檔案實施按件歸檔的思考與探討

吳 嵐

（常州大學 檔案館，江蘇 常州 213000）

為適應辦公自動化與檔案管理現代化的需要，更好地開發利用檔案信息資源，中華人民共和國檔案行業《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）（以下簡稱 《規則》）于2000年出臺，推行文書檔案以件為單位進行歸檔整理，在計算機和檔案管理軟件的輔助下，可以直接管理到文件級。《規則》容易理解，操作簡便，既降低了對檔案人員的專業知識要求，又簡化了工作程序和操作方法，也方便了保管、查找和利用，還能減輕檔案人員的工作強度，提高工作效率，是檔案工作方式上的一大進步。

從實際出發，結合自身的特點，合理、準確地貫徹和實施好《規則》，是檔案部門和全體檔案人員必須做好的一項重大工作。通過實踐，發現問題、研究問題、解決問題、總結問題，探索工作方法、豐富檔案理論，是檔案人員應盡的責任。本文旨在對《規則》實施過程中出現的一些新問題進行探索。

一、對《歸檔文件整理規則》適用范圍進行擴展的探討

《規則》將歸檔文件定義為：“立檔單位在其職能活動中形成、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。”適用于機關、團體、企事業單位，主要針對文書檔案，暫不涉及科技、會計、聲像、照片等其它類型檔案的整理工作。由此也帶來了一個新問題：同一單位同一年的檔案有立件和立卷兩種歸檔整理方式并存，給檔案的整理、利用、統計等帶來不便。此外，在檔案管理工作中，文書之外的其他類型檔案，即科技、聲像等門類及其它載體檔案是否也可以執行按件歸檔，讓件的優點在更多的領域得以發揮其優越性呢？經過理論考證和類比實驗，我認為將改革推廣到更大的范圍在理論上和實際操作中是能夠實現的。

（一）立足原則，轉變思維，勇于開拓，善于創新，是實現《規則》適用范圍擴展的思想前提。

《規則》推行文書檔案“卷改件”，是檔案史上的一次重大突破性改革，宗旨是“強化收集、簡化整理，細化檢索、深化利用”。在此基礎上，凡有利于提高工作效率、簡化工作程序、保證整理質量、優化檢索效果、方便用戶利用、減輕工作負擔、符合立檔精神與原則的，就應該得到鼓勵，進而對完善檔案理論體系、促進檔案數字化和信息化建設、推進檔案管理的創新與創優起到積極的推動作用。實踐中的各種舉措，應該是檔案改革的繼續，也是檔案工作跟上信息時代發展的必要動力和實踐手段。實踐之后才能出理論，理論之后才有規范，規范之后才有創新，創新之后才是飛躍。因此，原則要遵守，思想也要解放；標準要執行，探索也要進行。

（二）認識“件”與“卷”的本質，是實現《規則》適用范圍擴展的理論前提。

案卷，無論哪一類、哪一種載體的，都是由相互關聯的件組合而成的。只不過文書類的“件”內涵界定比較容易，而科技等類的“件”內涵界定比較復雜些，要因為檔案不同的個性特點而靈活進行處理；而非紙質的檔案，與紙質之間的差異其實主要是載體類型的不同，在立卷時代或是相互關聯的件組成一卷，或一件就是一卷。所以，卷的實質其實就是：件+件（或卷=件）。文書檔案如此，科技檔案亦如此；紙質檔案這樣，特殊載體也是這樣。件是組卷的基礎，也是最小的被組合單位，件還是最小的獨立單位。改立卷為立件，以件為單位對檔案進行整理和保存，只不過改變了一些思維習慣，調整了一下整理方法，變換了一種著錄方式，改變了既定的存放習慣，檔案本身內涵是不會受這些外在因素影響而發生質的變化的。不同種類的檔案，有的類型可以卷改件，有的不能卷改件之說理論根據難令人信服。

（三）良好的計算機基礎，完善的檔案管理系統，是實現《規則》適用范圍擴展的物質前提。

《規則》是2000年出臺的，那時計算機數量還很少，功能也不強，檔案管理軟件處于初級開發階段，經過進十年的發展，計算機早已成為一般辦公用具，檔案管理系統功能更加完善和規范，檔案人工檢索完全可被計算機檢索替代，而計算機不僅可以直接檢索到單個的件，而且可以利用軟件進行批量檢索，這個功能可以檢索出有成套性特點的科技檔案，當然，文件級科技檔案成套檢索的實現，是要借助于檔案整理階段有目有性的整理，使科技檔案既符合文件級整理的宗旨，又能便于成套檢索。

（四）根據科技檔案等類型檔案自身特點，進行個性整理，是實現《規則》適用范圍擴展的技術前提。

科技檔案由于形成規律與自身的特點，一般具有專業性、成套性、多樣性、漸全性等特點，長期在手工檢索下的科技檔案強調成套歸檔，按卷整理，集中存放，以保證其完整性，方便日常的查找和利用。改用件的方式去整理科技檔案，由于科技檔案的收集范圍和收集方式不變，將檔案按原卷的方式進行排序和確定保管期限，按件各自裝訂，必要時進行便于計算機檢索的預處理（如統一名稱等）后，直接錄入檔案管理軟件進行文件級管理，查檔時不僅可以成批查找，而且可以直接查找到單個的件，管理和利用上都很方便、快捷、準確。檔案實體可按原卷的內容分段進行裝盒，也可按文書檔案的大流水方法進行存放，這樣既不破壞科技檔案的成套性，又不違反集中管理的原則，保證科技檔案的完整性，還照顧到原來卷的習慣。其他載體的檔案可結合文書和科技檔案立件的優點靈活進行。

由上可知，科技等其他類型檔案上進行“卷改件”理論上并不違反檔案整理原則和立檔精神，技術上無不可逾越的障礙，全部執行，反而能使工作思路統一，檔案整齊劃一，方法簡便易行。那么問題的關鍵在哪里呢？關鍵是對“件”的深化理解和活用。

二、“件”的擴展與“組件”問題的探討

中國礦業大學的李真在《實施〈歸檔文件整理規則〉若干問題的思考》一文中提出了對成套或專業性、同類型的文件采用“組件”的形式歸檔，這與我在實踐操作中的需求和總結得出的經驗是一致的。“組件”，將其理解為將有特定內在聯系的一定數量的文件進行有機的整合，使其成為一件檔案的過程。有了這個關鍵性的理解，在操作層面就可以實現所有種類檔案的“卷改件”。

（一）成套或專業性、同類型的文件完全按照《規則》的要求進行立件的缺點。

1.整理繁瑣，工作量大：成套或專業性、同類型的文件，如會議文件、介紹信、簡報、辦公會議記錄等，如果嚴格按照《規則》的要求來確定和整理，操作上很繁瑣，整理上的工作量不僅沒能得到簡化，反而增加了，工作環節增加，在保管和利用方面也造成諸多的不便，檔案還易散失。

2.破壞文件間的有機聯系，檔案實體分散保存，利用不便：檔案是要保持文件之間的有機聯系的，而檔案隨歸的實現，使得更多有內在聯系的文件實體，或在不同的時間，或由不同的機構歸入檔案部門，檔案實體很可能因此而存放在不同的物理位置，其文件間的有機聯系被破壞，不符合檔案的歸檔精神，實體即使能通過檔案管理軟件查找到準確的存放地點，人工存取工作量還是加大了。

3.計算機檢索時不易查找：檔案管理軟件多設計有計算機模糊化條件檢索功能，模糊檢索雖然可以準確檢索出每一件單體文件，但卻不一定能一次檢索出有內在聯系的所有關聯件，這些關聯件在計算機檢索中只有在題名欄、責任者欄等少數幾個欄目才有可能有檢索條件上的聯系性或共性，而實際上檔案中有內在聯系的文件題名不統一、責任者不同情況是大量存在的，使用計算機即使多條件、多次檢索仍可能出現漏檢，查全率低，費時費力；如果在立件時完全依靠題名方面的預處理，那無疑給檔案人員增加了太多工作量。

4.科技檔案和其它載體形式的檔案不能實現按件歸檔：主要如照片、財會帳本、光盤等，由于這些檔案的組成十分鎖碎，純粹單件式的歸檔帶來的不便顯而易見。

（二）“件”的理論基礎和操作上的可行性。

1.《規則》及《釋義》中規定有“一般以每份文件為一件”，下述幾種形式，歸納起“件”來實際上就有兩種形式：（1）自然件為一件的；（2）兩件或以上自然件組合成一件（如 “來文與復文可為一件”，“未裝訂的式樣同一的表格以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件”等）。這實際上就是“組件”形式了，只是比較簡單。如果根據這個精神，在工作中將這個范圍進行適度的擴展，將一些相互關聯件進行有機的組合，模仿“卷”的一些外在形式，將原“卷”的優點嫁接到“件”中，化繁為簡，實現所有載體形式和類型的檔案以件的形式歸檔，會更符合各基層單位的操作模式。

2.“組件”的原則。內容簡單、數量少的有內在聯系的關聯件，如小型會議材料、辦公會議記錄、同一類圖紙等。“組件”是較為主觀的理解性條件，無法用硬性規則進行具體規定，其尺度掌握有一定的難度，需要在進一步的實踐和探討中尋找適合各單位的規范。

3.手工整理和計算機檢索方面。給“組件”進行一定的預處理是十分必要的，其手工整理方面必要時可以給組好的“件”添加一個封面，在封面上擬定適合的題名，并填寫“件”內目錄，標明頁碼，與正式文件一同裝訂。在檔案管理軟件中錄入的是“組件”名，當計算機進行模糊條件檢索時，可以保證調出的是與之有關的所有關聯件，檔案管理軟件可以實現全文檢索的，可直接鏈接數字化文檔，查找到全部內容；檔案管理軟件只能實現目錄管理的，一般可以利用軟件中類似“二級目錄”管理功能，錄入“件”內目錄，實現“組件”內具體件在計算機下的檢索。

引入“組件”的概念后，在《規則》精神允許的范圍內，更便于檔案人員結合各自單位實際，簡便、高效地進行檔案的整理、保管和利用。

檔案實現以“件”為單位、隨時歸檔的方式，是中國檔案史上的一次重大改革，無論在思維上、操作上都完全有別于傳統的方式，極易在實踐中出現偏差，給檔案工作帶來損失。在實踐中思考、思考中探索、探索中總結，減少工作上的偏差，尋找出最佳方案，優化檔案工作的方法，豐富檔案工作的理論，更好地做好檔案工作，是檔案人員應該有的工作態度。

［1］李真，巨珺.實施《歸檔文件整理規則》若干問題的思考.蘭臺世界面2005.7：33-34.

［2］任樟祥.擴大《規則》使用范圍及其有關問題的思考.浙江檔案，2003.2：27-28.

［3］葛志媛.《規則》也適用于科技檔案管理.蘭臺世界，2004.2：20-21.