會計電算化系統功能的完善方法

張芳

（陜西省第十一建筑工程公司，陜西 咸陽 712000）

1 認清完善會計電算化系統功能的必備條件

企業完善會計電算化系統功能的目的是：充分利用計算機能快速提供信息的能力提高會計信息加工的效率，為經營控制和管理決策提供滿意的服務。要實現這一系統功能完善的目的，就必須認清企業應該具備的必要條件：

1.1 系統完善須有資金保障

完善會計電算化系統往往需要補充配置和更新一些計算機硬件設備和基礎軟件系統，還需要增加系統日常運行費用和系統完善后人員培訓費用。因此，企業在做系統功能完善之前就應當把所需的資金納入企業的年度預算，以保障有充分的資金支持會計電算化系統功能的完善。

1.2 系統完善必備的人才

企業的會計電算化功能完善的程度和在企業經營控制和管理決策中發揮多大作用，關鍵在于會計電算化人才。一般地說，企業會計電算化系統需要3類人才：系統分析師、系統維護人員、系統操作員。系統分析師不僅要具備軟件開發的知識，而且要精通會計、財務、管理專業技術，他可以主持系統完善的全部工作和整體設計。系統維護人員必須具備計算機軟件開發和軟硬件維護的知識，同時還應具備熟悉會計系統的會計和管理基本知識。系統操作員只要具備計算機的基本操作知識和熟練的會計業務。會計電算化系統功能完善的效果取決于系統分析師的工作勝任程度。

1.3 管理工作基本規范化

企業會計電算化系統的建立促進企業管理更加規范化，而會計電算化系統的完善是增加對經營控制和管理決策的支持，除了對會計核算所需的數據收集的基礎工作要規范一些，還特別強調管理基礎工作規范化，它包括：計量規范、標準成本體系、規章制度、數據收集和傳遞基本程序等，這些工作做得好壞會直接影響會計電算化系統功能的發揮。

1.4 企業領導人對系統功能完善的需求

以前，許多企業領導人對會計電算化系統功能的需求是被動的，他們沒有考慮到會計電算化系統信息對企業的經營控制和管理決策有何推動作用，因而導致會計電算化系統發展停滯不前。然而，在市場經濟發展的條件下，信息的價值已今非昔比，因此，企業領導人對會計電算化系統信息會提出很高的要求，同時也必然會重視會計電算化系統功能的完善。

2 打破舊傳統，采取新策略

會計電算化系統要從原來的單純的會計核算進一步開發成為具有支持經營控制和管理決策的高級財務管理信息系統，所涉及的策略是多方面的。

廢棄以計算機技術為主的策略，強調以會計、理財和經營管理等先進管理技術為主，并與計算機技術良好地融合。會計電算化系統功能是否適應先進的企業管理需要，其關鍵在于系統開發人員對會計、理財和經營管理方法和技術掌握的程度，以及如何使用計算機實現這些方法和技術。因此，在完善會計電算化系統時，應當考慮企業信息系統的整體性，不能單純從會計子系統的目標出發，應當從不同的管理職能之間的內在聯系和規律延伸會計數據的概念，盡可能利用國外的成功經驗，以便拓展會計電算化系統，能適應于經營控制和管理決策。

打破以企業管理現狀為基本需求，采用以會計、理財、經營管理的先進技術和方法導出的新的需求作為會計電算化系統完善的基本要求。會計電算化系統開發的傳統原則是非常強調系統用戶的需求，要求系統開發的會計軟件應當適應企業管理現狀的需要，這只能簡單地把會計系統模式和管理模式做一次移植，采用這樣低水平的應用軟件，即使裝備最先進的計算機設備，也無法促進企業經營控制和經營管理水平的提高。眾所周知，我國企業管理水平低，會計信息系統效率低，會計人員和經營管理人員素質不高，這是我國企業界普遍存在的問題。因此，必須采用先進的管理技術和計算機技術，開發出先進的會計電算化系統，促進會計人員和管理人員的知識盡快更新以適應現代市場競爭的要求。

國外較成熟和先進的會計商品化軟件一般都是按照國際先進的適用管理方法和技術的共性及新型的管理模型進行開發而成。目前，我國會計商品化軟件的功能基本上都是集中在財務會計方面，要完善這一系統，一般可采用與軟件開發商合作或有能力的企業自行組織人員進行二次開發，這樣可給企業管理人員造成一種必要的壓力，并迫使他們去改變落后的管理現狀。

改進以計算機技術人員為主的習慣，主張以財會人員為會計電算化系統的主導作用。會計在企業中掌握著絕大部分的經濟信息，又通曉這些信息的分析和利用，因此，會計人員應當將其精通的會計、理財和管理技術與計算機專業人員的計算機技術融合在一起共同開發會計電算化系統。從目前已實行會計電算化的企業來看，若是單純外購的商品化軟件或由企業自身的計算機專業人員開發的會計電算化系統，其實際的運行效率和效果都不令人滿意，而且安全性能差。可以說，沒有會計人員和管理人員參與開發和完善，會計系統是很難發揮經營控制和管理決策的支持作用的。

3 完善會計電算化系統功能的實施方法要完善會計電算化系統功能，提高會計系統的效率，提高企業經營管理水平和經濟效益，就必須遵循與完善策略相配套的實施步驟和方法。

3.1 明確系統完善的目標

系統完善的目標是：大大改進企業的會計信息在經營控制和管理決策中的作用，提高企業管理水平，促進企業管理體制的改革，提高經營效益。原會計電算化系統僅著眼于減輕會計人員勞動強度和提高會計數據準確度，要想完善這一初始系統，應（1）采用網絡聯機系統，所有的數據從經營管琦現場適時收集，及時處理，快速反饋第一線。（2）實現會計反映和經營控制一體化，強調擴充經營控制的功能。會計電算化系統具有對經營控制的功能多少是衡量會計電算化系統水平高低的一種重要尺度。（3）實現會計、財務、生產、銷售集成化系統。現代企業有一個顯著特征是從產品開發研究、生產制造和產品銷售到理財活動應當以會計電算化系統聯成一個有機體。建立集成化信息系統應當以會計電算化系統為基礎，完善擴展而成，這樣可收到較好的經濟效益。

3.2 注重分析，系統完善按統一規劃進行

完善會計電算化系統的目的是為經營控制和管理決策提供及時而可靠的信息，因此，在做系統分析時應當明確企業的主要經營控制和管理活動，清晰地掌握這些控制和管理活動所需的數據或信息的產生棿項應用的流程，并了解他們與財務目標的關系，使完善后的系統不會偏離整體設計，同時也避免各個控制和經營活動各部門分別建立自身的信息系統而造成數據管理混亂、資源浪費、功能重復，便于建立一個優化的、綜合的會計電算化信息系統。

3.3 選擇適用的設計技術

企業會計電算化系統在系統結構設計上應選擇流行的模塊化、標準化、網絡化技術，應當使系統既具有聯網實時處理又具有單機批處理的靈活性。在代碼、數據結構設計上，采用標準化、統一化格式。在人機界面設計方面，采用聯機在線幫助，在數據錄入、查詢等功能下，均可得到明確的幫助或提示信息，在有限的屏幕中給出多窗口的信息，處理運行時連續給出處理和操作的提示信息，使系統有較好的透明度。在系統數據和信息的安全和保密性設計上，采用各子系統和重要數據加密和規定必要的使用權限口令，并采用自動備份重要數據的措施，以確保系統和數據的安全。

3.4 加強系統完善的管理控制，充分調動系統開發人員的積極性

開發完善會計電算化系統是一項非常復雜的工作，企業財會人員和管理人員應積極參與配合，主動出謀劃策。同時分階段對開發完善工作進行監督檢查和評價，獎懲優劣，調動開發人員的積極性和創造性。要從不同的角度、用不同的方法對會計電算化系統進行調試。在評價系統的同時，應善于發現問題和錯誤，針對存在的問題及時解決，完善處理。