對信息時代檔案人員素質(zhì)建設(shè)的思考

王本棟 崔 彥

（黑龍江二九O農(nóng)場 黑龍江 綏濱 156202）

在眾多的信息源中，檔案已成為一個巨大的軟科學(xué)信息資源寶庫。它以其原始憑證性、不可再生性及可重復(fù)利用性日益受到人們的關(guān)注。但目前，豐富的檔案資源和偏低的檔案利用率的反差還相當(dāng)大，造成了巨大的資源浪費，檔案的信息價值未能得到充分發(fā)揮，因而使這個博大的信息資源庫沒有受到應(yīng)有的重視。這一方面說明全社會對檔案信息這種“看不見的資源”的價值缺乏了解，檔案意識尚有待提高；另一方面，檔案人員的素質(zhì)也是其中的一個重要原因。因為檔案人員的素質(zhì)直接決定著檔案管理質(zhì)量的高低，而管理質(zhì)量的高低又決定著檔案的利用率，所以，檔案人員的素質(zhì)至關(guān)重要。

一、信息時代檔案人員必備的素質(zhì)

所謂素質(zhì)是指人們通過學(xué)習(xí)、訓(xùn)練和內(nèi)化過程而形成的相對穩(wěn)定的、內(nèi)在的、人的整體質(zhì)量水平。從某種意義上說，素質(zhì)就是具有復(fù)雜結(jié)構(gòu)的身心各方面的能力及品質(zhì)特征的總和。檔案人員從事的雖然是一項業(yè)務(wù)性強而又極其平凡的服務(wù)性工作，但就其深遠(yuǎn)意義來說它又是一項功在當(dāng)代、利在千秋的偉大事業(yè)。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案人員只有不斷提高自身的素質(zhì)，特別是信息素質(zhì)，才能適應(yīng)信息社會的需求。那么，信息時代的檔案人員應(yīng)當(dāng)具備怎樣的素質(zhì)呢?筆者認(rèn)為有以下幾個方面。

（一）檔案人員的信息素質(zhì)

在信息時代，檔案人員首先應(yīng)具有信息素質(zhì)。信息素質(zhì)作為人的整體素質(zhì)的重要組成部分，它是人們在信息社會生存的基本條件之一，也是人們在信息時代必須具備的能力。這一概念最早出自于美國信息產(chǎn)業(yè)協(xié)會主席波爾(Paul Zurk ouski)在1974年向全美圖書館學(xué)與信息學(xué)委員會提交的一份報告中，并被概括為“利用大量的信息工具及主要信息源使問題得到解決的技術(shù)和技能。”此后，這一概念不斷得到發(fā)展。1997年，紐約州立大學(xué)圖書館館長將信息素質(zhì)定義為：“能清楚地認(rèn)識到何時需要信息，并能確定、評價、有效利用信息以及有利用各種形式交流信息的能力。”筆者認(rèn)為，信息素質(zhì)是人們對信息與信息活動的認(rèn)知能力和對信息綜合利用能力的一種體現(xiàn)。它是信息社會的人，特別是信息人員(圖書館員、檔案館員等)的基本能力。固然傳統(tǒng)檔案館員也需要具有很好的信息素質(zhì)，但是在信息時代，數(shù)字檔案館人員與傳統(tǒng)相比，其所具有的信息素質(zhì)在內(nèi)容上和程度上都有很大的不同。從內(nèi)涵上講，現(xiàn)代檔案人員的信息素質(zhì)應(yīng)包括三個方面：信息意識、信息道德和信息能力。

1.信息意識

良好的信息意識是具有較高的信息素質(zhì)的前提，同時也是信息資源開發(fā)和利用的強大動力。檔案館是各類文獻(xiàn)信息的集中保管基地，檔案人員擔(dān)負(fù)著準(zhǔn)確、快速地收集檔案信息，有效地提供檔案信息的重要職責(zé)，因此要求檔案人員必須具有強烈的信息意識。

2.信息道德

信息道德習(xí)慣上也稱為信息品德，從廣義上講，信息道德是指在整個信息化活動中調(diào)節(jié)信息創(chuàng)造者、信息傳播者、信息使用者之間相互關(guān)系的行為規(guī)范的總和。作為檔案信息管理者，其信息道德又有其特定具體的內(nèi)涵，它與職業(yè)道德密切相連，可以說是職業(yè)道德在信息社會的拓展與延伸。檔案人員的信息道德，就是指檔案工作者在檔案信息的管理、開發(fā)、傳遞和利用服務(wù)等活動中，其思想與行為所應(yīng)遵循的信息規(guī)范和倫理準(zhǔn)則。

3.信息能力

這主要是指檔案人員獲取、鑒別、組織和開發(fā)檔案信息的能力。

（1）對檔案信息的獲取能力。在信息社會，由于數(shù)字信息產(chǎn)生和傳播的特點，信息的密集程度，信息分布的復(fù)雜程度以及更新程度都是工業(yè)社會不可比擬的。所以檔案人員必須熟悉各個數(shù)字館藏的內(nèi)容及查找方式、各種商業(yè)數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容以及獲取方式，各種搜索引擎的有效利用等等，及時收集各類檔案信息，以豐富館藏。

（2）鑒別檔案信息的能力。這是檔案人員的一項基本信息素質(zhì)。對檔案信息的鑒別包括對其原始性、真實性的判別和檔案價值的評估。確定檔案信息的真?zhèn)危且豁検种匾墓ぷ鳎貏e是在信息社會.產(chǎn)生了大量的電子文件和數(shù)字檔案，其真實性的判定就更為重要，難度也更大。這就需要有比較專業(yè)的信息鑒別能力。對檔案信息價值的評估和鑒定，區(qū)分其價值的大小，是在確定了真實性后的又一個重要工作，是檔案信息開發(fā)利用的基礎(chǔ)。

（3）檔案信息的組織開發(fā)能力。檔案信息組織開發(fā)己成為信息時代檔案工作的核心內(nèi)容，各類檔案信息必須按照一定的方式進行組織整理，形成各種專題數(shù)據(jù)庫，并能根據(jù)用戶需求對信息進行深層次的開發(fā)，形成二次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn)等。而檔案信息開發(fā)的深度和廣度，以及檔案信息開發(fā)的時效性，則依賴于檔案人員的信息開發(fā)能力。

（二）其他各項基本素質(zhì)

這些基本素質(zhì)是對傳統(tǒng)檔案人員素質(zhì)的繼承，也是形成和提高檔案人員自身信息素質(zhì)的基礎(chǔ)，涉及的范圍較廣，包括政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、心理素質(zhì)、身體素質(zhì)等等，這與傳統(tǒng)檔案人員的素質(zhì)要求大致相同，在此不作贅述。下面主要強調(diào)一下在信息社會必需的幾項基本素質(zhì)。

1.掌握檔案專業(yè)基礎(chǔ)理論與方法

作為一名檔案工作者，首先必須掌握檔案專業(yè)知識，了解檔案信息的收集、整理到利用的全套理論與方法，并能將這些檔案學(xué)理論與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合。

2.掌握現(xiàn)代信息技術(shù)

二十一世紀(jì)是信息高速發(fā)展的時代，現(xiàn)代檔案信息管理與傳統(tǒng)上有很大的不同，需要既懂檔案學(xué)又掌握了先進的信息技術(shù)的“復(fù)合型”人才方可勝任。

3.較好的外語能力

隨著國際交往的加強，熟練地掌握一種外語已成為迫切需要的工作能力。一是因為檔案館是對外交往的窗口；二是檔案館的職能也要求館員外語能力必須加強，這不僅是因為外文信息在館藏中占有重要比例，而且隨著網(wǎng)絡(luò)化程度的加強、聯(lián)機檢索的需要、資源共享的擴大，檔案人員只有熟練掌握一門以上的外語知識才能更好地為用戶服務(wù)。

4.具有豐富的科學(xué)知識和科學(xué)管理能力

檔案專業(yè)人員，除具備檔案專業(yè)知識外，還應(yīng)具有比較全面、系統(tǒng)的文化、理論、科學(xué)技術(shù)知識，才能更好地勝任自己的工作。

檔案信息管理是一項實踐性很強的工作，檔案管理、流通借閱、藏用關(guān)系等都是檔案工作中值得研究學(xué)習(xí)和實踐的問題。一個好的檔案館員不僅要掌握檔案館的管理知識、運行規(guī)律，還要了解各業(yè)務(wù)部門之間的內(nèi)在聯(lián)系。

二、目前檔案人員培養(yǎng)途徑

以學(xué)校專業(yè)教育為主體，大力發(fā)展在職繼續(xù)教育，以全面提高檔案人員的素質(zhì)，具體地說應(yīng)從以下幾個方面進行。

(1)完善檔案專業(yè)的教育體制，發(fā)展本科教育，積極探索研究生教育，在教育方針上堅持“大檔案學(xué)”的觀念，既把檔案學(xué)放到信息學(xué)和管理學(xué)的大系統(tǒng)中，而不要只局限于檔案學(xué)。

(2)對在職人員開展“多元化、全方位”的在職繼續(xù)教育模式。可以從以下幾個方面著手：首先，檔案館可以在經(jīng)費允許的情況下有計劃地組織培訓(xùn)，使檔案館員能夠盡可能多地掌握新知識、新技能，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。另一方面，可聘請信息專業(yè)教授、專家有針對性地舉辦一些專題講座。

(3)培養(yǎng)自學(xué)能力。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，知識增長和更新速度大大加快。對于檔案人員而言，不及時更新知識、提高技能，就會跟不上時代的步伐，落后于社會的發(fā)展。

檔案人員應(yīng)該也必須認(rèn)清這一形勢，要有憂患的意識，認(rèn)識到提高自身素質(zhì)的必要性。因此，除了接受培訓(xùn)外，具有自我學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)的素養(yǎng)是大有裨益的。通過自學(xué)，再配合以與其他人的溝通交流，擴大知識面，并注重學(xué)習(xí)過程中的積累與探索，借此把理論與實際工作有機地結(jié)合起來，從而提高自身的綜合素質(zhì)。