推進社保檔案管理問題淺議

于光蘭

（黑龍江省八五六農場社會保險事業管理局 黑龍江 虎林 158418）

社會保障是為在生產中造成的暫時或永久喪失勞動能力者及其家屬提供物質幫助，解決靠公民個人和家屬難以解決的困難，使社會保障待遇享受者得以生息和繁衍。社會保障事業是一個龐大的系統工程，它的順利開展需要大量真實的各種資料作為支撐，而這些資料中的大部分不僅對當時的工作有效保證，也將是今后較長一段時間內的連續工作的保證。因此，了解當前社保檔案的管理狀況及社會保障制度的變化趨勢，有針對性地做好社保檔案的管理工作，保障每個公民的合法權利，是檔案工作服務于大眾、服務于社會的具體體現，也是檔案管理部門義不容辭的責任。

一、社保檔案的含義及其特點

社保檔案即社會保障檔案，是指勞動部門、民政部門、社會保障經辦部門及相關企業、事業單位，在進行勞動就業管理、社會保險經辦、處理民政事業、推廣勞動者權益、扶助社會弱勢群體過程中形成的專業社會保障檔案，一般包括勞動就業、社會保險、社會義助三部分。是社會保險經辦機構在具體經辦社會保險事務的活動中形成的、作為歷史保存以備考查的文件，是全面系統記錄單位和個人參保和繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。

作為一項專業的管理工作，社會保障檔案具有以下的特點:

1.廣泛性。廣泛性是指社會保障檔案涉及的人員廣泛。現在我國的養老、醫療等社保措施主要針對城市居民，伴隨著我國社會保障體制的改革，我國參與社會保障體制的人口將逐漸擴大到農村，最終目標是全社會的所有公民，每個人在辦理社會保障時都會形成社會保障檔案。

2.動態性。動態性是指社會保障檔案是處在動態變化之中的。每個人在其參與社會保障后，社會保障檔案會隨著職工工作單位的變動而發生關系轉移，各項社會保障保險的繳費情況也會依據職工的工資增減而相應變化，有些社會保障保險項目如醫療保險、住房公積金等還會經常發生支用、給付等情況，這些變化情況都要在其社會保障檔案中形成相應的記錄，社會保障工作的這種動態變化決定了社會保障檔案的動態性。

3.人本性。人本性是指社會保障檔案是以人為基本對象來辦理的。個體的人是社會保障檔案的最基本的形成單位，在參與社會保障后，每個人都會形成相應的檔案，社會保障檔案是個人參與社會保障原始憑證，也是維護個人權益的重要證據。

4.規范性。規范性是指社會保障檔案是按國家的有關規范來辦理的。具體表現在:一是辦理活動的規范，即各類社會社會保障保險都有統一的辦理程序、繳付費標準;二是形成材料的規范，即各類社會保障保險都有規定有規范的記錄卡，登記清冊及報表，不論是哪個單位的職工，其形成的相關材料具有一致性。

二、社保檔案在社保工作中的重要作用

社會保障事業是一個龐大的系統工程，它的順利開展需要大量真實的各種資料作為支撐，而這些資料中的大部分不僅對當時的工作有效，也將是今后較長一段時間內的連續工作的保證。因此，如何收集和管理好社保檔案是社會保障工作中的基礎環節，甚至可以說檔案工作沒做好，社保工作也很難順利進行。

社保檔案作用具體表現在以下幾個方面。

（一）健全社保檔案是社保單位開展日常業務的重要依據

社會保障工作是一項范圍廣泛、程序復雜的工作。就內容而言，它包括社會福利、社會保險、社會救助、社會優撫、社會互助等，其中社會保險又包括養老保險、醫療保險、工傷保險、失業保險、生育保險以及衍生的各種其他形式。就程序而言，社會保障工作又包括投保申報、資格確定、資金繳納、保費發放以及權益維護等環節。而每一項工作的每個環節都需要提供大量的資料作為依據。對于大部分業務來說，所需要的資料都是動態與靜態的結合，如果其中的任一環節出現疏忽，都必然產生一系列連鎖反應，要么損害參與人個人利益，要么損害其他參與人利益，而這些都是我們不愿看到的，它們都會對社會保障事業的順利發展產生負面影響。

（二）完善的社保檔案有利于社保事業各項工作的發展

社會保障的各項內容從保障范圍、保障對象、繳費標準、發放標準等各方面都有詳細完備的規定，任何參保人都可以根據自己的條件參照規定得出自己的保障水平。而如果沒有完善的各種檔案資料，正如我國社會保障事業剛剛起步時，參保人參加某項保險時，對這一保險的各種規定缺乏了解，一般都是由所在單位專人負責集體投保，這就經常出現了由于負責人個人主觀原因而產生的各種不合理的保障水平，使一部分投保人對社會保障事業怨聲載道。加強社保檔案的建立和管理就是一座架在參保人與社保工作單位之間的橋梁，它能使社保工作進一步透明化，減少參保人對社保工作的誤會，加深他們對社保工作的認可度，調動他們的積極性，從而有利于解決社保事業所面臨的問題。

（三）完備的社保檔案為社會保障的研究工作和政府決策機構的決策工作提供依據

社會保障在我國目前還是一項新興的事業，盡管可以借鑒其他社會保障事業比較發達國家的經驗和教訓，但歷史證明不加消化的照搬照抄必然會失敗，因此，我國社會保障事業要想取得成功也必須結合我國的具體國情，探索出中國特色的社會保障之路。

三、加強社保檔案管理的對策思考

對社保檔案的管理可以借鑒其他檔案的管理經驗，并同時探索符合自己特點的管理辦法。而社會保障制度改革的加快，必然要求社保檔案在分類、整理、保管、利用等各方面都要適應改革的步伐。因此，如何做好社保檔案管理工作，是我們亟需思考的一個現實問題。

（一）建立統一的社會保障檔案管理機構

全國社會保障事業的系統規劃管理，綜合管理和統一協調，改變目前政策不到位，決策分散，管理混亂的局面，建立統一的社會保障檔案管理的機構部門，使其成為統一管理全國社會保障的領導和決策機構，負責擬訂社會保障的發展規劃、改革計劃，重大決策和有關法規、規章制度，參與制定社會保障基金管理的有關制度，監督檢查社會保障基金的征收、管理、經營和使用情況。策劃如何確保社會保障基金的保值增值。內設一個部門專門從事社會保障個人檔案的管理工作，結束過去多頭管理的局面。

（二）制定統一的社保檔案管理規范并完善相關的政策法規體系

借鑒其他專門檔案的管理規范原則，對于社保檔案來說，其法律法規至少應包括社保檔案的管理機構與職責、整理與歸檔要求、管理和保護要求、利用與保密原則和檔案鑒定、銷毀和獎懲規定等一系列內容。制定相應的規定和出臺相關的政策法規體系，將為社保檔案工作管理奠定良好的基礎，改善目前社保檔案管理有著積極的促進意義。

（三）注重檔案專業人才培養

社會保障的制度與檔案管理原則的有效地結合，需要專業人才來執行。社保檔案專業人才培養的解決辦法主要是定期對現有的工作人員進行職業培訓，使他們逐步達到專業的標準。就是在高校嘗試由社會保障專業和檔案專業聯合培養社保檔案專業的專門人才，爭取在最短時間彌補沒有專業人才的空白，這不僅有利于社保檔案管理的科學化，更將促進社會保障事業更好更快發展。

顯然，每位參保的人在辦理社保手續開始之日，到退休直至死亡，這幾十年的參保、續保、享受待遇的過程，都要由社保檔案來記錄。研究社保檔案管理當前的問題，將有利于改進當前的社保檔案管理存在的問題，有效地加強社保檔案的管理，將有利于社會保障體系的建設。

[1]朱玉媛,彭瀟敏.我國社保檔案管理現狀與對策分析[J]檔案學通訊，2008,（5）

[2]周躍忠.開展社保檔案工作的幾點想法[J]浙江檔案，2007,(9)

[3]姜炳槐.社保檔案：記錄一生，管理一生[J]中國社會保障，2007,（8）