淺談提高醫院檔案管理水平之作法

曾玉和

（廣東省惠州市中心人民醫院 廣東 惠州 516001）

醫院檔案是醫院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體的信息材料，它們都真實地反映著醫院工作的歷史和現狀，是醫院的寶貴財富。醫院檔案記載了醫院歷史發展的全過程，是醫院管理工作中的重要組成部分，它不僅涉及醫院本身歷史發展的全貌，更涉及廣大人民群眾健康和醫療事業的發展，因此，醫院檔案工作在醫院管理中有著非常重要的意義。下面就如何提高醫院檔案管理水平談談自己的看法。

一、明確責任，加強考核，保證醫院檔案管理的規范化

醫院領導對檔案工作的認知程度和重視程度是醫院檔案工作順利開展的基礎保證，醫院領導要高度重視醫院檔案工作，切實加強領導，建立完善的檔案組織機構，明確分管檔案工作的領導、負責檔案工作的責任部門及各相關職能科室的兼職檔案工作人員，形成有主管領導主抓、職能部門領導負責、基層專兼職檔案管理人員工作的管理網絡；把醫院檔案工作納入醫院整體建設發展規劃和管理體系，健全檔案工作制度，規范檔案管理，明確工作職責，完善檔案的收集、歸檔、整理、開發利用、保密、鑒定、統計、安全防護等規章制度；建立相應的考核制度，將醫院檔案工作納入職能部門管理責任書，實行績效掛鉤，明確相關人員對檔案工作的職責任務，抓好歸檔材料的收集整理，促進檔案管理的規范。

二、充分認識醫院檔案的重要作用，保證檔案內容的真實性和完整性

醫院檔案的真實準確，直接影響醫院本身的形象和榮譽，檔案記載的內容直接關系檔案的利用效果，醫院檔案本身具有專業性強的特點，不容有虛假成分，否則對查閱、利用檔案的人來說會產生不良后果和影響。完整性是指歸檔的文件材料能夠完整地反映醫院各項活動的發展過程和結果，其中每份文件都是這個整體中不可缺少的組成部分，相互存有必然的內在聯系，需要完整保存。為保證醫院檔案內容的完整性，要采取經辦人員立卷制度，各科室明確兼職檔案管理人員，負責督促檢查日常檔案資料形成、積累和整理，為日后的歸檔工作打好基礎，使醫院的歷史能在檔案中得到全面涵蓋。加強對病歷檔案的收集力度，病歷檔案是醫院臨床工作的原始資料，是總結臨床經驗的可靠依據，是醫學教學和科研工作的基礎。它客觀、完整、連續地記錄了病人的病情變化和診療實踐的全過程，對醫療工作的發展起著重要的作用。醫院病歷檔案管理工作專業性、技術性很強，直接關系著廣大人民群眾的疾病防治和身體健康。病歷檔案資料信息的利用率高、時間性和實用性強，這就要求必須在短時間內做好收集、組卷、登記、分類、編目、編碼、排號、貯存和檔案的檢索、編號等工作，把病案中大量的醫療信息資料進行全面系統地收集分析，及時準確向醫院領導、科室醫務人員提供有價值的醫療信息，為醫院領導加強業務建設、提高醫務人員醫療技術水平提供依據。保證病歷檔案書寫的標準化、規范化，病案填寫要按統一的要求，力求準確，做到有項必填、不缺、不漏，保證病歷檔案的完整性。

三、加大投入，提高配備，實現醫院檔案管理的現代化

加強資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現代化管理的重要內容。另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個單位的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的占地空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。配備整套檔案掃描系統，改革單純由人工錄入資料的相對落后做法，提高檔案管理的質量和檔案管理工作的效率，注重對現代化各類信息的收集和整理，借鑒社會其他領域的各方面信息，豐富檔案管理經驗，使醫院檔案管理現代化、自動化。

四、加強醫院檔案管理人員素質的培養

檔案管理是專業性較強的學科，管好用好檔案需要有一定專業知識的人才，檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院檔案管理人員是整個醫院檔案管理的具體實施者，是規范化管理的靈魂，這就要求培養高素質的檔案管理人員，不但要對醫院檔案從業人員進行檔案管理現代化的知識培養，了解醫院檔案管理現代化的具體內容，而且要提高醫院社會群體的檔案意識和法制觀念，對他們進行檔案工作的基本法律宣教，使他們遵守檔案工作的法律、法規和方針政策，認識到醫院檔案的潛在價值及其所帶來的社會效益和經濟效益，自覺參與檔案的管理與利用。

五、加強醫院檔案管理工作服務的創新，保證檔案資源開發的深入利用

服務是檔案工作的主要職責,也是實現檔案價值的基本途徑，醫院檔案工作的目的是要更好地為醫院各項工作服務，醫院檔案部門必須樹立明確的服務觀念，根據醫院檔案利用工作的特點，在了解掌握醫院工作信息需求的基礎上，加大醫院檔案資源的開發力度，進而提高檔案的利用水平。要大力開展檔案的編研工作，減少原始檔案、文件的直接利用，緩解保存與利用之間的矛盾；根據本單位的使用需要，編寫醫院發展史、全宗介紹、大事記、組織沿革、發文匯編、醫院基礎數字匯編、干部任免職匯編、技術人員技術職務晉升匯編、先進集體與個人匯編等；建立全引目錄、案卷目錄、案卷目錄索引及分類索引，做到迅速為利用者提供服務；在不涉及單位機密、個人隱私前提下，盡量向本單位甚至社會開放更多檔案資料，實現更多檔案資源共享。醫院檔案管理工作只有按照現代管理的理念，拓寬服務領域，擴大服務范圍，搭建服務平臺和創新服務方式，才能有效挖掘檔案資源潛在的經濟價值和社會價值，從而更好地為醫院、患者及社會公眾服務。

總之，只有全體醫務工作者深刻認識檔案資源在醫院管理中的重要地位和作用，清楚了解我院檔案管理的現狀，從思想、觀念和行動上重視檔案管理，不斷提升醫院檔案管理水平，才能使醫院檔案管理工作更好地為醫療衛生改革和醫院事業發展服務，為利用者提供更加全面、快捷、方便的服務，促進醫院的可持續發展。

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