淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)檔案的信息化建設(shè)

曲 梅 索曉銳

（伊春林業(yè)管理局林業(yè)干部學(xué)校 黑龍江 伊春 153000）

面向21世紀(jì)，面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，企業(yè)必須真正實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，全面實現(xiàn)資源共享，為企業(yè)及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，掀起了全球信息化的浪潮，檔案作為信息源的重要組成部分，也被推到了浪潮的前沿。隨著企業(yè)OA（辦公自動化）、MIS（企業(yè)管理信息系統(tǒng)）的廣泛應(yīng)用，檔案管理系統(tǒng)作為整個系統(tǒng)的子模塊，其管理現(xiàn)代化跨上了一個新臺階，數(shù)字化向傳統(tǒng)檔案管理模式和理論提出了挑戰(zhàn)，檔案的信息服務(wù)作用日益突出。

一、企業(yè)檔案信息化的含義

企業(yè)檔案信息化是指企業(yè)在法制的軌道上，依靠科學(xué)的思想和組織管理方法，憑借信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技手段，對企業(yè)的文件、檔案等信息進行發(fā)掘、整合，使信息獲取、處理、傳輸和應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)資源共享，提高企業(yè)檔案信息的利用效率，為企業(yè)和社會提供檔案信息服務(wù)。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的作用

1.企業(yè)檔案室企業(yè)重要信息資源，檔案信息化建設(shè)時企業(yè)信息化建設(shè)的組成部分，也是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要方面。企業(yè)應(yīng)采取有效措施，加大投入，確保企業(yè)檔案信息資源的完整、安全和有效開發(fā)利用，全面推動企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。2.企業(yè)檔案信息化建設(shè)時企業(yè)信息化工程的一部分，關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量，必須加快信息化建設(shè)，減輕檔案人員重復(fù)進行的體力勞動，提高工作效率。將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.企業(yè)檔案室企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的一個重要組成部分，不僅是維護企業(yè)利益、合法利益和歷史真實面貌的有效證據(jù)，更是一種十分重要的信息資源，是關(guān)系企業(yè)經(jīng)濟和發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。完整的檔案是反映企業(yè)發(fā)展、技術(shù)、成果、經(jīng)營、資源及歷史概貌的重要資料。利用檔案已成為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營中必不可少的一項有效手段。

三、當(dāng)前企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展部平衡。有些企業(yè)開展了檔案信息化建設(shè)，有些則沒有，特別是一些中小企業(yè)。同時，企業(yè)的減員增效也波及到企業(yè)的檔案部門，相當(dāng)數(shù)量的企業(yè)檔案部門的生存和發(fā)展受到了威脅。企業(yè)檔案部門的生存受到威脅，信息化建設(shè)也就無從談起，即使已開展信息化建設(shè)的企業(yè)在發(fā)展中葉很不平衡。

2.企業(yè)檔案信息化的基礎(chǔ)條件薄弱，技術(shù)、資金不足，人才缺乏。當(dāng)前，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的總體狀況是認(rèn)識不足，重視不夠，基礎(chǔ)條件薄弱，信息化程度低。許多企業(yè)面臨轉(zhuǎn)型，認(rèn)為檔案信息化作用不大，不愿增加額外投資。總體上看，缺乏應(yīng)有的設(shè)備和技術(shù)支撐，對企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的深度不夠，數(shù)字化信息資源少，企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)質(zhì)量良莠不齊，信息化管理人才缺乏，對檔案信息資源數(shù)字化合網(wǎng)絡(luò)化克行性研究開展不夠。

3.企業(yè)檔案信息管理與其他信息管理沒有實現(xiàn)有效銜接。文檔一體化管理是企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展方向，使生產(chǎn)活動、文書處理與檔案管理工作有效銜接，提高信息處理的能力，實現(xiàn)檔案信息的無縫交接和有效管理。由于我國企業(yè)檔案信息化程度低和管理機制上的障礙，檔案工作很難再系統(tǒng)上實現(xiàn)與各生產(chǎn)環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)之間聯(lián)絡(luò)，未能實現(xiàn)檔案信息管理與其他信息管理的有效銜接，進行文檔一體化管理。

四、加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策

1.加快企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設(shè)的法律保障。目前，有些標(biāo)準(zhǔn)還不明確，有的還沒有標(biāo)準(zhǔn)，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

2.重視企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計和管理軟件的選擇與開發(fā)。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)（如設(shè)計、生產(chǎn)、經(jīng)營、財務(wù)、材料、管理、服務(wù)等）相銜接，確保檔案部門對本企業(yè)各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計，應(yīng)遵循模塊設(shè)計、分層實現(xiàn)、循序漸進的原則。建立符合信息化要求的檔案管理系統(tǒng)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。

3.領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)步伐的關(guān)鍵因素。各級檔案行政管理部門應(yīng)加強對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的引導(dǎo)；中央企業(yè)檔案部門應(yīng)加強對所屬及控股企業(yè)檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃和指導(dǎo)，保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)順利進行。對檔案部門來說，信息化建設(shè)時一項全新的工作，是一項較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既是發(fā)展機遇又是挑戰(zhàn)。

4.加強企業(yè)檔案信息化管理人才隊伍建設(shè)。加強信息技術(shù)人才的引進和檔案人員信息技術(shù)知識的培訓(xùn)，提高檔案人員運用信息技術(shù)的技能，引導(dǎo)檔案人員適應(yīng)信息化要求。要認(rèn)真研究信息化條件下企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的新要求，積極推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)。加強信息化人才培養(yǎng)。檔案信息化食一項技術(shù)性很強的工作，科技人才是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。

5.檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施時企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已有的成果和經(jīng)驗，與辦公自動化、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應(yīng)用系統(tǒng)，構(gòu)筑企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)報送及應(yīng)用平臺，推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作。

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