高校系資料室圖書利用率的探討

郝秋香

（唐山師范學院 河北 唐山 063000）

高校系資料室是專門為本系教學和科研服務的文獻信息資源機構，它收集保管的文獻信息資源與本系、本專業緊密結合，具有很強的學科內涵和專業特性，擔負著為本系教學和科研服務的重要任務。高校系資料室圖書的利用情況是系資料室工作的直接成果和表現形式。但是據調查顯示，目前高校系資料室圖書的利用率普遍較低，系資料室并沒有發揮其應有的作用。隨著計算機和網絡技術的飛速發展，高校系資料室要及時調整方向，準確把握目前高校系資料室圖書在利用方面的存在問題，找出其產生的原因并采取各種有效措施，提高系資料室圖書的利用率，發揮其價值，以適應新形勢下對高校系資料室提出的新的要求，這是當前高校系資料室工作所面臨和必須解決的重要課題。

一、高校系資料室圖書利用率低的原因

1.管理制度不合理

目前在大多數院校系資料室還是高校圖書館的二級館，資料室再業務上歸圖書館主管，人事是又歸屬系里，這種情況就造成了資料室“無人管理”的局面。資料員處在自由散漫的狀態，沒有有力的約束機制加以約束，資料員缺乏服務意識。資料員的工作僅限于資料的收藏、分類整理、借借還還等簡單的服務工作，或者是只能查單一的工具書，沒有其他服務內容。有的系資料室甚至將驗收后的書刊資料不加整理存放于資料室，這樣也不利于文獻的開發利用。

隨著教育體制改革的深入，高校圖書館已經走上了正規化、現代化的道路，但一直以來高校對系資料室的管理仍然不到位，缺少明確的規章制度加以指導和約束，有的是“無章可循”，有的是因為礙于情面“有章不循”。有些系資料室的新圖書買回來后，被個別老師借走后長期占有，一直到他調離或退休才辦理還書手續，這樣這些書就成了他自己的書了，再加上經費有限，高校系資料室的圖書數量本來就有限，復本量很少，很多書都是孤本，其他人根本看不到，自然這些書就無法流通了。就拿我們系的資料室來說，每位教師可以借15本圖書，但卻沒有限定歸還期限，這就可想而知，資料室所剩的期刊基本上都是使用價值不太大的了。這樣一來，資料室就變成了大家閑暇時間看看報紙、雜志的地方了，而失去了它真正價值。

2.高校系資料室的管理方式落后

目前很多高校系資料室對圖書的管理仍然停留在傳統的手工管理階段，圖書的管理得不到足夠的重視，認為系資料室圖書管理就是“看門守攤、借借還還”的簡單勞動，隨便找個人能借閱就行，只重視收藏，不重視利用。現代化的管理手段沒有運用到高校系資料室中來，高校系資料室不能為讀者提供完善的深層次的服務，也不能為讀者快速、準確地提供他們所需要的資料，不能滿足本系師生學習、教學和科研的需要。這樣就造成了廣大師生不愿意來資料室查閱圖書資料。

隨著計算機技術與信息技術的發展，文獻載體已經發生了很大的變化，大量的電子出版物及網上信息資源的出現，致使高校系資料室的文獻收藏結構也發生了變化，從原來重視紙版文獻建設轉向與電子型文獻建設并重，從單一印刷型載體的室藏結構體系，向多層次、多類型、多載體并存的結構體系方向發展，這是新時期高校系資料室文獻資源建設的一大特點，也是館藏信息數字化建設的重點。由于海量的網絡資源及資料室本身的電子出版物越來越多，致使文獻信息的采集、整序、檢索、管理和開發利用日益高技術化。教學科研人員和學生，只要借助網絡，就能進行資源共享。但原有的高校系級資料室并不具備數字化功能，對電子出版物的閱讀形成障礙，因此資料室面臨著一個向數字化轉變的重大挑戰。如果能夠完成好這個轉變，將會使文獻信息資源檢索速度大幅提高，不但給廣大讀者帶來更多的方便，也將使高校系級資料室的工作邁向新的臺階。

3.高校系資料室的資料員素質偏低

目前很多高校系級資料員專業素質較低，業務能力較差。在高校系級資料室管理人員中有相當部分的人沒有受過圖書情報專業教育，有的是其他工作干不了而改行當了資料員，有的是為了解決家屬問題，有的是由年老體衰等待退休的人員擔任。再加上大多數高校資料員的福利待遇低于教師，晉級評定職稱又受到很多限制，處于“低人一等”的地位，工作成績得不到重視等現實因素，管理制度松散，資料室工作被認為是無足輕重，可有可無的工作。對期刊的管理工作缺乏足夠的重視，把期刊管理看成簡單的“看攤”工作，管理水平匱乏，缺乏主動服務的意識，有些資料室對期刊不及時的加以分類上架，有的資料室管理員對借閱的的種類、冊數、損壞賠償等沒有按規定執行，有些不能外借的期刊也隨便被借走，而且還遲遲不還，等到他用完了這些期刊早已失去時效性。這些嚴重影響了高校系資料室的圖書利用。另外，高校系資料室的資料員大多學科知識缺乏，知識面狹窄，缺乏信息意識和情報服務技能，只能進行借借還還等機械性的低水平服務，很難勝任參考咨詢等深入揭示圖書內容特征的高層次服務，在崗位時只能保持那種坐等式的被動服務，工作中往往是有求才應，缺乏主動服務意識，對讀者的需求表現比較淡漠，即使有主動服務的熱情，也會力不從心，這樣既影響圖書館服務質量，更使期刊資源不能很好地被利用，許多有價值的期刊資源被閑置。[1]

二、如何提高系資料室圖書的利用率

1.建立科學的管理制度

高校系資料室要想發揮其真正的作用，必須建立一套科學的管理制度，沒有科學的管理措施和規章制度高校系資料室的工作是做不好的，高校系資料室的圖書利用率也無從談起。首先我們要規范借閱制度，長期以來，高校系資料室對讀者的借閱期限一直沒有嚴格的規定，資料員也總是睜一眼，閉一眼，全憑讀者自己。這種借閱制度導致了系資料室圖書的利用率較低，因此，我們必須嚴格借閱制度。其次，設立必要的獎懲制度來約束資料員的工作，高校應采取一定的激勵機制，以鼓勵系資料室資料員繼續接受系統學習和技能培訓，不斷提高資料員整體素質和他們的社會地位。[2]

2.建立科學完善的檢索系統

隨著計算機技術和網絡技術的發展及其在圖書館系統的廣泛應用，高校系資料室必須改變傳統的檢索方式即書本式檢索和卡片式檢索，而要建立完善的計算機檢索體系，將登錄的所有圖書刊目加工進行分類索引，對與本部門教學科研有關的重點課題作專題綜述。另外對于那些使用頻率高的、比較權威的重點文獻要進行全文數字化，以滿足師生的需求對期刊目錄進行數字化處理。除此之外我們還要建立電子期刊導讀庫，高校系級資料室的期刊管理人員應收集本專業電子期刊網址，利用專業知識，并根據教學和科研的需要，對網上信息進行科學的篩選和整合，從而組成有效的網絡信息資源，并通過各類搜索引擎和互聯網信息整合系統，利用計算機多媒體技術，與相關網頁建立超級鏈接，建立學科導航庫，使讀者通過資料室的網站就可以獲得需要的資料信息，并不斷利用先進的檢索工具挖掘和開發網絡信息，準確、有效的查詢與獲取有用信息，對網上的信息資源進行整合和二次開發。這樣讀者就可以快速定位檢索期刊，瀏覽分布在不同數據庫中的期刊。

高校系資料室還可以根據本系、本專業的教學科研的實際需要，就某一領域的學術論題編制各種專題摘要，為教學、科研人員提供專題文獻信息服務。此外，資料員要多了解本系學科的發展趨勢和研究動態，注意瀏覽國內外學術水平較高的專業會議簡報，經常與一些學科帶頭人進行交流，及時了解他們在教學、科研、生產活動中的信息需求，及時掌握他們需求的反饋信息。從而對有關文獻進行整理篩選，調整文獻資源結構，為科研人員開展定題服務。最后，資料員要搞好成果查新工作，幫助教師按照已選準的方向查閱資料，提高效率避免重復研究走彎路，把研究精力調配到科研中后期，特別是創新思維的環節。這樣才能適應圖書數據管理發展的需要，更好地為高校的教學及科研服務。

3.提高高校系資料室的服務質量

隨著計算機網絡和信息技術的飛速發展和廣泛應用，高校系資料室傳統的單一的借借還還的被動的一次性服務，已經不能滿足廣大師生的科研需要了，我們必須提高高校系資料室的服務質量。在網絡環境下，高校系資料室資料員不能把主要精力放在完成日常圖書資料的分類、上架、借閱登記等傳統的被動的服務方式上，而應向以計算機檢索為主建立專題數據庫，進行全文檢索，制作出機編索引文件，用多種檢索途徑的自動檢索系統，同圖書館的數據庫進行聯機檢索。對資料進行收集、整理和深入的篩選分析，為師生提供滿意的服務。[3]把單純的提供資料原文的服務方式拓展到信息服務領域，及時、準確地為用戶提供所需要的信息資源。首先，資料室要開展文獻期刊的導讀工作，宣傳報道室藏文獻，對新進資料進行快速宣傳和推薦。幫助師生鑒別、選擇文獻中有價值的、新穎的知識信息。要將新進的書刊及時通知教學科研人員，使他們能盡快地獲得最新信息，及時了解出現的新觀點、新成果，以及新的發展方向，以便取得新的成果。如開展“新書展覽”、“新刊展覽”等。其次，要及時公布獲得的最新教學、科研信息。在高校教學科研人員從事研究的課題大都是科研的前沿問題，他們希望用最快的速度，最短的時間獲得國內外最新的科研信息。資料室對學術動態、科研成果，要及時報道，對新觀念、新走向盡可能提供導航和咨詢。高校系資料室的資料員要樹立全心全意為讀者服務、讀者至上的觀念，要不斷提高自己專業水平和管理技能。

4.建立一支高素質的資料員隊伍

建立一支高素質的資料員隊伍，全面提高資料員的業務素質，是做好高校系資料室工作的根本保證。進入21世紀，高校系資料室在市場經濟的潮流下，正從傳統的紙質型向數字型轉化，這就對高校系資料室資料員提出了更高的要求。資料員不僅要具有一定的管理水平和技能，而且還要能夠熟練的使用計算機，精通網上編輯工作及資料的編纂分類工作。資料員除了要掌握圖書情報學科的基本理論和基本技能外，還要不斷學習本系學科專業知識，懂得一些基本的專業知識。另外，資料員在思想上還要具備“甘為人梯”的無私奉獻精神，只有這樣才能使自己的工作更上一層樓，使自己能真正成為與教師和學生對話的內行，切實體驗讀者角色，了解他們的需求，對讀者的咨詢充滿耐心，增強服務工作的責任心和針對性，從而提高高校系資料室的服務質量，進而提高高校系資料室圖書的利用率。

總之，高校系資料室只有與時俱進，跟上時代的步伐，適應時代的要求，建立科學的管理制度、完善的檢索體系，不斷提高服務質量，才能提高高校系資料室圖書的利用率，更好的為高校的教學、科研服務。

[1]：孫愛芳.高校圖書館期刊利用率低的原因與對策[J].科技情報開發與經濟，2008（31）：69-70.

[2]：梁維敏.提高高校圖書館電子期刊利用率的探討[J].情報探索，2009（6）：74-75

[3]：王丹.淺談網絡環境下高校院圖書館的期刊管理工作[J].農業圖書情報.2008.（11）.150-152.160