高校辦公室精細化管理探討

林茂才

（閩西職業技術學院，福建龍巖364021）

高校辦公室精細化管理探討

林茂才

（閩西職業技術學院，福建龍巖364021）

規范化管理是辦公室工作效率和質量的保證，高校辦公室必須更新理念，增強責任意識和質量意識，積極采取有效措施，建立規范、高效的學校行政管理體制和運行機制，從細微處入手，實施精細化管理，確保各項工作高效率、零失誤，實現可持續發展。

高校行政管理；辦公室工作；精細化管理

高校辦公室管理水平的高低，直接影響著學校教育、科研、管理的水平，直接影響著黨的教育方針、政策、路線在高校貫徹落實的程度。隨著經濟社會的快速發展和高等教育改革的不斷深入，高校辦學規模不斷擴大，加之高校與社會聯系的逐漸密切，高校辦公室的工作任務日漸繁重，內容日趨復雜，要求越來越高。如果沒有完善的工作制度和工作秩序，就很難適應工作要求。面對新的歷史時期和工作要求，進一步加強辦公室工作，努力提升管理水平，必須將精細化管理理念引入高校辦公室工作領域，用于高校辦公室管理。

1 高校辦公室精細化管理的必要性

高校辦公室精細化管理既是現實競爭的需要，也是辦公室轉變管理方式、提高管理水平的必由之路。“辦公室工作無小事”。高校辦公室通過辦文、辦事、辦會過程中的每一件事、每一個細節反映工作效率和服務質量，從而體現其管理水平。小事辦理不好、細節處理不當，就會影響全局工作，有時甚至會造成嚴重的工作失誤。一個電話記錄處理不當就可能對校領導的工作安排甚至學校局部工作產生直接影響。一個數字、一個符號、一個字詞的差錯就可能影響到師生員工對領導意圖的理解與貫徹。工作人員的一言一行、一舉一動以及對每一個工作細節的處理都關系極大，直接反映出辦公室整體工作態度、服務水平和工作效率。

細節決定成敗，未來的競爭主要是細節的競爭。近年來，管理學界重新審視和把握傳統的管理行為，在既有管理學理論的基礎上進行豐富和發展，提出“精細化管理”的新理念。高校辦公室工作應當跟上時代步伐，適應新時期的特點，在精細化管理上下功夫，建立規范的、高效率的學校行政管理體制和運行機制，要求辦公室人員養成嚴謹、周到的工作作風，以嚴謹、細致的態度處理每一份文件、每一次會議、每一件領導交辦的事情，注意細節，確保高效率、零失誤，切實提高“三服務”的效能，實現可持續發展。

實施精細化管理，也是高校辦公室提高管理水平的必由之路。一方面，只有通過明確目標任務、責任到人，才能確保“三服務”全覆蓋、無縫隙、不缺位、不漏項；才能有效降低辦公運行成本，避免損失和浪費現象的發生。另一方面，只有通過平時日常工作的量化，才能真正公平、公正、合理地對待每一位員工，對員工的工作成績進行客觀、公正的評價，才能更好地發揮榜樣的激勵作用，使員工認識到自己的長處與不足，增強積極性和創造性，提升綜合素質、服務水平和工作質量。

2 校辦公室精細化管理的主要途徑和內容

2.1 樹立一個理念：細節決定成敗

精細化管理即是具體方法，也是工作態度。高校辦公室實施精細化管理，首先要解決思想觀念問題，變經驗管理為科學化、程序化管理，精細化管理，做到不空喊口號、不追求時髦，不搞形式主義。要在繁忙之中把嚴謹細致的作風貫穿到高校辦公室工作的方方面面，按照精細化管理的要求，細化目標、量化任務、強化責任，確保各個環節無縫對接、整體工作運轉順暢，做到細微之處見精神、細微之處見水平。要注意培養高校辦公室人員一絲不茍、精益求精的工作態度，做到所務必實，把每項工作都做深、做細、做到位。要從小事做起，“在細字上做文章，在實字上下功夫”，做到不以事小而不為、不以事雜而亂為、不以事急而盲為、不以事難而怕為。對于可能影響全局的小細節、小環節、小事情、小部位，辦公室人員要高度重視，深謀細研，堅決克服僥幸地去“感覺”的輕率行為，該親眼看的要親自到現場查看，該親自過問的要當面過問，該自己動手的決不要別人代勞。要形成精細化管理的輿論氛圍，使每個科室、每位員工都向精細化、無差錯、嚴謹執行工作任務的方向不斷進步，從小事做起，把小事做細做實出精品。

2.2 形成“兩種意識”：責任意識和質量意識

2.2.1 責任意識：高校辦公室工作無小事。責任是一種人品修養、思想境界、精神狀態，是成就事業的可靠途徑。沒有事業心、責任感，一切都無從談起。從事高校辦公室工作應時刻繃緊責任弦，形成“高校辦公室工作無小事”的責任意識，倡導求真務實的工作作風。在“摸實情、辦實事、創實績”上花力氣，在“求實、務實、落實”上下功夫，在“熱心辦、馬上辦、辦得好”上做文章。作為高校辦公室的工作人員，就要充分認識自身工作的特殊性和重要性，恪盡職守、愛崗敬業、勤奮工作，切實履行好肩負的責任，做到：能負責、敢負責、負好責。其中能負責說的是高校辦公室工作人員要有良好的精神狀態，在任何時候、任何情況下，都要做到思想不松，干勁不減，經受考驗；有主人翁精神，強化以我為主、盡心盡力完成任務的思想，積極當參謀、出主意，建言獻策，充分發揮自己的聰明才智，努力在工作崗位上有所建樹；要把心思和精力集中在抓工作、搞建設上，專心致志地干好每一項工作。敢負責指的是辦公室工作人員應有“責任重如山”的思想境界和高度負責的精神。在遇到艱巨任務時，要挺身而出、主動承擔，千方百計地抓好落實；在碰到困難時，要知難而進、迎難而上，想方設法加以克服；在是非面前，要旗幟鮮明地亮出觀點、表明態度，不能怕得罪人，不能當老好人；在出現問題時，要主動負起責任，積極穩妥地解決，妥善處理內部矛盾和遺留問題，不能回避問題，不能上交矛盾，不能把責任推得一干二凈，更不能有了成績表功賣好、有了矛盾問題諉過于人。負好責意思是辦公室工作人員都要“在其位謀其政、盡其力”，樹立“崗位就是戰位”的思想，把份內的工作做好，增強工作的主動性、有效性，勇于探索、積極進取，善于把上級精神與高校實際融為一體，創造性地做好工作，以扎實的作風抓落實，確保各項工作真正落到實處、見到成效。

2.2.2 質量意識：高校辦公室工作出精品。高校辦公室作為高校工作的運轉中樞和核心機構，其工作水平和質量直接影響整個學校的正常運轉和工作開展。要提高評價標準，不能習慣于以往的“無過就是功”，僅僅滿足于跑腿學舌、開會發文是遠遠不夠的，要確立“無功就是過”的指導思想，創造性地開展工作，不斷提高工作質量、水平和效率，把小事做細做實出精品。這就要求辦公室每位同志樹立質量意識，對大事舉重若輕，對小事舉輕若重，認認真真地做好辦公室的大事小事；把“爭創一流”作為工作目標，不讓領導安排的工作在我這里延誤，不讓各種差錯和失誤在我身上發生，不讓辦理的事情在我手中積壓，不讓來辦事的同志在我這里受到冷落，不讓任何機密在我這里泄露，不讓不良風氣在我身上發生，不讓辦公室的形象在我這里受到損害。

2.3 抓好“三個環節”：明確目標任務、規范工作程序、確保優質高效

規范化管理是辦公室工作效率和質量的保障，只有制度完善、責任明確、程序合理，才能使辦文、辦會、辦事有章可循、工作有序，從而保證優質高效地完成辦公室工作。高校辦公室實施精細化管理要正確把握政策，提高決策水平；要善于領會領導意圖，提出行之有效的工作方案；要科學預測工作效果，防止可能發生的工作偏差，減少失誤。在實施過程中，要具體抓好以下三個環節：

2.3.1 目標任務的具體化。明確的、適宜的目標有利于高校辦公室工作的順利開展和相應目標的實現。高校辦公室實施精細化管理，首先要有一個內容具體、任務明確的工作目標，讓大家知道需要做什么，該怎么做，要達到什么結果。如閩西職業技術學院辦公室結合學院黨委關于開展“解放思想、先行先試，加快‘兩個先行區’建設主題實踐活動”的統一部署和要求，提出創建“四型三滿意”（即學習型、服務型、創新型、效率型和領導滿意、師生滿意、社會滿意）辦公室的爭先目標，從加強隊伍建設、真正實現“三個轉變”和搞好“三個服務”著手，明確工作職責，全面推動辦公室各項工作扎實開展。

細分對象，實現管理的全覆蓋，是做好精細化管理的第一步。要在細微之處見真功，點滴小事升效能。在抓好重點工作的同時，將平時容易疏漏的小事加以梳理，納入到管理范圍之中。要打破由一個科室提供全套服務的模式，按照專業化分工的模式，對科室進行調整，對分工流程進行大膽創新，細分職能和崗位，把每個工作流程化、每個流程標準化，將各項工作任務細化、量化到條線、到科室到個人，實現“條線包干、責任到人”，做到人人肩上有擔子，個個手中有任務；做到事事有人管，時時有人管。

2.3.2 工作流程的規范化。高校辦公室工作線長、面廣、事雜，沒有規范的制度、嚴密的程序、科學的管理，工作就會處于無序和混亂狀態。因此加強制度建設，規范工作程序，是確保辦公室工作協調有序開展、提高工作效率的有效手段。這就要求首先要建章立制，進一步建立健全工作制度，使各項工作實現程序化、規范化、科學化，用制度管人管事，為提高整體工作效率打下基礎。如閩西職業技術學院辦公室制定了“在崗學習制度”、“文件審批制度”、“值班制度”、“各科室工作職責”、“公務電話管理辦法”、“公務車輛管理辦法”等。其次要明確規定辦事的先后次序、具體步驟及其要求，將各種規章制度的具體化、步驟化，從而有效避免忙亂、重復現象的產生。如閩西職業技術學院制定的“發文審批流程”、“會務接待工作流程”、“來信來訪閱辦流程”等，規范辦文、辦會、辦事程序，真正做到辦文經得起推敲，辦會經得起考驗，辦事經得起核查，提高工作效率，實現“辦文零瑕疵、辦事零差錯、辦會零失誤”的目標。最后要根據實際情況力求做到全面周到、統籌兼顧、環環相扣、一絲不茍。

2.3.3 工作結果的實效化。管理的效益在很大程度上取決于管理者能否根據環境變化和發展，采取相應的策略和管理方法，保證目標的有效實現。這要求高校辦公室建立科學的制度運行機制，使辦公室工作有規范、辦事有程序、檢查有標準、獎懲有依據。閩西職業技術學院辦公室根據學校“年度考核評辦法”制定了具體的實施細則，實行綜合目標考核管理，在考核內容上突出辦公室工作的全面管理，整合事務管理、政務管理等各方面內容，并根據需要分配不同的權重。與此同時，建立和完善了激勵考核制度，創新激勵方式，突出考核重點，通過周交流、月通報、半年小結、年綜評比等手段嚴格考核，獎優罰劣，努力形成人人想干事、能干事、干成事的工作氛圍。成立了辦公室內部工作督查組，加強制度的執行和監督，在對重點工作進行推進的同時，對制度執行情況定期或隨時進行督促檢查，并及時總結反饋，確保每一項制度都能落到實處，使遵守和履行制度成為辦公室人員的一種自覺習慣。而嚴格考核的目的就是要辦公室人員對各項工作都力求做到“準確、務實、高效”；對重點工作緊抓不放，抓出實效；對關鍵環節抓細抓實，變滯后服務為超前服務，講究效率，加快節奏，把服務工作做得既快又好。

3 應注意的幾個問題

精細化管理要以創新為目標，以人為本為前提，防止精細化管理進入誤區，出現過渡管理現象。因此，高校辦公室在推行精細化管理過程中要注意以下幾個問題：

3.1 與時俱進、逐步完善

實踐是檢驗真理的唯一標準。高校辦公室實施精細化管理不能一蹴而就、立竿見影，也不能一成不變、一本萬利。隨著社會發展和高等教育改革的不斷深入，對高校辦公室工作提出了更多、更新的要求。為此，高校辦公室實施精細化管理，就要堅持科學發展，與時俱進。一是加強學習，通過不斷學習先進的管理理論和兄弟院校的管理經驗，不斷提升；二是開拓創新，用創新的思想謀劃工作，用創新的機制推進工作，用創新的精神做好工作，在創新中求發展，在發展中再創新，在不斷實踐中逐步建立健全適應新形勢新任務的要求、富有時代特征的精細化管理體制，通過反復檢驗，逐步修正、完善，使高校辦公室精細化管理逐步走向科學化、規范化。

3.2 圍繞中心，突出重點

高校辦公室的工作事多、事繁、事雜，實施精細化管理要突出重點工作和抓好關鍵環節。在工作中主動與領導溝通，善于領會領導意圖，正確貫徹領導意見。一要抓住高校的中心工作，精細化管理中所有制度的出臺、所有條例實施都要圍繞“一切為教學服務”這個目標。二要突出高校的重點工作，在不同時期、不同階段，高校都有不同的重點工作，精細化管理要圍繞大局，突出重點。只有突出重點，抓住關鍵，高校辦公室工作才能事半功倍。

3.3 團結協作，形成合力

要大力提倡團結協作的作風，自覺維護辦公室內部的團結，樹立全局意識，形成辦公室整體“一盤棋”的共識，團結一心，密切協作，形成合力，建立一支有凝聚力的團隊。高校辦公室工作中，有一部分是常規性的事務工作，在分工明確、權責清晰、有章可循的情況下，工作人員在自己的職責范圍內能夠獨立完成，有一部分工作需要幾個人，甚至需要跨科室工作人員的通力合作才能完成，這時就需要弱化科室意識，把分散狀態的人力、物力等資源有效地整合在一起，變分力為合力和凝聚力，提高辦公室內部的融合力和融合度，把科室之間、人與人之間的離心力降到最低，從而實現高校辦公室工作的高效率運轉。

[1]李靈鈴.高校辦公室管理之我見[J].現代教育科學，2008，（1）：58-59.

[2]李外流.論高校辦公室細節管理[J].秘書之友，2008，（5）：33-35.

[3]汪永根.高校辦公室工作芻議[J].九江職業技術學院學報，2009，（3）：22-23.

[4]幸躍凌.精細化管理出效能[J].秘書工作，2009，（11）：25-26.

[5]王強.高校校長辦公室工作質量和效率[J].南京林業大學學院學報，2006，（1）：85-87.

［責任編輯：黃素華］

Intensified M anagement of Adm inistration O ffice in Universities

LIN Mao-cai
（South Fujian Professional College，Longyan 364021，China）

Standardized management is the guarantee for efficiency and quality of office service.Administration Office in Universities should upgrade concept，emphasize responsibility and quality，take effective measures，establish efficient standardized mechanism of management of operation and pay attention to small details to ensure sustainable development.

administration in universities;work in administration office;intensified management

G647文獻標志碼：A文章編號：1671-9565（2010）02-073-04

2010-04-08

林茂才（1972-），男，福建武平人，閩西職業技術學院助理研究員，主要從事高校管理方面研究。