編目工作定額管理在高職高專院校圖書館中的應用 ——以廣東外語藝術(shù)職業(yè)學院圖書館為例

劉偉俊

（廣東外語藝術(shù)職業(yè)學院 圖書館，廣東 廣州 510640）

圖書編目是圖書館最基礎(chǔ)的工作之一，編目的任務是對文獻資源進行整序，向讀者揭示文獻的信息，提供檢索途徑。

目前，高職院校正處于快速發(fā)展時期，院校的擴招、合并已成為辦學的趨勢。為了考察高職院校教學工作，教育部對全國高職院校教學工作進行水平評估，評估指標中對圖書館的生均圖書量、生均年進書量均有嚴格的規(guī)定。因此，許多院校加大了對圖書館購書經(jīng)費的投入，使圖書在數(shù)量上達到一定數(shù)值，以達到評估的標準要求。圖書數(shù)量增加的同時，也使圖書的編目工作量大大增加，這就對圖書館的編目工作數(shù)量提出了新的要求。目前部分院校圖書館對圖書編目工作實行定額管理。定額管理就是用科學的方法制定個人或團體在一定時間內(nèi)完成的工作量，并在此基礎(chǔ)上對工作的數(shù)量和質(zhì)量加以控制，以達到提高圖書館工作效率的目的。

1.編目工作定額管理實現(xiàn)的條件

1.1 編目工作流程的規(guī)范性與可控性

首先，編目工作是圖書館工作的重要組成部分，經(jīng)過長期的發(fā)展、實踐，各個圖書館已經(jīng)根據(jù)自己的實際情況形成了規(guī)范的編目流程，這是實行定額管理的前提條件。其次，編目工作有別于流通等其它部門的工作，它不面對讀者，時間不受開閉館和讀者活動影響，編目流程可控，這是實行定額管理的必要條件。

1.2 編目工作內(nèi)容的標準化與可量化

隨著計算機的不斷普及，讀者利用計算機檢索查詢文獻資料將更廣泛，這不僅要求編目人員嚴格地按照《中國圖書分類法》、《中國文獻編目規(guī)則》，以及《中國機讀目錄格式》的標準進行分類編目，并嚴格按機讀目錄格式制作書目數(shù)據(jù)，而且要求編目人員根據(jù)本館藏書特色及交叉學科和新興學科的特點，制定編目工作細則，使編目人員有據(jù)可依，使讀者進行文獻檢索時有規(guī)律可循。這樣，編目工作才能保證質(zhì)量，才能進行量化。

2.編目工作定額管理實施的方法

根據(jù)圖書館編目工作組織管理的內(nèi)容，編目工作的管理方法應包括崗位管理、定額管理、質(zhì)量管理這幾種綜合管理方法。

2.1 崗位管理

主要是確定編目工作崗位的內(nèi)容及工作職責，并建立相應的規(guī)章制度。如我院圖書館制定的《圖書館采編工作細則》中，根據(jù)我館藏書語言（外語）類、藝術(shù)類等專業(yè)圖書多的特點，對圖書編目員編目工作的各項流程作了比較細致的規(guī)定，例如，在工作細則中關(guān)于分類方面就規(guī)定了：

2.1.1 本館采用《中國圖書館分類法》（第四版），即《中圖法》來類分書刊資料。

2.1.2 根據(jù)本館的實際，G、H、I、J、TP等大類是學院的專業(yè)性圖書，數(shù)量較多，要盡量細分，特別是I247.5新體長篇、中篇小說，要用I24類下的專類復分表進行細分。

2.1.3 一些符號的使用。國家區(qū)分號“（）”本館不使用；時代區(qū)分號一般只在K827類號上使用，而且沿用三版的“.”；組配號“：”一般只在H31和H319.4類目中使用。

2.1.4 關(guān)于多卷書和叢書的分類。多卷書一般作統(tǒng)一分類，如果多卷書的不同卷次的內(nèi)容分別在不同的大類則可分散歸類；叢書一般采取分散歸類的方法，如果該叢書主題明確、內(nèi)容專一，子書的內(nèi)容之間存在密切聯(lián)系，采用分散歸類將影響它的完整性，則應統(tǒng)一分類集中排架。

2.1.5 多重列類問題。多重列類方面的圖書，如果已有規(guī)定的則按本館的規(guī)定分類，例如法律類圖書歸在D9類目下，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)按系統(tǒng)名稱歸入TP311.138，并按該類規(guī)定在類號后加上該數(shù)據(jù)庫名稱的前兩個英文字母區(qū)分，如DBase數(shù)據(jù)庫為TP311.138DB。

2.1.6 正在編目的圖書的分類號與館藏數(shù)據(jù)不相符時，一般根據(jù)“將錯就錯”的原則進行編目，以便上架和讀者查找，如果館藏數(shù)據(jù)出現(xiàn)較大的錯誤才按新規(guī)則分類，并將館藏數(shù)據(jù)進行修改。

從以上編目工作細則可以看出，在崗位管理工作中對工作崗位的內(nèi)容及工作職責的規(guī)定都很詳細，這樣有利于明確編目人員的責任，控制編目工作的質(zhì)量。

2.2 定額管理

編目定額管理就是制定編目人員在單位時間內(nèi)完成的工作量，以達到提高編目工作效率的目的。

我院圖書館使用深圳大學圖書館的SulcmisⅢ系統(tǒng)，數(shù)據(jù)分為兩大部分：有數(shù)據(jù)和無數(shù)據(jù)。對于有數(shù)據(jù)的，直接修改記錄或復本處理后移送入庫；對于無數(shù)據(jù)的則采取套錄數(shù)據(jù)、取編目數(shù)據(jù)新增或直接輸入。由此，在工作量上我館相應制定兩種不同的量化指標。（1）有編目數(shù)據(jù)的中文圖書：每人每天完成80種的編目工作量。制定依據(jù)是此類圖書只需根據(jù)本館工作細則中的規(guī)定，注意做好分類主題的分析，對同一主題的圖書做到分類一致；注意做好圖書查重，使不同版本的同種書集中在一起，而且能使先后進館的多卷書、叢書著錄統(tǒng)一，標引一致。在此基礎(chǔ)上對已有數(shù)據(jù)進行相應修改即可；（2）無編目數(shù)據(jù)的圖書：每人每天完成15種的編目工作量。制定依據(jù)是此類書以原版外文圖書為主，由于難以找到可套錄的數(shù)據(jù)，大部分采用直接輸入的方式著錄。其中美術(shù)類書籍，語種除了英語外，還有俄語、法語、德語、西班牙語等小語種。編目資源和工具的不足、語言的障礙給外文小語種圖書的編目工作帶來許多困難。由于對這些小語種懂得不多，有的甚至一點不懂，只能依靠英語作為中介來勉強進行小語種圖書的編目工作。這些都加大了編目工作的難度，也相應增加了編目的工時。

由此可見，編目工作量并非是“一刀切”一成不變的，書目數(shù)據(jù)獲取方式的不同、外部數(shù)據(jù)源的優(yōu)劣、編目文種的差異以及編目人員業(yè)務素質(zhì)的高低等，都是影響編目工作量的因素。應以本館的實際狀況為依據(jù)，制定合理的工作量。

2.3 質(zhì)量管理

編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量是保證書目數(shù)據(jù)庫整體質(zhì)量的基礎(chǔ)，同時也直接影響著圖書館業(yè)務工作的開展和讀者對文獻的利用率。

定額管理，所謂“額”即量，是在既定的時間量中完成一定數(shù)量的符合質(zhì)量要求的書目數(shù)據(jù)。所以說，絕不能孤立地強調(diào)數(shù)量而忽視質(zhì)量，忽視質(zhì)量去談數(shù)量毫無意義。

我院圖書館對已完成的新書編目數(shù)據(jù)，采取部門主任檢查、編目人員互查與流通部門協(xié)作等方式進行質(zhì)量把關(guān)。對于能及時發(fā)現(xiàn)的問題，如價格、分類號等的錯誤，立即予以改正。對于一些不易發(fā)現(xiàn)的錯誤，如題名錯字、叢書名錯字、索書號不統(tǒng)一等，在流通工作和讀者檢索中被發(fā)現(xiàn)的，由流通部門反饋，并移送回采編部修正。通過這些舉措，力求使編目工作質(zhì)量達到最佳化。

影響編目質(zhì)量的因素包括：（1）書商提供的數(shù)據(jù)不規(guī)范。目前，許多書商都會向圖書館提供購書附送數(shù)據(jù)的服務。在給編目人員工作帶來方便的同時，數(shù)據(jù)質(zhì)量也存在著諸多問題。數(shù)據(jù)著錄不規(guī)范、不統(tǒng)一，影響了編目數(shù)據(jù)揭示文獻特征的準確性；著錄錯誤，題名、著者、出版社、主題詞、分類號、價格等的著錄錯誤，如不被發(fā)現(xiàn)及時改正的話，就會大大影響編目數(shù)據(jù)質(zhì)量，進而使文獻利用率大大降低；（2）編目人員自身因素的影響。人為因素是影響編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的另一重要因素，編目人員的一時疏忽，導致出現(xiàn)題名、著者、出版社等的錄入錯誤；編目人員責任心不強，一味追求工作進度，過于信賴套錄數(shù)據(jù)，不經(jīng)認真思考與核查就照搬照用，檢查不出也認識不到其中著錄的錯誤；對本館編目細則不熟悉，沒有將同一種書及其不同版本、不同卷次，被傳人相同、著者不同的傳記圖書，教材與其配套的習題、指導書，以年為單位出版的圖書等集中在一起，這些都必將直接牽涉到分類標引質(zhì)量，從而影響整個書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

因此，除了要制定編目細則為編目工作質(zhì)量監(jiān)督提供依據(jù)外，還要保證定額管理中的書目數(shù)據(jù)質(zhì)量，僅僅依靠編目人員的自覺性是遠遠不夠的，必須建立完善的質(zhì)量監(jiān)督體系。既要界定出編目工作的誤差標準、本館處理某些編目數(shù)據(jù)時自定義的標準等，并讓編目員盡量達成共識，又要及時解決有爭議的標引、著錄等技術(shù)問題，提高工作質(zhì)量及工作人員業(yè)務水平，嚴把質(zhì)量關(guān)。根據(jù)工作中出現(xiàn)的問題，加強質(zhì)量控制和質(zhì)量檢查，實行分編質(zhì)量自檢、互檢的檢查制度。通過自查、互查、抽查等方式，對編目工作的各道工序成果進行審查和校對，力爭在圖書進入流通之前發(fā)現(xiàn)、修改問題數(shù)據(jù)。同時，對編目員在編目過程中偶然或不自覺造成的問題數(shù)據(jù)，通過在流通過程的反饋及時得到處理、解決。在保證編目數(shù)量的前提下，提高書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

3.編目定額管理需注意的問題

3.1 制定符合本館特點的工作細則

高職高專院校的任務是培養(yǎng)“實用型”人才，都有自己的辦學特色和重點學科，因而其圖書館的藏書內(nèi)容就具有相應的專業(yè)特色和學術(shù)價值。依據(jù)《中國圖書分類法》、《中國文獻編目規(guī)則》，以及《中國機讀目錄格式》的標準，根據(jù)本館藏書特色以及交叉學科和新興學科的特點，制定符合本館特點的編目工作細則，就能使編目人員有據(jù)可依，使讀者進行文獻檢索時有規(guī)律可循。

3.2 制定科學合理的工作量

編目數(shù)據(jù)各異，不同文種編目的工作不一，編目人員的經(jīng)驗、能力及工作效率上的差異，都是影響制訂量化指標的重要因素。另外，量化指標不能按滿負荷工作狀態(tài)為指標制訂。編目人員不可能滿載工作。首先，編目人員需要保護眼睛、脊椎，不能長時間坐對電腦，適當?shù)倪\動和休息不僅能使編目人員保持身體健康，也能使編目人員更加高效、高質(zhì)地進行工作。其次，知識更新對于每個崗位的人都非常重要，編目人員需要不斷地給自己“充電”，這是勝任本崗位工作的內(nèi)在要求，也是促進編目工作不斷地發(fā)展、完善和進步的外在要求。

3.3 提高編目人員素質(zhì)

編目人員素質(zhì)不僅指業(yè)務素質(zhì)，更包括思想素質(zhì)、職業(yè)道德。編目工作不是簡單的機械勞動，而是一項復雜的腦力與體力并用、多工序并存的綜合性工作，編目人員必須具備良好的職業(yè)道德和較高的專業(yè)素養(yǎng)，由于出版物數(shù)量劇增，文獻的內(nèi)容形式千差萬別，如果編目員責任心不強，片面追求定額數(shù)量，不仔細推敲而草率處理，就會影響編目的質(zhì)量。所以，編目人員應重視知識更新和補充，全面掌握業(yè)務知識。

4.結(jié)語

編目定額管理是適用于現(xiàn)階段我國圖書館編目部門工作的一種行之有效的科學管理方法。我們應該認識它的優(yōu)越性，在充分準備的基礎(chǔ)上科學合理地制定指標，明確書目數(shù)據(jù)質(zhì)量標準，嚴把質(zhì)量關(guān)，能夠達到預期效果。

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［2］張昕宇.定額管理在圖書編目工作中的實踐與思考［J］.現(xiàn)代情報，2008，（8）.

［3］王曉丹.高校圖書館編目定額管理研究［J］.貴圖學刊，2007，（3）.

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