淺談檔案工作規范化和標準化

何曉明 劉鳳娟

（1.伊春林業勘察設計院 黑龍江 伊春 153000；2.伊春市廣播電視局 黑龍江 伊春 153000）

隨著改革開放的深入和社會主義市場經濟的發展，檔案事業面臨新的機遇和挑戰。為確保檔案事業向著健康的方向發展，我們必須正確處理好檔案工作的規范化和標準化。

檔案工作規范化和標準化，概括起來說就是進行文檔一體化改革和建立文件中心。

所謂文檔一體化，就是將目前檔案工作現實中的各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理，統一成一個有機整體進行管理。而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構。國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們，文件從其產生、形成到最終銷毀，或作為檔案永久保存，是一個完整的生命過程。這一過程可分為若干階段。由于各階段有其不同的價值、作用和特點，各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。

文件生命周期理論強調，文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置，將文件的第一、二階段作為文件，將第三、四階段作為檔案并采取非統一的標準和方法進行管理，使文件運動的不同階段相對獨立。因此，造成了文檔分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題，必須實現文檔一體化，將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來，這種揉合是符合文件運動的特點的。這兩個階段的文件都處于現行和半現行階段，都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點，都主要是為產生文件的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件，只是其價值、特點、存放地址不同。因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

依據文件生命周期理論，文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所。其中暫時保存階段文件尤為特殊。這一階段的文件要經受時間的考驗，有的可能沒有價值可以銷毀；有的一段時間內有價值然后再銷毀；有的具有永久保存價值將來還需要進館保存。因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一，但其管理的對象、內容是一致的。

文檔一體化和建立文件中心具有理論依據，在理論上是成立的，在實踐中是否切實可行？是否確有必要呢?回答是肯定的。

文檔分離帶來大量的弊端，造成大量失控的具有重要價值的賬外文件。檔案部門由于館藏質量降低，進而導致不能很好的發揮參考服務作用，導致檔案部門信息服務功能降低，也導致了檔案部門地位的降低。

隨著我國高新技術的發展，文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同，將文件和檔案作為統一的系統工程，加強文件管理的超前控制，保證了檔案的質量，從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期，從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎。這種思想主要來源于為解決文檔分離，使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。

檔案工作規范化和標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節。在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化和標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化和標準化的基礎工作。

一、公文制發是推進檔案工作規范化和標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也是影響日后檔案的質量，決定檔案工作規范化、標準化質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化和標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化和標準化管理打下牢固的工作基礎。

首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化和標準化的關鍵環節

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化和標準化的最大問題。實現檔案工作規范化和標準化的根本目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化和標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔。否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化和標準化管理奠定堅實的工作基礎。

三、提高案卷質量是推進檔案工作規范化和標準化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化和標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化和標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以便有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂的質量問題，以有利于檔案規范化管理。