談科研檔案工作信息化建設

劉 玫 王 莉

（1.齊齊哈爾市住房公積金管理中心；2.齊齊哈爾市房地產產權市場管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

一、科研院所檔案信息化建設現狀及存在問題

以黑龍江省為例，一些科研院所檔案信息化工作起步較早，目前絕大部分院所已使用了計算機管理檔案目錄，完成或開始了文件級的檔案錄入，變“案卷級管理”為“文件級管理”。有相當一批院所建立使用了“OA’系統。各院所檔案館還加強了檔案信息化的制度建設，有的院所網站也陸續建立并開通。盡管一些科研院所檔案信息化建設有了一定的發展，但檔案信息化建設總體上遠滯后于全國信息化建設的整體水平，而省內科研院所檔案信息化建設發展水平也很不平衡，部屬科研單位、省屬科研單位及各類民辦科研單位之間的檔案信息化水平參差不齊，前二者檔案信息化水平較高，而大部分小規模、民間科研單位則尚未建立檔案目錄數據庫；有的雖然配備了計算機但未配置檔案管理軟件，只能實現單機下的檔案檢索；還有一些院所檔案館（室）甚至連計算機、掃描儀等基礎設施都不配置。總體上看，存在以下問題。一是科研單位檔案信息化建設還處于初級階段，與機關、銀行等部門的檔案信息化建設水平相比還存在著很大差距。二是檔案信息化建設意識淡薄，思想觀念跟不上形勢發展的需要，缺乏統一的檔案信息化建設標準規范。三是信息化基礎設施建設薄弱，經費和技術保障還不夠有力。四是信息化安全保障體系建設不完善，檔案信息化人才隊伍建設需進一步加強。

二、加強科研單位檔案工作檔案信息化建設的建議

科研檔案信息化建設是科研單位信息化建設的組成部分，建設過程中要把握以下原則：一是全局性原則。檔案信息化建設必須納入本單位信息化建設整體規劃，與學校信息化同步發展。二是標準化原則。加強各大標準的制定，以有效實現信息互通資源共享。三是經濟性原則。建設標準要與本單位的具體情況相結合，追求投入最小化，效益最大化。四是安全性原則。采取必要措施，確保信息安全、數字檔案可靠和內存的真實。

(一)加強基礎設施建設為科研檔案信息化建設打牢基礎

檔案信息化建設必須建立在一整套現代化軟硬件設備基礎上。此外，實現信息資源的共享，還需要特定技術環境，即高速的數字通信網絡。它主要通過二個層次來建設。一是科研院所檔案館室范圍內的檔案局域網式的自動化集成管理，面向檔案館室內的整理、編目、利用等主要業務工作環節，使檔案館室業務管理在自動化的基礎上形成一個整體并向來館室的利用者提供檢索和查詢等項聯機服務。二是通過院所網站面向院所各科研、管理和服務部門提供服務，利用者可在各自辦公室甚至住宅內的網絡工作站上對館藏檔案進行網上利用等服務。檔案館室還可通過各種網絡應用系統，實現對電子文件的收集、歸檔。三是通過連接互聯網，開展合作業務，實現科研檔案資源共享。對此，科研院所應當設立專項經費，保障檔案信息化建設與本單位信息化建設同步進行。

（二）完善制度建設，健全工作體系，為科研檔案信息化建設提供保障

檔案信息化建設目前還缺乏統一標準，原有的檔案管理規章制度已不適應檔案信息化需要，各科研院所應根據自身的特點，注意吸收相關行業的管理標準和經驗，制定完善的符合實際需要的標準和制度，以保障檔案信息化建設工作安全有序地開展。此外，檔案的收集、保管、利用等各個工作環節都需要進行重新設置。首先是數字化檔案的收集。收集手段主要通過計算機網絡管理來完成。由于一些科研院所的科研網建設已屬成熟階段，科研各部門均已接通，所以數字化文件歸檔將是一種很便捷的方式，只需各單位文書處理人員在完成本單位形成的電子文件后，通過本單位科研網再轉發一份到檔案管理部門即可。一般應在完成邏輯歸檔（即電了文件的原存儲位置不變）后，把需要歸檔的電子文件集中下載到檔案管理部門可脫機保存的存儲介質上，完成物理歸檔。其次是數字化檔案的保管。由于數字檔案載體的特殊性，檔案存放方式由檔案柜架變為用數字存儲器存儲，保管的重點是保證數字檔案的可讀性和可利用性，同時防止信息丟失、被非法更改等。最后是數字化檔案的利用。文件制作與檔案管理采用同一系統軟件，在文件制作的工作平臺上將文件內容已包含的檢索字節加文號、題名密級、作者、時間等用一定的格式固定下來，再加上檔案管理的部分編號如檔號等，做到文件制作與編制檢索工具基本同步。

（三）建設功能齊全的檔案信息數據庫是科研檔案信息化的關鍵

檔案信息數據庫是一個有組織、系統化的數字大集合，目前科研院所要建設檔案信息數據庫，其信息一方面來源于現有的館藏檔案，利用數字化技術將其他形式存儲的所有館藏檔案數據信息，通過手工著錄、掃描等形式，轉化為數字記錄方式存儲到光盤、磁盤等各類存儲器中，完成現有館藏檔案信息向數字化的轉化。另一方面，通過對電子文件的收集，按照數字化管理體系進行歸檔、整理，轉化為數字化檔案，建立相應的數字化檔案數據庫。根據科研工作的特點所建成的檔案信息數據庫，至少要包括以下內容：一是要建立數字化館藏檔案基本目錄數據庫。根據科研工作檔案基本情況，通過著錄標引，建立以原始檔案保存狀態為編目單位的各種檔案基本目錄數據庫，即傳統手工案卷目錄和卷內目錄的數字化，且能通過計算機檢索與編目。二是要建立各類專題數據庫。根據科研工作現代化管理與發展要求，建立一系列專題數據庫，從目錄到檔案全文內容齊全。三是要建立檔案全文原貌的數據庫。把科研工作館藏珍貴的黨政檔案、聲像檔案、實物檔案以及人事檔案等類原件或實物，通過掃描或數碼相機攝錄等方式，把檔案原件以圖形方式存儲在計算機中，并為其編制題名、責任者、關鍵詞等索引，建立相應數據庫，實現檔案全文原貌的管現封

（四）加強安全措施建設，確保科研檔案信息化建設系統安全

檔案實行信息化管理具有快捷、優質、高效的特點，但也存在安全問題。一方面采用必要的技術手段加以防范。當前各種技術防范手段不斷推出升級更新，包括加密技術、簽署技術、防寫措施、網絡監控技術和訪問權限控制技術等，都是有效的手段，應該充分綜合運用，提高安全性。另一方面，通過建立完善的安全管理制度加以防范。檔案工作部門應建立一整套科學合理、嚴密的管理制度，對每份電子檔案均實行全過程管理，從每一個環節解決信息失真的隱患。