學，具有強烈的事業心和責任感，又要有實干精神和科學嚴密的工作態度。目前企業檔案專業人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發展的要求懸殊較大。表現為檔案專業出身的人員較少，知識結構不合理，學歷普遍偏低，現代科學知識貧乏，高層次的檔案專業人才較少，這些情況已不適應新形勢下的企業檔案事業發展，檔案管理人員的素質影響檔案管理水平。

三、堅強企業檔案管理的途徑

（一）提高企業檔案管理的認識

要充分認識檔案工作對促進企業發展的重要作用，切實增強做好企業檔案管理工作的使命感和責任感，進一步明確檔案工作是各級領導義不容辭的責任和義務。領導的重視是做好檔案工作的重要保證。解放思想，與時俱進，進一步加強和改進企業檔案管理工作，努力采用現代化科技手段，不斷提高服務質量，努力建設法規制度完備、管理體制科學、基礎設施健全、信息化技術普及、服務功能齊全的現代化企業檔案管理體系。要把檔案工作當成一項基礎工作落實，不能把檔案工作看成一項可有可無的工作，要充分認識到今天的歸檔，積累資料不僅是為了實現工作服務，更遠的意義是為了后代積累豐富的知識財富。

（二）規范企業檔案管理機制,強化工作責任

建立科學的企業檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與企業工作同步考核、同步發展。加強制度建設，建立良性運行機制是開展企業檔案管理工作者繼續教育的關鍵和保證。首先，要建立健全繼續教育的專業培訓管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度；其次，要建立繼續教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的專業培訓和繼續教育，更新知識，提高檔案工作人員的科學文化水平和業務素質，增強對檔案工作的事業心和責任心，從而激勵和促進檔案工作進一步發展，不斷適應新時期，新形勢對檔案工作者的要求。

（三）實現企業檔案管理現代化

一是加強管理意識。檔案管理是一門專業性很強的工作，要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理要采用薪金的檔案管理軟件對檔案進行科學管理，一是在整理上進行標準化要求，充分發揮電子檔案作用，二是研發計算機檔案軟件，使計算機對檔案工作的檢查、統計、分析更加簡明，在編制各種專題資料方面更是方便準確。二是掌握現代化管理技能，提高綜合素質。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，企業檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。三是利用現代化技術，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好的服務于社會。