水利水電工程檔案質量探析

李 軍

（黑龍江農(nóng)墾勘測設計研究院 黑龍江 哈爾濱 150090）

水利水電工程建設檔案是水利工程的重要組成部分,也是今后工程運行、改造、維護、擴建等最主要的原始依據(jù)。該文從目前水利水電工程建設檔案存在的問題入手,分析了水利水電工程建設過程中控制檔案質量的幾個關鍵點,提出了解決問題的措施,供參考。

水利水電 工程檔案 質量控制

水利水電建設是國家基礎建設的重要內容，水利水電工程檔案管理是水利水電工程建設的重要組成部分，必須將其納入工程建設項目管理的全過程。筆者曾參與了黑龍江省省內一些水利水電項目的建設和工程竣工驗收前的檔案整理工作，深感水利水電工程檔案存在著不容忽視的質量問題，需要引起各相關部門的重視。

1.水利工程檔案存在的質量問題和原因分析

1.1 驗收水利水電工程項目檔案質量包括兩個方面：首先是內容質量，具體指檔案所反映的數(shù)據(jù)準確性、過程的真實性。第二是案卷質量，它是指檔案的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性程度。水利項目檔案要求內在質量與案卷質量統(tǒng)一，而內容質量重于外觀形式。文件資料短缺不全，在后期發(fā)現(xiàn)后采取東拼西湊、甚至造假的情況，即使有再好的整理形式，也不可能通過檔案驗收關。

1.2 在以經(jīng)濟效益為中心的利益驅動下，由于檔案作用滯后，從短期效益衡量，不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，使檔案工作在工程建設中不能排在應有的位置，故而沒有切實將檔案工作納入水利水電工程管理體系，導致檔案管理職責不明確，更談不上嚴格的檔案管理制度和制約措施，最終造成文件資料的原件不齊全，難以真實地反映工程建設的全貌。其他在工程建設中形成并應保存的管理性文件、施工記錄、監(jiān)理資料也存在歸檔不全問題。一些工程檔案原件散失后，難以補救，直接影響了檔案的整體質量。即使在整理階段發(fā)現(xiàn)了問題，采取相應的補救措施，往往也難以奏效，這就是由于水利水電工程檔案原始性的性質決定了檔案文件資料的不可補和不可替代性。同時也決定了文件資料的形成積累必須同步進行，才能見效。

1.3 有些項目僅注重紙質文件資料的收集，而忽視工程建設中所產(chǎn)生的其他門類、載體檔案的收集。由于水利水電工程的特殊性，涉及工程質量的隱蔽性、關鍵性部位（比如：大壩、溢洪道、廠房等建筑物的基礎，隧洞沿線開挖及地質情況等）的照片、聲像檔案因其形式簡單、直觀，記錄真實、迅速，具有較強的客觀性、透明性和不可替代性，其價值是文字資料無法比擬和替代的。反映水利水電工程重大事件、事故必須有完整的文字、照片和聲像等材料，因此，照片、聲像檔案的收集應成為水利水電工程檔案管理的重要內容之一。一些工程雖然在建設過程中及時地照了照片（或錄像），但未進行整理，有的甚至流失在個人手上，時間一長，造成丟失而無法搜集。

1.4 一些建設單位，在工程建設過程中，特別是建設初期，文件資料無專人管理，或有人管也是其他事務工作人員兼管，他們沒有檔案專業(yè)知識，也沒有經(jīng)過檔案業(yè)務培訓，不知道哪些文件材料應歸檔，連一些具有法律效力的現(xiàn)場記錄也棄之不要，造成難以彌補的損失?；蚴遣患臃治?，所有資料都作為檔案保存。并且不知道怎樣分類、組卷，文書、科技、會計等文件雜亂堆放，無從下手，盡管他們也付出很大的努力，但工程檔案質量仍然不高。

1.5 由于水利水電工程具有投資大、建設周期長、參建單位多、標段多、文件資料在形成過程中所涉及部門人員多等特點，并且還因參建單位資質、檔案意識及領導重視程度差異大，以至于同一項目檔案質量參差不齊。大型重點項目檔案質量相對好一些，個別中、小型工程檔案質量水平仍然很低，檔案原始資料在工程建成后被施工單位遺失或帶走，造成工程檔案原件不全、丟失事件時有發(fā)生。隨著基本建設管理體制改革的進一步探化、豆腐渣工程的曝光以及各種利益的爭端，水利水電工程檔案的重要性逐步引起人們的關注。

2.提高水利工程檔案質量的措施

2.1 提高各參建單位領導干部的檔案意識，加強對他們進行建設項目檔案管理法律法規(guī)的學習教育，提高對水利水電檔案工作重要性的認識，確實把檔案工作列入領導的議事日程和目標責任制。各參建單位的檔案工作要由一名單位主要領導分管，并能及時解決檔案工作中存在的問題。

2.2 要確保水利水電工程檔案的質量，必須確立建設單位在工程建設中檔案管理的主導地位，由建設單位來負責整個建設項目檔案資料的統(tǒng)一管理。作為建設單位首先必須建立工程建設檔案管理的組織網(wǎng)絡，明確各參建單位的職責；其次，建立工程建設檔案的管理制度，對于各參建單位在建設過程中檔案資料的形成、歸檔作出明確的規(guī)定，并將其列入有關的合同，使各參建單位在平時的立卷、歸檔過程中有章可循，把規(guī)范化管理納入各單位和相關人員的職責，與經(jīng)濟責任制掛鉤，嚴格考核，真正實施檔案材料的超前控制；再次，必須實行檔案工作與工程建設進程的同步管理，做到工程進行到哪個環(huán)節(jié)；檔案工作就延伸到哪個環(huán)節(jié)。第四，建設單位檔案人員必須參與工程建設項目的檔案管理工作，加強技術指導。

2.3 重視水利水電工程檔案的原始性積累。水利水電工程檔案是直接反映建設項目質量的重要載體，檔案原件是解決工程質量、經(jīng)濟糾紛的重要依據(jù)和憑證，因此保存原件就顯得尤其重要。另一方面加強隱蔽工程、關鍵部位質量資料管理。由于水利項目隱蔽工程在建成后不可再現(xiàn)，其工程質量資料是質量和監(jiān)督過程的實際記錄，它既可以反映施工單位的工程質量，也可為工程竣工后正常運行、維護提供依據(jù)和保證，同時也可為工程運行過程中出現(xiàn)的質量問題，提供技術數(shù)據(jù)和補救措施，因此，做好隱蔽工程、關鍵部位質量、保證材料、記錄資料的歸檔是這項關鍵的工作內容。

2.4 提高水利水電項目檔案專兼職人員的專業(yè)技術水平，加強檔案業(yè)務指導。首先要抓好水利水電建設項目檔案人員的在崗培訓，使他們不僅掌握水利水電檔案工作的基本要求和方法，掌握檔案管理的專業(yè)知識和操作技能，還要懂得工程建設方面的知識；其次，檔案行政管理部門須加強對水利水電工程檔案的監(jiān)督與全程指導，各方面嚴格執(zhí)行重點建設項目檔案登記備案制度，另一方面還要深入工地現(xiàn)場進行具體指導，解決實際問題，確保水利水電工程檔案的質量。

2.5 建立新的檔案管理體制，使項目檔案工作與項目建設“三同步”。管理制度是保證檔案工作正常運行的重要依據(jù)。為確保重點技改工程投入生產(chǎn)后，為管理、維護、改造和擴建等提供可靠依據(jù)，使工程達到預期的經(jīng)濟效益、社會效益和環(huán)保效益，把與工程有關的全部檔案收集完整是很重要的環(huán)節(jié)。堅持檔案工作與工程建設“三同步”，是基建檔案工作的一條關鍵經(jīng)驗，一是項目建設前期階段就應及時建立檔案工作，加強對前期階段產(chǎn)生文件材料的管理；在合同中明確對文件材料編制、整理及提交的具體要求。二是在檢查落實建設項目的實施過程中，同時檢查落實檔案工作的情況。三是竣工驗收時，同時驗收工程檔案情況，在竣工階段，必須按照要求認真進行項目整套竣工檔案資料的匯總、編制、整理工作。

2.6 積極推行“四制”管理，落實檔案工作領導責任制?！八闹啤保错椖糠ㄈ素熑沃啤⒄袠送稑酥?、工程監(jiān)理制、合同制）管理，著重落實建設項目檔案工作領導責任制，將檔案工作納入工程質量行政領導責任制進行監(jiān)督；將工程檔案，資料收集整理納入工程監(jiān)理；將竣工檔案交接工作納入合同管理。組織建設單位認真學習有關文件規(guī)定，落實建設單位對建設項目檔案負責制。切實做到“三同步”（即工程項目分階段建設與提出歸檔要求同步；檢查工程項目進度和質量與檢查工程項目檔案的管理狀況同步；驗收工程項目與驗收工程檔案同步）以確保工程項目檔案的完整、準確。