淺談人事檔案管理的發(fā)展前景

錢曉燕

（太原大學外語師范學院，山西 太原 030012）

淺談人事檔案管理的發(fā)展前景

錢曉燕

（太原大學外語師范學院，山西 太原 030012）

新形勢下，人事檔案管理如何能適應社會的發(fā)展和市場的需要？面對傳統人事檔案管理中存在的種種問題，論文提出了其發(fā)展前景，即一種社會化、人格化、信息化、集約化的人事檔案管理模式。

人事檔案；管理；發(fā)展前景

一、人事檔案管理的重要性

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業(yè)務能力，以及工作狀況等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。隨著時代的進步和市場競爭的加劇，人力資源成為社會科技進步和發(fā)展生產的重要資源。人事檔案為人力資源的開發(fā)提供了重要參考依據，它對于維護集體和個人歷史真實性具有重要意義，是知人善任、選賢舉能的重要依據。因此，人事檔案的管理工作就顯得尤為重要。

二、目前人事檔案管理中存在的一些問題

隨著社會的進步和市場經濟的發(fā)展，現有的人事檔案管理模式已經明顯地落后，不能滿足新型勞動力市場的需要,在實際工作中遇到了很多問題。

1.對人事檔案管理工作不重視

由于人事檔案工作是一項內部性、保密性很強的工作，是一項并不引人注目的、默默無聞的工作，因此部分同志常常看不到這項工作的重要性。有的同志認為，現在使用干部重在現實表現，人事檔案沒有多大作用；有的同志雖然口頭上講人事檔案工作的重要性，但實際工作中卻不夠重視，這些情況表明，相當一部分人員對人事檔案工作的意識還不強。殊不知，人事檔案工作是一項基礎性工作，搞好人事檔案管理，對于全面了解干部、正確選拔使用人才具有重要意義。

2.檔案管理硬件設施落后

大部分單位檔案室建設不標準、不規(guī)范，沒有專用檔案室。有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，容易引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔、完整。管理手段也較落后，調閱檔案時依然采用原始的手工查找調閱的操作方式，由于反復調用原件，陽光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整性。

3.檔案管理人員專業(yè)水平不高

檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，這就要求工作人員必須具有較高的政治素質和業(yè)務水平。但在實際工作中，很多檔案管理人員沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不了解，因此造成檔案管理工作不專業(yè)，收集意識淡薄，以及檔案的缺漏與丟失。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，不能及時進行梳理、規(guī)范，嚴重降低了檔案管理工作的嚴肅性。

4.人事檔案收集的工作力度不夠

由于收集歸檔工作制度不健全，檔案管理人員執(zhí)行不嚴格，不能及時收集材料入檔，導致收集歸檔的材料不全面、不真實。檔案不能滿足用人單位了解和掌握一個人全部信息的要求，不能有針對性地提供有權威性的證明材料。這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。

5.人檔分離的情況愈加嚴重

隨著社會的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，人才的流動造成人檔分離、棄檔不用的人員越來越多。并且由于許多公司、單位對檔案沒什么要求，導致了這種人檔分離的情況愈加嚴重。

6.人事檔案管理的信息化程度不高

目前的人事檔案管理方法落后、繁鎖，不易操作，現代化管理水平不高。計算機技術還沒有在人事檔案管理中得到廣泛運用，這些都嚴重影響了當今人事檔案管理的效率和水平。

三、新形勢下人事檔案管理模式

鑒于以上種種問題，必須探索新形勢下人事檔案管理的新模式，以適應社會的發(fā)展和新型勞動力市場的需要，即人事檔案管理應該朝著一種社會化、人格化、信息化、集約化的管理模式發(fā)展。

1.人事檔案管理應面向社會，實行開放式管理

人事檔案社會化管理模式，是市場經濟條件下的一種新模式，是對傳統人事檔案管理模式的一個補充。尤其在當前市場經濟體制下，人才吸納、流動的多種模式應運而生，促使越來越多自愿流動的“單位人”轉變?yōu)椤吧鐣恕保勒铡皺n隨人走”的原則，相應地，越來越多的“單位檔”將轉變?yōu)椤吧鐣n”，“社會檔”數量的急劇膨脹，迫使社會必須建立相關機構管理流動人員人事檔案，這已成為當務之急。因此，人事檔案社會化管理服務機構應運而生，并因其從事的人事代理工作促使人事關系社會化，從而使機構的社會性增強。如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構面向全社會，其管理對象目前主要包括該地區(qū)范圍內所有流動人員的人事檔案。從檔案的收集方面來看，針對流動人員檔案移交到人事檔案管理中心保管后，參加社會活動形成的材料無法繼續(xù)收集入檔的情況，可以讓具備一定行政管轄權的街道擔負起轄區(qū)內流動人口的檔案收集工作，建立人事檔案管理的網絡，從而改變以往傳統的人事檔案收集、整理、保管和利用由各單位內部人事機構辦理的狀況，切實解決人事檔案來源單一、內容單一、形式單一、保管單一、利用單一等問題，真正搞活人事檔案管理市場。

人事檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于流動人員人事檔案管理，因此，我們也不能摒棄傳統人事檔案管理模式，而應同時并存，充分發(fā)揮二者優(yōu)勢。人事檔案社會化管理是一項復雜的系統工程，真正意義上全面實現人事檔案社會化管理，涉及的問題較多，加之現有的人事檔案管理模式影響深遠，實現人事檔案社會化管理不可能一蹴而就，必須有一個循序漸進的過程。

2.人事檔案管理要以人為本

人事檔案管理要實行人格化管理，以人為本，既真實地反映個人情況，又能從個人需要出發(fā)，為個人提供全面優(yōu)質的服務。人事檔案管理本身是個復雜的系統工程，要在整個管理過程中充分體現“以人為本”的人格化特征，必須在收集內容方面盡可能全面、完整、到位。除了基本的十項材料外，還要重點收集個人學識、技能、專長、參與社會各項活動的水平和影響等。在需要提供這些資料時，能夠在不違背原則的大前提下，全方位地服務，變被動為主動。譬如，某同志下崗了，可以積極為其創(chuàng)造條件，提供有用的信息供用人單位參考。如某同志要辦理社會養(yǎng)老保險或醫(yī)療保險等福利手續(xù)，只要給檔案管理服務中心一個需要的信息，就能獲得一系列的幫助。如果整個社會的檔案管理都富有人性化，全地區(qū)集中統一保管人事檔案將成為可能。也只有這樣，人檔分離、人事檔案收集工作力度不夠的問題才能迎刃而解。

3.人事檔案應實行信息化、網絡化管理

新時期檔案電子信息化是社會進步、科技發(fā)展的必然。為了更好地體現人事檔案管理的社會化、人格化，人事檔案必須實行信息化、網絡化管理。建立全國行業(yè)聯網的人事檔案社會化管理機構，便于人事檔案信息的整合與網絡傳遞，在人事檔案社會化管理行業(yè)網運行成熟后，各人事檔案社會化管理機構以網站的形式通過廣域網實現與社會各個終端的連接，為社會群體提供有權限限制的部分信息查詢和利用服務。

首先，人事檔案管理實行信息化管理，是解決電子文件真實性、長久保存、長期可用的重要途徑。其次，文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網頁文件、數據庫文件等多種形式的檔案將可以被儲存。第三，信息化管理并不意味著對紙質文檔的完全銷毀，而是一種補充，二者應并存。第四，隨著市場經濟的建立，以及全球經濟一體化進程的發(fā)展，將逐步減弱人事檔案政治化、神秘化的程度，采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門更好地與外界進行人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式，對人才資源開發(fā)也起到了重要作用。

4.人事檔案管理應實行集約化統一管理

人事檔案社會化管理要求人事檔案走出單位、走向社會，由社會化人事檔案管理機構整合人事檔案及其信息資源，使人事檔案及其信息資源真正得以集中保管、集中開發(fā)，實現統一管理。中組部和國家檔案局對我國干部人事檔案的建立、內容和查看等都有著明確而嚴格的規(guī)定，強調嚴肅性、真實性、準確性、唯一性。隨著人事制度改革的深化和市場經濟體制的建立，工作崗位與人事檔案之間的依附關系逐漸減弱，檔案對人們求職謀生所起的作用已不具決定性。但是根據《流動人員人事檔案管理條例》規(guī)定，只有將人事檔案交給各級政府人事行政部門人才流動管理機構保存的人員，才能享受某些待遇，比如保留原有身份、工齡連續(xù)計算、國家規(guī)定的檔案工資調升、轉正定級、職稱評定、出國(出境)政審、黨團關系管理、婚姻生育管理、代辦社會保險、證件年審、出具以檔案為依據的各種證明等等。如果流動人員違反規(guī)定把人事檔案放到其他部門或機構，各級人事部門將不承認其原有身份，必然損害其自身利益，使其應享受的待遇得不到應有的保障。也就是說，人事檔案管理必須集中統一管理，可以將全社會的人事檔案交由一個政府部門管理，實行市場化的運作，并通過對人事檔案管理的社會化收集、信息化管理、人性化服務、開放式交流，達到充分、合理地利用人力資源，為我國社會的進步和個人能力的施展發(fā)揮重要作用。

隨著中國特色社會主義市場經濟的不斷發(fā)展，各項制度不斷更新，人事檔案管理工作也必須進行相應的改革與創(chuàng)新，完善相應的法律、法規(guī)建設，這樣才能適應社會的發(fā)展。在當今這個信息時代，社會更加開放，人才流動的數量與質量也將不斷提高，在更大范圍內實行社會化、人格化、信息化、集約化的人事檔案管理模式將成為可能。

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1673-0046（2010）8-0062-02