論醫院檔案管理現代化

魯梅

醫院檔案是醫院管理及醫療等各項活動形成的歷史記錄和生產資料，是醫院的寶貴財富。隨著醫院改革的不斷深入和快速發展，綜合檔案材料形成的門類、數量等逐年增多。如何實現醫院檔案信息的科學管理，提高檔案管理的質量和檔案管理工作的效率，以適應新形勢下醫院發展的需要，更好地服務于社會、服務于醫學教育和科研工作，是擺在各級醫院管理者，尤其是檔案工作者面前的重要課題。筆者認為，實現醫院檔案現代化管理，關鍵要認識到實現醫院檔案管理現代化的重要性;進行管理理念的更新，樹立現代化管理理念;增強現代化服務能力;運用現代化管理手段，最終提高醫院檔案管理水平。

1 醫院檔案管理現代化的重要性

1.1 飛速發展的社會信息化決定了必須加速醫院檔案管理現代化的進度。現代信息社會日新月異，人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息的需求量越來越大，對利用網絡實現檔案資源共享的要求越來越強，對檔案工作管理的要求也相應地越來越高，傳統的檔案管理模式不斷受到新的挑戰，正經受著現代科技發展浪潮的巨大沖擊。面對這種挑戰和沖擊，醫院檔案管理只有順應時勢，加快檔案現代化建設，盡快實現檔案管理現代化，才能在挑戰和沖擊中抓住歷史發展的機遇，使檔案管理工作完全適應新形勢發展的要求。

1.2 實現醫院檔案管理現代化是解決自身存在問題、提升管理和利用水平的根本途徑。近年來，醫院在實現檔案管理現代化方面雖然做了一些工作，取得了一定成效，但總體來看，現代化程度并不高。這主要是管理意識、設備和技術方法比較落后，基本處于經驗管理和手工操作狀況，檔案管理和利用水平較低。解決上述問題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識，改革管理方法，運用先進的技術設備，從手工勞動中解脫出來，提高工作效率，完全實現管理現代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。

1.3 實現醫院檔案管理現代化是確保醫療事業可持續發展和自身發展的需要。實現檔案管理現代化，不僅有利于發現、培養和造就大批人才，為醫院醫療事業發展服務，而且將會大大提高自身的工作效率，使檔案信息資源得到更加充分的開發利用，同時可以延長檔案壽命。

2 檔案管理工作理念的創新，樹立現代化管理理念

要創新理念，思想是行動的的先導，它直接影響了實際工作創新及工作效果，長期單調而枯燥的工作方式、傳統落后的工作方法，使許多檔案工作者缺少創新意識和創新欲望，他們墨守成規，按傳統辦事，日常工作也只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用多少人次，而對檔案工作是否適應當前形勢和社會發展需要思之甚少，更談不上如何主動、超前服務，這必將使檔案工作失去生機和活力。因此，醫院檔案工作者要緊跟時代步伐，既不能死抱著傳統不變，也不能丟掉傳統而迷失方向，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些魄力與果斷，從根本上轉變觀念。檔案工作只有日日思變，天天求新，才能以超前的意識、超前的節奏、超前的服務贏得利用者的滿意，從而提高檔案工作的自身價值。

3 加強檔案管理人員的素質教育，增強現代化服務能力

人才是實現檔案管理現代化的保證。從目前醫院檔案工作人員構成來看，大部分檔案工作人員檔案管理知識結構老化，這對檔案管理現代化、信息化工作的開展十分不利。要改變這種狀況，關鍵是要加強檔案人員專業素質教育，拓寬知識面，優化人才隊伍素質結構，采用多種途徑培養素質優良的檔案管理人才，不斷充實完善檔案管理隊伍。通過開設計算機課程，普及現代信息技術、計算機技術、通信技術、網絡技術的教育，組織參加社會認可的計算機應用資格證書考試等方式，進行檔案專業培訓、繼續教育、知識更新，提高檔案管理人員業務和知識水平，對在崗檔案管理專業人員進行定期考核，不斷提高檔案管理人員的現代化管理水平。

4 加大投入提高配備，檔案管理手段的現代化

加強資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現代化管理的重要內容;另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個單位的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的占地空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫院應充分利用計算機管理，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化，來提高檔案工作技術含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”。計算機是現代化管理手段不可缺少的工具。用計算機儲存、管理醫院的各種檔案，方便利用者及時利用，既節省時間也節省人力、物力和財力，又提高了工作效率。

檔案管理現代化既是硬件建設工作，同時又是軟件建設工作;它是一個整體工作而不是局部的工作，應進行整體規劃;它是長期持久的工作，不可能一蹴而就;它是具有前瞻性的工作，而不是讓檔案管理跟在社會之后亦步亦趨，現代化與未來化是相結合的。許多工作還有待檔案管理者不斷探索和創新。