高校辦公室協調工作的方法和藝術

劉娟

（淮陰工學院院長辦公室，江蘇淮安223003）

高校辦公室協調工作的方法和藝術

劉娟

（淮陰工學院院長辦公室，江蘇淮安223003）

協調是辦公室工作的一項重要職能，協調工作的質量，直接關系到辦公室工作的質量和效率，關系到辦公室的形象，關系到領導決策的落實。因此，具備良好的協調技能，掌握高超的協調藝術，是出色完成辦公室工作的保證。

辦公室工作協調工作領導決策協調藝術

協調工作是辦公室工作的重要方面，其不同于領導層的協調，有其自身的特點。領導層的協調，主要目的是進行決策；而辦公室的協調，則是服務于、服從于領導的決策，受領導的指派去進行協調，主要任務是：正確處理各種矛盾，克服工作難點，及時妥善解決問題，最大限度地調動各方面的積極性，在共同的目標下，做到步調一致，密切配合，保證黨的路線方針政策和重大決策與重要工作部署得到順利貫徹落實。

一

學校辦公室協調工作的目的，在于理順學校管理工作的各種關系，加快工作節奏，提高學校的管理效益。為了達到這一目的，學校辦公室在協調工作中應掌握一些基本的協調方法。

（一）規勸疏導式協調

客觀規律要求學校辦公室在從事協調工作時，要把協調事項放在學校全局的位置上加以考慮。有許多事情從局部看是可行的，但從全局看，則是不可行的。此時，不可行的就應該放棄，不能不顧全局利益，甚至損壞全局利益。但協調對象一時還想不通，甚至還鬧別扭、有情緒。在這種情況下，就需要和風細雨地規勸和疏導。疏導的辦法就是要耐心中肯地進行說服教育，對事情進行分析說明，并表示要顧全大局。規勸疏導關鍵在于以理服人，因此要平心靜氣，不可操之過急。

（二）命令式協調

又叫強制性協調，是一種迅速、及時、強硬的協調方式。事物在發展變化過程中處于漸變的狀態，因此，在協調中遇到突發性事件，應當機立斷，強行加以處置，以免貽誤時機，造成不良后果。一要把握好“熱”處理和“冷”處理的關系。對要求緊迫的事情，要做到急事急辦，特事特辦。對那些復雜又不太著急的事情，不妨暫緩辦理，以便尋找出更佳的處理方案和辦法。二要運用好借助“內力”和“外力”的關系。在處理問題上，既要善于運用好“內力”，按照政策規定、上級意圖、傳統做法進行協調，又要善于借助好“外力”，研究、學習、運用他人經驗搞好協調。三要處理好復雜問題簡單化和簡單問題復雜化的關系。當協調工作遇到矛盾時，頭腦要清醒，抓住重點，在縱橫交錯的矛盾中及時理出頭緒。而對那些看似簡單實則復雜的問題，在協調時要想得周密些。四要堅持平等協商，主動協商，充分尊重對方，進行平等協調。

（三）建議式協調

協調的一項重要內容是為領導參謀，提建議。發揮協調中的參謀作用應把握三點：一是對協調過程中需要領導決策的問題，應了解清楚情況、有分析、有解決辦法，以便于領導決策時參考；二是要明確自己的職責，提出的建議要與協調工作密切相關，不能牽涉與此無關的情況，以免分散領導精力；三是要擺正自己所處的位置，多用請示的語氣和表達方式，不能越俎代庖，強迫領導采納用自己的建議。

（四）會議式協調

會議是協調工作的重要方式。工作會議最為常見，座談會、研討會、情況交流會、現場會也都可以成為協調工作的有效形式。通過會議進行協調時，學校辦公室可將需要協調的事項、要求、辦法等提出方案交會議審議，通過會議作出決定，協調各方面的工作。接受學校領導委托，由學校辦公室出面，召開協調會議，部署、檢查工作，這是當問題涉及幾個部門的工作時常用的辦法。召開這種會議主要是為了統一思想認識，如果需要作出決定，仍應提出方案交校領導審定。座談會、研討會、情況交流會等主要是通過溝通信息、探討研究問題來進行了解，取得共識。

（五）商榷式協調

協調者以平等的身份、商榷的態度，用探討的口氣發表自己的意見，征詢對方的看法，共同尋求解決問題的最佳辦法，達到協調目的，這就是商榷式協調。在重大問題未決策前學校領導同各基層單位一起尋找方案；學校各部門之間，為了達成某種協議共同進行磋商；一般都采用商榷的方式。與商榷方式相反的是把自己的觀點強加于人，或上級壓下級、以多數壓少數的做法，其結果只能是適得其反。

（六）溝通式協調

在大多數情況下，部門之間產生矛盾的直接原因在于認識的差異和分歧，而這種差異和分歧往往是由于對某些信息了解和掌握的多寡遲早不同而造成的，或者是彼此間的誤解所致。溝通式協調就是學校辦公室及時、有效地向有關方面通報新情況和信息，包括學校領導的指示和設想，有關的政策、法律規定、上級文件、歷史資料、國內外信息、本校工作動態、新的理論知識等，從而幫助各方面熟悉全面情況，既知己，又知彼，克服思想上的局限性，有助于問題的解決。當然溝通要有原則，不能無原則地亂“通”。

（七）隨機式協調

在實際工作中，大量的情況和問題屬于新出現的，或具有新的特點和不確定性，并沒有一種現成的模式和協調解決辦法。解決這類問題，只能根據實際情況，采取不同的方法，這時的協調工作就要相機行事，臨場應變，如建議學校領導聯合辦公，或到現場調查處理問題，或與有關方面及時取得聯系等。

二

協調方法是協調工作的手段與途徑，協調藝術是創造性地運用協調方法的技能和技巧。通俗地講就是為達到協調目的，完成協調的任務而采取的手段、方法和技巧，而這些手段、方法和技巧就是橋或船，沒有這些東西，就不可能到達實現協調目的的彼岸。要想取得協調工作良好的效果，除了必須掌握一些協調的方法外，還得講究一定的協調藝術。

（一）善于進行溝通

從管理學的角度，溝通是協調的前提，協調是溝通的結果。在某種意義上說，溝通也是一種協調。因此，學會運用溝通的藝術，可以促進有效的協調。

1.注意觀察。所謂觀察，即協調者憑借感覺器官直接認識協調客體。在協調過程中，尤其是在協商階段，各方的利益需要常常通過各自的言談舉止表露出來，辦公室人員要勤于觀察，要善于傾聽，從語言和非語言的信息傳遞中加以判斷、分析，以確定各方的態度和傾向。如誰贊成什么和為何贊成，誰反對什么和為何反對，誰保持中立和為何中立，以及各方必保的目標、爭取的目標和讓步的目標等，都可以通過觀察找到根據。

2.巧用幽默。即協調者使用某種幽默形式調節協調氣氛。在協調進入關鍵階段，協調氣氛呈現緊張狀態。這時，辦公室人員可使用雙關語、俏皮話、軼事、故事、反語等幽默形式調節氣氛，從而緩解協調對象的緊張情緒，并沖淡或消除彼此之間的對立、僵持、爭執等消極情緒。

（二）隨機變通處理

協調是一個動態而多變的過程，協調者必須根據變化了的情況，隨機對協調的內容、協調的程序、協調的目的和協調的方式等作出相應的調整。

當協調遇到困難而出現僵局時，協調者應避重就輕，迂回前進。如果只求速度，則會欲速則不達。在各種協調活動中，常會出現如果按照現有政策或既定方針行事，矛盾難以解決，協調無法進行。這就需要協調者從實際出發，作出非原則性的變動，以促進協調的成功。變通的方法有沿用慣例、比照辦理、折衷行事等。特殊情況下，也不妨破例行事。

（三）有效控制局面

有效的協調必然伴隨著有效的控制，控制是協調不可分割的組成部分。所有有效控制局面，就是協調中的控制藝術，如捕捉時機、把握環境和留有余地等。

1.捕捉時機。任何事物的發展變化都存在著時機，即事務向著有利方向發展的時間條件。協調是一種動態的管理過程，也同樣存在著時機。由于時機因人、因地、因事而異，辦公室人員要駕馭有利時機，就必須有強烈的時機意識和敏銳的判斷能力。

2.把握環境。協調環境是協調活動賴以存在和發展的空間條件，大凡成功的協調，都與協調者能夠把握環境有關。把握協調環境有三層含義：首先，要熟悉背景，如熟悉協調對象的組織概況、協調活動的社會動向和協調中可能發生的變化；其次，要創造氣氛，如強化信息溝通、增強感情投資和運用輿論導向等；最后，要因地制宜，根據不同的對象，采取不同的辦法。

3.留有余地。在學校辦公室的協調工作中，有常規性協調和非常規性協調。所謂非常規性協調，即對以往未曾出現、無現成經驗、也無章可循的偶發性事件的協調。為了減少常規性協調的盲目性，應付協調環境的意外變化，協調者在確定協調目標、擬定協調方案、實施協調計劃和商定處理意見等方面，都要留有余地，做好多種打算，以至最壞的打算。

（四）積極化解矛盾

緩和矛盾、化解矛盾也是一種協調藝術。有效的調和不僅能淡化和平息對立情緒，為協調創造和諧的氣氛，而且能促進協調各方作出一定的妥協或讓步，進而消除對立，重歸于好。

1.長于勸說。對于被協調者因矛盾而產生的爭議、糾紛或沖突，學校辦公室的首要任務是防止矛盾的擴大和激化，勸說是實現這一任務的妙法。勸說的核心是以理服人，使人聽從。這就要求協調者運用勸說的技巧，如說長不道短、重提舊交情和尋找共同點等。勸說有勸導、勸告、勸誡和勸阻等類型，協調者可視協調對象和協調環境加以選擇。

2.保持中庸。中庸是儒家的一種主張，意指待人接物采取不偏不倚、調和折中的態度。在協調中有條件地保持中庸，有時也能收到理想的效果。如在協調各方固執己見、相持不下的時候，適當采取中庸的做法，可以打破僵局，給協調帶來轉機。運用這種技巧，辦公室人員要學會居中行事，折中處理；要善于誘導各方相互讓步，有舍有取；要拿出妥協方案，勸說各方接受；要會察言觀色，滿足各方的心理需求，等等。

［1］程勉中.學校辦公室管理基礎.中國檔案出版社，1999-12.

［2］蘇朝暉.試論辦公室系統的協調功能.辦公業務，2002-1.

［3］章明春.高校辦公室工作中的協調和信息服務職能.漳州職業技術學院學報，2007-4.