認真貫徹《高等學校檔案管理辦法》，開創高校檔案管理工作新局面

文杰

（南京森林警察學院，江蘇 南京 210046）

《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）由教育部和國家檔案局聯合簽署，以教育部第27號令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行。通過學習貫徹落實《辦法》，充分認識到《辦法》的發布實施，是新時期、新階段國家為促進高等教育又好又快發展作出的一項重要舉措，是指導新時期高校檔案工作科學發展的法規性文獻，為高校檔案工作進一步發展提供了良好的機遇，高校檔案管理人員應以學習貫徹《辦法》為契機，開創高校檔案管理工作新局面。

一、認真學習《辦法》內容，充分認識高校檔案工作的重要性

《辦法》第一章第二條指出：高等學校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動中直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案記載著學校的辦學歷史，全面反映了學校最基本的職能活動，學校的教學、科研、管理，以及校園文化建設和精神文明建設都與檔案工作密切相關。檔案的憑證、依據和參考作用，無時無刻不在學校的各項重要工作中得到體現。特別是在教育部開展的高校教學工作水平評估中，高校檔案是最令評估專家信服的歷史證據，如果沒有檔案做依據，就難以準確地闡明歷史事件，難以科學地總結學校發展的歷史和規律。只有依靠檔案資料，專家才能對被評估單位進行客觀、公正、全面的評估。因此，學校檔案是評價學校綜合辦學水平的“窗口”，是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料，是高校師生員工辛勤勞動的智慧和經驗的結晶，是高校知識和信息資源的儲備，它在學校各項工作中發揮著其他文獻無法取代的重要憑證的作用，同時也發揮著不可估量的參考、宣傳和教育作用。另外，學校的各種慶典活動、校史的編寫、規劃的制定等都離不開檔案材料。因此，檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分,它記載著學校的管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色等內容。

二、深刻領會《辦法》精神，加強對檔案工作的領導

《辦法》第一章第五條規定：“高校檔案工作由高等學校校長領導，其主要職責是:（一）貫徹執行國家關于檔案管理的法律法規和方針政策，批準學校檔案工作規章制度；（二）將檔案工作納入學校整體發展規劃,促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；（三）建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費；（四）研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。”把高校檔案工作領導的職責法制化、具體化，這將有助于為促進高校檔案工作發展創造良好環境。做好檔案工作，關鍵是領導重視和支持，只有領導有了很強的檔案工作意識，才能從歷史責任感的高度來加強檔案工作建設，才能增加對檔案工作的投入，才能提高檔案工作的地位，才能把檔案工作提到領導的重要議事日程和納入學校發展規劃，也只有這樣才會引起學校各部門對檔案工作的重視，形成有學校領導分管、校辦主任主管、專職檔案員負責、兼職檔案員配合的檔案工作網絡體系，為高校檔案工作的正常開展提供良好的組織保障。

三、規范管理制度，完善學校檔案管理機構

學校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構，《辦法》第二章明確規定了設立檔案館和綜合檔案室的具體條件，建立健全與辦學規模相適應的學校檔案管理機構，才能促進學校檔案事業科學發展，更好地服務學校。隨著經濟社會和高等教育的快速發展，特別是隨著信息技術的迅猛發展，高校檔案工作的內涵和外延都發生了深刻變化。目前，我國正由教育大國向教育強國轉變，高等教育的發展由注重數量增長轉向提高質量、注重內涵建設，高校檔案的傳統管理模式面臨著新的挑戰，同時也迎接著新的發展機遇。為使高校檔案工作與高等教育同步發展，高校在檔案機構建設、檔案工作制度建設、人才隊伍建設、檔案信息化建設等方面必須與時俱進，在繼承的基礎上不斷改革創新。規章制度是檔案工作實現管理現代化的行為準則，建立和完善檔案管理工作規章制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保障。高校應修訂適應本校辦學水平的檔案管理制度，只有依靠強有力的制度保障，努力提高廣大教職工的檔案責任意識，才能從根本上保證高校檔案工作不斷向前邁進。檔案的權威性在于其真實可靠性，真實是檔案的生命，也是檔案管理部門的神圣職責。檔案管理職能部門在工作中要堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖、執行標準不走樣、履行程序不變通、遵守紀律不放松，只有這樣才能確保檔案的質量。

四、廣開思路，拓展學校檔案資源渠道

《辦法》第三章第十五條規定了高等學校檔案門類有黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類和財會類十一大類。為適應知識經濟和電子信息技術迅速發展的需要，保證高校檔案工作為高校改革與發展和社會建設提供高質量的服務，《辦法》指出，高等學校“歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式”，這一規定對于高校檔案信息資源的全面和完整收集，對于加大高校檔案信息化建設的力度，方便學校和社會利用檔案信息資源，具有重要的現實意義。由此可見，《辦法》對檔案資源建設更加重視。檔案資源建設是檔案事業賴以生存和發展的基礎，也是檔案工作 “對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的根本保證。檔案作用的發揮是通過對檔案和檔案信息的利用來實現的。“巧婦難為無米之炊”，沒有豐富的檔案館藏和檔案信息，是很難滿足各種檔案利用需求的。因此，高校檔案部門首先要按照《辦法》的要求，努力健全上述各種檔案門類，并進行科學、有序、安全的管理。由于形成各類檔案的數量各異，還要根據高校實際情況確定學校各類檔案的歸檔范圍，把學校不同時期形成的、能反映學校辦學特色的各類檔案收集齊全，把記錄學校歷史的檔案和反映學校辦學水平的教學科研成果、獎狀、獎品檔案，以及專家教授、知名校友的業績檔案等收集歸檔。

五、適應新形勢需要，推進學校檔案信息化管理

《辦法》在對高校檔案信息化建設提出了新要求：一是應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔；二是高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。在檔案管理活動中檔案信息化建設應全面應用現代化信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用，并實現“三化”：一是檔案信息數字化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用一體化；三是檔案信息網絡化。利用計算機管理系統，實現檔案的著錄與標引、編目、檢索、統計自動化替代所有手工抄寫工作，實現檔案的自動化處理和網上查詢。通過構建網上檔案服務平臺，把已有的檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統，為更多的用戶提供服務。把部分紙質檔案轉化為數字檔案信息，建成各類全文數據庫和多媒體數據庫。通過網絡為廣大師生服務，可以在很大程度上方便師生檢索和查詢資料，有利于查到、查全有關資料，從而更好地提高學校檔案的服務水平。

六、加強人才隊伍建設，提高學校檔案管理質量

隨著檔案管理自動化、網絡化的發展，檔案管理工作迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息技術人員，為此，《辦法》明確規定，檔案工作人員不僅要具備檔案業務知識，而且要具備相應的科學文化知識及現代化管理技能，檔案館領導應熱心檔案事業，具有高級專業技術職務任職經歷，有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神，同時要年富力強，身體健康。這一規定突出了人才興檔、人才強館的理念。加強檔案人才隊伍建設，要采取切實措施，建立一支有較好政治、業務素質的檔案干部隊伍，并保持相對穩定。要嚴把人員入口關，真正將政治素質高和適應檔案管理現代化、信息化要求的專業人才選配到檔案崗位上來；要為檔案工作人員盡可能多地創造學習培訓交流的機會，支持他們進修學習檔案業務知識，提高業務水平，使其盡快掌握檔案信息化、現代化管理技能；要不斷提高檔案工作人員的待遇，關心他們的生活，努力為他們解決后顧之憂。對專職從事檔案工作的人員，要實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員的同等待遇。檔案工作連續性強，許多工作特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習和積累經驗，只有穩定檔案干部隊伍，才能逐步完善高校檔案管理工作。檔案干部的頻繁調動，無疑將影響到檔案工作的連續性，因此，必須抓緊做好檔案干部的穩定工作，從維護檔案工作的長遠利益考慮，加強檔案干部的思想政治工作，解決他們的實際困難，使他們安心本職工作。對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，《辦法》規定：“應當按照法律法規的有關規定采取有效的防護措施，防止職業中毒事故的發生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，并可以按照有關規定予以補助。”這充分體現了黨和政府對檔案工作者的關懷，也進一步激勵檔案工作者盡職盡責地做好本職工作。

［1］韓秋黎.談修訂后的高等學校檔案管理辦法［J］.中國檔案，2008，（12）：31-32.

［2］牟陽春.學習貫徹高等學校檔案管理辦法促進高等學校檔案工作科學發展［N］.中國教育報，2008-09-26.

［3］付云金.高校檔案全方位管理攻略［J］.現代企業文化，2008，（11）：75-76.