規(guī)范醫(yī)學科研檔案的歸檔管理

黃薔薇 王琳 謝玉蓮 楊蘇萍

醫(yī)院科研檔案歸檔在某種程度上檔案管理工作可謂是醫(yī)院各項工作的橋梁與紐帶,醫(yī)學科研檔案是醫(yī)學研究過程和產(chǎn)出的載體,蘊藏著大量的科研成果、科技專利、高新技術(shù)、學科建設、科研思想等科研信息,是寶貴的信息資源和無形資產(chǎn),它是進行科研的重要依據(jù)和必要條件[1]。在現(xiàn)代科技手段日益普及的今天,檔案資源隨時都可以轉(zhuǎn)化為醫(yī)院的社會效益與經(jīng)濟效益。

1 醫(yī)學科研檔案歸檔管理的必要性

醫(yī)院科研檔案是在醫(yī)學科研活動中形成的、具有保存價值的文件材料,是醫(yī)學科學研究和醫(yī)療實踐的真實記錄和反映,管好和用好科研檔案,對于提高醫(yī)院科研管理水平,促進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展是十分必要的[2]。醫(yī)學科研檔案是醫(yī)院檔案管理中的一個重要組成部分,我們要嚴格執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī),樹立檔案管理人人有責的觀念;認識檔案的潛在價值及社會效益和經(jīng)濟效益。醫(yī)院科研檔案管理根據(jù)國務院批準頒布的《科學技術(shù)檔案工作條例》第五章規(guī)定:“各單位都要按照集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則,根據(jù)科技檔案必須完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求,建立健全科技檔案工作,建立必要的規(guī)章制度,實行科學管理”。我院辦公室嚴格科研檔案的管理,完善科研檔案歸檔的管理制度,定期移交科研檔案。

2 醫(yī)學科研檔案規(guī)范管理的作用

2.1 科研檔案又具備有其自己的特點,做好醫(yī)院科研檔案管理工作的前提之一,就是要配備一定數(shù)量的專職、兼職檔案人員,要使檔案完整地保存下來和充分利用,必須科研人員的配合。醫(yī)院綜合檔案室檔案員要對研究項目形成材料實行全程跟蹤,確保材料的齊全、完整,保證科研檔案的質(zhì)量。醫(yī)學科學研究涉及面廣,是個多學科,多門類,多層次的綜合性科學體系,它與一般自然科學及生產(chǎn)技術(shù)的研究有相似之處,但又有其獨特性[3]。科研項目結(jié)題后,科教部的兼職檔案員將檔案移交到醫(yī)院綜合檔案室,由醫(yī)院專職檔案員按照科研檔案的歸檔要求對項目的檔案材料進行審核并移交歸檔。如課題組需借閱項目檔案,可以按規(guī)定程序向醫(yī)院綜合檔案室借閱。科研檔案在服務于科研活動、提高醫(yī)療水平、提升醫(yī)院核心競爭力方面發(fā)揮了積極的作用。我院科研檔案的管理逐步走上了規(guī)范化、科學化的管理軌道,在醫(yī)院檔案中的比重越來越大。主要采取兩種規(guī)范管理:一是分類管理,包括臨床、醫(yī)技科室、職能科室的科技人員管理。二是職稱管理,包括主任醫(yī)(技)師;副主任醫(yī)(技)師,主治醫(yī)(技)師。要求擔任科研項目的負責人職稱一定在中級職稱以上。先后建立了科研人員檔案、科技成果檔案、人才培養(yǎng)檔案、科技規(guī)劃檔案等一系列基礎資料計算機數(shù)據(jù)庫,逐步完善對科技人員的規(guī)范化管理。科研檔案不僅是進行科研的重要依據(jù),而且還是科研活動的必要條件。科研檔案本身雖有價值性,但其價值的實現(xiàn)必須經(jīng)過合理的開發(fā),方能有效利用[4]。

2.3 分類 醫(yī)院科技檔案的分類要根據(jù)科技檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、特點和相互之間的聯(lián)系,把科技檔案劃分成一定的類別,使之能正確反映出產(chǎn)生這些檔案的歷史條件和工作活動的真實面貌,達到便于保管和充分利用科技檔案的目的[5]。

3 出臺激勵措施,完善激勵機制

建立完整的科研檔案是科研管理規(guī)范化、科學化、信息化的重要標志。我院領(lǐng)導班子充分運用激勵手段加強我院的科研管理,不斷完善醫(yī)院科研管理中的激勵機制,使科技興院形成共識。制定出詳實的科技計劃。出臺了一系列獎勵措施,并以此作為新的效益增長點,增強醫(yī)院的內(nèi)涵式發(fā)展實力。科學技術(shù)的進步要依靠人才的優(yōu)勢,院領(lǐng)導帶頭搞科研,充分發(fā)揮院學術(shù)委員會的作用,把科研工作提到重要議事日程,不斷從人力、物力、財力上改善科研條件。

3.1 建立健全了“五、三、三”管理機制 即院領(lǐng)導班子為決策層;學術(shù)委員會為督導層;科教部為管理層;臨床、醫(yī)技科室為實施層;課題組(人)為攻關(guān)層的五層級網(wǎng)絡化管理體制。

3.2 采取三種辦法規(guī)范管理 ①規(guī)范化管理科技人才:一是分類管理,包括臨床科室、職能科室的科技人員管理;二是學位職稱管理,包括醫(yī)院引進的人才,博士后、博士、碩士等;三是聘約管理,由院長領(lǐng)導的聘約制,調(diào)動了廣大科技人員的積極性;②標準化管理科研設備:資源共享醫(yī)療設備,充分發(fā)揮醫(yī)療設備在醫(yī)院科研中的共享作用,充分發(fā)揮實驗中心在科研中的作用,加強人員培訓,大型設備上崗證,實行標準化管理;③制度化管理科研工作:先后制定了院學術(shù)委員會章程,重點學科管理辦法,科研基金管理辦法,院青年基金管理辦法,科研成果評選條件,人才引進培養(yǎng)等一系列管理措施,做到科技管理制度明確,職責清晰,有章可循。

3.3 實行“三傾斜”強化激勵手段 ①“政策上傾斜”制定出臺了廣西壯族自治區(qū)人民醫(yī)院科技興院獎勵辦法等政策措施;②設立了科研成果獎、新技術(shù)、新項目獎、學術(shù)論文獎、科研課題中標獎、科技拔尖人才獎、科技興院優(yōu)勝集體獎,每年評審一次并召開每年度的科技表彰大會;③“獎金上傾斜”每年從醫(yī)院收入總額中提取 1%作為科研教學基金[6]。

由于激勵措施的出臺,大大的提高了臨床醫(yī)師做科研,寫文章的積極性。所以,科研檔案兼職人員,平時應注意檔案的分類管理及收集,歸檔材料的完整性。積極幫助臨床將科研資料全面完整地收集、分類、整理直至歸檔。在我院科研檔案管理的基本內(nèi)容主要有:國家科技支撐計劃課題(農(nóng)村衛(wèi)生技術(shù)及產(chǎn)品研究與應用),科學基金課題(國家自然科學基金、廣西自然科學基金、基礎研究專項),廣西科學研究與技術(shù)開發(fā)計劃(科技攻關(guān)與新產(chǎn)品試劑、科技創(chuàng)新能力與條件建設);廣西衛(wèi)生廳重點科研課題、廣西衛(wèi)生廳自籌科研經(jīng)費課題、廣西醫(yī)藥衛(wèi)生適宜技術(shù)推廣項目,院內(nèi)青年基金課題等類型。在日常的科研管理工作中對各種管理性文件,如各種有關(guān)的衛(wèi)生科研法規(guī)、醫(yī)院內(nèi)部的有關(guān)規(guī)定、制度、紅頭文件、協(xié)議書等等有關(guān)科研管理工作及科研活動過程中形成的所有有價值的及原始的各類文件材料都是科研檔案管理收集的范疇內(nèi)容[1]。

按照《檔案法》的規(guī)定,嚴格執(zhí)行借閱制度。管理和運用好醫(yī)學科研檔案,對提高醫(yī)院科研水平、促進醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展具有重要的意義。

[1] 胡桂周,劉瑾.醫(yī)學科研檔案管理的探討.醫(yī)學信息,2007,20(10):1785-1788.

[2] 孫小虹,項濱.醫(yī)院科研檔案管理創(chuàng)新的思考.中國醫(yī)院管理,2007,11(2).

[3] 胡琴琴.醫(yī)學科研檔案的特點及其管理.杭州醫(yī)學高等專科學校學報,2004,25(5):266-267.

[4] 韓秀明,劉艷君.科研檔案在科研管理中的地位和作用.預防醫(yī)學情報雜志,2008,24(8):642-643.

[5] 梁潔瑩.芻議醫(yī)院科技檔案管理.現(xiàn)代醫(yī)院,2007,7(10):148.

[6] 楊蘇萍,王琳.運用激勵措施搞好科學基金管理.醫(yī)學信息,2008,21(2).