淺談文件傳閱工作的過程管理

趙偉霞，張春妍

（1.綏化市農業技術推廣總站；2.綏化市水政水資源管理委員會辦公室 黑龍江 綏化 152000）

文件傳閱是秘書科的一項重要職責，也是為領導、基層提供優質服務的具體體現，必須嚴格要求，精益求精。

文件傳閱是指單份或份數很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經機關各領導人和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。屬于傳閱文件之列的主要包括：上級機關的指導性文件或重要會議文件；需要幾位領導共同批辦的文件，包括上級機關和有關部門的專項業務文憑，下級機關的請示，以及本機關制發的需要會簽的文件等；機關領導在文件上有重要批示，需其他領導同志和部門閱知閱辦的文件。

傳閱文件應當注意的問題：1.傳閱的順序，一般應先送給機關的主要領導、主管負責人和主管業務部門閱讀，然后送其他有關需要閱知的對象；2.傳閱文件應以文書人員為中心進行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳閱；3.在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時對文件進行檢查，發現有領導批示時，要按批示意見進行處理；4.每份傳閱文件，都應由文書部門在文件首頁附上《文件傳閱單》。文件閱畢后，閱讀人員要在《文件傳閱單》上簽注姓名和日期。（《文件傳閱單》和《閱讀通知》。

結合多年來文秘工作實際，筆者認為做好文件傳閱工作應做到以下幾點。

一、文件傳閱必須堅持的基本原則

1．文件傳閱夾要做到專夾專用。為了方便領導和查找，按中央、省（市）政府、批辦文三個文件夾的文件要分別存放，不可混同。

2．遵循合理的傳閱順序。傳閱文件一般按站長、常務副站長、業務副站長順序進行。遇有領導外出，可順延下位領導傳閱，回來后及時補閱。為了提高傳閱周轉速度，防止文件積壓，要做到“勤送、勤取、勤催”,做到文件不橫傳、不積壓。

3．嚴格履行登記手續。對于領導批示的文件要進行嚴格的登記，以準確掌握文件的行蹤。同時，作為文秘人員，有責任也有義務時刻提醒領導不要將傳閱件從文件夾中抽出、留存，以便杜絕文件失控或下落不明的情況發生。

4．確保領導批示的落實。凡領導在傳閱文件上作了批示的，要在登記后及時通知有關單位。特別是批轉有關單位辦理的文件，文秘人員要做好登記，及時通知有關單位閱辦，并向交辦領導報告辦理結果，切實做到“件件有回音，事事有著落”。

5．不斷改進提高。在實際工作中，不能要求領導來適應我們，而應該我們去主動適應領導。作為一名稱職的文秘人員，要經常與領導溝通，了解領導在閱文方面的需求，根據領導意見不斷改進傳文的方式、方法，切實提高文件傳閱效率

二、嚴格遵守保密紀律

秘書科每天收發大量不同密級的文件，這就要求我們必須以安全保密為前提，以迅速準確為標準，以沒有失誤為目標，嚴格按照保密法、保密規章制度和文件傳閱制度的規定，加強機要文件和涉密事項的保密工作，增強保密意識，切實做好重點單位和重要部位的保密防范工作；對閱辦完畢的文件要及時回收特別是上級重要文件要按時回收，防止遺失。對收回的文件要分類存放，以備查尋。同時，文秘人員每天數次到領導辦公室傳送文件，可能會恰逢領導研究、討論秘密事項，這就要求文秘人員必須嚴格遵守保密紀律，切實做到不該說的不說，不該聽的不聽，不該問的不問，不該看的不看。

三、熟悉、掌握領導分工和職責范圍

只有熟悉和掌握領導分工和職責范圍才能根據文件的內容，才能確定來文應該送誰批，送誰閱，由哪個部門辦，誰主辦，誰協助、誰協調，同時還要掌握本機關各項工作的辦事程序和公文處理方面的一些習慣做法。才能讓上級文件、領導的指示精神，及時、準確的傳遞到位，真正做到快捷、高效、無誤。

四、提高收發效率是做好文件傳閱的基礎

文秘人員在做好文件的收發、分類、編號、登記工作后，應貼好文件傳閱單，蓋好存檔、收文章后及時送領導傳閱。在傳遞過程中，要嚴格控制傳閱范圍，按規定的范圍組織傳閱，不允許私自擴大閱讀范圍，更不允許攜帶機要文件離開辦公室。同時，即便每天收的文件再多，都應做到對收到的每一份文件，要仔細閱讀一遍后，再根據文件內容確定發文范圍，這樣既避免報錯領導，又防止漏掉與文件有關的單位。此外，為了確保上級指示、精神及時、準確上傳下達，還要做到文件登記不過夜，急件急辦；對一些需報結果的文件，為了引起領導注意，用紅筆在文件上給做明顯標記，特急件及時與領導本人聯系，直至得到落實為止。

五、文秘人員應具備素質

秘書人員素質的高低直接關系到工作質量與效率的高低。一方面，當前我國秘書隊伍的現狀決定秘書素質亟待提高，另一方面，經濟社會的持續快速發展和知識經濟的到來，對秘書人員的素質賦予了更高的要求，在新形勢下研究和探討秘書工作的基本特征，從而尋求秘書工作的規律，具有很強的現實意義。現階段秘書人員必須具備過硬的思想政治素質、較高的職業道德素質和健康的心理素質和扎實的工作能力素質才能符合競爭日趨激烈的社會的需要。因此作為一名合格的文秘工作者應具備：

（一）基本素質

1身體素質：健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

2心理素質：要時刻保持良好的心態，心理狀態要正常，不要被情緒所左右。每一天都應以平和的心態從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。

3思想素質：這是更高的一項要求，作為現代社會的文秘人員，應當具有愛崗敬業精神、實事求是精神和開拓創新精神，此外，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。

（二）政治素質

文秘工作是一項政治性很強的工作。加強政治修養、提高思想政治素質是每個文秘工作者應具備的品德。政治素質包涵政治方向、政治立場和政治紀律。政治方向是指文秘工作者應當堅持為社會主義建設積極服務的方向，堅持為人民服務的方針，做好自己的本職工作。政治立場是指文秘工作者必須堅持正確的立場，樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀。政治紀律是指文秘工作者要有嚴明的政治紀律、政治鑒別力和高度的政治敏銳性。無論是國家機關，還是企事業單位的檔案室，其保存的檔案資料都是黨和國家的寶貴財富，豐富的室藏檔案是政治、經濟、文化、科技等最原始的記錄，具有鮮明的政治性。因此，作為文秘工作者必須具備過硬的政治素質。

（三）業務素質

1、理論知識：必須認識到理論學習的重要性，一方面要掌握扎實的基礎知識，包括公文處理、外語以及對業務工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關注新時期各行業的發展動態。

2、實踐經驗：要注意總結工作中好的經驗，盡量避免走彎路，要經常進行經驗交流，要多向有經驗的人學習。

3、辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是開會，還是處理日常事務，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應掌握一定的辦事方法與技巧。

（四）文化素質

首先，要從基礎下功夫，比如，從文字的認知到理解、從知識的廣度到深度、從文章的寫作和論述等等。其次，要掌握當代的新文化、新知識、新事物和新觀點，了解社會科學、自然科學。只有具備堅實的文化基礎，才能更勝任和做好文秘工作。第三，掌握計算機技術、以適應現代化文秘工作的需要，目前，計算機技術應用已經普及，現代的工作人員已從低效率的手工操作方式中解脫出來。因此，掌握和提高計算機應用能力，對文秘工作者來說是勢在必行，只有充分掌握和利用計算機技術，才能使自己的工作得新應手。

此外，學會一些有益的技能，如開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。俗話說，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養，掌握了某種技能，總會有你顯山露水那一天，同樣，假如你在哪一方面尚存缺陷，則一定會有你無地自容的那一刻。但有一點要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實自己的其它知識與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務正業”。

今后，為了更好的做好文件傳閱工作，我們不斷學習、總結辦文經驗，隨時與領導溝通，征求他們的意見，根據領導意見不斷改進傳文的方式、方法，切實提高文件傳閱效率。